Bagi HR, mengelola database karyawan adalah bagian pekerjaan yang tidak bisa diabaikan. Untuk menjalankan tugas ini, umumnya perusahaan membuat secara manual dengan Microsoft Excel. Bagaimana cara membuat database karyawan dengan Excel dan apakah ada solusi yang lebih efisien? Simak pembahasan berikut.
Manfaat Mengelola dan Membuat Database Karyawan
Mengelola database dengan baik akan mempermudah pekerjaan administratif HRD. Jika pengelolaannya bagus, tugas pun akan berjalan dengan lancar. Misalnya, mendata karyawan baru, gaji karyawan sesuai level, atau mendata jumlah karyawan di setiap divisi.
Mengingat perkembangan teknologi digital yang semakin pesat, cara kelola data harus dioptimalkan agar data tersebut valid. Sebab, data perusahaan memiliki banyak fungsi, salah satunya sebagai preferensi dalam membuat keputusan.
Beberapa perusahaan masih menggunakan Excel untuk mengelola data, tapi ada juga yang sudah menggunakan aplikasi HRIS. Penggunaan software HRIS dinilai lebih efisien karena data disimpan di cloud. Aplikasi ini juga praktis membantu menyederhanakan tugas admin HRD.
Bagaimanapun, mengelola data karyawan dengan baik memberikan manfaat kedepan bagi perusahaan. Berikut ini beberapa manfaatnya.
Baca Juga: Tingkatkan Keamanan Data Karyawan dengan Aplikasi HRIS
1. Memudahkan pencarian data
Mengelola database karyawan Excel memberikan kemudahan bagi pihak yang berkepentingan. Contohnya, untuk menemukan info tentang seorang karyawan. HRD cukup memasukkan kata kunci berupa nomor karyawan, nama, atau sejenisnya, lalu informasi akan langsung muncul.
Namun, jika kapasitas karyawan di perusahaan mencapai ribuan atau lebih, menggunakan program Excel tentu tidak secepat aplikasi. Contoh aplikasi HRIS yang bisa kamu gunakan untuk mengelola database adalah aplikasi Gadjian.
2. Menyimpan informasi secara detail
Dengan mengelola data, perusahaan dapat menyimpan informasi penting terkait semua karyawan. Contoh data karyawan yang biasa dicatat, antara lain absensi kehadiran, detail lembur, data pribadi, hingga gajinya.
Data tersebut harus terintegrasi untuk memproses penghitungan gaji karyawan yang dipengaruhi aspek penambahan dan pengurangan. Hal ini akan sulit kamu lakukan jika hanya mengandalkan Excel. Dengan aplikasi payroll yang terintegrasi, pengelolaan data karyawan tentu akan lebih mudah.
Semua detail terkait kinerja dan performa karyawan bisa dilihat dari pengelolaan database menggunakan aplikasi. Contohnya, unpaid leave tentu akan mengurangi gaji bersih yang karyawan terima. Sebaliknya, lembur akan menambah upah yang ia terima.
3. Mempermudah evaluasi kinerja
Pengelolaan database karyawan juga membantu penilaian kinerja (performance review). Sebab, perusahaan akan memonitor performa setiap karyawan dan mencatatnya di database. Nantinya, data ini akan digunakan dalam menentukan langkah terbaik untuk mengembangkan potensi si karyawan. Misalnya, melalui training atau program pengembangan skill.
4. Mempermudah penempatan karyawan
Berkaitan dengan monitoring kinerja karyawan, HRD juga dapat memanfaatkan data karyawan untuk menempatkan mereka di bagian tertentu. Contoh: seorang karyawan ternyata tidak berkembang sesuai harapan atau underperformance, ia bisa ditempatkan di bagian lain yang lebih cocok. Penempatan karyawan dengan tepat dan akurat berpotensi meningkatkan efektivitas kerja di setiap divisi perusahaan.
5. Bisa dimanfaatkan banyak divisi
Sebelum ada aplikasi HRIS, setiap divisi di perusahaan mempunyai sistem kelola data sendiri sesuai kebutuhan. Namun, hal ini sedikit menghambat saat terjadi perubahan data sehingga database harus diperbarui secepatnya. Bisa saja, informasi karyawan yang terekam di HR tidak sama dengan bagian finance.
Dengan mengintegrasi setiap data, setiap divisi akan memiliki data yang sama dan lengkap. Dengan demikian, semua karyawan dapat mengakses sesuai keperluan. Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan prosedur rutin jadi lebih efisien sehingga karyawan bisa mengalokasikan waktu untuk perencanaan strategis penting.
6. Memantau cuti karyawan
Database karyawan Excel dapat dibuat untuk memonitor cuti karyawan jika dicatat dengan benar. Dengan begitu, HR dapat mengetahui sisa cuti yang bisa diklaim karyawan. Hal ini penting mengingat data kehadiran dapat mempengaruhi laporan gaji karyawan.
7. Membantu report tahunan
Database karyawan biasanya juga dimanfaatkan perusahaan saat membuat laporan tahunan. Perusahaan akan menggunakan report ini untuk mengevaluasi performa karyawan melalui data 1 tahun terakhir.
Proses tersebut tentu akan lebih cepat jika kamu memperbarui data karyawan secara berkala. Kamu juga bisa menggunakan aplikasi agar data lebih komprehensif.
Baca Juga: Contoh Evaluasi Kinerja Karyawan dan Manfaatnya
Contoh dan Cara Membuat Data Karyawan dengan Excel
Program Excel sering digunakan untuk mengerjakan tugas yang berkaitan dengan data dan angka. Ada beragam cara untuk membuat data karyawan Excel atau program lain, seperti menggunakan formula atau memasukkan data secara manual. Langkah-langkah pembuatannya terbilang mudah, yaitu:
- buka Excel
- buat format tabel melalui menu Insert > Table
- warnai tabel agar terlihat menarik melalui tab Design
- tambahkan dan buat menu Form melalui menu Customize Quick Access Toolbar
- pilih More Command, lalu ubah jadi Commands not in the Ribbon
- klik Form > Add > Ok
- masukkan data karyawan pada menu Form yang sudah dibuat. Klik New untuk membuat baris baru
Berikut ini contoh data karyawan untuk HRD menggunakan Excel:
Tabel tersebut adalah contoh data sederhana. Kamu dapat menambah/mengisi tabel dengan data yang dibutuhkan perusahaan. Namun, ingat bahwa dengan menggunakan Excel maka kamu perlu update data master secara berkala. Oleh sebab itu, ketelitian dan keakuratan kamu sangat diperlukan dalam mengelola database karyawan Excel.
Baca Juga: Mengenal Database Penggajian Karyawan Beserta Contohnya
Kelola Database Karyawan dengan Aplikasi HRIS
Pada perusahaan dengan jumlah karyawan sedikit, penggunaan Excel sudah membantu mengelola data karyawan. Namun, bagaimana jika perusahaan memiliki banyak karyawan dan terus berkembang? Aplikasi Excel saja tentu belum cukup untuk mempermudah pembaruan data secara cepat.
Untuk itu, saatnya kamu beralih ke aplikasi HRIS Gadjian yang berbasis online. Gadjian merupakan platform yang memudahkan tugas harian HRD dan business owner. Dengan fitur analisis kinerja karyawan di aplikasi ini, kamu dapat menyimpan, meng-update, dan memonitor semua data karyawan di perusahaan. Mulai dari data pribadi, detail penggajian, data absensi, hingga jatah cuti. Dokumen-dokumen lain pun bisa disimpan di sini sehingga tidak perlu lagi membuat dokumen terpisah.
Daftar demo Gadjian sekarang untuk mencoba fitur Gadjian melalui klik di bawah ini.
Selain itu, Gadjian terintegrasi dengan software absensi online Hadirr untuk mencatat absensi karyawan dari lokasi mana saja secara online. Nantinya, rekap data ini bisa kamu gunakan dalam penggajian. Integrasi dengan Hadirr juga memungkinkan kamu mengatur serta membuat shift kerja sesuai kebijakan perusahaan.
