Internet of things di zaman sekarang memicu terjadinya transformasi pada seluruh aspek pekerjaan. Termasuk juga pada pekerjaan HRD yang meliputi pengelolaan sumber daya manusia. Digitalisasi HR sudah seharusnya diterapkan dalam sistem HR. Bagaimana dan apa saja contoh-contohnya? Simak pembahasan berikut ini.
Apa itu Transformasi HR?
Transformasi HR adalah proses untuk mengubah dan meningkatkan fungsi HR organisasi secara fundamental untuk menyelaraskannya dengan strategi dan tujuan bisnis secara keseluruhan.
Transformasi HR dapat melibatkan berbagai aktivitas, seperti menerapkan teknologi dan sistem baru, mendesain ulang proses dan kebijakan HR, dan meningkatkan kemampuan atau kapabilitas staf HR.
Tujuan Transformasi HR
Secara umum, tujuan transformasi HR adalah untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi fungsi HR, serta untuk mendukung dan melibatkan karyawan dengan lebih baik. Transformasi HR bisa menjadi proses yang kompleks dan berjangka panjang, dan seringkali membutuhkan kombinasi teknologi, desain ulang proses, dan perubahan budaya agar berhasil.
Jika dilakukan dengan benar, transformasi digital HR bisa membawa bisnis ke arah lebih baik. Ada 4 hal yang mungkin terpengaruh oleh transformasi digital HRD, yaitu:
- Pengalaman karyawan dalam bekerja yang lebih modern, seperti pengajuan cuti dengan mudah.
- Otomatisasi proses tata kelola sehingga dapat mengurangi budget HRD dan mempercepat waktu pengerjaan.
- Fokus perusahaan. Perusahaan dapat lebih fokus pada bagian lain, seperti pelayanan dan sales.
- Persepsi perusahaan. Biasanya terhadap kriteria rekrutmen karyawan dan strategi pengembangan produk.
Baca Juga: Tingkatkan Keamanan Data Karyawan dengan Aplikasi HRIS
Contoh-Contoh Transformasi HR
Ada banyak contoh transformasi HR, dan aktivitas serta inisiatif khusus yang terlibat dapat bervariasi tergantung pada organisasi dan tujuannya.
Beberapa contoh umum transformasi HR mencakup penerapan teknologi dan sistem baru, seperti software HR (HR Information System atau biasa disingkat HRIS) atau sistem pelacakan pelamar (applicant tracking system atau ATS) untuk meningkatkan proses dan efisiensi HR; mendesain ulang proses dan kebijakan HR agar lebih selaras dengan strategi dan sasaran bisnis secara keseluruhan; dan peningkatan keterampilan staf HR untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan mereka.
Contoh lain dari transformasi HR antara lain adalah penerapan program keterlibatan karyawan (employee engagement). Misalnya, program kesehatan (wellness) dan memperkenalkan sistem manajemen kinerja baru yang berbasis KPI atau OKR untuk mendukung dan mengembangkan karyawan dengan lebih baik.
Pentingnya Digitalisasi HR sebagai Bentuk Transformasi HRD
Digitalisasi HR adalah proses penggunaan teknologi dan perangkat digital untuk meningkatkan proses dan fungsi HR.
Beberapa manfaat digitalisasi HR antara lain adalah peningkatan efisiensi dan akurasi, manajemen dan analisis data yang lebih baik, serta komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik.
Dengan menggunakan alat dan teknologi digital, departemen HR dapat merampingkan dan mengotomatiskan banyak proses HR, seperti orientasi karyawan dan manajemen kinerja, yang dapat menghemat waktu dan mengurangi potensi kesalahan.
Selain itu, perangkat dan software digital dapat membantu HRD mengumpulkan dan menganalisis data tentang parameter-parameter terkait kinerja HR, seperti employee engagement dan turnover karyawan, yang dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan manajemen.
Digitalisasi HR juga dapat meningkatkan komunikasi dan kolaborasi di dalam HRD dan dengan tim lain, dengan menyediakan alat dan platform untuk kolaborasi dan berbagi informasi.
Secara keseluruhan, digitalisasi HR dapat membantu HRD untuk mendukung dan melibatkan karyawan dengan lebih baik, serta berkontribusi pada kesuksesan organisasi secara keseluruhan.
Baca Juga: 5 Kelebihan Aplikasi ESS untuk Efisiensi Kerja HRD
Peran Transformasi HRD bagi Efisiensi Kerja Karyawan
Hadirnya aplikasi HRD berbasis web dapat meringankan tugas terkait sumber daya manusia di kantornya. Sebab, digitalisasi seperti ini berperan penting untuk menghindari kesalahan. Berikut adalah peran penting HR sistem dalam membantu tugas tim HR.
Penggajian karyawan
Penghitungan gaji termasuk tugas yang rumit dan perlu dilakukan dengan hati-hati. Oleh sebab itu, transformasi HR sangat dibutuhkan dalam hal ini. Dengan aplikasi HR yang memiliki fitur lengkap seperti Gadjian, proses menghitung gaji karyawan akan lebih praktis dan otomatis karena terintegrasi dengan fitur HR lainnya. Kamu juga bisa memasukkan tunjangan-tunjangan, seperti tunjangan lembur dan THR ke dalam penghitungan gaji bulanan.
Absensi online
Fitur absensi online dalam aplikasi HRD berbasis web juga tak kalah penting, seperti aplikasi HR Hadirr. Fitur ini sangat membantu terutama karyawan lapangan yang perlu absen dari mana pun tanpa harus datang dulu ke kantor. Di samping itu, fitur absensi online berguna bagi HR memonitor kehadiran secara real-time. Kemudahan ini didukung oleh perangkat GPS di smartphone dan kamera selfie, yang dapat melacak dan melakukan verifikasi foto agar tidak terjadi kecurangan.
Pengajuan cuti online
Tinggalkan cara lama yang memerlukan waktu untuk memproses pengajuan cuti karyawan. Digitalisasi HR memungkinkan kamu memeriksa dan memproses pengajuan mereka secara cepat.
Kegunaan tersebut juga akan dirasakan karyawan. Dengan adanya aplikasi HR, mereka bisa tetap fokus kerja sambil memantau pengajuan cutinya melalui portal karyawan.
Reimbursement
Fitur reimbursement seharusnya ada di aplikasi HR setelah transformasi sistem, yang bisa kamu dapatkan di aplikasi Hadirr. Sebab, perusahaan dapat menentukan kebijakan sendiri, mulai dari saldo, alur persetujuan, ketentuan pemakaian, hingga syara menerima klaim.
Jika semua hal tersebut ada, akan membantu efisiensi perusahaan. Staf HR juga bisa memonitor langsung pengajuan reimbursement online melalui aplikasi saja. Hal ini tentu menghemat HR budget terkait proses pengajuan reimbursement.
Baca Juga: 7 Contoh Laporan HRD Excel di Perusahaan
Aplikasi HRD Berbasis Web
Kini kamu sudah tahu mengapa perusahaan harus mulai memanfaatkan transformasi HR. Gadjian merupakan aplikasi HR online yang patut kamu miliki.
Gadjian memiliki fitur lengkap yang akan membantu menyelesaikan tugas tim HR & GA secara lebih praktis. Beragam manfaat dari transformasi HR bisa kamu dapatkan dengan biaya berlangganan yang terjangkau dan disesuaikan dengan jumlah karyawan. Mulai dari menghitung gaji karyawan, PPh 21 karyawan sesuai peraturan terbaru hingga analisis kinerja karyawan.
Gadjian juga terintegrasi dengan aplikasi kehadiran karyawan, Hadirr. Aplikasi ini memiliki fitur-fitur yang mampu membantu pekerjaan HR yaitu mengelola absensi karyawan hingga reimbursement.
Tunggu apa lagi? Download aplikasi HRD gratis Gadjian & Hadirr sekarang.
