Tugas dan tanggung jawab seorang HR di perusahaan meliputi setiap aspek yang berkaitan dengan orang-orang di dalam perusahaan. Tugas HRD akan jadi lebih banyak pada perusahaan yang merangkap peran general affair dan finance.
Salah satu tugas yang cukup menyita waktu adalah membuat daftar inventaris kantor. Untungnya, perkembangan teknologi memungkinkan HR memonitor semua aset kantor melalui aplikasi inventaris.
Aplikasi inventaris kantor adalah alat yang memungkinkan perusahaan melacak dan mengelola aset fisik mereka, seperti peralatan kantor, furnitur, dan perangkat kantor lainnya. Software jenis ini dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, termasuk meningkatkan efisiensi, menghemat biaya, dan mengelola aset lebih baik.
Contoh inventaris kantor mencakup semua perlengkapan atau barang milik perusahaan yang bisa digunakan untuk mendukung operasional bisnis dan menunjang produktivitas. Misalnya, mesin printer/fotokopi, scanner, komputer PC, laptop, meja kerja, alat tulis, dan sebagainya.
Dulu, cara membuat daftar inventaris kantor adalah dengan format tabel di aplikasi spreadsheet Microsoft Excel atau sejenisnya. Umumnya, contoh daftar inventaris peralatan kantor bisa dilihat sebagai berikut:
Namun, cara manual tersebut tidak cukup fleksibel dan praktis. Hal ini akan menyita waktu karyawan yang membuatnya serta kurang efektif untuk melacak riwayat barang. Apalagi jika inventaris di kantor berjumlah ratusan hingga ribuan.
Oleh sebab itu, sudah saatnya perusahaan kamu menggunakan aplikasi inventaris kantor berbasis digital. Sebelum memilih aplikasi yang tepat, ketahui keuntungan menggunakannya.
Baca Juga: 6 Tugas General Affair dalam Manajemen Aset Kantor
Keuntungan Menggunakan Aplikasi Inventaris Kantor Digital
Mengurangi risiko aset hilang dengan pelacakan lebih baik
Salah satu keuntungan utama menggunakan aplikasi inventaris kantor adalah memungkinkan perusahaan untuk memiliki catatan yang jelas dan terkini terkait semua aset mereka. Ini terutama sangat bermanfaat bagi perusahaan memiliki banyak lokasi kantor dan jumlah aset yang banyak serta mahal.
Dengan aplikasi inventaris, perusahaan dapat dengan mudah melacak lokasi, status, dan kondisi setiap aset, sehingga lebih mudah untuk mengidentifikasi dan menemukan barang saat dibutuhkan.
Hindari pemborosan
Manfaat lain menggunakan aplikasi manajemen aset kantor adalah dapat membantu perusahaan menghemat uang. Dengan melacak aset mereka, perusahaan dapat menghindari pembelian duplikat atau item yang tidak perlu, yang dapat mengurangi pengeluaran terkait perlengkapan dan peralatan kantor.
Selain itu, aplikasi inventaris dapat membantu perusahaan mengidentifikasi aset yang tidak lagi digunakan atau dalam kondisi baik, sehingga memungkinkan mereka untuk membuang atau menggantinya, yang selanjutnya mengurangi biaya.
Mendata aset yang butuh diperbaiki atau diganti
Selain penghematan biaya, aplikasi inventaris aset kantor juga dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan aset.
Dengan aplikasi inventaris, perusahaan dapat dengan mudah menetapkan aset kepada karyawan dan melacak penggunaannya. Sehingga, lebih mudah untuk mengidentifikasi aset mana yang paling sering digunakan dan mana yang mungkin perlu diganti atau diperbaiki. Ini dapat membantu perusahaan memastikan bahwa aset mereka digunakan secara efektif dan efisien.
Meningkatkan layanan customer
Jika perusahaanmu memiliki tingkat supply and demand yang besar, inventarisasi menjadi sebuah kebutuhan. Mencatat stok barang diperlukan untuk mengetahui barang yang tersisa, apa yang harus ditambah, dan kapan waktu untuk restock. Jadi, pelanggan tidak menunggu lama karena stok di gudang kosong.
Kesimpulannya, aplikasi inventaris aset kantor adalah software yang berharga bagi perusahaan kecil maupun besar. Dengan memberikan catatan aset yang jelas dan terkini, aplikasi inventaris dapat membantu perusahaan menghemat uang, meningkatkan manajemen aset, dan meningkatkan efisiensi perusahaan.
Jika perusahaan kamu saat ini tidak menggunakan aplikasi inventaris, ada baiknya mempertimbangkan untuk menerapkannya untuk mendapatkan manfaat-manfaat tersebut.
Baca Juga: Template Contoh Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor
Gadjian, Aplikasi Inventaris Kantor Terbaik
Software HRIS Gadjian merupakan perangkat cloud yang terus mengembangkan fitur-fitur baru untuk memudahkan pengguna. Contoh fitur terbaru yang berfungsi mengelola daftar barang kantor adalah GAGA.
GAGA adalah modul khusus di Gadjian untuk mendukung operasional General Affair. Dengan tambahan GAGA, tim HRD kini tak hanya bisa menghitung BPJS karyawan, PPh 21, atau gaji bulanan. Kamu juga bisa mencatat dan memantau inventaris barang kantor dalam satu platform.
Kelebihan Modul GAGA dalam Mengelola Inventaris Barang Kantor
1. Kelola aset kantor lebih fleksibel
GAGA sangat fleksibel karena bisa diakses kapan saja dan di mana saja selama kamu terhubung dengan koneksi internet.
2. Self-service
Dalam fitur GAGA tersedia portal karyawan sehingga memudahkan mereka mengajukan penggantian barang atau request perlengkapan baru. Tidak perlu mengajukan dulu ke tim GA, cukup login ke portal.
3. Bisa lacak inventaris secara real-time
Ingin tahu di mana letak barang kantor tertentu? Kamu bisa melacaknya dengan mudah melalui dasbor GAGA. Informasi terkait histori penggunaan barang tersaji secara detail dan real time.
Baca Juga: Contoh dan Cara Pengelolaan Aset pada Perusahaan
4. Identifikasi melalui QR code generator
Dapatkan QR code secara gratis untuk mengenali inventaris barang kantor dengan praktis.
5. Memantau depresiasi inventaris
Data depresiasi aset (penyusutan nilai) kantor pada fitur GAGA membantu tim finance merencanakan keuangan perusahaan lebih baik.
6. Hak akses lebih banyak
Ada 2 tipe admin yang bisa mengakses GAGA sehingga lebih mudah mengelola inventaris barang kantor.
7. Biaya langganan ekonomis
GAGA terjangkau untuk bisnis kecil sampai entreprise. Biaya berlangganannya didasarkan pada skala pengelolaan barang, mulai dari Rp75 ribu per bulan (51-500 barang), Rp150 ribu (untuk 501–1.000 barang), dan seterusnya. Jika jumlah inventaris kamu hanya sampai dengan 50 barang, kamu bisa menggunakan GAGA secara gratis.
Tinggalkan cara lama membuat daftar aset kantor yang tidak fleksibel dan sulit dilacak. Register demo Gadjian sekarang untuk mencoba aplikasi inventaris kantor GAGA.
