Job Description dan Tugas Payroll Staff – Payroll staff merupakan jenis peran atau jabatan di bawah departemen HRD yang khusus menangani administrasi penggajian karyawan. Beberapa perusahaan mungkin menggunakan istilah berbeda, misalnya payroll officer, payroll specialist, admin payroll, atau sebutan sejenis lainnya.
Karena berkaitan dengan perhitungan dan angka, pekerjaan ini menuntut kecermatan dan ketelitian. Seorang payroll staff juga wajib memiliki pengetahuan dasar tentang human resources dan compensation and benefit.
Selain itu, pemahaman yang baik terhadap peraturan hukum ketenagakerjaan, pengupahan, perpajakan, dan sistem jaminan sosial ketenagakerjaan menjadi syarat utama untuk menjalankan jabatan administrator ini. Karena itu, idealnya, payroll staff adalah perpaduan antara akuntan dan praktisi hukum.
Nah, jika kamu ingin mempekerjakan payroll officer, ada baiknya untuk mengetahui lebih dulu deskripsi pekerjaan dan tugas dari jabatan ini.
Job description payroll staff
Tanggung jawab staff payroll di perusahaan adalah menjalankan seluruh proses penggajian karyawan sesuai dengan kebijakan remunerasi perusahaan, dari mulai menyiapkan data perhitungan gaji, menghitung payroll, membayarkan gaji, hingga membuat laporan penggajian.
Admin penggajian juga punya tanggung jawab untuk mengelola dokumentasi penggajian serta memastikan data sensitif perusahaan dan karyawan tetap terpelihara, aman, dan tidak bocor.
Baca Juga: Review Software Payroll Gratis yang Bisa Anda Coba
Tak kalah penting, admin juga harus memastikan setiap proses dan perhitungan kompensasi karyawan tetap tunduk pada ketentuan yang diatur dalam perundang-undangan, sebagai bentuk compliance perusahaan terhadap sistem hukum di Indonesia.
Karena penggajian merupakan pekerjaan yang kompleks, maka seorang payroll staff harus memelihara komunikasi yang efektif dengan bagian lain, seperti keuangan, remunerasi, dan rekrutmen karyawan.
Payroll staff juga harus punya pengetahuan tentang software terbaik untuk membantu perusahaan menjalankan sistem penggajian payroll yang lebih efisien, hemat waktu, dan hemat biaya.
Tugas payroll staff
Tanggung jawab di atas dapat diuraikan ke dalam daftar pekerjaan payroll staff, yang dapat dikelompokkan menjadi 4 tugas pokok berikut ini:
1. Rekap dan input data
Payroll staff bertugas menyediakan rekap data untuk perhitungan gaji. Adapun tugas ini meliputi rekap dan input data kehadiran dan data jam kerja lembur karyawan.
a. Merekap data kehadiran
Admin penggajian bertugas merekap data presensi dan absensi (sakit, izin, dan cuti). Data kehadiran bisa diunduh dari mesin pencatat kehadiran fingerprint atau dari aplikasi absensi digital.
Jumlah hari kerja karyawan digunakan untuk menghitung tunjangan tidak tetap seperti uang makan, uang transportasi, dan pembayaran lain yang ditentukan oleh variabel kehadiran karyawan.
Sedangkan data ketidakhadiran karyawan digunakan untuk menghitung pemotongan gaji apabila perusahaan menerapkan potong gaji untuk karyawan yang tidak masuk bekerja tanpa keterangan, izin di luar tanggungan, atau cuti tidak berbayar.
b. Menghitung jam lembur
Menghitung jam lembur karyawan juga menjadi tugas staff payroll. Jumlah jam lembur karyawan digunakan untuk perhitungan upah kerja lembur sesuai dengan ketentuan dalam PP No 35 Tahun 2021.
c. Input data lain-lain
Beberapa perusahaan juga memasukkan data lain-lain untuk penggajian, misalnya data untuk perhitungan bonus, komisi, insentif, kenaikan gaji, atau penggantian biaya (reimbursement). Admin penggajian mengumpulkan data tersebut untuk disertakan dalam slip gaji sebagai pendapatan karyawan.
d. Memperbarui data personalia
Payroll staff juga bertugas memperbarui data karyawan, terutama jika menggunakan software payroll. Contohnya adalah menambahkan karyawan baru yang direkrut atau menghapus data penggajian karyawan yang berhenti kerja (pensiun, resign, PHK) agar gaji tidak terhitung otomatis di periode pembayaran berikutnya.
2. Menghitung payroll karyawan
Perhitungan payroll merupakan salah satu tugas pokok admin penggajian. Hitung gaji dapat dilakukan manual oleh admin sendiri atau dilakukan secara otomatis menggunakan aplikasi payroll online.
a. Menghitung semua komponen gaji
Berdasarkan data penggajian, tugas payroll officer selanjutnya adalah menghitung seluruh komponen gaji, dari besaran gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, upah lembur, tunjangan Jamsostek dan jaminan kesehatan, bonus, THR, hingga uang kompensasi PKWT untuk karyawan kontrak.
Perhitungan juga dilakukan untuk jenis-jenis potongan karyawan, seperti pinjaman karyawan, kasbon, iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan, denda, potongan pihak ketiga, dan pajak penghasilan PPh Pasal 21/26.
b. Menyusun dan memberikan slip gaji
Payroll staff juga bertugas membuat slip gaji yang memuat rincian perhitungan gaji setiap periode sebagai dokumen pembayaran perusahaan kepada karyawan. Bagian penting dari pekerjaan ini adalah memastikan perhitungan akurat sesuai dengan hak yang seharusnya diterima karyawan.
Apabila perusahaan menggunakan sistem penggajian manual, maka payroll staff wajib punya keterampilan menggunakan Microsoft Excel untuk menyusun dan menghitung slip gaji karyawan. Jika menggunakan payroll software, admin cukup memahami cara setting dan menggunakan aplikasi.
Admin payroll juga memberikan slip gaji cetak ke setiap karyawan pada tanggal pembayaran gaji. Apabila menggunakan aplikasi payroll yang menghasilkan slip gaji online, maka karyawan bersangkutan dapat mengunduh slip di aplikasi.
Baca Juga: Rangkuman Peraturan Perhitungan Payroll Karyawan Indonesia
3. Melakukan pembayaran dan penyetoran
Fungsi payroll staff tidak hanya menghitung payroll, tetapi juga membayarkan gaji karyawan dan menyetorkan iuran BPJS dan pajak PPh 21.
a. Membayar gaji karyawan sesuai tanggal penggajian
Admin payroll bertanggung jawab memastikan pembayaran gaji karyawan dilakukan tepat waktu, baik dilakukan langsung atau melalui bank, untuk menghindari denda keterlambatan. Pembayaran juga dilakukan untuk THR, bonus, dan kompensasi PKWT yang berakhir masa berlakunya.
b. Menyetorkan pajak dan premi BPJS karyawan
Selain melakukan pembayaran gaji karyawan, payroll staff juga punya tugas untuk menyetorkan pajak PPh 21 karyawan, iuran BPJS Ketenagakerjaan, dan premi BPJS Kesehatan, yang semuanya telah dipotong dari slip gaji karyawan. Penyetoran juga harus tepat waktu.
Penyetoran PPh 21 dilakukan paling lama 10 hari setelah masa pajak berakhir melalui kantor pos atau bank, sedangkan iuran BPJS Ketenagakerjaan paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya, dan iuran BPJS Kesehatan paling lambat tanggal 10 setiap bulan.
4. Membuat laporan penggajian
Tugas lain dari payroll officer adalah membuat laporan yang berhubungan dengan penggajian, yakni laporan gaji untuk perusahaan, laporan pajak, dan laporan BPJS Ketenagakerjaan.
a. Membuat laporan gaji
Setiap bulan, admin penggajian membuat laporan rekap gaji semua karyawan di setiap departemen untuk mengetahui besaran biaya perusahaan untuk gaji. Laporan gaji ini diteruskan ke bagian keuangan untuk perhitungan neraca.
b. Membuat laporan SPT Masa PPh 21
Payroll staff juga bertugas melaporkan pemotongan dan penyetoran PPh 21 karyawan untuk setiap masa pajak. Pelaporan ini dilakukan melalui e-SPT Masa PPh 21 paling lama 20 hari setelah masa pajak berakhir.
c. Membuat laporan SIPP BPJS Ketenagakerjaan
Untuk perubahan data karyawan peserta Jamsostek, seperti kenaikan gaji, penambahan karyawan, atau pengurangan (non-aktif) karyawan di perusahaan, admin payroll juga perlu melaporkan melalui SIPP Online.
Nah, itu tadi tanggung jawab dan beberapa tugas pokok seorang payroll officer di perusahaan. Semua tugas administratif di atas dapat diselesaikan menggunakan aplikasi HR dan payroll Gadjian.
Baca Juga: Kelebihan Payroll Digital dalam Efisiensi Bisnis
Menghitung payroll dengan aplikasi online
Gadjian merupakan software payroll berbasis web yang menyediakan proses hitung otomatis dalam menyusun slip gaji karyawan. Aplikasi online ini memiliki beragam fitur untuk membantu payroll staff lebih efisien menyelesaikan penggajian, antara lain:
- Hitung gaji online: Gadjian dapat menghitung semua komponen gaji karyawan secara online, seperti gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, uang makan, uang transport, dan pendapatan lain.
- Hitung lembur online: Cukup dengan input data jam lembur karyawan ke aplikasi Gadjian, sistem akan menghitung otomatis upah kerja lembur yang harus dibayarkan perusahaan.
- Menghitung THR online: Hitung THR keagamaan juga bisa menggunakan Gadjian. Aplikasi akan menghitung THR beserta potongan pajaknya, sehingga admin tidak perlu repot menghitungnya terpisah.
- Kalkulator BPJS online: Gadjian menghitung otomatis tunjangan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan yang harus dibayarkan perusahaan, sekaligus iuran yang dipotong dari gaji karyawan. Pelaporan data kepesertaan di SIPP Online BPJS Ketenagakerjaan juga lebih mudah menggunakan file yang tersedia di Gadjian.
- Kalkulator PPh 21 online: Gadjian juga dapat menghitung potongan pajak PPh 21 karyawan secara otomatis dengan metode gross, gross up, atau nett. Admin tak perlu repot menghitung manual yang menghabiskan waktu. Gadjian juga menyediakan file CSV untuk memudahkan laporan e-SPT Masa PPh 21.
- Fitur pembayaran gaji: Bayar gaji karyawan menjadi lebih mudah, cepat, dan aman, hanya dengan sekali klik di dashboard Gadjian.
- Fitur pembukuan gaji: Membuat jurnal beban gaji dan jurnal kasbon juga lebih praktis menggunakan Gadjian.
Selain fitur payroll, Gadjian juga dilengkapi fitur kelola karyawan, seperti fitur cuti online, struktur dan skala upah, pola kerja dan shift karyawan, kelola inventaris, serta rekrutmen karyawan.
Gadjian telah digunakan banyak perusahaan di Indonesia dan terbukti membantu mereka dalam menghemat biaya kelola administrasi karyawan.
