Aplikasi ESS (employee self service) adalah perangkat lunak online yang dikembangkan untuk menyediakan sistem layanan mandiri dalam mengakses informasi dan mengelola data administrasi karyawan di perusahaan.
Sistem ESS memungkinkan setiap karyawan menggunakan aplikasi untuk berbagai keperluan tanpa merepotkan HR, seperti mengajukan cuti, menyetujui permintaan lembur atasan, dan mengunduh slip gaji bulanan, kapan saja dan di mana saja.
Fitur employee self service merupakan bagian dari software HR berbasis cloud yang dapat diakses secara online. Biasanya, ESS menjadi paket pelengkap dari HRIS system yang dikelola oleh admin HR.
Kelebihan Aplikasi ESS
Berikut ini 5 kelebihan aplikasi ESS yang perlu kamu ketahui.
1. Meringankan beban pekerjaan HRD
Dalam organisasi bisnis modern, peran dan tanggung jawab HRD cukup kompleks. Bukan sekadar menangani masalah personalia dan kaitannya dengan hukum ketenagakerjaan, HR profesional juga menjadi mitra strategis dan konsultan bisnis bagi pemimpin perusahaan.
HRD tidak hanya mengurus administrasi karyawan, tetapi juga yang lebih penting adalah merumuskan strategi pengembangan SDM perusahaan agar sejalan dengan pencapaian tujuan organisasi dan arah bisnis perusahaan. Karena itu, tugas-tugas administratif yang kurang esensial perlu dikurangi.
Aplikasi ESS dibuat untuk tujuan semacam ini, yakni melepaskan sebagian beban pekerjaan HRD yang sifatnya non-esensial, dengan memberikan akses kepada karyawan untuk terlibat langsung dalam pengelolaan data mereka sendiri.
Misalnya, untuk melakukan perubahan data personalia, karyawan tak perlu merepotkan HR. Mereka bisa mengubahnya sendiri dengan cara login di aplikasi, kemudian memperbarui data dan menyimpannya secara online.
Baca Juga: 7 Contoh Laporan HRD Excel di Perusahaan
2. Menghemat waktu dan menyingkat proses
Tidak hanya mengurangi beban kerja, ESS software juga memangkas waktu kerja, sehingga HR dapat fokus ke pekerjaan lain yang lebih penting. Contohnya adalah dalam pembuatan slip gaji. Perangkat lunak ESS memungkinkan karyawan mengecek slip gaji online mereka sendiri pada tanggal penggajian melalui aplikasi.
Bandingkan dengan sistem slip gaji manual, di mana admin HR harus repot mencetak satu per satu slip gaji, memasukkan dalam amplop tertutup, dan mengirimkannya kepada karyawan bersangkutan. Proses ini memakan waktu kerja dan biaya kertas, belum lagi soal risiko tertukarnya slip gaji.
ESS juga menyingkat proses. Contohnya, dalam pengajuan cuti, karyawan tidak perlu lagi meminta form ke HRD, mengisinya, dan menyerahkan ke atasan untuk disetujui, dan dikembalikan lagi ke admin HR.
Karyawan cukup mengajukan cuti melalui aplikasi dan langsung dapat disetujui oleh atasan. Prosesnya tidak berbelit dan HR tidak perlu membuat dan menyediakan kertas formulir pengajuan cuti maupun formulir rekap manual.
3. Mewujudkan transparansi
Dalam sistem kelola data manual, seluruh informasi personalia tersimpan di komputer kantor dan hanya dapat diakses oleh HRD. Karyawan harus bertanya ke HRD jika ingin mengecek data administrasi mereka.
Masalahnya, karyawan tidak pernah tahu apakah admin HR sudah benar dalam menghitung saldo cuti, merekap absensi, atau mencatat izin dan sakit. Sebab, karyawan tidak dapat memantau pencatatan dan perhitungan yang dilakukan HR.
Sebaliknya, aplikasi ESS menampilkan semua data administrasi karyawan real-time, sehingga lebih mendukung transparansi. Karyawan dapat mengakses secara online setiap saat, dan tak perlu lagi bertanya ke HRD.
Hanya dengan login di aplikasi, setiap karyawan dapat mengetahui berapa saldo cuti tahunan yang tersisa, cuti yang disetujui, jumlah kehadiran, jumlah ketidakhadiran karena izin dan sakit, serta data perhitungan gaji dari bulan ke bulan.
4. Mendukung remote working/WFH/WFA/hybrid
Dengan sistem online yang fleksibel, ESS dapat diakses oleh karyawan dari mana saja selama terhubung dengan jaringan internet. Semua proses kelola data tidak lagi membutuhkan kertas, printer, dan server komputer.
Aplikasi ESS memungkinkan karyawan remote atau karyawan WFH/WFA/hybrid untuk mengelola data mereka sendiri melalui aplikasi. Semuanya bisa dilakukan secara mandiri, tanpa perlu bergantung pada admin HR yang berada di kantor.
Kelebihan ESS adalah dapat diakses di luar jam kerja. Misalnya, karyawan ingin melakukan update data karyawan pada malam hari, maka sistem aplikasi tetap akan menyimpan pembaruan data.
Baca Juga: Contoh Data Karyawan untuk HRD
5. Meningkatkan keterlibatan karyawan
Dalam sistem kelola administrasi manual, data karyawan yang disimpan di perusahaan menjadi tanggung jawab HR dan perusahaan, mengingat hanya mereka yang dapat mengakses. Sedangkan dalam ESS tidak demikian.
Digitalisasi sistem administrasi SDM membuat karyawan terlibat langsung dalam pengelolaan data. Setiap karyawan memiliki akses ke aplikasi ESS dengan otentikasi menggunakan username dan password.
Karyawan sendiri yang harus melindungi akun mereka agar tetap aman dan tidak disalahgunakan oleh pihak lain. Dengan demikian, mereka ikut bertanggung jawab terhadap keamanan data pribadi masing-masing
Dengan melibatkan karyawan dalam mengelola data administrasi, perusahaan memberikan kepercayaan kepada mereka. Dampak positifnya, keterlibatan ini dapat meningkatkan loyalitas karyawan.
Aplikasi ESS dan software HRIS terbaik
Contoh aplikasi ESS adalah GadjianKu, aplikasi mobile dari Gadjian yang disediakan untuk karyawan. Melalui aplikasi yang bisa diunduh di Google Play dan App Store ini, karyawan dapat mengakses data administrasi mereka dari smartphone.
Dengan GadjianKu, karyawan dapat melakukan banyak hal dari genggaman mereka, antara lain:
- Memperbarui data pribadi karyawan
- Mengajukan cuti, izin, dan sakit
- Melihat persetujuan cuti dari atasan
- Melihat kalender dan jadwal kerja shift
- Mengecek data kehadiran dan absensi
- Memeriksa slip gaji bulanan
- Melihat pengumuman perusahaan
Selain itu, GadjianKu juga dilengkapi fitur media sosial yang membuat karyawan tetap terhubung. Fitur ini dapat digunakan untuk berbagi ucapan selamat ulang tahun dan dukungan lekas sembuh untuk karyawan yang sedang sakit.
GadjianKu merupakan pengembangan dari portal karyawan di aplikasi HRIS online Gadjian, yang sebelumnya hanya dapat diakses melalui browser. Aplikasi ESS ini dirancang untuk membantu HR mengelola karyawan milenial dan Gen Z yang menyukai penggunaan perangkat mobile yang fleksibel.
Baca Juga: GadjianKu, Aplikasi Personalia Terbaik di Indonesia
Milenial, yang kini mendominasi angkatan kerja, merupakan kelompok tech-savvy yang menyukai segala proses yang efisien menggunakan teknologi digital. Karena itu, perusahaan perlu melakukan penyesuaian, dan tidak bisa terus bertahan dengan sistem manual dalam menjalankan bisnis.
Aplikasi mobile karyawan, GadjianKu dapat diunduh di perangkat mobile berbasis Android atau iOS secara gratis. Namun, agar dapat digunakan oleh karyawan, perusahaan harus lebih dulu mendaftar berlangganan software Gadjian.
Gadjian adalah HRIS & payroll berbasis web terbaik untuk membantu HR mengelola personalia dan penggajian secara efisien. Otomatisasi sistem di aplikasi cloud ini tidak hanya menghemat waktu kerja, tetapi juga terbukti memangkas biaya kelola administrasi karyawan dan keuangan hingga Rp20 juta setahun.
