Contoh Slip Gaji Excel dan Komponennya

Contoh Slip Gaji Excel dan Komponennya – Slip gaji (payslip) adalah dokumen yang memuat rincian perhitungan gaji yang dibayarkan perusahaan untuk satu periode penggajian. Sesuai peraturan pemerintah tentang pengupahan, slip gaji adalah hak karyawan yang wajib diberikan oleh perusahaan bersamaan dengan pembayaran gaji.

Setiap perusahaan tentu punya model slip gaji sendiri. Ada yang menggunakan dokumen cetak konvensional dan ada yang memakai slip gaji elektronik (e-payslip) atau yang dikenal dengan slip gaji online. 

Banyak yang membuat slip gaji manual dengan Excel. Tetapi, tidak sedikit juga yang sudah beralih menggunakan aplikasi payroll atau software penggajian yang dapat menyusun slip gaji secara otomatis

Slip gaji Excel cukup populer pada zamannya, dan masih digunakan hingga sekarang. Untuk penggajian sederhana, slip gaji ini masih bisa diandalkan. Namun untuk perhitungan yang lebih rumit, seperti melibatkan lembur, BPJS, dan PPh 21, penggunaan slip gaji Excel tidak lagi efisien.

Komponen Slip Gaji 

Ada sejumlah komponen pokok dalam slip gaji Excel, yaitu:

1. Nama perusahaan. Sebagai pihak yang menerbitkan slip gaji, identitas perusahaan dicantumkan di bagian atas, mencakup nama perusahaan dan alamat. 
2. Identitas karyawan. Nama karyawan, NIK, status kepegawaian, dan jabatan sehubungan dengan penghasilan yang diterima dari perusahaan juga harus ditulis. Ini menandakan bahwa slip gaji itu hanya dibuat untuk karyawan bersangkutan.
3. Periode penggajian. Periode pembayaran gaji juga perlu dicantumkan, termasuk tanggal pembayaran gaji. Jika ada kekeliruan perhitungan, maka HR mudah melakukan pengecekan terhadap database gaji perusahaan.
4. Rincian perhitungan gaji. Bagian pokok dari slip gaji adalah rincian perhitungan gaji yang mencakup:
   • Komponen Pendapatan, yaitu semua yang diterima karyawan, baik yang bersifat teratur maupun tidak teratur, yang menambah penghasilan, meliputi gaji, lembur, tunjangan, THR, bonus, komisi, gratifikasi dan sejenisnya.
   • Komponen Potongan, yaitu semua yang mengurangi penghasilan karyawan, seperti iuran, pinjaman, denda, dan pajak PPh 21 karyawan (kecuali pajak yang ditanggung perusahaan).
5. Penyusun slip gaji. Sebagai dokumen bukti pembayaran, slip gaji perlu mencantumkan admin pembuat atau penghitung slip gaji.

Baca Juga: Format Slip Gaji Karyawan Swasta

Cara Membuat Slip Gaji Excel

Contoh template slip gaji banyak tersedia di internet. Kamu tinggal download file slip gaji Excel dan mengubahnya sesuai kebutuhan. Slip gaji Excel bisa dibuat dalam format satu kolom atau dua kolom. 

Slip gaji sederhana satu kolom biasanya digunakan untuk perusahaan yang memiliki perhitungan gaji yang tidak rumit dan tidak banyak mengandung komponen gaji. Dalam slip ini, pendapatan dan potongan disusun dalam satu kolom ke bawah. Lihat contoh di bawah ini.

Sementara itu, format gaji karyawan Excel dua kolom biasa digunakan untuk penggajian dengan komponen yang lebih banyak. Format ini membagi pendapatan dan potongan ke kolom berbeda, seperti contoh di bawah ini.

Cara membuatnya seperti berikut:

1. Buka halaman baru di Excel atau spreadsheet lainnya, kemudian masukkan nama perusahaan, identitas karyawan, dan periode pembayaran gaji.

2. Buat dua kolom utama. Di sebelah kiri untuk pendapatan dan nilainya, dan sebelah kanan untuk potongan dan nilainya.

Baca Juga: Contoh dan Cara Membuat Slip Gaji di Aplikasi Gadjian

3. Masukkan komponen pendapatan karyawan:

a) Gaji dan tunjangan tetap: ketik nominal gaji secara manual, atau jika kamu memiliki daftar gaji sesuai golongan, maka bisa menggunakan rumus VLOOKUP. Pada contoh di atas, nominal gaji di sel B6 Rp9.000.000.

b) Tunjangan kehadiran/tidak tetap: masukkan rumus perkalian jumlah hari dan uang makan/uang transport/uang hadir. Misalnya, karyawan masuk 25 hari dan uang makan harian Rp20.000, masukkan rumus =25*20000.

c) Uang lembur: Silakan rekap dulu jam lembur karyawan dalam sebulan. Misalnya, karyawan kerja lembur 4 hari berturut-turut selama 2 jam, maka sesuai dengan PP No. 35 Tahun 2021 yakni 3,5 x upah sejam sehingga jumlahnya dalam 4 hari adalah 14 x upah sejam. Upah sejam adalah 1/73 kali gaji sebulan, sehingga rumus Excel upah lembur =14*1/173*B6.

d) Tunjangan BPJS: Tunjangan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan dihitung berdasarkan nominal gaji yang ada di sel B6. Ini contoh rumusnya:

e) Total pendapatan: Jumlahkan semua komponen di kolom pendapatan menggunakan rumus penjumlahan sel, misalnya =SUM(B6:B15) di sel B14.

4. Masukkan komponen potongan penghasilan, antara lain:

a) Premi BPJS: Sama seperti tunjangan BPJS, iuran/premi dihitung berdasarkan nilai gaji di sel B6. Contoh rumus:

Perhatikan pada JKN dan JP, baik tunjangan maupun iuran. Ada ketentuan batas maksimal gaji sebagai dasar perhitungan, yaitu Rp12.000.000 untuk JKN dan Rp9.077.660 untuk JP. Karena itu, kita menggunakan rumus logika IF.

b) Potongan lain-lain: contohnya adalah angsuran utang karyawan, kasbon, denda, koperasi karyawan, dan lainnya. Potongan ini bisa dimasukkan secara manual.

c) PPh 21: apabila pajak ditanggung karyawan, maka PPh 21 termasuk komponen pemotong gaji karyawan. Silakan hitung dulu pajaknya secara terpisah dan hasilnya dimasukkan ke kolom PPh 21. Cara menghitung PPh 21 Excel bisa dibaca di sini.

d) Jumlahkan semua komponen potongan dengan rumus SUM di sel E14.

5. Hitung gaji bersih (take home pay) karyawan, yakni jumlah pendapatan dikurangi jumlah potongan. Gunakan rumus pengurangan sel. Contoh di atas adalah =(B14-E14).

Baca Juga: Mengenal 9 Jenis Potongan dalam Slip Gaji Karyawan

Cara Hitung Slip Gaji Otomatis

Jika tak mau repot dan menghabiskan waktu dengan rumus-rumus Excel, kamu bisa menggunakan aplikasi slip gaji online Gadjian. Software payroll berbasis web ini menghitung semua komponen pendapatan dan potongan secara otomatis, dan mengalkulasi gaji karyawan lebih cepat dan akurat.

Proses hitung gaji yang kompleks menjadi lebih mudah dan sangat minim kesalahan dengan Gadjian. Kamu tinggal mengecek hasil perhitungan akhir di slip gaji karyawan seperti di bawah ini.

Payroll online Gadjian punya fitur lengkap, antara lain:

• Kalkulator gaji dan lembur: fitur ini menghitung upah lembur lebih cepat dan akurat. Kamu hanya perlu memasukkan rekap jam lembur, lalu aplikasi akan menghitung otomatis upahnya berdasarkan gaji bulanan karyawan.
• Kalkulator BPJS online: perhitungan tunjangan dan iuran BPJS di slip gaji juga otomatis dan langsung muncul hasilnya tanpa perlu memasukkan rumus Excel.
• Kalkulator PPh 21 online: Gadjian menghitung PPh 21 karyawan secara online dengan metode gross, gross up, atau nett. Kamu tinggal menyetel pilihan di pengaturan dan semua akan berjalan otomatis.
• Slip gaji online: model slip gaji paperless lebih hemat dan lebih aman karena dilindungi otentikasi username dan password karyawan bersangkutan. Serta memungkinkan karyawan untuk download slip gaji mereka secara online dan otomatis.
• Bayar gaji online: bayar gaji karyawan lebih mudah, cepat, dan aman di Gadjian.

Selain perhitungan slip gaji, Gadjian juga dilengkapi dengan fitur administrasi personalia, antara lain kelola data karyawan, cuti online, analisis kinerja, pola kerja, serta fitur tambahan Modul Applicant Tracking System (GATS) untuk kelola rekrutmen karyawan dan GAGA untuk kelola inventaris perusahaan.

Sumber

PP No. 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja, dan PHK. JDIH Kemnaker.