Kehadiran payroll digital dalam bentuk software online merupakan salah satu terobosan penting dalam administrasi bisnis. Payroll digital telah mengubah cara mengelola penggajian dan keuangan perusahaan dari proses manual ke otomatis.
Tak sekadar membuat pekerjaan HR/Finance lebih mudah dan praktis, otomatisasi proses payroll juga membantu bisnis lebih efisien. Sebagai solusi HRIS, software payroll online menawarkan proses yang lebih cepat (faster), hasil lebih baik (better), namun lebih hemat (cheaper), dibandingkan payroll manual.
Karena efisiensi itulah, banyak perusahaan yang akhirnya beralih menggunakan aplikasi payroll online ketimbang mempertahankan cara manual menggunakan payroll gaji Excel yang menghabiskan jam kerja dan tinggi risiko kesalahan.
Efisiensi bisnis dengan aplikasi payroll digital
Ingin tahu bagaimana aplikasi payroll digital membantu efisiensi bisnis di perusahaan? Berikut ini penjelasannya.
1. Menghindari keterlambatan dan denda
Dalam proses administrasi karyawan, keterlambatan bisa berakibat dikenai denda, misalnya terlambat membayar gaji karyawan lebih dari tiga hari dari tanggal penggajian yang disepakati. Denda yang harus dibayar perusahaan termasuk pos pengeluaran (biaya tambahan).
Baca Juga: Panduan Lengkap Cara Menghitung Payroll Karyawan
Berikut ini denda keterlambatan pembayaran gaji sesuai PP No 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan:
a. Mulai hari keempat sampai kedelapan, denda 5% tiap hari keterlambatan
b. Sesudah hari kedelapan sampai 1 bulan, denda poin a ditambah 1% tiap hari keterlambatan, maksimal 50% nilai gaji
c. Sesudah 1 bulan, denda poin a dan b ditambah bunga berdasarkan suku bunga tertinggi yang berlaku di bank pemerintah.
Mari kita buat simulasi. Seandainya kamu punya 100 orang karyawan dengan gaji upah minimum DKI Jakarta, Rp4.650.000, dan terlambat bayar gaji 1 hari (hari keempat dari tanggal penggajian), maka denda yang harus kamu bayar adalah: 5% x Rp4.650.000 x 100 = Rp23.250.000.
Jika gaji dibayarkan hari kelima, maka dendanya menjadi 2 kali lipat, Rp46.500.000, dan seterusnya hingga hari kedelapan.
Selain gaji, keterlambatan membayar THR juga dikenai denda 5%. Begitu juga dengan iuran BPJS Ketenagakerjaan, keterlambatan berakibat denda 2%.
Penyebab keterlambatan pembayaran gaji karyawan paling umum adalah proses perhitungan manual yang memakan waktu. Bahkan, ada perusahaan yang menghitung payroll karyawan hingga 80 jam kerja. Ini setara dengan waktu kerja 2 minggu.
Nah, karena payroll online menggunakan model hitung otomatis, proses kalkulasi gaji sangat cepat. Kamu bisa menyelesaikan pekerjaan ini kurang dari 1 hari kerja, sudah termasuk proses transfer gaji melalui aplikasi. Dengan begitu, tidak ada keterlambatan dan denda yang harus ditanggung perusahaan.
2. Mengurangi upah kerja lembur karyawan
Dengan payroll manual, admin penggajian bisa bekerja lembur untuk menyelesaikan penggajian agar tepat waktu sesuai tanggal pembayaran gaji.
Misalnya, kamu mempekerjakan 1 orang admin penggajian yang bergaji Rp6.000.000 dan lembur 18 jam seminggu (33,5 unit), maka upah lembur yang harus kamu bayar adalah: 33,5 x 1/173 x Rp6.000.000 = Rp1.161.850.
Sementara, payroll digital menyelesaikan pekerjaan lebih cepat tanpa banyak intervensi oleh admin, sehingga tidak perlu ada kerja lembur berjam-jam untuk pekerjaan administratif semacam ini.
Mengurangi kerja lembur berarti juga menghemat beban gaji karyawan.
Baca Juga: Review Software Payroll Gratis yang Bisa Anda Coba
3. Mencegah kebocoran keuangan perusahaan yang tak disadari
Persoalan utama yang muncul dari penggunaan payroll manual adalah tingginya risiko kesalahan yang disebabkan oleh manusia. Admin penggajian bisa saja salah merekap, salah memasukkan data, atau keliru menerapkan rumus hitung Excel.
Konsekuensi dari human error ini ada dua, yaitu merugikan karyawan atau merugikan perusahaan. Jika kerugian ada di pihak karyawan, maka lebih mudah ketahuan. Setidaknya, akan ada laporan dari karyawan yang mempertanyakan perhitungan slip gajinya.
Nah, masalahnya adalah jika kesalahan hitung menyebabkan kerugian perusahaan. Ini agak sulit terlacak, kecuali ada karyawan baik hati yang melaporkan kelebihan gaji yang mereka terima.
Dalam kasus yang kedua ini, terjadi kebocoran keuangan yang tak disadari. Bagaimana jika terjadi berulang-ulang, berbulan-bulan, atau malah bertahun-tahun?
Payroll digital mencegah hal ini terjadi. Proses otomatis dapat menekan risiko human error dan meningkatkan akurasi, sehingga karyawan menerima sesuai haknya dan perusahaan membayar sesuai kewajibannya.
Selain itu, aplikasi payroll juga memungkinkan pelacakan secara cepat apabila diduga terjadi kesalahan. Sebab, semua perhitungan gaji didokumentasikan lengkap dan dapat diakses dengan mudah.
4. Menekan biaya operasional kantor
Aplikasi payroll dapat mengurangi biaya yang ditimbulkan oleh penggunaan inventaris kantor dalam pengelolaan administrasi penggajian. Apa saja itu?
1. Biaya kertas dan cetak
Payroll online tidak menggunakan dokumen kertas (paperless) dan juga tidak membutuhkan biaya cetak (print). Semua catatan dan perhitungan didokumentasikan secara online dan ditampilkan secara real-time.
Ini tidak hanya berlaku untuk perhitungan gaji dengan slip gaji online, tetapi semua jenis administrasi karyawan, termasuk form perintah lembur, form pengajuan cuti, sampai dengan file bukti potong pajak PPh 21 karyawan.
Kamu bisa menghitung sendiri, kira-kira berapa biaya kertas yang bisa dihemat setiap tahun.
2. Biaya pengiriman (kurir) dokumen
Perusahaan yang memiliki cabang biasanya melakukan pengiriman dokumen dari satu kantor ke kantor lain. Contohnya, pengiriman slip gaji karyawan dari kantor pusat ke cabang di kota yang berbeda. Ini berarti membutuhkan biaya kurir.
Payroll online menghapus biaya kurir, karena semua dokumen karyawan tersedia dalam file digital dan dapat langsung diunduh. Karyawan bisa langsung mengecek slip gaji mereka tepat pada saat tanggal gaji dibayarkan oleh perusahaan.
Selain lebih cepat, slip gaji online juga lebih menjaga kerahasiaan, karena hanya bisa diakses oleh karyawan bersangkutan dan tak mungkin tercecer, tidak seperti halnya dokumen kertas yang melewati banyak tangan.
3. Biaya infrastruktur dan software
Payroll online tidak membutuhkan infrastruktur jaringan komputer, termasuk penyimpanan data on-site di kantor. Software ini menggunakan penyimpanan awan (cloud), sehingga database karyawan disimpan di multi-server yang dapat diakses 24/7 dari perangkat apa saja dan di mana saja.
Kamu tidak perlu menyediakan komputer dan storage data dengan spesifikasi khusus, tidak perlu membeli lisensi software, dan tidak perlu membayar pembaruan (update) aplikasi. Bagaimana dengan keamanan data?
Nah, untuk mendapatkan perlindungan data, kami merekomendasikan untuk menggunakan aplikasi payroll berbayar (berlangganan) bukan software payroll gratis yang tidak menjamin keamanan data klien.
Baca Juga: Proses Payroll Karyawan dan Cara Menghitungnya
Mencari software payroll paling efisien?
Semua efisiensi biaya di atas bisa kamu rasakan dengan menggunakan Gadjian, software payroll terbaik di Indonesia. Sejumlah pengguna Gadjian telah melaporkan penghematan biaya kelola administrasi karyawan hingga puluhan juta rupiah setahun.
Bukan hanya efisien dari segi biaya dan waktu kerja, payroll berbasis web Gadjian juga memiliki kelebihan lain dibandingkan aplikasi sejenis, antara lain:
a. Up to date terhadap peraturan ketenagakerjaan terbaru
Gadjian menerapkan sistem hitung payroll sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang paling baru, sehingga hasil perhitungannya tepat. Misalnya, dalam perhitungan upah lembur, dengan memasukkan data jam lembur ke aplikasi, sistem akan menghitung upah lembur sesuai ketentuan terbaru di PP No 35 Tahun 2021.
b. Menghitung pajak karyawan lebih akurat
Gadjian dilengkapi dengan kalkulator PPh 21 yang andal, sehingga perhitungan pajak penghasilan karyawan lebih akurat dibandingkan aplikasi sejenis. Kalkulator pajak Gadjian juga telah disesuaikan dengan peraturan perpajakan terbaru, misalnya tarif PPh 21 telah mengikuti ketentuan di UU Harmonisasi Perhitungan Perpajakan.
c. Fitur analisis karyawan untuk evaluasi kinerja
Aplikasi payroll dari Fast 8 ini juga menyediakan fitur analisis kinerja karyawan. Fitur ini memiliki banyak manfaat, terutama untuk menilai kinerja karyawan dengan instrumen KPI maupun OKR. Semua data tersedia real-time sehingga siap digunakan kapan saja tanpa perlu rekap, dari catatan kehadiran, masa kerja, hingga tingkat produktivitas karyawan.
d. Fitur pengelola inventaris kantor (GAGA)
Nah, yang satu ini juga bisa menambah efisiensi perusahaan. Dengan GAGA, kamu dapat mencatat dan memantau semua aset milik perusahaan, termasuk barang-barang inventaris kantor. Selain memudahkan perhitungan nilai penyusutan, kelola inventaris dengan GAGA juga mencegah perusahaan mengalami kerugian akibat kerusakan atau kehilangan aset.
e. Biaya langganan terjangkau
Software as a service (SaaS) Gadjian tersedia dengan harga berlangganan yang terjangkau. Dengan jumlah karyawan minimal 6 orang, kamu bisa memilih Paket Standar atau Paket Sukses, dengan biaya mulai Rp12.500 per orang per bulan.
Menggunakan aplikasi payroll Gadjian lebih hemat, karena kamu hanya membayar sesuai dengan kebutuhan. Tidak ada biaya lain-lain di luar itu.
Mau lebih hemat lagi? Daftar sekarang dan dapatkan penawaran istimewa #GadjianPeduliResesi berupa diskon sebesar 25%.
