Teknologi cloud (penyimpanan awan) menjadi salah satu penemuan penting di abad ini selain Artificial Intelligence (AI) dan Internet of Things (IoT). Kehadiran cloud computing tidak hanya memudahkan pekerjaan, tetapi juga telah mengubah cara bisnis di era digital.
Saat ini, ada tiga model layanan cloud yang biasa digunakan perusahaan, yaitu:
a. Infrastructure as a Service (IaaS) atau layanan infrastruktur cloud berupa server, storage, dan network yang disediakan oleh provider cloud. Seperti Amazon Web Services, Microsoft Azure, Google Compute Engine, dan Cisco Metacloud. IaaS banyak digunakan oleh perusahaan startup.
b. Platform as a Service (PaaS) atau layanan platform cloud yang menyediakan framework untuk pengembangan aplikasi di atasnya. PaaS banyak digunakan oleh perusahaan software developer.
c. Software as a Service (SaaS) atau layanan perangkat lunak berbasis cloud yang siap pakai. SaaS digunakan langsung oleh user.
Teknologi SaaS
SaaS adalah software berbasis web atau cloud-hosted software, yakni aplikasi online yang berjalan dengan teknologi cloud. Cara menggunakan SaaS adalah dengan mengakses website dan memasukkan akun pengguna.
Cara kerja SaaS cukup sederhana:
a. Penyedia cloud menyediakan data center, networking, storage, server, virtualization, operating system, dan database. Sekaligus mengembangkan software yang dapat langsung digunakan oleh user.
b. Bisa juga, perusahaan pengembang software menggunakan PaaS dari pihak ketiga (penyedia cloud). Kemudian mengembangkan aplikasi SaaS di atasnya untuk digunakan oleh user.
c. User mendaftar ke provider SaaS atau subscribe untuk memperoleh akun pengguna berupa username dan password. Biaya berlangganan biasanya ditetapkan per bulan atau per tahun.
d. Setelah terdaftar dan memiliki akun, user bisa login di website SaaS. Lalu langsung menggunakan aplikasi tersebut secara online tanpa perlu download dan install.
e. Semua hal dari a sampai z terkait perangkat lunak dan data menjadi urusan provider atau pengembang aplikasi. Sedangkan pengguna hanya tinggal berlangganan dan memakai software.
Baca Juga: 7 Aplikasi HR Analytics Terbaik untuk Para Manajer HRD
Jadi, ciri utama SaaS adalah berbasis web, diakses melalui internet. Dengan menggunakan penyimpanan awan, dan hosting terpusat oleh penyedia layanan SaaS. Contoh perusahaan SaaS adalah Adobe, Google, Salesforce, Cisco, SAP, Microsoft, dan Oracle.
Keunggulan SaaS
SaaS akan tetap menjadi tren di masa depan karena memiliki sejumlah keunggulan. Apa saja?
1. Praktis dan mudah
SaaS lebih praktis, karena pengguna tidak perlu repot mengunduh aplikasi dan memasangnya di komputer yang akan membutuhkan ruang penyimpanan. Selain itu, user juga tidak perlu membeli lisensi dan tidak perlu memikirkan update (pembaruan) software yang menjadi tanggung jawab provider.
Pengguna tinggal menikmati layanan software dan fitur-fitur di dalamnya tanpa harus pusing dengan masalah teknis.
2. Efisien: hemat biaya dan waktu kerja
Karena tidak membutuhkan infrastruktur tambahan selain koneksi internet, pengguna tidak perlu mengeluarkan biaya lain-lain. Biaya langganan yang dibayarkan sudah mencakup semua layanan. Termasuk pemeliharaan server, ruang kapasitas penyimpanan data, sampai dengan pembaruan sistem aplikasi.
SaaS dirancang untuk memudahkan pekerjaan dengan sistem otomatisasi. Sehingga mempercepat proses dan meningkatkan kualitas hasil pekerjaan. Selain itu, software cloud juga memungkinkan integrasi dengan aplikasi lainnya sehingga user dapat menyelesaikan beberapa pekerjaan dari satu platform.
3. Menawarkan scalability
SaaS memungkinkan user untuk menggunakan software sesuai kebutuhan bisnis. Misalnya, small and medium enterprises (SME) bisa memilih paket (plan) yang ekonomis dengan fitur sesuai dengan yang dibutuhkan. Artinya, mereka tidak perlu menggunakan layanan yang belum dibutuhkan sekarang.
Seiring perkembangan skala bisnis, perusahaan pengguna bisa upgrade atau pindah ke paket yang lebih tinggi, misalnya dengan kapasitas penyimpanan data lebih besar atau fitur yang lebih lengkap. Jadi, SaaS dapat mengikuti kebutuhan perusahaan.
4. Akses fleksibel
Keuntungan utama cloud adalah akses yang fleksibel. Karena tidak terpasang on-site, aplikasi SaaS dapat dijalankan dari berbagai perangkat kapan pun selama terhubung internet. User hanya perlu login dengan akun terdaftar di website.
Berbeda dari software on-premise dengan penyimpanan data on-site di komputer kantor yang hanya bisa diakses di lokasi. SaaS menggunakan penyimpanan virtual yang bisa diakses di mana saja.
5. Memungkinkan analisis data
SaaS merekam dan menampilkan data secara real-time, sehingga user tidak perlu merekap data. Setiap perubahan data akan tersimpan di server cloud secara otomatis. Jadi, data yang muncul di aplikasi adalah data paling mutakhir. Serta dapat langsung dianalisis sebagai dasar pengambilan keputusan.
Baca Juga: Mengenal Database Penggajian Karyawan Beserta Contohnya
Contoh aplikasi SaaS
Berikut ini contoh SaaS yang cukup populer dan biasa digunakan dalam pekerjaan dan bisnis perusahaan di berbagai negara:
a. Google Workspace: Teknologi SaaS ini menawarkan layanan cloud gratis dengan kapasitas 15 GB di samping layanan berbayar. Meliputi Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms, dan GMail, dengan penyimpanan di Google Drive.
b. Zoom: Aplikasi video conference berbasis web ini memungkinkan komunikasi secara remote dengan teknologi cloud computing. Sama seperti Google, layanan Zoom juga tersedia gratis dan berbayar.
c. Office 365: Software online ini tidak asing bagi pengguna Microsoft. Office 365 merupakan SaaS yang terdiri atas Word, Excel, dan PowerPoint. Berbeda dari versi Office sebelumnya (on-premise), Office 365 berbasis cloud sehingga dapat diakses fleksibel.
d. Adobe Creative Cloud: SaaS ini memungkinkan pekerjaan kreatif seperti design dan editing dilakukan di mana saja secara online, dengan tools Photoshop, Illustrator, Premier Pro, InDesign, XD, dan Acrobat.
e. Salesforce: SaaS ini merupakan perangkat lunak costumer relationship management (CRM) yang banyak digunakan oleh marketing, sales, dan costumer service di perusahaan untuk meningkatkan penjualan, pendapatan, dan menjalin hubungan baik dengan konsumen.
Aplikasi SaaS Terbaik di Indonesia
Selain contoh di atas, ada juga contoh aplikasi SaaS Indonesia, yaitu Gadjian dan Hadirr. Kedua aplikasi berbasis web ini dikembangkan oleh startup Fatiha Sakti (Fast-8) dengan menggunakan layanan cloud dari Amazon Web Services (AWS).
Gadjian
Gadjian merupakan aplikasi payroll dan HRIS terbaik untuk menghitung gaji karyawan dan membuat slip gaji secara otomatis, serta mengelola data karyawan, cuti/izin/sakit, BPJS, PPh 21, dan shift kerja karyawan.
Aplikasi Gadjian menawarkan scalability, sehingga software dengan teknologi SaaS ini dapat digunakan untuk SME maupun perusahaan besar. Tersedia dua plan dengan kelengkapan fitur berbeda, yaitu Paket Standar dan Paket Sukses. Jika kamu punya sedikitnya 6 orang karyawan, maka kamu sudah bisa berlangganan software SaaS Gadjian.
Aplikasi ini menyediakan akun demo untuk kamu yang ingin mencoba gratis selama 14 hari sebelum berlangganan. Kamu juga dapat mengundang tim kami untuk konsultasi tentang kebutuhan software HR di perusahaan kamu.
