3 Metode Perhitungan Gaji Prorata Bulanan Karyawan – Gaji prorata (prorate) adalah gaji proporsional yang dihitung berdasarkan banyaknya waktu kerja atau hari kerja karyawan dalam satu periode penggajian.
Perhitungan gaji prorata merupakan praktik umum dalam penggajian perusahaan, karena metode ini merupakan cara paling adil bagi karyawan maupun perusahaan. Karyawan hanya dibayar selama mereka bekerja, dan tidak dibayar jika tidak bekerja.
Prinsip prorata sesuai UU Ketenagakerjaan, Pasal 93 ayat (1), yang menyebutkan bahwa upah tidak dibayar apabila pekerja/buruh tidak melakukan pekerjaan. Misalnya, jika karyawan hanya bekerja 15 hari dalam sebulan, maka gajinya dibayarkan untuk 15 hari saja, bukan gaji sebulan utuh. Karyawan tidak menerima gaji untuk sisa hari di mana ia tidak masuk kerja.
Baca Juga: Begini Perhitungan THR Proporsional yang Tepat
Perhitungan Gaji Prorata
Perhitungan prorata dapat digunakan untuk situasi berikut ini:
- Karyawan yang mulai atau berhenti bekerja di tengah periode penggajian
Misalnya kamu mulai mempekerjakan karyawan baru pada tanggal 10 karena kebutuhan mendesak untuk mengisi jabatan kosong di perusahaan, sementara periode penggajian di perusahaan kamu tanggal 1-30. Pada bulan bersangkutan, gaji karyawan tersebut dihitung dari tanggal 10 sampai 30.
Begitu juga untuk karyawan yang berhenti bekerja. Misalnya karyawan resign per tanggal 21, maka gajinya hanya dibayarkan untuk tanggal 1 sampai 20 bulan bersangkutan.
- Karyawan cuti tak berbayar (unpaid leave)
Beberapa perusahaan mengizinkan karyawan mengajukan cuti di luar tanggungan atau cuti tak berbayar untuk beberapa alasan. Sehingga, selama libur tidak bekerja, karyawan tidak mendapat upah.
Kita biasa menggunakan istilah “potong gaji” untuk karyawan yang mengambil unpaid leave. Namun, yang lebih tepat adalah “gaji tidak dibayar”, mengingat karyawan memang tidak menerima gaji selama tidak hadir atau tidak bekerja.
3 Metode Perhitungan Gaji Prorata
Ada tiga metode perhitungan gaji prorata menurut Depnaker, yakni metode hari kerja, metode hari kalender, dan metode jam kerja. Penjelasan dan perbedaannya seperti di bawah ini.
1. Metode prorata hari kalender
Metode ini menghitung gaji proporsional berdasarkan jumlah hari dalam sebulan menurut kalender. Misalnya, Januari 31 hari, Februari 28 hari, Maret 31 hari, April 30 hari, dan seterusnya.
Dengan metode ini, hari libur, tanggal merah, dan istirahat mingguan termasuk dalam perhitungan. Gaji prorata dihitung dengan membagi jumlah aktual hari karyawan masuk kerja dengan hari kalender, dikalikan gaji sebulan.
Contoh:
Karyawan baru masuk mulai tanggal 12 September 2022 dengan gaji sebulan termasuk tunjangan tetap Rp6.000.000.
Jumlah hari kalender bulan September 2022 adalah 30 hari, sedangkan jumlah aktual hari karyawan bekerja adalah 19 hari (12 September sampai 30 September).
Gaji prorata = 19/30 x Rp6.000.000 = Rp3.800.000
2. Metode prorata hari kerja
Metode ini menghitung gaji prorata berdasarkan hari kerja efektif dalam satu bulan. Hanya hari kerja saja yang dihitung, sedangkan hari libur, tanggal merah, atau istirahat mingguan tidak termasuk.
Hari bekerja dapat dibedakan menjadi dua, yakni 6 hari kerja seminggu dan 5 hari kerja seminggu. Rumus gaji prorata adalah jumlah hari bekerja karyawan dibagi jumlah hari kerja efektif sebulan, dikalikan gaji sebulan.
Contoh:
Karyawan baru masuk mulai tanggal 12 September 2022 dengan gaji sebulan termasuk tunjangan tetap Rp6.000.000, 5 hari seminggu.
Jumlah hari kerja efektif bulan September 2022 untuk 5 hari kerja seminggu adalah 22 hari (Sabtu dan Minggu tidak termasuk), sedangkan jumlah bekerja karyawan adalah 15 hari (12 September sampai 30 September).
Gaji prorata = 15/22 x Rp6.000.000 = Rp4.090.909
Baca Juga: Aturan Sistem Upah Menurut Depnaker
3. Metode prorata jam kerja
Metode ini menghitung gaji proporsional berdasarkan jam kerja. Cara hitungnya cukup sederhana, yakni jumlah jam kerja karyawan dalam sebulan dikalikan upah/gaji per jam.
Jumlah jam kerja karyawan adalah jumlah waktu kerja harian dikalikan jumlah hari bekerja. Sedangkan gaji per jam adalah 1/173 kali gaji sebulan.
Contoh:
Seorang karyawan tidak memiliki saldo cuti tahunan, sehingga ia mengajukan izin cuti tak berbayar selama 7 hari pada tanggal 22-30 September 2022 untuk merawat orang tuanya yang sedang sakit keras. Jika gaji karyawan tersebut Rp6.000.000, berapa gaji yang ia terima bulan September?
Jumlah hari kerja kerja karyawan 15 hari, waktu kerja 8 jam sehari (5 hari kerja), maka:
Gaji prorata = 15 hari x 8 jam x 1/173 x Rp6.000.000 = Rp4.161.850
Praktis! Perhitungan Gaji Prorata dengan Gadjian
Ingin cara mudah tanpa rumus perhitungan gaji prorata seperti di atas? Kamu bisa menggunakan aplikasi HRIS Gadjian.
Software penggajian ini menghitung gaji, tunjangan, uang makan, uang transport, lembur, THR, bonus, dan BPJS, secara otomatis. Gaji prorata juga dapat dihitung dengan mudah tanpa perlu memasukkan rumus.
Kamu hanya perlu melakukan setting aplikasi di menu Pengaturan, dan sub-menu Gaji & LTHR. Pada poin 11, ada pertanyaan soal kebijakan perusahaan dalam menentukan gaji karyawan yang masuk dan keluar tengah tahun. Pilih Gaji Prorata.
Baca Juga: Gunakan Software HR Agar Perusahaan Berkembang
Kemudian pada poin 11a, silakan pilih metode perhitungan prorata yang ingin digunakan: hari kalender, hari kerja, atau input manual.
Untuk input manual, kamu bisa memasukkan angka tetap sebagai pembagi. Misalnya 25, maka pada bulan apa pun, hari kerjanya dihitung 25 hari.
Software payroll Gadjian tidak hanya menghitung pendapatan karyawan, tetapi juga pajak penghasilannya. Dalam slip gaji karyawan, potongan PPh 21 atas penghasilan karyawan sebulan akan muncul otomatis di kolom potongan jika kamu menggunakan hitung gross atau gross up PPh 21.
Coba Gadjian sekarang dan nikmat seluruh proses hitung slip gaji otomatis, cepat, akurat, dan bebas pusing. Login di web Gadjian, dan kelola administrasi penggajian karyawan dari mana saja.
