Aturan Sistem Upah Menurut Depnaker – Jika kamu menjalankan perusahaan, atau bekerja sebagai HR, maka kamu perlu tahu tentang sistem upah di Indonesia, karena hal ini akan berhubungan dengan penggajian di perusahaan.
Upah karyawan swasta sejatinya merupakan domain perusahaan. Meski demikian, pemerintah punya wewenang campur tangan dengan menetapkan kebijakan upah sebagai bentuk perlindungan terhadap pekerja dari eksploitasi.
Selain itu, pemerintah ingin agar upah pekerja dapat memberikan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan. Jadi, jangan sampai imbalan gaji yang kamu bayarkan tidak mencukupi kebutuhan dasar karyawan dan keluarganya.
Singkatnya, kamu boleh menetapkan upah atau gaji berdasarkan kesepakatan dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan. Namun, kesepakatan atau peraturan itu tidak boleh melanggar ketentuan perundang-undangan.
Yuk, kita bahas aturan upah karyawan yang menjadi bagian dari kebijakan upah pemerintah. Kita akan merujuk ke sistem upah Depnaker berdasarkan UU Ketenagakerjaan (termasuk revisi di UU Cipta Kerja) dan Peraturan Pemerintah tentang Pengupahan (PP No 36/2021).
Pendapatan upah dan non-upah
Imbalan atas pekerjaan dalam bentuk penghasilan karyawan dapat dibedakan menjadi dua kelompok yaitu pendapatan upah dan non-upah.
Baca Juga: 3 Metode Menghitung Struktur dan Skala Upah
Pendapatan upah dapat terdiri atas:
a. upah tanpa tunjangan
b. upah pokok dan tunjangan tetap
c. upah pokok dan tunjangan tidak tetap
d. upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap
Apabila diberikan bersama tunjangan tetap, komposisi upah pokok minimal adalah 75% dari jumlah upah pokok dan tunjangan tetap.
Sedangkan pendapatan non-upah dapat terdiri atas tunjangan hari raya (THR) keagamaan, bonus, insentif, uang penggantian fasilitas kerja, dan uang servis pada usaha tertentu.
Namun, hanya THR yang besaran dan cara pembayarannya diatur oleh pemerintah dan wajib diberikan oleh pengusaha. Sedangkan, pendapatan non-upah lainnya dapat kamu tetapkan sesuai kebijakan perusahaan.
Penetapan upah
Kamu dapat menetapkan upah berdasarkan satuan waktu atau satuan hasil. Upah satuan waktu dibedakan menjadi upah per jam, upah harian, dan upah bulanan.
a. Upah per jam hanya boleh diperuntukkan bagi pekerja paruh waktu. Formula upah ini adalah upah sebulan dibagi 126.
b. Upah harian diperuntukkan bagi pekerja harian. Cara menghitungnya adalah upah sebulan dibagi 25 (6 hari kerja) atau upah sebulan dibagi 21 (5 hari kerja).
c. Dan sistem upah sebulan ditetapkan berdasarkan kesepakatan, tetapi tidak boleh lebih rendah dari upah minimum.
Upah minimum
Definisi upah minimum merupakan upah bulanan terendah yang ditetapkan oleh pemerintah, dan hanya berlaku untuk karyawan dengan masa kerja kurang dari satu tahun.
Upah minimum dapat terdiri atas upah tanpa tunjangan, atau upah pokok dan tunjangan tetap. Namun, jika kamu membayarkan upah pokok dan tunjangan tidak tetap (misalnya tunjangan makan harian), maka besarnya upah pokok tidak boleh lebih rendah dari upah minimum.
Upah minimum terdiri atas:
a. upah minimum provinsi (UMP)
b. upah minimum kabupaten/kota (UMK)
UMP ditetapkan gubernur setiap tahun selambat-lambatnya tanggal 21 November tahun berjalan dan berlaku pada 1 Januari tahun berikutnya. Gubernur juga dapat menetapkan UMK paling lambat 30 November, dan nilainya tidak boleh lebih rendah dari UMP.
Penetapan upah minimum didasarkan pada kondisi ekonomi dan ketenagakerjaan, yang mencakup tiga variabel yaitu paritas daya beli, tingkat penyerapan tenaga kerja, dan median upah, yang bersumber dari data lembaga statistik berwenang (BPS).
Jika bisnis kamu termasuk usaha mikro atau kecil, maka boleh dikecualikan untuk tidak menerapkan ketentuan upah minimum. Misalnya, kamu boleh membayar upah karyawan toko di bawah upah minimum berdasarkan kesepakatan, namun dengan ketentuan:
a. minimal 50% dari rata-rata konsumsi masyarakat di tingkat provinsi
b. minimal 25% di atas garis kemiskinan provinsi
Baca Juga: Contoh Perhitungan PPh 21 Upah Harian Karyawan Lepas
Struktur dan skala upah
Ini sifatnya wajib. Perusahaan kamu harus memiliki struktur dan skala upah sebagai pedoman pengupahan untuk menghindari kesenjangan sistem upah.
Struktur dan skala upah (SSU) adalah kisaran upah pokok terkecil hingga terbesar untuk golongan jabatan terendah hingga tertinggi, yang berlaku di perusahaan. SSU ini wajib diberitahukan kepada karyawan bersangkutan, dan diperlihatkan ke pejabat dinas ketenagakerjaan setempat.
SSU disusun dengan memperhatikan kemampuan perusahaan dan produktivitas. Ada beberapa cara menyusun SSU, di antaranya adalah metode ranking sederhana, metode dua titik, dan metode poin faktor.
Kamu juga dapat menggunakan SSU sebagai patokan penawaran gaji yang akan diberikan kepada karyawan baru. Sebaiknya, gaji pokok mereka tidak melebihi kisaran SSU agar tidak membebani kemampuan perusahaan dalam jangka panjang.
Upah kerja lembur
Upah kerja lembur wajib dibayarkan apabila kamu mempekerjakan karyawan melebihi waktu kerja harian (8 atau 7 jam sehari) atau jika kamu meminta karyawan bekerja pada hari libur atau istirahat mingguan. Maksimal lembur pada hari kerja adalah 4 jam sehari dan 18 jam seminggu.
Perhitungan upah lembur wajib mengikuti ketentuan lembur pemerintah di PP No 35/2021, dengan menggunakan upah per jam, yaitu 1/173 kali upah sebulan. Perhitungan upah lembur sedikit rumit, tetapi kamu bisa menghitungnya secara otomatis menggunakan aplikasi payroll Gadjian.
Upah tidak bekerja karena alasan tertentu
Perlu kamu tahu, UU Ketenagakerjaan menyebutkan bahwa upah tidak dibayarkan apabila karyawan tidak bekerja. Namun, ada pengecualian di mana kamu harus tetap membayar upah karyawan meski mereka tidak masuk kerja, apabila karyawan:
a. sakit dan tidak dapat melakukan pekerjaan
b. sakit pada hari pertama dan kedua masa haid
c. menikah, menikahkan anak, mengkhitankan anak, membaptiskan anak, istri melahirkan/keguguran, suami/istri/orang tua/mertua/anak/menantu atau keluarga satu rumah meninggal dunia
d. menjalankan kewajiban terhadap negara
e. melaksanakan kewajiban ibadah yang diperintahkan agamanya
f. menjalankan tugas dari serikat pekerja atas persetujuan pengusaha
g. melaksanakan tugas pendidikan/pelatihan dari perusahaan
h. menjalankan hak istirahat, meliputi istirahat mingguan, cuti, dan istirahat panjang
Bentuk dan cara pembayaran upah
Upah harus dibayarkan dalam bentuk mata uang rupiah RI pada waktu (tanggal) yang telah disepakati dalam perjanjian kerja atau diatur dalam peraturan perusahaan. Dalam satu periode pembayaran, kamu harus membayarkan upah seluruhnya, tidak boleh dicicil.
Pembayaran upah boleh dilakukan harian, mingguan, atau bulanan, tetapi jangka waktunya tidak boleh melebihi 1 bulan. Hal penting lainnya, kamu juga wajib menyertakan bukti pembayaran (slip gaji) yang memuat rincian upah.
Cara pembayarannya boleh langsung atau melalui bank. Jika melalui bank, maka kamu harus memastikan bahwa karyawan dapat mencairkan upah mereka pada tanggal penggajian yang telah disepakati.
Baca Juga: Menghitung Gaji Karyawan Masa Percobaan
Hal-hal yang dapat diperhitungkan dengan upah
Ada beberapa hal yang dapat diperhitungkan dengan upah, yaitu denda, ganti rugi, pemotongan upah, uang muka upah. Termasuk juga, sewa rumah/barang perusahaan, utang atau cicilan utang, dan kelebihan pembayaran upah.
Kamu boleh memotong upah karyawan untuk denda, ganti rugi, dan uang muka upah (kasbon) sesuai dengan perjanjian kerja atau peraturan perusahaan. Sedangkan sewa rumah/barang milik perusahaan atau cicilan utang dipotong dari upah sesuai kesepakatan tertulis.
Untuk kelebihan pembayaran upah bulan lalu, pemotongan upah karyawan bulan ini bisa dilakukan tanpa persetujuan.
Upah sebagai dasar perhitungan hak dan kewajiban
Hak karyawan yang dihitung berdasarkan upah adalah pesangon dan uang penghargaan masa kerja, dalam hal karyawan PKWTT mengalami pemutusan hubungan kerja (PHK) oleh perusahaan. Upah yang dimaksud adalah upah pokok dan tunjangan tetap.
Sistem upah juga dijadikan dasar perhitungan uang kompensasi bagi karyawan PKWT yang telah habis masa kontrak, atau pengakhiran kontrak di tengah jalan.
Perhitungan pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang kompensasi, disesuaikan dengan masa kerja karyawan seperti diatur dalam PP No 35/2021.
Sedangkan kewajiban karyawan yang dihitung dengan upah adalah pajak penghasilan PPh 21 dan iuran BPJS. Namun, pajak PPh 21 tidak selalu dibebankan kepada karyawan, sebab boleh ditanggung perusahaan.
Aplikasi penghitung upah karyawan
Perlu dicatat, pembayaran upah yang terlambat 4 hari atau lebih akan dikenai denda. Itu sebabnya kamu membutuhkan solusi penggajian yang cepat dan andal.
Untuk memudahkan administrasi penggajian dan pekerjaan terkait lainnya, kamu bisa mencoba cara menghitung upah karyawan yang praktis dan efisien menggunakan software cloud Gadjian.
Aplikasi hitung gaji berbasis web ini tidak hanya menghitung gaji dan tunjangan karyawan, tetapi juga upah lembur, BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan, THR, sampai pajak PPh 21 karyawan.
Semua perhitungan di Gadjian berjalan otomatis, sehingga bukan hanya menghemat waktu, tetapi juga sangat minim kesalahan. Dengan menggunakan software as a service ini, kamu tidak perlu pusing dengan kerumitan hitung slip gaji dan komponennya.
Baca Juga: Metode PPh 21 Gross untuk Menghitung Pajak Karyawan
Gadjian juga berfungsi sebagai HRIS software yang dapat kamu gunakan untuk menghitung cuti, izin, dan sakit. Mengelola cuti karyawan jadi lebih efisien tanpa berbelit, di mana pengajuan dan persetujuan cuti dilakukan online di aplikasi.
Jika kesulitan menyusun struktur dan skala upah, Gadjian juga dapat membantu kamu. Aplikasi ini menyediakan metode trend and progressive untuk menyusun struktur dan skala upah lebih mudah.
Klik tombol di bawah ini untuk mencoba aplikasi penggajian terbaik Indonesia yang menawarkan banyak fitur namun dengan harga ekonomis.
