Sebagai pemotong pajak, perusahaan memiliki tiga kewajiban administratif yaitu menghitung PPh Pasal 21 atas penghasilan karyawan, menyetorkan pajak terhitung, dan melaporkan pemotongan PPh 21 ke Direktorat Jenderal Pajak.
Hal ini tercantum dalam UU No. 36 Tahun 2008 yang menyebutkan bahwa pemberi kerja wajib melakukan pemotongan pajak atas penghasilan yang diterima atau diperoleh Wajib Pajak Orang Pribadi
Perhitungan PPh 21 biasanya dilakukan pada tanggal penggajian. Sedangkan penyetoran pajak PPh 21 maksimal adalah tanggal 10 pada bulan berikutnya, dan batas maksimal laporan PPh 21 di DJP Online adalah setiap tanggal 20 pada bulan berikutnya.
Misalnya, gaji karyawan dibayarkan pada tanggal 25 Juli, maka pajak yang terhitung dibayarkan paling lambat pada tanggal 10 Agustus. Kemudian, pelaporan pajak dilakukan paling lambat pada tanggal 20 Agustus.
Jika kamu menggunakan Gadjian, proses pelaporan PPh 21 akan lebih mudah dan lebih cepat. Pasalnya, semua file yang kamu butuhkan untuk persiapan lapor PPh 21 Bulanan telah tersedia di aplikasi payroll ini dalam bentuk file CSV (comma-separated values).
Jenis file CSV PPh 21
Sebelum membuat laporan PPh 21 Masa (bulanan), perlu diketahui lebih dulu apa saja file CSV yang disediakan Gadjian.
- CSV Referensi Pegawai A1: File data karyawan tetap perusahaan yang dapat diimpor ke e-SPT untuk digunakan dalam pelaporan bukti potong tahunan A1. File ini mencakup data administratif, seperti nama, nomor induk karyawan, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), dan alamat karyawan.
- CSV Bukti Potong A1: File ini digunakan untuk impor data pemotongan pajak penghasilan PPh 21 karyawan tetap dan penerima pensiun atau jaminan hari tua. Bukti Potong A1 dibuat setelah potongan PPh 21 atas penghasilan dalam satu tahun pajak selesai dihitung, dari masa perolehan awal sampai masa perolehan akhir.
- CSV I Bulanan: File rekap pemotongan PPh 21 bulanan atas penghasilan karyawan tetap dan penerima pensiun atau jaminan hari tua ini memuat informasi nama karyawan, NPWP, penghasilan bruto, dan potongan PPh 21. CSV I Bulanan digunakan untuk pelaporan e-SPT Masa.
- File CSV Bukti Potong Tidak Final: File ini merupakan rekap bukti potong PPh 21 atas penghasilan pegawai tidak tetap, karyawan lepas, tenaga ahli, dan bukan pegawai. Bukti Potong Tidak Final dapat diimpor ke e-SPT Masa.
Baca Juga: Contoh Surat Paklaring Kerja yang Wajib HRD Ketahui
Selain CSV, Gadjian juga menyediakan PDF Form 1721 A1 yang merupakan bukti potong PPh 21 karyawan tetap dan penerima pensiun atau jaminan hari tua. Form bukti potong ini tersedia di aplikasi dan dapat diunduh oleh karyawan bersangkutan untuk pelaporan SPT Tahunan pribadi mereka.
Ketentuan laporan PPh 21 bulanan
Sebagaimana diatur dalam Pasal 3 Peraturan Dirjen Pajak PER- 02 /PJ/2019, bentuk SPT Masa Pajak Penghasilan yang digunakan untuk laporan PPh 21 bulanan ada dua, yaitu formulir kertas (hard copy) dan dokumen elektronik.
Perusahaan sebagai pemotong pajak diwajibkan menggunakan SPT Masa (bulanan) PPh 21 dalam bentuk dokumen elektronik atau e-SPT apabila:
a. Melakukan pemotongan PPh 21 terhadap pegawai tetap dan penerima pensiun atau tunjangan hari tua yang jumlahnya lebih dari 20 orang dalam 1 masa pajak.
b. Melaksanakan pemotongan PPh 21 Tidak Final selain pemotongan PPh yang disebut huruf a, dengan bukti pemotongan yang jumlahnya lebih dari 20 dokumen dalam 1 masa pajak.
c. Melakukan pemotongan PPh 21 Final dengan bukti pemotongan yang jumlahnya lebih dari 20 dokumen dalam 1 masa pajak.
d. Melaksanakan penyetoran pajak dengan surat setoran pajak atau sarana administrasi lain yang sama kedudukannya dengan surat setoran pajak, yang jumlahnya lebih dari 20 dokumen dalam 1 masa pajak.
Penyampaian SPT elektronik dilakukan melalui e-Filing, dengan cara mengunggah file CSV dari aplikasi e-SPT ke situs web Direktorat Jenderal Pajak atau DJP Online.
Baca Juga: Pelaporan SPT Tahunan Gabungan Suami-Istri
Cara pelaporan PPh 21 bulanan dengan Gadjian
- Buka aplikasi e-SPT di komputer
- Klik Database, kemudian klik Pilih Database, lalu cari di folder, dan pilih mana yang akan dipakai.
- Login dengan memasukkan Username dan Password.
- Kemudian, pilih SPT dan pilih Buat SPT Baru jika ingin membuat laporan untuk bulan baru, atau pilih Buka SPT jika ingin membuka laporan bulan sebelumnya.
- Masukkan Bulan, kemudian klik Buat SPT.
- Selanjutnya, kamu bisa mengimpor data CSV yang telah diperoleh dari aplikasi Gadjian ke SPT baru tersebut. Caranya, klik CSV, pilih Impor, pilih Bukti Potong, dan pilih Pemotongan Pajak Bulanan.
- Unggah file CSV dari payroll software Gadjian dengan membukanya di Buka File, kemudian klik Impor.
- Setelah itu, lakukan pengecekan untuk memastikan apakah file CSV yang sudah diimpor telah masuk di SPT. Caranya, klik Isi SPT, pilih Daftar Pemotongan Pajak, lalu pilih Satu Masa Pajak.
- Untuk pengisian kolom B, jumlah karyawan yang belum dikenai PPh 21 beserta penghasilan bruto mereka juga perlu dimasukkan. Data ini tersedia di Gadjian dalam file README.txt.
- Impor data telah selesai. Klik lagi Isi SPT dan pilih SPT Induk.
- Isi pernyataan dan tanda tangan pihak pemotong pajak. Isi kolom NPWP, Nama, Tanggal, dan Tempat. Selanjutnya klik Simpan.
- Jika sudah melakukan pembayaran melalui e-billing DJP Online, masukkan NTPN-nya di daftar SSP. Masuk ke ISI SPT kemudian pilih Daftar SSP/Pbk 1721-IV.
- Selanjutnya, klik Tambah di pojok kanan bawah. Lengkapi data nominal pajak yang telah disetorkan.
- Untuk lapor SPT PPh 21 ke DJP Online, buat file CSV dengan cara klik CSV lalu pilih Pelaporan SPT.
- Pilih bulan kemudian klik Buat File CSV. Pastikan bahwa kolom PPh Terutang memiliki nominal sama dengan kolom SSP/Pbk.
- Selesai. Kamu tinggal melanjutkan pelaporan SPT di DJP Online.
Baca Juga: Cara Lapor Pajak Perorangan Anti Ribet di Aplikasi Gadjian
Perhitungan PPh 21 Gadjian
Agar laporan pajak masa bulanan betul, cara menghitung PPh 21 juga harus betul. Jika menggunakan Gadjian, kamu tak perlu khawatir dengan hasil hitung PPh 21 online di aplikasi penggajian Indonesia ini.
Sistem hitung kalkulator pajak Gadjian menggunakan peraturan perpajakan paling mutakhir. Sebab, HR software ini selalu diperbarui begitu pemerintah mengubah aturan pajak PPh 21.
Kalkulator PPh 21 Gadjian menghitung otomatis pajak karyawan tanpa campur tangan admin, sehingga risiko kesalahan hitung juga sangat minim. Ini berbeda dengan hitung PPh 21 Excel yang mensyaratkan kecakapan dan ketelitian admin dalam menggunakan rumus-rumus hitung manual.
Peran admin penggajian dalam hitung pajak PPh 21 di Gadjian adalah membuat pengaturan awal dan PPh Awal saja. Selebihnya, proses hitung akan berjalan dengan sendirinya setiap bulan.
Dengan software cloud ini, slip gaji karyawan disusun dan dihitung otomatis, termasuk potongan PPh 21. Selain PPh 21 gaji, tunjangan, dan lembur, Gadjian juga dapat menghitung PPh 21 THR, bonus, komisi, dan setiap jenis pendapatan karyawan yang menjadi objek pajak dengan nama apa pun.
Baca Juga: Rumus Excel Perhitungan PPh 21 dan di Aplikasi Gadjian
Metode hitung PPh 21 yang tersedia di Gadjian yaitu gross (pajak ditanggung karyawan), gross up (perusahaan memberikan tunjangan pajak), dan nett (pajak ditanggung perusahaan).
Tak perlu pusing dengan beragam jenis karyawan di perusahaan kamu, karena Gadjian dapat menghitung PPh 21 tenaga ahli, karyawan tetap, penerima pensiun, serta karyawan tidak tetap, baik secara bulanan maupun tahunan.
Gadjian bukan hanya aplikasi payroll dan hitung pajak yang efisien, tetapi juga HRIS online yang dapat menyelesaikan beragam tugas HR dalam mengelola administrasi karyawan, dari kelola absensi karyawan hingga kelola cuti.
Sumber
UU No. 36 Tahun 2008 tentang Pajak Penghasilan. JDIH Kemenkeu.
Peraturan Dirjen Pajak No. 2 Tahun 2019 tentang Tata Cara Penyampaian, Penerimaan, dan Pengolahan SPT. JDIH Kemenkeu.
