Menyusun slip gaji (payslip) karyawan merupakan pekerjaan administratif rutin HR/Finance setiap penggajian. Sesuai ketentuan pengupahan di Indonesia, slip gaji karyawan swasta wajib diberikan bersamaan dengan pembayaran gaji karyawan.
Peraturan Pemerintah No 36 Tahun 20211 tentang Pengupahan Pasal 53 ayat (2) menyebutkan bahwa pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan.
Selain sebagai bukti pembayaran dan bentuk transparansi, slip gaji juga dapat digunakan karyawan untuk berbagai keperluan, misalnya mengajukan kredit.
Slip Gaji Cetak vs E-Payslip
Sebelum era digital, bukti pembayaran gaji dicetak di kertas, diedarkan dalam amplop tertutup dan dicap “rahasia”. Sebab, informasi gaji tersebut hanya boleh diketahui oleh pengusaha/HR dan karyawan bersangkutan.
Namun, cara ini punya banyak kelemahan. Slip gaji kertas berisiko tercecer atau disalahgunakan orang lain. Di samping itu, prosesnya juga tidak efisien karena membutuhkan kertas, tinta, amplop, dan jasa pengiriman dokumen apabila lokasi karyawan tidak berada di kantor pusat perusahaan.
Belakangan ini, slip gaji telah bergeser ke format digital atau e-payslip yang hanya dapat diakses secara online. Kerahasiaan masih tetap menjadi unsur penting, di mana hanya karyawan yang bersangkutan yang dapat mengakses dan mengunduh slip gaji online.
Selain hemat, slip gaji online juga lebih praktis, dibuat dengan aplikasi payroll dan langsung dapat diakses karyawan persis pada tanggal penggajian. Arsip data slip gaji dari bulan ke bulan disimpan di aplikasi, sehingga lebih rapi dan aman.
Baca Juga: 3 Contoh Template Slip Gaji Karyawan
Format Slip Gaji
Cara membuat slip gaji sederhana bisa dengan menggunakan program Microsoft Word atau Excel. Admin penggajian dapat membuat satu template dan digunakan untuk semua karyawan, kemudian menghitung manual semua komponen slip gaji.
Rumus perhitungan slip gaji:
Gaji bersih = Jumlah pendapatan – Jumlah potongan
Membuat slip gaji di Word dan Excel memang tidak terlalu sulit apabila kondisinya seperti berikut ini:
- Komponen slip gaji tidak banyak
- Jumlah karyawan di perusahaan sedikit
- Jenis industri kecil dan penghasilan karyawan tidak kena pajak
Penghasilan karyawan di bawah PTKP tidak dikenai pajak penghasilan, sehingga tidak repot menghitung pajak PPh 21 di Word atau Excel.
Slip gaji sederhana dapat dibuat dalam format satu kolom, di mana pendapatan dan potongan (pengurangan) dikalkulasi dalam satu kolom. Berikut ini contoh slip gaji satu kolom yang dibuat dengan MS Word:
Sedangkan slip gaji Excel pada umumnya dibuat dalam format dua kolom, yaitu kolom pendapatan di sebelah kiri dan kolom potongan di sebelah kanan. Perhitungannya menerapkan rumus aritmatika di Excel. Berikut ini contohnya:
Baca Juga: Cara Hitung Gaji Prorata dengan Benar dan Simulasinya
Komponen Slip Gaji Online
Slip gaji online terdiri atas pendapatan dan potongan dalam format dua kolom. Dibuat menggunakan aplikasi slip gaji, sehingga proses hitung otomatis berdasarkan data karyawan di aplikasi lebih cepat dan lebih akurat.
E-payslip sangat cocok untuk komponen gaji yang lebih kompleks dan dapat menghitung gaji karyawan dalam waktu singkat.
Komponen dalam slip gaji online:
1. Identitas Perusahaan
Informasi ini biasanya dicantumkan di bagian kepala slip gaji, mencakup nama perusahaan sebagai pihak yang mengeluarkan slip gaji.
2. Identitas Karyawan dan Periode Penggajian
Slip gaji harus memuat informasi identitas karyawan, yakni nama, nomor induk, dan jabatan. Selain itu, slip gaji juga perlu mencantumkan periode penggajian dan juga tanggal pembayaran gaji.
3. Pendapatan
Komponen pendapatan yang utama adalah gaji pokok. Tetapi, karyawan juga bisa memperoleh pendapatan di luar gaji pokok, seperti tunjangan tetap, tunjangan kehadiran, tunjangan makan, tunjangan transportasi, tunjangan BPJS, uang lembur, THR, bonus, komisi, dan lainnya.
4. Potongan
Komponen potongan bisa terdiri atas pajak PPh 21/26, iuran BPJS, denda, cicilan pinjaman, dan potongan lain. PPh 21 adalah komponen paling rumit, dan akan lebih efisien dihitung menggunakan aplikasi.
Baca Juga: Mengenal 9 Jenis Potongan dalam Slip Gaji Karyawan
Aplikasi Slip Gaji Terbaik
Beralih ke slip gaji online merupakan langkah tepat di era digital saat ini. Selain alasan efisiensi, arsip online juga lebih praktis karena penyusunan, pengiriman, dan cek slip gaji dapat dilakukan dari mana saja dan kapan saja.
Gadjian bisa menjadi pilihan terbaik Anda. Aplikasi slip gaji online ini memiliki fitur hitung gaji dan THR, kalkulator BPJS, kalkulator pajak, dan kalkulator lembur karyawan. Jadi, setiap komponen slip gaji dapat dihitung sekaligus.
Menyusun slip gaji dengan Gadjian juga sangat mudah. Anda hanya perlu membuat pengaturan aplikasi di awal dan memasukkan data gaji karyawan. Selebihnya, software payroll berbasis web ini akan menghitung slip gaji karyawan secara otomatis setiap bulan.
Gadjian dapat menghitung slip gaji karyawan tetap PKWTT, karyawan kontrak PKWT, karyawan harian, karyawan lepas, dan tenaga ahli. Aplikasi penggajian cloud ini sangat efisien untuk menyusun slip gaji karyawan dalam jumlah banyak, sekalipun pendapatan dan potongan mereka berbeda-beda.
Jika menggunakan Word atau Excel, Anda butuh waktu beberapa hari di meja komputer menyelesaikan penggajian ratusan karyawan. Dengan Gadjian, pekerjaan Anda akan selesai dalam beberapa menit hingga jam saja.
Sumber
