Peran dan Fungsi General Affair Perusahaan – Ada perusahaan yang menggunakan istilah HRD untuk menyebut bagian SDM mereka, tetapi ada pula yang menggunakan nama HRGA atau Human Resource & General Affair. Perbedaan HRD dan HRGA terletak pada cakupan peran dan tanggung jawab departemen bersangkutan.
Jika HRD lebih fokus mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi, termasuk administrasi personalia, maka HRGA punya tanggung jawab lebih luas, yang juga mencakup urusan administrasi kantor dan operasional secara umum.
Fungsi General Affair (GA) kerap dianggap identik dengan pembelian dan pengadaan barang/jasa, serta menangani segala hal yang berhubungan dengan supplier. Padahal, ini hanya salah satu dari banyak jenis pekerjaan GA.
Mari kita bahas apa peran dan fungsi GA di perusahaan agar lebih jelas perbedaannya dengan HR.
Baca Juga: Contoh Data Karyawan untuk HRD
Peran GA
Sesuai namanya, GA menangani urusan umum di perusahaan. Divisi ini berperan sebagai supporting unit seluruh kegiatan bisnis di organisasi. GA melayani setiap divisi yang ada dalam organisasi dan bertanggung jawab memenuhi kebutuhan mereka.
Jika dibuat dalam daftar pekerjaan, maka peran GA bisa sangat panjang, dari mencari perusahaan alih daya untuk memenuhi kebutuhan HR merekrut satpam dan office boy, menyediakan armada perusahaan, mencari jasa perbaikan/perawatan mesin produksi, mengurus perizinan, hingga menyediakan peralatan kerja.
Secara sederhana, peran GA adalah menyelesaikan semua urusan yang tidak dikerjakan oleh divisi lain, yang menyangkut masalah operasional. Meskipun kebanyakan sifatnya penunjang, jenis pekerjaan GA tidak bisa dianggap remeh karena ikut menentukan kelancaran kegiatan bisnis utama perusahaan.
Staff GA wajib punya pengetahuan administrasi bisnis, manajemen bisnis, serta pengarsipan dan penyimpanan. GA juga perlu menguasai keterampilan komunikasi, sebab selain bekerja dengan tiap divisi di perusahaan, mereka juga banyak berhubungan dengan pihak luar.
Fungsi GA
Peran utama GA di atas dapat diuraikan ke dalam fungsi-fungsi berikut:
1. Pengadaan dan pembelian
Fungsi General Affair yang pertama adalah pembelian inventaris perusahaan. Kebutuhan setiap divisi untuk pengadaan barang ditangani oleh GA, baik pembelian baru atau penggantian barang yang rusak, seperti komputer, printer, dan alat produksi.
Setiap pengadaan harus mempertimbangkan prinsip efisiensi, serta memperhatikan kualitas dan spesifikasi barang menurut kebutuhan perusahaan. Untuk itu, staff GA dituntut memiliki jaringan beragam supplier dan vendor agar dapat membandingkan kualitas dan harga yang ditawarkan.
Pengadaan tidak hanya menyangkut barang, tetapi juga jasa atau layanan, misalnya menentukan provider internet, jasa kebersihan (cleaning service) kantor, jasa perbaikan, jasa ekspedisi, dan lainnya.
2. Pemeliharaan
Selain membeli inventaris kantor, GA juga punya tugas untuk memelihara aset perusahaan. Tidak hanya perbaikan dan perawatan berkala, GA juga perlu mendata dan mendokumentasikan setiap barang, termasuk membuat catatan mutasi inventaris kantor untuk mengetahui pergerakan barang tersebut.
Pengelolaan dan pemeliharaan inventaris amat penting dilakukan agar perusahaan punya kendali terhadap semua asetnya. Ini akan memudahkan perhitungan kekayaan perusahaan, serta membantu menekan risiko kerugian akibat kerusakan atau kehilangan aset.
Baca Juga: 4 Contoh Laporan HRD Excel yang Wajib Anda Tahu
3. Penilaian aset
Barang inventaris kantor akan mengalami depresiasi atau penyusutan nilai seiring berjalannya waktu. Artinya nilai barang yang digunakan terus menerus tidak akan sama dengan nilai barang saat dibeli. Karena itu, selain pendataan inventaris, GA juga bertugas membuat penilaian aset perusahaan secara cermat.
Selain mengetahui nilai aset dan memudahkan audit, manfaat penilaian aset adalah mengetahui barang apa saja yang hampir habis nilai gunanya dan perlu penggantian. Ini akan membantu perencanaan belanja inventaris secara efisien.
4. Pembayaran
Fungsi selanjutnya adalah pembayaran. GA mengurus semua tagihan berkala yang dialamatkan ke perusahaan, seperti listrik, air, telepon, WiFi, sewa transportasi, biaya servis, dan sebagainya. GA juga mengatur pembayaran di muka untuk pengadaan barang/jasa yang disediakan supplier dan menyelesaikan tagihan.
Namun tidak terbatas pada tagihan, GA juga punya tugas menghitung dan membayar upah pekerja lepas harian berdasarkan upah harian atau upah satuan. Bahkan, GA juga berwenang menetapkan besaran upah harian.
5. Renovasi dan pengembangan
Masih terkait dengan fungsi pemeliharaan, GA juga memiliki tugas menangani renovasi bangunan kantor, perbaikan ruang kerja, serta pembukaan kantor cabang baru. Pekerjaan ini juga menyangkut penyediaan tempat bekerja yang nyaman, aman, bersih dan sehat bagi karyawan.
GA bertugas mencari jasa kontraktor, mengatur pekerjaan, dan memastikan kelangsungan operasional bisnis selama masa perbaikan atau pembangunan, termasuk menyewa ruangan atau gedung sementara.
6. Perizinan
Pekerjaan GA lainnya adalah mengurus perizinan di instansi negara dan kepolisian, misalnya ketika perusahaan akan mengadakan event besar. GA juga menangani pembayaran pajak bumi dan bangunan, pajak kendaraan bermotor milik perusahaan, dan administrasi lain yang berhubungan dengan kantor pemerintah
7. Pembuatan laporan berkala
Fungsi ini menyangkut perencanaan anggaran belanja, baik untuk pengadaan, pemeliharaan, dan pembayaran barang/jasa serta kebutuhan penunjang operasional kantor. GA membuat laporan berkala mengenai aset dan beban biaya, dan menyampaikannya kepada manajemen perusahaan.
Aplikasi Digital untuk Kelola Inventaris
Butuh software pengelolaan inventaris? Kamu dapat menggunakan aplikasi Gadjian General Affair (GAGA) untuk mempermudah pekerjaan kamu dalam mengelola aset dan inventaris kantor secara rapi dan efisien.
Fitur ekstra dari sistem payroll Gadjian ini memudahkan kamu mendata aset, menambah daftar barang, melacak dan mencatat mutasi dan pergerakan inventaris, menjadwalkan pemeliharaan berkala, sampai dengan menghitung depresiasi nilai aset perusahaan secara akurat.
GAGA juga dilengkapi dengan QR code generator yang memudahkan inventarisasi aset perusahaan dengan cepat, mudah, dan praktis. Semua data digital tercatat real-time dan dapat diakses setiap saat.
Baca Juga: Kelola Daftar Inventaris Kantor Pakai Software HRD
Modul manajemen aset GAGA terpasang di aplikasi HRD berbasis web Gadjian, dan tersedia gratis untuk mengelola 50 unit aset perusahaan kamu. Untuk jumlah inventaris lebih banyak, kamu bisa mendaftar berlangganan dengan harga terjangkau mulai Rp75.000 per bulan untuk mengelola 500 unit aset.
Yuk, dapatkan akses gratis GAGA dengan mendaftarkan perusahaan kamu sebagai pengguna Gadjian, aplikasi manajemen karyawan terbaik di Indonesia yang telah dipercaya ratusan perusahaan.
