Aturan Pemotongan Gaji Berdasarkan Absensi- Apakah pengusaha boleh memotong gaji karyawan yang tidak masuk kerja atau tidak melakukan pekerjaannya?
Tentu saja boleh jika mengacu ke UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003. Tetapi, pemotongan gaji berdasarkan absensi harus mempertimbangkan jenis alasan ketidakhadiran karyawan, yang dapat dikelompokkan seperti berikut:
- Menjalankan hak istirahat
- Izin cuti yang diatur UU Ketenagakerjaan
- Cuti tidak berbayar
- Mangkir
Apabila sebab ketidakhadiran adalah poin (a) dan (b) maka pengusaha tidak boleh memotong gaji karyawan, karena keduanya merupakan hak libur berbayar karyawan yang dijamin UU. Tetapi, jika sebab tidak hadir adalah poin (c) dan (d) maka pengusaha diperbolehkan memotong gaji karyawan.
Baca Juga: Mengenal 9 Jenis Potongan dalam Slip Gaji Karyawan
Jenis Ketidakhadiran yang Tetap Digaji
Karyawan yang tidak hadir atau tidak bekerja karena menjalankan hak istirahat maupun izin cuti yang diatur dalam UU Ketenagakerjaan tetap memperoleh upah selama masa libur kerja, yaitu apabila karyawan absen dengan alasan:
- Mengambil hak cuti tahunan atau cuti besar
- Menjalankan cuti melahirkan/keguguran
- Sakit dan tidak dapat melakukan pekerjaan
- (Karyawan perempuan) sakit saat haid hari pertama dan kedua
- Menikah, menikahkan anak, mengkhitankan/membaptiskan anak, istri melahirkan/keguguran, suami/istri/anak/menantu/orang tua/mertua/anggota keluarga satu rumah meninggal dunia
- Menjalankan kewajiban terhadap negara
- Menjalankan ibadah yang diperintahkan agamanya
- Karyawan bersedia melakukan pekerjaan yang diperjanjikan, namun pengusaha belum mempekerjakannya
- Melaksanakan tugas serikat pekerja atas persetujuan pengusaha
- Melaksanakan tugas pendidikan dari perusahaan
Jenis Ketidakhadiran dengan Pemotongan Gaji
Pengusaha diperbolehkan memotong gaji karyawan apabila alasan tidak masuk kerja karena izin cuti tidak berbayar (unpaid leave) atau mangkir karena alasan yang tidak bisa diterima atau tanpa alasan. Landasan pemotongan gaji adalah asas no work no pay :
1. Pasal 93 ayat (1) UU Ketenagakerjaan:
Upah tidak dibayar apabila pekerja/buruh tidak melakukan pekerjaan.
2. Pasal 40 PP Pengupahan No 36 Tahun 2021:
Upah tidak dibayar apabila pekerja/buruh tidak masuk bekerja dan/atau tidak melakukan pekerjaan.
Selama cuti tidak berbayar atau mangkir kerja, karyawan bersangkutan tidak menjalankan pekerjaan yang diperintahkan pengusaha, sehingga upahnya boleh tidak dibayarkan. Pemotongan gaji dihitung sesuai dengan jumlah hari karyawan tidak bekerja atau tidak masuk kerja.
Misalnya, karyawan mangkir 2 hari, maka gajinya dipotong 2 hari. Atau bila karyawan mengambil cuti tidak berbayar 5 hari, maka gajinya dipotong 5 hari. Asas no work no pay ini merupakan bentuk keadilan karena hak hanya dibayarkan untuk kewajiban yang telah dijalankan.
Perhitungan Pemotongan Gaji Karyawan
Pemotongan gaji berdasarkan absensi didasarkan pada perhitungan prorata, yaitu perbandingan jumlah ketidakhadiran terhadap jumlah hari kerja dalam sebulan. Rumus hitungnya seperti berikut:
Contoh, seorang karyawan dengan gaji Rp6.000.000 mangkir kerja selama 2 hari. Jika hari kerja efektif bulan bersangkutan adalah 24 hari, maka perhitungan potongan gajinya adalah:
2/24 x Rp6.000.000 = Rp500.000
Pada saat penggajian, karyawan tersebut menerima gaji Rp5.500.000.
Sekalipun pengusaha boleh memotong gaji berdasarkan ketidakhadiran, perlu diingat bahwa ketentuan pemotongan gaji karyawan tidak boleh melebihi 50% dalam setiap pembayaran upah. Hal ini diatur dalam Pasal 65 PP Pengupahan.
Baca Juga: Contoh Bukti Potongan Pajak Penghasilan PPh 21
Pentingnya Data Absensi Karyawan
Untuk menerapkan pemotongan upah berdasarkan ketidakhadiran, kamu perlu memiliki data absensi karyawan yang akurat. Mengelola data absensi bisa dilakukan secara manual melalui rekap kehadiran berkala. Tetapi, kamu harus cermat dalam input data, dan membedakan ketidakhadiran yang diupah dan yang tidak diupah.
Jika tidak, maka perhitungan gaji juga akan keliru. Misalnya, karyawan yang tidak masuk 1 hari karena keluarganya meninggal dunia tidak dibayar upahnya, padahal menurut UU yang bersangkutan berhak atas upah meski tidak bekerja.
Problem lainnya adalah menghitung absensi karyawan remote, sales, pekerja lapangan, dan sejenisnya, yang bekerja di luar kantor. Mesin fingerprint stasioner tidak mendukung presensi karyawan jenis ini, sebab mereka tidak akan tercatat hadir meski mereka bekerja/melakukan pekerjaan.
Aplikasi Kelola Absensi dan Gaji Karyawan
Agar punya data akurat, kamu perlu sistem kelola absensi dan penggajian yang andal dan efisien. Kamu bisa menggunakan aplikasi presensi online Hadirr dan aplikasi payroll Gadjian.
Hadirr merupakan e-absensi yang mencatat kehadiran karyawan secara online dengan teknologi anti-fake GPS dan face recognition. Karena dapat digunakan untuk memantau kehadiran di multi-lokasi, Hadirr mendukung sistem pelaporan kehadiran karyawan remote dan pekerja luar kantor dengan menggunakan smartphone.
Selain fitur utama absensi/presensi digital, Hadirr juga bisa digunakan untuk mencatat jam lembur, mengatur shift kerja, memantau jadwal kerja, dan mengelola reimbursement karyawan.
Data absensi karyawan di aplikasi Hadirr dapat diimpor ke aplikasi Gadjian untuk perhitungan gaji karyawan. Ini lebih praktis dan minim kesalahan dibanding input data manual.
Karena kedua aplikasi ini terintegrasi, maka sinkronisasi data berjalan otomatis, misalnya data absensi di Hadirr dan data cuti/izin/sakit karyawan di Gadjian. Contohnya, karyawan yang absen karena cuti tahunan tidak akan menyebabkan pemotongan gaji di sistem payroll.
Baca Juga: 7 Pilihan Sistem Absensi Berbasis Web Terbaik
Dengan fitur hitung gaji online, Gadjian memudahkan HR menghitung payroll secara otomatis dan akurat; mengalkulasi gaji, tunjangan, lembur, THR, bonus, BPJS dan PPh 21; sekaligus menyusun slip gaji online karyawan. Sistem cloud ini jauh lebih efisien dibandingkan penggajian dengan Excel.
Jadi, jika ingin mengelola absensi dan penggajian karyawan secara praktis, hemat, dan bebas pusing, Gadjian dan Hadirr adalah aplikasi terbaik yang perlu kamu coba.
