Sistem Penggajian Payroll Karyawan dengan Software Online – Payroll adalah pengelolaan administrasi penggajian yang mencakup perhitungan hingga pembayaran gaji karyawan. Proses payroll dapat dilakukan secara manual atau dengan menggunakan aplikasi atau software online.
Sistem penggajian payroll manual melibatkan peran sentral admin HR/Finance dalam pencatatan, perhitungan, hingga pembayaran gaji. Admin penggajian mengelola data karyawan, menghitung gaji, membuat dan mengedarkan slip gaji, hingga melakukan pembayaran gaji.
Proses ini bisa memakan waktu beberapa hari hingga beberapa minggu dan menghabiskan puluhan jam kerja. Semakin banyak karyawan, proses payroll juga semakin lama. Itu sebabnya, payroll manual tidak efisien jika diterapkan untuk perusahaan besar.
Karena seluruhnya dikerjakan oleh admin, risiko human error dalam kalkulasi gaji manual juga tinggi, sekalipun menggunakan rumus hitung di spreadsheet. Salah hitung komponen atau salah memasukkan data dapat berakibat keliru menghitung gaji karyawan.
Baca Juga: Rumus Menghitung Komponen Gaji Karyawan
Proses Payroll dengan Aplikasi
Cara membuat payroll gaji secara umum melibatkan proses berikut:
- Mengumpulkan data penggajian yang relevan, seperti rekap kehadiran dan jam lembur. Data tersebut digunakan sebagai variabel hitung tunjangan kehadiran dan upah lembur.
- Menghitung setiap komponen gaji, baik yang sifatnya teratur (gaji, tunjangan tetap) maupun tidak teratur (bonus, THR), dan membuat daftar gaji karyawan. Jika perusahaan memberikan tunjangan pajak, maka perlu dihitung lebih dulu besaran tunjangan PPh 21 tersebut.
- Membuat formulir slip gaji dan menghitung gaji bersih karyawan setelah dikurangi potongan iuran BPJS, asuransi, dan pajak PPh 21.
- Membayar gaji karyawan sesuai dengan slip gaji secara langsung atau melalui bank.
Sistem payroll perusahaan dengan aplikasi online memungkinkan semua proses di atas dapat dilakukan lebih cepat, dan bisa diselesaikan dalam hitungan jam. Proses menghitung payroll dilakukan secara otomatis oleh kalkulator online, sehingga tidak membutuhkan banyak campur tangan admin penggajian.
Aplikasi payroll memotong waktu kerja, meningkatkan akurasi, dan menghemat biaya perusahaan. Dengan sedikit sumber daya, perangkat lunak ini dapat diandalkan untuk menyelesaikan penggajian ratusan karyawan perusahaan dengan risiko error yang sangat minim.
Menghitung kehadiran
Aplikasi payroll menggunakan data kehadiran karyawan untuk menghitung tunjangan kehadiran, seperti uang makan atau transport. Data kehadiran juga dipakai sebagai dasar perhitungan gaji karyawan lepas harian, di mana upahnya dibayarkan berdasarkan jumlah hari bekerja.
Data kehadiran dapat diperoleh dari mesin absensi sidik atau dari aplikasi absensi mobile. Jika menggunakan aplikasi payroll Gadjian, maka data kehadiran karyawan tinggal diimpor dari aplikasi absensi Hadirr atau dari mesin fingerprint. Proses ini lebih praktis dibanding rekap manual.
Menghitung lembur
Salah satu bagian dari payroll karyawan adalah menghitung uang lembur berdasarkan data jam lembur karyawan. Perhitungan ini menggunakan rumus hitung upah lembur yang ditetapkan oleh peraturan pemerintah, dengan menggunakan upah per jam sebagai basis pengali.
Aplikasi payroll menyederhanakan proses ini. Dengan menggunakan data jam lembur karyawan, sistem di aplikasi akan menghitung otomatis upah lembur karyawan. Aplikasi absensi Hadirr dapat mencatat jam lembur karyawan, lalu data tersebut diimpor ke Gadjian untuk perhitungan upahnya.
Baca Juga: Contoh Form Lembur Karyawan yang Wajib HRD Ketahui
Menghitung THR dan bonus
Aplikasi payroll juga dapat menghitung jenis penghasilan karyawan yang bersifat tidak teratur, seperti tunjangan hari raya (THR) keagamaan dan bonus karyawan.
Gadjian memiliki kalkulator THR untuk menghitung tunjangan ini sesuai ketentuan pemerintah, yaitu berdasarkan data masa kerja. Karyawan yang masa kerjanya 12 bulan atau lebih mendapat THR 1 bulan upah, dan karyawan yang masa kerjanya kurang dari 12 bulan mendapat THR proporsional sebesar masa kerja/12 x upah sebulan.
Sedangkan perhitungan bonus dapat menggunakan data hasil penilaian kinerja atau produktivitas karyawan.
Menghitung BPJS
Menghitung BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan juga bisa menggunakan aplikasi payroll. Sistem perangkat lunak akan menggunakan data gaji karyawan sebagai dasar perhitungan dengan menerapkan persentase iuran BPJS yang ditetapkan pemerintah.
Payroll system Gadjian dapat menghitung tunjangan BPJS yang diberikan perusahaan maupun premi BPJS yang harus dipotong dari gaji karyawan. Proses ini berjalan otomatis dengan kalkulator online dan hasilnya muncul di slip gaji karyawan.
Menghitung gaji
Perhitungan gaji karyawan paling pokok adalah menghitung gaji itu sendiri, baik gaji saja atau gaji pokok beserta tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap. Aplikasi payroll memudahkan perhitungan gaji untuk karyawan tetap, karyawan kontrak, maupun karyawan lepas.
Software online Gadjian tidak hanya menghitung penggajian karyawan tetapi juga membantu admin dalam pembukuan gaji dan membuat jurnal beban gaji perusahaan. Jadi, aplikasi payroll ini juga dapat membantu menata administrasi gaji di perusahaan lebih rapi.
Menghitung pajak karyawan
Menghitung pajak penghasilan karyawan merupakan salah satu pekerjaan yang paling rumit dalam penggajian dan menghabiskan waktu. Selain itu, perhitungan PPh 21 harus mengikuti peraturan perpajakan yang kerap berubah. Namun, semua masalah ini bisa dibereskan dengan aplikasi payroll.
Gadjian memiliki kalkulator pajak untuk menyelesaikan perhitungan PPh 21 karyawan dengan metode gross, gross up, dan nett. Software ini juga bisa menghitung otomatis tunjangan pajak PPh 21 yang diberikan perusahaan, tanpa perlu rumus hitung manual.
Membuat slip gaji dan membayar gaji
Aplikasi payroll juga memudahkan admin penggajian menyusun slip gaji tanpa perlu form Excel lagi. Slip gaji online sangat praktis, lebih aman, dan lebih mudah diakses karyawan pada tanggal penggajian.
Selain membuat slip gaji online, software payroll Gadjian juga memudahkan pembayaran gaji karyawan lewat fitur e-banking yang terintegrasi. Dengan satu kali klik di aplikasi, gaji seluruh karyawan akan masuk ke rekening masing-masing, tak perlu repot transfer satu per satu.
Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Per Jam Menurut UU Terbaru
Gadjian adalah Software as a Service (SaaS) yang praktis dan efisien, karena langsung dapat digunakan untuk menjalankan sistem penggajian payroll karyawan tanpa perlu install dan update. Cukup dengan mendaftar berlangganan, kamu dapat menggunakan aplikasi penggajian berbasis web ini di mana saja dan kapan saja.
