Dalam setiap proses hiring, tim perekrut atau HR akan membuat laporan rekrutmen karyawan yang merangkum proses pengisian posisi kosong di dalam perusahaan. Dokumen ini tidak hanya mencakup informasi penting terkait tahapan seleksi dan data statistik pelamar, tetapi juga kesimpulan tentang efektivitas strategi rekrutmen.
Untuk apa laporan rekrutmen dibuat?
Tujuan utama penyusunan laporan rekrutmen dan seleksi karyawan adalah untuk memudahkan manajemen perusahaan mengevaluasi proses rekrutmen yang telah dilakukan, termasuk menilai apakah metode yang digunakan tim perekrut dan sumber daya yang dikeluarkan perusahaan mampu menghasilkan kandidat yang tepat.
Dokumen ini digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Misalnya, jika metode rekrutmen kurang efektif, di mana investasi biaya dan waktu tidak sebanding dengan hasil — karena mendapatkan kandidat yang kurang memuaskan — maka strategi perekrutan perlu diubah atau tim perekrut dapat mempertimbangkan pendekatan lain.
Jadi, penyusunan laporan rekrutmen cukup penting bagi perusahaan karena dapat membantu perbaikan sistem rekrutmen. Data laporan memudahkan manajemen perusahaan menganalisis dan mengidentifikasi titik tahapan seleksi yang berhasil, gagal, atau membutuhkan perbaikan dan peningkatan. Laporan ini juga dapat digunakan untuk tujuan perencanaan SDM organisasi.
Baca Juga: Perbedaan Rekrutmen dan Seleksi: Tujuan, Metode & Tantangan
Komponen laporan rekrutmen karyawan
Apa saja komponen di dalam laporan rekrutmen?
Laporan rekrutmen karyawan perusahaan pada umumnya terdiri atas beberapa komponen utama, antara lain:
1. Tujuan rekrutmen: yaitu penjelasan mengenai kebutuhan perusahaan akan karyawan, tujuan rekrutmen, periode perekrutan, dan tim perekrut — tim HR internal atau menyewa jasa agen rekrutmen atau headhunter.
Contohnya, tujuan rekrutmen adalah mengisi dua posisi kosong di organisasi, yaitu marketing manager dan software engineer yang ditinggalkan oleh karyawan yang resign.
2. Metode rekrutmen: yaitu uraian mengenai metode yang digunakan untuk menjaring kandidat, sumber perekrutan, media yang digunakan untuk menyebarkan iklan lowongan kerja — media sosial, situs pencari kerja, referral karyawan, job fair — serta alasan mengapa memilih menggunakan pendekatan ini.
3. Data pelamar: yaitu informasi yang menggambarkan jumlah pelamar yang masuk, jumlah yang memenuhi kualifikasi, jumlah yang dipanggil wawancara, dan jumlah yang lolos tes.
Data kuantitatif ini memberikan gambaran seberapa banyak orang tertarik melamar dan angka konversinya. Selain statistik, bagian ini juga bisa mencakup data keragaman pelamar, termasuk gender, latar pendidikan, etnis, dan lainnya, apabila perusahaan menghendaki lingkungan kerja yang inklusif.
4. Tahapan seleksi: yaitu penjelasan tentang proses seleksi karyawan dari satu tahap ke tahap lainnya, misalnya wawancara, tes keterampilan, dan assessment lainnya. Bagian ini bisa digambarkan dalam bentuk flowchart rekrutmen karyawan seperti contoh di bawah ini:
5. Waktu dan biaya: bagian ini menjelaskan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses rekrutmen dan mengisi posisi kosong di organisasi, serta biaya aktual yang dikeluarkan perusahaan untuk memperoleh seorang kandidat. Waktu dan biaya digunakan untuk mengukur efisiensi rekrutmen.
6. Hasil akhir: yaitu penjelasan mengenai profil kandidat yang diperoleh, termasuk kualitas dan tingkat kesesuaian dengan jenis pekerjaan yang dibutuhkan perusahaan, serta kebutuhan khusus untuk proses onboarding, misalnya pelatihan kandidat.
7. Kendala dan tantangan: apabila ada kendala dan tantangan dalam proses rekrutmen, maka perlu dijelaskan di bagian ini, sekaligus saran dan rekomendasi untuk rekrutmen ke depan. Misalnya, perlunya menggunakan software ATS, yakni perangkat lunak sistem pelacakan pelamar yang berguna untuk mengefisienkan proses seleksi.
8. Kesimpulan: rangkuman dari proses rekrutmen secara keseluruhan — apakah sesuai telah dengan tujuan yang diinginkan.
9. Lampiran: Jika ada dokumentasi proses seleksi dapat dicantumkan di bagian lampiran, misalnya daftar karyawan yang dipanggil wawancara dan hasil tes keterampilan.
Contoh laporan rekrutmen karyawan
Analisis laporan rekrutmen karyawan
Dari laporan rekrutmen karyawan, kita bisa menganalisis dan menilai seberapa efektif dan efisien proses hiring yang telah dilakukan. Ada beberapa indikator yang bisa membantu kita memahami apakah metode dan proses yang dijalankan oleh tim perekrut memberikan hasil optimal. Apa saja?
Baca Juga: Cara Hitung ROI Rekrutmen Karyawan
1. Waktu
Waktu untuk mengisi posisi kosong adalah metrik yang mengukur durasi dari saat posisi dibuka hingga kandidat diterima dan mulai bekerja. Dari laporan rekrutmen, kita bisa mengetahui apakah waktu aktual lebih lama, lebih singkat, atau sama dengan waktu yang direncanakan. Tentu saja, semakin singkat waktu yang diperlukan untuk mengisi posisi, semakin efisien proses rekrutmen tersebut.
2. Biaya
Biaya yang tercantum di laporan rekrutmen mencakup total pengeluaran perusahaan untuk merekrut karyawan. Jika biaya yang dikeluarkan lebih kecil dari biaya yang direncanakan, maka prosesnya efisien dan perusahaan melakukan penghematan. Sebaliknya, jika melebihi estimasi, berarti metode rekrutmen tidak efisien.
Menghitung biaya per perekrutan tidak hanya membantu perusahaan memahami seberapa efisien mereka, tetapi juga berguna dalam perencanaan SDM dan perhitungan return on investment atau ROI rekrutmen.
3. Tingkat konversi
Jumlah pelamar yang memenuhi kualifikasi yang ditetapkan dalam iklan lowongan adalah indikator penting. Rasio pelamar yang memenuhi syarat dan dipanggil wawancara dibandingkan dengan total pelamar memberikan gambaran tentang seberapa baik iklan lowongan menarik kandidat yang tepat. Rasio yang tinggi menunjukkan bahwa iklan lowongan efektif dalam menjangkau pelamar yang sesuai.
4. Sumber perekrutan
Mengetahui saluran dan metode rekrutmen yang efektif menarik kandidat berkualitas cukup berguna untuk perekrutan selanjutnya. Dengan menganalisis persentase kandidat yang diterima berdasarkan sumber — misalnya iklan lowongan, referral, agen rekrutmen) — perusahaan dapat menentukan saluran mana yang paling menjanjikan dan fokus pada strategi yang memberikan hasil terbaik.
Dengan lebih banyak kandidat yang memenuhi kualifikasi, akan tersedia banyak pilihan bagi perekrut untuk membuat keputusan. Selain itu, dengan fokus pada saluran atau sumber yang mendatangkan kandidat potensial, proses penyaringan juga lebih cepat karena tim perekrut tidak perlu menghabiskan waktu memeriksa CV kandidat yang tidak memenuhi syarat.
5. Kesesuaian kandidat
Dari laporan rekrutmen karyawan, kita juga bisa mengetahui indikator lain, yaitu tingkat kesesuaian kandidat terhadap kualifikasi jabatan dan kebutuhan organisasi. Penilaian dari manajer atau tim perekrut mengenai kesesuaian kandidat dengan posisi dan budaya perusahaan dapat memberikan gambaran tentang efektivitas proses rekrutmen.
Baca Juga: Jenis Bias dalam Rekrutmen dan Tips Sederhana untuk Menguranginya
Optimalkan perekrutan dengan ATS recruitment software
Aplikasi Gadjian memiliki GATS, yakni modul rekrutmen karyawan yang berbasis sistem pelacakan pelamar ATS. Salah satu kelebihan ATS adalah mampu menyaring ribuan lamaran dalam waktu singkat, sehingga mengubah proses yang biasanya memakan waktu berhari-hari menjadi hanya beberapa jam.
GATS membantu perusahaan kamu meningkatkan kualitas rekrutmen. Sistem ini menggunakan algoritma untuk menilai dan menyaring kandidat berdasarkan kecocokan kata kunci yang diatur, dan memastikan bahwa hanya kandidat yang memenuhi syarat yang akan diteruskan ke tahap selanjutnya.
Selain itu, software rekrutmen online Gadjian membantu kamu mengurangi biaya rekrutmen dengan meminimalkan kebutuhan untuk job ad yang mahal dan biaya administrasi lainnya, sehingga kamu dapat memenangkan kandidat terbaik tanpa menguras anggaran. Pasang iklan lowongan kerja kamu di Gadjian Jobsite tanpa biaya alias gratis.
Dengan software rekrutmen karyawan berbasis web ini, kamu bisa mengatur dan memantau setiap tahapan proses seleksi dari dashboard aplikasi. Keunggulan lain dari GATS adalah kolaborasi real-time yang memungkinkan tim HR dan perekrut untuk berbagi profil kandidat dan memberikan umpan balik secara langsung, sehingga keputusan perekrutan dapat diambil secara kolektif, lebih cepat, dan lebih efektif.
Dengan semua data kandidat yang tersimpan di cloud, kamu dapat mengakses informasi penting kapan saja dan di mana saja, tanpa khawatir kehilangan data.
Jadi, jika kamu ingin software payroll terbaik sekaligus aplikasi rekrutmen yang efisien dari segi waktu, menghemat biaya, meningkatkan kualitas rekrutmen, mendukung kolaborasi tim, memberikan akses mudah dan cepat, menyimpan database, dan melacak talenta terbaik, maka Gadjian adalah pilihan tepat.
Ingin tahu lebih banyak bagaimana Gadjian membantu kamu? Aplikasi ini menawarkan percobaan gratis selama 14 hari. Daftar sekarang dan bangun tim impian kamu untuk sukses.
