Setiap perusahaan pasti memiliki tujuan yang ingin dicapai. Ada yang berupa tujuan keseluruhan, ada juga tujuan untuk setiap divisi, bahkan masing-masing individu karyawan. Untuk mengukur apakah kinerja karyawan sudah relevan dengan tujuan yang ada, maka Anda dapat membuat form penilaian KPI karyawan.
Format penilaian karyawan umumnya terdiri atas target atau KPI kinerja karyawan yang harus dicapai, realisasi target dan penilaian akhir. Anda dapat menggunakan Microsoft Excel agar penilaian kinerja karyawan menjadi lebih terstruktur, efisien dan mudah diakses.
Berikut dijelaskan panduan praktis membuat, menganalisis dan mengelola kinerja karyawan melalui form penilaian KPI karyawan beserta contoh template-nya.
Pentingnya Menilai Kinerja Karyawan
Berikut tiga alasan utama mengapa form penilaian kinerja sangat penting untuk perusahaan:
Mengidentifikasi karyawan berkinerja tinggi
Penilaian kinerja memberikan gambaran performa setiap karyawan dengan objektif. Hal ini berguna untuk mengevaluasi setiap karyawan dan memberikan bantuan informasi sebagai bahan pengambilan keputusan, misalnya memberikan penghargaan untuk karyawan yang sudah mencapai atau melebihi target yang ditentukan.
Baca Juga: Cara Membuat KPI Karyawan dan Contoh Perhitungannya
Merencanakan pengembangan karier karyawan
Melalui penilaian kinerja, HR dapat mengidentifikasi area yang memerlukan peningkatan, sehingga dapat ditindaklanjuti dengan membuat rencana pelatihan dan pengembangan kompetensi sesuai kebutuhan karyawan.
Meningkatkan loyalitas karyawan
Penilaian kinerja yang terukur memotivasi karyawan untuk menunjukkan kemampuan terbaik mereka. Terlebih jika disertai penghargaan seperti bonus dan peluang kenaikan gaji. Dengan adanya data penilaian yang valid, HR dapat menentukan strategi efektif untuk meningkatkan loyalitas dan motivasi kerja karyawan.
Persiapan Sebelum Membuat Form Penilaian Kinerja
Sebelum membuat form penilaian kinerja karyawan Excel, terdapat beberapa poin penting yang perlu Anda perhatikan agar form tersebut efektif dan relevan.
Menentukan tujuan penilaian
Perusahaan harus tahu tujuan melakukan penilaian kinerja, apakah untuk evaluasi rutin, pemberian bonus dan promosi atau pemetaan pengembangan karyawan.
Untuk menentukan ini, perusahaan bisa melakukan penilaian kondisi perusahaan terlebih dahulu, seperti tantangan yang dihadapi, aspek yang perlu ditingkatkan dan tujuan yang ingin diraih di masa depan.
Misalnya, perusahaan Anda mengalami penurunan revenue akibat rendahnya trafik kunjungan toko dan e-commerce, maka penilaian kinerja dapat digunakan untuk menilai dan mengevaluasi efektivitas marketing perusahaan.
Caranya dengan menetapkan tugas untuk divisi, lalu diturunkan ke setiap karyawan di divisi tersebut.
Memilih indikator kinerja yang tepat
Tentukan KPI atau indikator kinerja karyawan yang relevan dengan posisi dan tanggungjawab karyawan.
Contoh, setelah Anda mengetahui adanya penurunan revenue akibat traffic yang rendah, Anda dapat menerapkan sejumlah strategi agar penjualan meningkat dan bisa menghadapi kompetitor.
Indikator kinerja yang cocok seperti :
- Peningkatan kunjungan toko fisik sebesar 20% dalam tiga bulan
- Penambahan pengunjung website sebesar 30% dalam enam bulan
- Peningkatan convertion rate menjadi 5% dari total trafik
- Penumbuhan revenue hingga 15% dalam setahun
- Peningkatan persentase kepuasan pelanggan di atas 85%
Anda juga dapat memasukkan indikator yang lebih luas lagi, seperti aspek kompetensi dan aspek hasil kerja karyawan :
- Waktu dan jumlah kehadiran. Indikator ini menilai kedisiplinan karyawan saat bekerja, sebab karyawan yang sering bolos maupun terlambat dapat menganggu kelancaran operasional perusahaan.
- Tanggungjawab. Indikator ini mengukur sikap tanggungjawab karyawan atas seluruh tugas yang diberikan dan melihat kemauan karyawan dalam mengembangkan diri sesuai posisinya.
- Pencapaian target kerja. Indikator ini umum digunakan karena lebih mudah dipakai untuk menghitung kuantitas target yang berhasil dicapai.
- Perilaku. Indikator ini bertujuan untuk menjaga perilaku karyawan agar tetap selaras dengan kultur dan budaya perusahaan.
- Komunikasi dan kerja sama tim. Indikator ini mencerminkan bagaimana komunikasi karyawan secara individu dan kemampuannya bekerja sama dengan rekan kerja.
Baca Juga: Cara Hitung ROI Rekrutmen Karyawan
Menetapkan bobot penilaian
Agar penilaian kinerja dapat dilakukan dengan objektif, tetapkan skala dalam bentuk angka 1 sampai 5 (dari sangat buruk hingga sangat baik). Apabila ada kriteria yang lebih penting dari kriteria lainnya, tetapkan persentase bobotnya.
Contoh KPI untuk kehadiran karyawan dan bobotnya :
| Kriteria | Bobot | Nilai Maksimal |
|---|---|---|
| Kehadiran sesuai jadwal (hadir penuh) | 50% | 50 |
| Ketepatan waktu (tidak terlambat) | 30% | 30 |
| Alasan absensi yang diterima (izin/sakit) | 20% | 20 |
Total nilai maksimal : 100 poin
Menetapkan target kinerja
Terdapat dua acuan target yang ada dalam form penilaian kinerja, yakni target jangka pendek dan jangka panjang. Target jangka pendek harus dicapai dalam rentang tiga hingga enam bulan (kurang dari setahun). Contohnya, menambah volume penjualan sebesar 15% dari bulan sebelumnya.
Sementara itu target jangka panjang akan memakan waktu satu hingga tiga tahun. Misalnya mengurangi tingkat turnover karyawan hingga di bawah 10% dalam dua tahun.
Pelajari 10 Tips Menurunkan Turnover Karyawan!
Memahami posisi kompetitor
Perusahaan perlu tetap update informasi tentang kondisi perusahaan lain yang bergerak di industri yang sama untuk membuat target yang harus dicapai karyawan. Sebab, penilaian kinerja tidak hanya bertujuan untuk memenuhi kebutuhan internal, namun juga memastikan perusahaan bersaing secara efektif di pasar.
Misal, jika perusahaan kompetitor menetapkan target convertion rate penjualan sebesar 20%, Anda dapat menetapkan target yang sama atau lebih tinggi.
Contoh Form Penilaian Kinerja Karyawan di Excel
Berikut adalah beberapa contoh penilaian kinerja karyawan Excel dalam beberapa metode yang dapat Anda jadikan sebagai acuan.
Tipe Checklist
Tipe formulir checklist berisi penilaian-penilaian dalam pilihan ceklis, tim penilai tinggal mencentang jika karyawan memenuhi kriteria. Formulir ini bersifat sederhana, cocok untuk evaluasi cepat. Anda dapat membubuhkan komentar tambahan di samping kolom ceklis.
Tipe Skala (Rating Scale)
Tipe formulir ini mengukur kinerja secara kuantitatif dengan rentang skala yang telah ditentukan, seperti skala ‘sangat baik’ hingga ‘sangat kurang’. Formulir skala cocok untuk analisis penilaian yang lebih mendalam dan bisa untuk membandingkan kinerja.
Download Template Penilaian Kinerja Tipe Skala
Tipe Campuran
Formulir ini menggabungkan tipe ceklis dan skala penilaian untuk menghasilkan penilaian yang lebih komprehensif dari sisi kuantitatif dan kualitatif. Cocok untuk penilaian menyeluruh yang memerlukan aspek lebih terperinci.
Download Contoh Penilaian Tipe Campuran
Baca Juga: 11 Metode Penilaian Kinerja untuk Upgrade Performance Karyawan
Teknologi Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan
Untuk memastikan perkembangan perusahaan Anda, melakukan monitoring KPI dan evaluasi kinerja menjadi kegiatan penting yang harus dilakukan berkala.
Dalam pelaksanaannya yang memakan waktu setiap minggu, bulan, bahkan tahunan, membuat tabel penilaian dan memasukkan data pada tabel satu per satu untuk karyawan yang berjumlah banyak tentu akan sangat merepotkan.
Untuk menghindarinya, salah satu aplikasi penilaian kinerja karyawan yang dapat menjadi investasi terbaik Anda adalah aplikasi Gadjian, sebuah aplikasi KPI berbasis web yang menyediakan fitur manajemen kinerja karyawan.
Aplikasi ini menyediakan data kinerja karyawan, seperti data produktivitas, data kompensasi, hingga data demografi. Fitur analisis kinerja Gadjian menyederhanakan pelacakan dan evaluasi kinerja karyawan. Data yang diberikan lebih relevan dan akurat untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.
Anda dapat mencoba fitur aplikasi penilaian kinerja karyawan Gadjian secara GRATIS dengan klik tombol di bawah untuk menilai kinerja karyawan secara efektif dan efisien.
