Sama seperti departemen lainnya, departemen HR selalu melakukan perencanaan keuangan atau HR budgeting setiap tahun agar operasional HR berjalan lancar. Di tahun 2025, perencanaan anggaran HR harus lebih cermat dan strategis untuk menghadapi tantangan bisnis yang dinamis.

Oleh karena itu, Anda perlu memahami cara menyusun anggaran dana yang tepat agar setiap keputusan yang diambil perusahaan, khususnya HR, berdampak positif terhadap organisasi secara menyeluruh.

Gadjian akan membahas apa itu HR budgeting, mengapa perencanaan anggaran ini sangat penting, bagaimana merencanakan dan mempersiapkannya, dan contoh template yang dapat Anda jadikan acuan menyusun HR budget 2025.

Apa Itu HR Budgeting?

HR budgeting adalah rencana keuangan yang merinci biaya terkait dengan manajemen SDM dan pengembangan tenaga kerja organisasi untuk jangka waktu tertentu, biasanya periode satu tahun keuangan.

Penyusunan anggaran HRD mempertimbangkan biaya tahun sebelumnya, biaya tahun yang sedang berjalan dan perkiraan biaya tahun-tahun berikutnya. 

Baca Juga: Daftar UMP 2025: Jakarta Tertinggi, Jawa Tengah Terendah

Misalnya, Anda berencana akan membuka cabang baru, maka anggaran yang akan ditingkatkan adalah rekrutmen karyawan.

Biasanya, perusahaan menggunakan tiga pendekatan dalam menyusun anggaran HRD : 

• Incremental budgeting. Pendekatan ini berdasarkan anggaran tahun sebelumnya kemudian disesuikan dengan kebutuhan. Contoh, anggaran pelatihan karyawan 2024 adalah Rp500 juta. Karena akan ada pelatihan kepemimpinan, HR menambah anggaran 10% sehingga anggarannya menjadi Rp550 juta.

• Zero based budgeting. Penyusunan anggaran dimulai dari nol (tidak berdasarkan anggaran tahun sebelumnya), di mana setiap biaya tidak perlu diteliti atau dibenarkan, tetapi hanya disesuaikan dengan ekspektasi pada tahun mendatang.

• Flexible budgeting. Anggaran yang disesuaikan dengan perubahan selama tahun berjalan. Pendekatan ini cocok untuk bisnis baru, bisnis musiman hingga UMKM yang rentan dengan perubahan pasar.

Pentingnya HR Budgeting untuk Perusahaan

Merencanakan anggaran HR juga berarti merencanakan bagaimana sebuah organisasi berjalan. Sebab, keberhasilan bisnis Anda tidak terlepas dari kinerja karyawan yang menjadi ruang lingkup tanggungjawab HR.

Inilah manfaat perencanaan HR budgeting untuk perusahaan : 

• Mengontrol penggunaan anggaran. Perusahaan dapat menghindari pengeluaran yang berlebihan dan kurang, serta dapat menyesuaikan perubahan anggaran tak terduga dengan baik.
• Mengurangi turnover karyawan. Anggaran yang disusun efektif membantu HR mengembangkan karyawan dan menekan tingkat pergantian, di samping itu juga meningkatkan branding perusahaan.
• Memahami sumber daya yang dibutuhkan. HR memiliki wawasan yang jelas mengenai kebutuhan perusahaan, seperti kebutuhan rekrutmen untuk mendapatkan talenta terbaik.

Pelajari Penyebab Turnover Karyawan Tinggi!

Komponen Penyusun HR Budgeting 

Ada banyak area yang dikelola oleh HR. Berikut beberapa komponen yang perlu ada dalam anggaran HR:  

Rekrutmen dan pelatihan karyawan

Merencanakan perekrutan karyawan baru memerlukan penganggaran yang mendukung semua prosesnya, mulai dari pencarian (sourcing), seleksi (placement) dan orientasi. 

Anda memerlukan rencana biaya untuk berpartisipasi di jobfair, memasang iklan lowongan hingga biaya asesmen kandidat.

Sementara itu, biaya yang mungking perlu disediakan untuk pelatihan karyawan berupa biaya training, jasa vendor e-learning, makanan, akomodasi, perjalanan, hingga perlengkapan pendukung.

Remunerasi karyawan

Anggaran remunerasi mencakup kompensasi yang diberikan kepada karyawan sebagai imbalan atas kontribusi mereka. Sistem remunerasi yang efektif mengintegrasikan gaji pokok, tunjangan, insentif, bonus dan kompensasi lainnya.

Anda dapat menggunakan pendekatan 3P dalam perhitungan remunerasi, yakni : 

• Pay for position, perhitungan remunerasi berdasarkan jabatan yang diemban seseorang
• Pay for person, perhitungan remunerasi berdasarkan keterampilan/keahlian yang dimiliki seseorang
• Pay for performance, perhitungan remunerasi berdasarkan kontribusi yang diberikan seseorang

Di samping itu, perusahaan juga perlu mempertimbangkan skenario yang diberlakukan untuk pembayaran iuran program jaminan sosial dan pajak penghasilan karyawan, apakah menggunakan perhitungan nett atau gross. 

Perhitungan nett mengakibatkan perusahaan mengeluarkan subsidi pajak tersendiri, sehingga totalannya akan lebih besar dari gaji nett karyawan. 

Anggaran remunerasi lain yang perlu dihitung adalah lembur, tunjangan hari raya dan uang pesangon (jika akan ada pemutusan hubungan kerja).

Pelajari juga perhitungan PPh 21 Gross Up 2024!

Biaya Operasional HR

Gambaran umum anggaran untuk biaya operasional HR berupa perjalanan dinas, perlengkapan kantor, alat tulis kantor dan cetakan, perbaikan dan pemeliharaan, jasa profesi, komunikasi, pajak, listrik dan air. Apabila Anda akan berlangganan aplikasi HR berbasis web juga termasuk dalam anggaran ini.

Baca Juga: Kalender Kerja 2025 dengan Harpitnas dan Musim Cuti

Cara Membuat dan Contoh Template HR Budgeting Dasar

Saat membangun bisnis baru, Anda akan membutuhkan gambaran perencanaan anggaran. Berikut 5 langkah-langkah singkat untuk membuat template HR Budgeting Excel: 

1. Buat struktur yang jelas. Buat daftar kategori utama mencakup pendapatan dan pengeluaran HR. Setelah itu, masukkan kategori pendukungnya. Misal, pengeluaran HR berupa rekrutmen karyawan.
2. Rincikan estimasi anggaran per kategori. Buat kolom untuk memasukkan estimasi anggaran HR. Anda bisa menggunakan rumus SUM untuk menjumlahkan per kategori.
3. Tambahkan kolom realisasi. Sediakan kolom untuk pengeluaran aktual agar Anda dapat membandingkannya dengan estimasi awal.
4. Hitung selisih estimasi dan realisasi. Tujuannya memudahkan Anda untuk mengevaluasi kalau terjadi kelebihan biaya atau kekurangan biaya.
5. Monitoring dan evaluasi. Lakukan evaluasi secara berkala dan sesuaikan anggaran jika diperlukan agar tetap sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Dalam membuat contoh budgeting plan, Anda dapat menggunakan cara manual dan aplikasi. Berikut contoh HR budgeting yang dapat Anda jadikan acuan.

Download Template HR Budgeting di Excel

Strategi dan Tips Mengelola HR Budgeting

Mengelola anggaran HR memerlukan perencanaan dan strategi pelaksanaan yang efektif. Berikut merupakan beberapa tips mengelola keuangan departemen HR agar anggaran bisnis Anda berjalan optimal.

• Identifikasi area berbiaya tinggi. Tentukan prioritas utama yang paling mendukung tujuan strategis perusahaan, seperti rekrutmen di posisi yang penting dan pelatihan untuk meningkatkan keterampilan.
• Lakukan peninjauan data dan tren. Anda dapat menganalisis pola anggaran tahun-tahun sebelumnya supaya penggunaan lebih optimal. Di samping itu, perhatikan apa yang sedang tren dalam pengelolaan SDM, contohnya penggunaan aplikasi atau sistem kerja remote.
• Gunakan software HR. Untuk mengurangi biaya administrasi manual, Anda dapat menggunakan aplikasi HRIS untuk mengelola absensi hingga penggajian karyawan.
• Tetapkan activity plan HR. Activity plan berkaitan dengan KPI dan target kerja, fungsinya memastikan apakah anggaran digunakan efektif.
• Siapkan anggaran cadangan. Bisnis bergerak dengan dinamis, siapkan anggaran darurat untuk kebutuhan mendadak, seperti adanya biaya tak terduga saat rekrutmen.

Baca Juga: 8 Cara Memilih HRIS Software Indonesia Terbaik untuk Bisnis

Gunakan Aplikasi HRIS Gadjian untuk Efisiensi HR Budget

Format penyusunan budget HR antar perusahaan umumnya berbeda karena mengacu pada standar Chart of Account atau kode akuntansi yang berlaku di perusahaan tersebut. Dengan adanya sederet tanggungjawab HR, Anda dapat memudahkan pekerjaan dengan memanfaatkan aplikasi HRIS berbasis web seperti Gadjian.

Gadjian menghadirkan beberapa fitur unggulan pengelolaan karyawan, seperti mengatur struktur dan skala upah karyawan, mengelola proses rekrutmen hingga perhitungan gaji otomatis.

Apabila Anda ingin mengetahui lebih lanjut mengenai teknik perencanaan anggaran HR yang strategis dan responsif dengan kebutuhan bisnis, Anda bisa mengikuti workshop Gadjian Academy yang mengangkat tema “Panduan Menyusun HR Budget Tahun 2025” yang diadakan secara daring. 

Workshop ini membahas seputar proses menyusun HR Budget dan cara membuat program HR yang efektif dengan anggaran minim. Tertarik bergabung? Silakan kunjungi website Gadjian Academy dan bergabung di akun telegram komunitas HR Gadjian Academy.