Pengelolaan aset perusahaan adalah cara untuk memastikan semua aset yang dimiliki perusahaan dikelola dan digunakan secara maksimal dan efisien. Dengan manajemen yang tepat, aset-aset ini bisa mendukung kelancaran operasional sehari-hari bahkan dalam jangka panjang.
Dalam artikel berikut, Gadjian akan memaparkan apa saja manfaat manajemen aset serta bagaimana tahapan pengelolaan aset yang baik.
Apa Itu Manajemen Aset Kantor?
Manajemen aset adalah proses mengatur, memelihara dan memanfaatkan aset yang dimiliki perusahaan untuk digunakan secara optimal dalam mendukung kegiatan operasional. Jenis aset perusahaan ini bisa berupa barang fisik seperti peralatan, kendaraan, gedung, ataupun aset digital seperti data dan perangkat lunak.
Pihak yang biasanya bertanggung mengelola aset kantor adalah tim khusus yang berada di bawah divisi keuangan, administrasi, atau operasional, tergantung pada struktur perusahaan. Tim IT juga sering kali terlibat untuk melakukan manajemen aset digital, seperti perangkat lunak dan data.
Tujuan utama dari manajemen aset ini adalah untuk memastikan seluruh aset dalam keadaan baik dan dapat digunakan sesuai kebutuhan.
Baca Juga: 6 Tugas General Affair dalam Manajemen Aset Kantor
Manfaat Manajemen Aset
Manajemen aset perusahaan tidak hanya membuat kegiatan operasional lebih lancar, tetapi juga mendatangkan beberapa manfaat lainnya, di antaranya:
1. Menjaga nilai aset
Dengan pengelolaan aset perusahaan yang baik, manajemen bisa menganalisis seperti apa perubahan nilai aset-aset yang dimiliki. Apakah itu menguntungkan, atau justru sebaliknya, merugi. Dari penilaian ini, perusahaan bisa memilih apakah aset tersebut perlu terus dikelola, dijual atau dibiarkan begitu saja jika tidak memberikan pengaruh apapun.
2. Perhitungan dan pencatatan depresiasi yang akurat
Dengan melacak nilai aset yang dimiliki, perusahaan juga bisa menghitung depresiasi aset secara tepat. Hal ini penting agar perusahaan memiliki data akurat tentang nilai pasar dan nilai buku aset, yang akan berdampak pada pelaporan keuangan serta keputusan terkait penggantian atau investasi aset baru.
3. Meningkatkan keamanan
Jumlah aset perusahaan pasti tidaklah sedikit, apalagi perusahaan dengan cakupan yang besar. Dengan adanya manajemen aset, tim yang bertugas mengelola aset, akan mencatat dengan baik apa saja yang dimiliki perusahaan dan seperti apa kondisinya, sehingga aset tetap aman dan terhindar dari risiko hilang atau rusak.
4. Mencegah pembelian berlebih
Dengan pencatatan yang baik, perusahaan bisa melihat aset apa saja yang masih berfungsi dengan baik dan memberikan nilai untuk perusahaan. Hal ini tentunya bisa mencegah manajemen mengeluarkan biaya tambahan untuk pembelian yang tidak diperlukan.
5. Merencanakan manajemen risiko
Ketika kondisi aset diketahui dengan baik, perusahaan bisa memprediksi risiko apa saja yang mungkin akan dihadapi ke depannya. Dengan begitu, perusahaan bisa membuat sejumlah rencana untuk meminimalisir dampak kerugian jika suatu saat terjadi hal yang merugikan perusahaan.
6. Memudahkan penyusunan anggaran
Pengelolaan manajemen aset, bisa membantu perusahaan membuat anggaran dengan bijak karena menyesuaikan dengan kondisi aset dan kebutuhan perusahaan saat ini dan ke depannya.
Tahapan Pengelolaan Aset
Untuk mengelola aset perusahaan dengan lebih efektif, meningkatkan efisiensi operasional, dan memaksimalkan nilai aset yang dimiliki, berikut tahapan yang harus dilakukan:
1. Identifikasi dan pencatatan aset
Pertama-tama, identifikasi dulu semua aset yang dimiliki perusahaan, baik fisik (seperti peralatan, kendaraan, dan bangunan) maupun non-fisik (seperti perangkat lunak dan data). Setelah itu, catat semua informasi terkait aset, termasuk nilai, lokasi, kondisi, dan tanggal perolehan. Ini sering kali dilakukan dalam sistem manajemen aset.
2. Perencanaan
Buatlah tujuan dan strategi manajemen aset kantor, termasuk menentukan kebutuhan aset apa saja yang diperlukan.
3. Perencanaan anggaran
Setelah tahu apa yang ingin dicapai dari pengelolaan aset perusahaan, tentukan berapa biaya yang diperlukan untuk pembelian aset baru, atau mungkin pengelolaan aset yang sudah ada.
4. Perawatan dan pemeliharaan
Lakukan perawatan rutin untuk memastikan aset tetap dalam kondisi baik dan berfungsi secara optimal.
5. Pengawasan dan monitoring
Pantau penggunaan dan kondisi aset secara terus-menerus untuk mengidentifikasi masalah atau kebutuhan perbaikan lebih awal.
6. Penggantian atau pembaruan
Identifikasi aset yang perlu diganti atau diperbarui berdasarkan usia, kondisi, dan kinerja, serta merencanakan anggaran untuk penggantian.
7. Pelaporan dan evaluasi
Buat laporan berkala tentang status aset dan mengevaluasi efektivitas pengelolaan aset untuk perbaikan di masa mendatang.
Baca Juga: 5 Cara Menghitung Depresiasi Aset Terupdate
Tips Mengelola Aset Perusahaan
Setelah mengetahui bagaimana tahapan pengelolaan aset perusahaan, yuk ikuti tips berikut:
a. Lakukan pemeriksaan rutin terhadap aset
Ketika memulai manajemen aset, penting untuk secara berkala memeriksa semua aset yang dimiliki perusahaan. Langkah ini mencegah risiko biaya yang tidak terduga akibat aset yang tidak terdaftar. Misalnya, dengan melakukan pemeriksaan bulanan, perusahaan dapat menghindari kewajiban pajak untuk kendaraan yang sudah tidak beroperasi.
b. Pahami siklus hidup aset
Memahami tahap-tahap siklus hidup aset sangat penting untuk pengelolaan yang efisien. Dengan pengetahuan ini, perusahaan dapat mengambil keputusan lebih cepat mengenai kapan saat yang tepat untuk memperbarui atau mengeliminasi aset yang tidak lagi efektif.
c. Atur jadwal arus kas
Arus kas yang banyak dan cepat dapat membuat perusahaan kehilangan jejak hubungan antara kas dan aset yang dimiliki. Sebaiknya, buatlah jadwal yang mencerminkan waktu arus kas masuk dan keluar. Ini akan membantu menjaga keseimbangan antara kas yang dimiliki dan kewajiban yang harus dipenuhi.
d. Tunjuk orang yang bertanggung jawab atas aset
Karena pemilik aset tidak selalu dapat memantau aset secara langsung, penting untuk menunjuk seseorang sebagai penanggung jawab aset. Jika perusahaan tumbuh, pertimbangkan untuk membentuk tim khusus yang dapat fokus mengelola semua aspek terkait aset.
e. Pelajari tentang depresiasi
Mengetahui tentang depresiasi aset adalah kunci dalam manajemen aset yang sukses. Dengan memahami penyusutan nilai, perusahaan dapat menghindari kerugian serta membuat keputusan yang lebih tepat ketika aset tidak lagi berfungsi secara efisien.
f. Adakan pelatihan karyawan
Berikan pelatihan kepada karyawan tentang penggunaan dan perawatan aset agar mereka dapat mengelola aset dengan baik.
g. Gunakan teknologi untuk manajemen aset
Kemajuan teknologi dapat sangat membantu dalam mengelola aset perusahaan. Saat ini, tidak perlu lagi melakukan pengelolaan secara manual; ada berbagai aplikasi manajemen aset yang dapat memudahkan proses, sehingga Anda bisa lebih fokus pada strategi bisnis tanpa harus terbebani oleh tumpukan laporan.
Baca Juga: 12 Aplikasi Asset Management untuk Kelola Bisnis
Optimalkan Pengelolaan Aset dengan Aplikasi Gadjian
Untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan aset, perusahaan kini dapat memanfaatkan aplikasi manajemen aset yang dirancang untuk mempermudah semua aspek pengelolaan, mulai dari pencatatan hingga pemantauan kinerja.
Memonitor aset kantor di berbagai situasi bisa menjadi tantangan tersendiri, terutama dengan beragam sistem kerja yang ada saat ini. Oleh karena itu, untuk mengelola inventaris kantor, beralihlah ke aplikasi pengelolaan aset perusahaan. Segera manfaatkan fitur GAGA di aplikasi inventaris barang Gadjian, yang memungkinkan pencatatan dan pengelolaan semua inventaris dengan mudah dan akurat.
Dengan teknologi cloud, GAGA memudahkan pencatatan aset di mana pun dan kapan pun. Dilengkapi dengan QR code generator, aplikasi ini memungkinkan identifikasi inventaris kantor secara cepat.
Gunakan fitur GAGA untuk melacak data inventaris secara real-time, termasuk informasi depresiasi aset, sehingga kamu bisa merencanakan keuangan perusahaan dengan lebih baik.
