Karyawan di perusahaan memiliki hak cuti tahunan yang muncul setelah karyawan bekerja setahun, baik untuk cuti karyawan kontrak maupun karyawan tetap.
Aturan cuti tahunan karyawan diatur pemerintah melalui Pasal 81 angka 25 Perppu Cipta Kerja yang sekarang sudah disahkan menjadi UU No 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja dengan ketentuan di mana perusahaan wajib memberikan cuti kepada karyawan paling sedikit 12 hari kerja setelah karyawan bekerja selama satu tahun secara terus menerus.
Dikarenakan perusahaan berkewajiban memberi hak cuti karyawan, diperlukan pengaturan yang efektif agar cuti yang diambil karyawan tidak mengganggu operasional perusahaan. Dengan memanfaatkan Excel, HR dapat mengatur sistem rekap cuti karyawan yang terorganisir, akurat dan mudah diakses.
Bagaimana cara membuat daftar cuti karyawan yang tepat untuk kebutuhan administrasi perusahaan Anda? Berikut penjelasan lengkapnya.
Mengapa Perusahaan Perlu Rekap Cuti Karyawan?
Salah satu tantangan yang dihadapi perusahaan dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan adalah banyaknya pengajuan cuti di tanggal penting seperti hari raya keagamaan, libur nasional atau momen pernikahan.
Baca Juga: Ketentuan Jatah Cuti Tahunan Karyawan Tetap, Kontrak dan Outsourcing
Rekap cuti karyawan akan sangat dibutuhkan perusahaan untuk beberapa alasan:
1. Merencanakan delegasi tugas karyawan cuti
Misalnya, seorang karyawan marketing yang bertanggung jawab mengelola campaign media sosial akan mengambil cuti selama seminggu. Perusahaan tentu harus menentukan karyawan pengganti yang kompeten untuk mengambil alih tugas utama karyawan yang cuti, seperti membuat konten dan menganalisis data.
2. Mencegah terjadinya penyalahgunaan cuti
Rekap cuti membantu perusahaan memastikan karyawan mengambil hak cuti sesuai aturan cuti karyawan yang berlaku dan tidak terjadi penyalahgunaan. Contoh penyalahgunaan cuti seperti pemalsuan surat sakit atau memberikan alasan yang tidak valid dengan tujuan mendapatkan waktu luang lebih banyak.
3. Dasar menyusun kebijakan cuti yang efektif
Rekap cuti menunjukkan komitmen perusahaan dalam mematuhi hukum, namun perusahaan juga perlu memiliki kebijakan cuti yang jelas dan tegas. Misalnya untuk tanggal tren cuti, perusahaan dapat menetapkan sistem prioritas dalam pengabulan cuti, supaya kantor tidak kosong.
Cara Rekap Cuti Karyawan di Excel
Ada berbagai contoh rekap cuti karyawan Excel yang dapat Anda gunakan sebagai referensi. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat dan mengelola rekap cuti karyawan yang dapat Anda ikuti :
a. Membuat template cuti
Langkah pertama membuat rekap cuti karyawan di Excel adalah menyiapkan kolom-kolom yang diperlukan, seperti :
- data pribadi karyawan, meliputi nama lengkap, nomor ID, departemen atau divisi, dan jabatan.
- Jenis cuti, berupa cuti tahunan, cuti sakit, cuti melahirkan, cuti besar, cuti keguguran, cuti haid, cuti bersama, cuti karena alasan penting dan cuti tidak dibayar.
- Periode cuti, mencantumkan tanggal mulai dan berakhirnya cuti serta jumlah harinya.
- Status pengajuan cuti, untuk mempermudah verifikasi pengajuan cuti, misalnya status diajukan, diproses dan ditolak.
Anda dapat membuat dalam bentuk rekap bulanan sehingga mudah dimodifikasi untuk bulan selanjutnya.
b. Mencatat data cuti
Setelah menyiapkan template, selanjutnya Anda dapat memasukkan data cuti karyawan. Gunakan menu dropdown atau validasi data untuk memudahkan memilih jenis cuti dan status pengajuan, serta mencegah kesalahan input data.
Pelajari jenis-jenis cuti besar karyawan!
c. Mencatat jumlah cuti dan sisa cuti
Agar rekap cuti karyawan lebih efisien, Anda dapat memasukkan rumus Excel untuk menghitung jumlah cuti otomatis dan sisa jatah cuti karyawan, sehingga data cuti semakin mudah dianalisis.
Misalnya, jika Anda hendak menghitung jumlah cuti karyawan berdasarkan hari kerja (Senin hingga Jumat), gunakan fungsi “NETWORKDAYS” dan blok kolom rentang cuti di Excel. Untuk menghitung sisa cuti, dapat dihitung dengan rumus:
=jumlah cuti awal – jumlah cuti yang sudah digunakan
d. Membuat laporan cuti yang komprehensif
Untuk keperluan penggajian, Anda dapat menggunakan pivot tabel untuk mengolah data cuti karyawan, mulai dari pengelompokkan cuti berdasarkan departemen, jenis cuti yang paling sering diambil karyawan, bulan tren penggunaan cuti, dan perbandingan jumlah hari cuti antar karyawan.
Baca Juga: Contoh Slip Gaji di Excel, Word dan Aplikasi Gadjian
Contoh Rekap Cuti Karyawan Excel
Pembuatan rekap cuti karyawan dapat dipersonalisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Berikut template sederhana rekap cuti karyawan dari Gadjian yang dapat anda unduh dan sesuaikan untuk setiap pergantian bulan dengan copy sheet.
Anda dapat mengunduh template rekap cuti karyawan Excel di sini:
Tips Mengelola Cuti Karyawan yang Efektif
Cuti menjadi bagian dari komitmen perusahaan dalam mendukung kesejahteraan karyawan. Untuk mengantisipasi situasi cuti beramai-ramai, HR dapat menerapkan tips berikut :
1. Menetapkan kebijakan cuti yang jelas
Ada banyak aspek kebijakan yang bisa disusun HR untuk mengatur cuti karyawan, contohnya jenis cuti yang diberlakukan, prosedur pengajuan cuti (atasan langsung atau sistem HR), dokumen pendukung, sistem pencatatan, hingga sanksi pelanggaran.
2. Menerapkan sistem rotasi cuti
Pada sistem rotasi cuti, HR mengatur jadwal cuti karyawan dengan sistem rotasi agar dapat mengantisipasi periode-periode puncak karyawan mengajukan cuti bersamaan.
Apabila periode tersebut bersamaan dengan periode sibuk perusahaan, tentu perlu dipertimbangkan untuk menunda/menolak permintaan cuti karyawan.
3. Menggunakan aplikasi cuti online
HR dapat memanfaat teknologi HRIS seperti aplikasi cuti untuk mengotomatisasi pengelolaan cuti, mulai dari pengajuan, persetujuan dan rekapitulasi cuti, sehingga HR hanya perlu mengunduh laporan bulanan yang sudah dibuat otomatis.
Kelebihan menggunakan aplikasi cuti di antaranya merampingkan proses pengajuan cuti, mengurangi risiko kesalahan input manual, memberikan transparansi dan memungkinkan HR menganalisis tren cuti karyawan.
Baca Juga: Tambahan Cuti Sebagai Reward Perusahaan untuk Karyawan
Aplikasi Gadjian, Solusi Mudah Kelola Cuti Karyawan Online
Melalui data rekap cuti, HR akan lebih mudah untuk memeriksa kehadiran karyawan dan menghitung payroll setiap bulan. Saat ini, aplikasi manajemen cuti semakin populer digunakan perusahaan karena menawarkan fitur rekap cuti otomatis yang lebih praktis dibandingkan menggunakan Excel.
Rekomendasi aplikasi pengajuan cuti karyawan yang dapat Anda andalkan adalah HRIS Gadjian, sebuah sistem pengelolaan karyawan yang dilengkapi fitur lengkap seperti pengelolaan cuti, pengaturan jadwal hingga perhitungan gaji.
Cara mengajukan cuti di aplikasi Gadjian cukup mudah. Karyawan cukup mengunggah form pengajuan cuti (termasuk dokumen pendukung, misalnya surat keterangan dokter untuk cuti sakit) untuk memperkuat alasan cuti.
Setelah itu, tinggal menunggu proses persetujuan berjenjang di perusahaan yang dapat dipantau HR dan karyawan secara real-time di dashboard masing-masing. Saat memerlukan rekapitulasi data, HR bisa mendapatkannya dengan unduh rekap otomatis di portal.
Gadjian lebih menghemat banyak waktu dibandingkan rekap manual sehingga menjadi solusi praktis dan mudah manajemen cuti karyawan.
Sumber
UU No 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu UU No 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi UU. JDIH Kemnaker.
