Dengan semakin kompleksnya dunia bisnis, pekerjaan HR dituntut untuk lebih terorganisir dan perhatian terhadap detail. HR membutuhkan alat bantu (tools) atau metrik yang membantu mereka melacak perkembangan karyawan secara efektif.
Laporan HR membantu HR profesional untuk tetap teratur dan membuat keputusan yang tepat. Ada banyak jenis laporan HR, tergantung tujuan spesifiknya. Apabila Anda sedang mencari tahu jenis dan template HR report, simaklah uraian berikut.
Apa Itu HR Report?
Laporan HR adalah dokumen yang memberikan informasi dan data tentang sumber daya manusia perusahaan Anda. Laporan ini mencakup data demografi karyawan, kehadiran, hingga kinerja karyawan.
HR report dapat disajikan dalam beberapa bentuk, seperti:
- Laporan formal berisikan teks, didukung grafik dan tabel. Sering dibagikan untuk pihak manajemen perusahaan.
- Laporan presentasi dengan visual menarik. Dirancang dalam bentuk poin berisikan informasi kunci, infografis hingga tabel sehingga memudahkan pembacanya menangkap inti informasi tanpa harus membaca dokumen keseluruhan.
- Spreadsheet yang menyajikan hasil olahan data dan analisis numerik. Data di sheet memungkinkan adanya grafik, tabel pivot serta analisis tren.
- Video dengan narasi dan visual animasi yang bergerak, sehingga menarik audiens untuk memerhatikan informasi yang disampaikan.
- Dashboard yang menyajikan data real time dan pengguna bisa mengakses update-nya setiap saat.
HR generalist dibantu oleh HR analyst akan mengumpulkan dan menyusun data, lalu menganalisis data tersebut untuk pelaporan yang mendalam. Manajer HR bertanggungjawab memastikan bahwa laporan disusun dengan akurat dan tepat waktu.
Simak rekomendasi Aplikasi HR Analytics Terbaik untuk Para Manajer HRD!
Setelah laporan disusun, manajer HR menganalisis data yang ada, menarik kesimpulan dan membuat rekomendasi untuk manajemen.
Baca Juga: 6 Contoh Training HRD Tepercaya untuk Menjadi HR Profesional
Peran Penting HR Report untuk Bisnis
Apakah Anda merupakan seorang manajer HR yang ingin tahu apa yang sedang terjadi di perusahaan Anda? Atau apakah Anda membutuhkan informasi mengenai tren karyawan terbaru? Maka, Anda akan sangat memerlukan laporan HR!
Berikut beberapa manfaat laporan HR untuk bisnis:
1. Memantau Kinerja Karyawan
Laporan HR menyediakan data untuk menganalisis kinerja dan hasil kerja karyawan selama periode tertentu. Informasi ini membantu Anda mengenali karyawan yang sudah bekerja dengan baik dan yang belum sesuai harapan.
Jadi, Anda dapat membuat keputusan apakah karyawan perlu diberi insentif dan promosi atau pelatihan HRD.
2. Menyediakan Informasi untuk Manajemen
Dari laporan HR, para manajer mengetahui masalah-masalah di seluruh perusahaan, sehingga informasi tersebut mendorong mereka melakukan pekerjaan dengan lebih baik.
Misalnya, departemen Marketing kerap menghadapi turnover karyawan yang tinggi dan waktu perekrutan yang lama, sehingga manajer Marketing perlu menetapkan strategi retensi karyawan dan menyadari risiko rekrutmen yang lama.
3. Melacak Area yang Bermasalah
Laporan HR melacak permasalahan karyawan, seperti rendahnya jumlah kehadiran, kinerja dan kepuasan karyawan. Setelah itu, HR dapat mengatur strategi yang tepat dan solusi konstruktif untuk memperbaiki permasalahan tersebut.
Jenis-Jenis HR Report
Berikut adalah jenis-jenis laporan HR yang sering digunakan di perusahaan beserta contoh penggunaannya:
1. Laporan Rekrutmen
Laporan rekrutmen secara komprehensif menerangkan proses rekrutmen yang dijalankan perusahaan.
Contoh beberapa metrik penting yang biasanya dicantumkan berupa:
- jumlah pelamar untuk setiap posisi yang dibuka
- persentase pelamar yang melalui setiap tahap seleksi
- rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk merekrut setiap karyawan baru
- jumlah pelamar di setiap saluran rekrutmen
- total biaya yang dibutuhkan untuk merekrut
- tingkat turnover karyawan
- tingkat penawaran yang diterima oleh kandidat
- persentase karyawan yang menolak tawaran pekerjaan
Tujuan laporan rekrutmen adalah memberikan wawasan kepada HR bagaimana meningkatkan efektivitas proses rekrutmen karyawan. Pelajari aplikasi rekrutmen online karyawan!
Laporan ini digunakan untuk menghitung return of investment (ROI) dari aktivitas rekrutmen. Contoh laporan rekrutmen karyawan:
2. Laporan Retensi dan Turnover
Laporan ini secara umum bertujuan untuk membantu perusahaan mengidentifikasi faktor-faktor yang memengaruhi pergantian karyawan serta menyarankan strategi untuk meningkatkan keterlibatan dan kepuasan karyawan.
Metrik yang disajikan dalam laporan retensi karyawan dapat berupa:
- persentase karyawan yang tetap bekerja di perusahaan (tingkat retensi)
- persentase karyawan yang meninggalkan perusahaan (turnover)
- rata-rata masa kerja karyawan
- faktor penyebab pergantian karyawan (kompensasi/peluang karier/budaya kerja)
- hasil survey kepuasan karyawan terhadap perusahaan
Contoh report retensi karyawan:
3. Laporan Kinerja/Performa
Laporan kinerja karyawan mencatat hal-hal yang berhubungan dengan pencapaian, kemunduran, kekuatan dan kelemahan karyawan.
Laporan ini memberi wawasan seputar sasaran karyawan sebagai individu dan dalam tim, serta menemukan hal apa yang perlu dikembangkan dari mereka, misalnya butuh diberikan training HRD.
HR pun dapat memastikan bahwa karyawan sudah bekerja optimal. Beberapa indikator yang ditampilkan dapat berupa persentase target tercapai, penilaian berbagai aspek kinerja, waktu produktif, jumlah jam kerja, jumlah pelatihan yang diikuti dan masih banyak lagi.
Baca Juga: Memilih Aplikasi KPI Terbaik untuk Penilaian Kinerja Karyawan
Contoh laporan kinerja karyawan:
4. Laporan Cuti dan Kehadiran
Setiap perusahaan memiliki kebijakan kehadiran tersendiri. Ada yang terikat jam kantor, shift maupun fleksibel. Laporan kehadiran karyawan memberikan wawasan perihal langkah apa saja yang perlu diambil untuk meningkatkan disiplin karyawan.
Laporan ini mencatat status kehadiran karyawan dalam periode tertentu, apakah hadir, tidak hadir, terlambat datang atau lembur. Di samping itu juga mencatat penggunaan cuti sehingga mencegah terjadinya gangguan operasional akibat cuti karyawan.
Rekomendasi aplikasi cuti karyawan terbaik!
Contoh laporan cuti karyawan:
5. Laporan Kompensasi
Metrik penyusun laporan ini bisa berupa gaji, tunjangan, bonus, dan biaya kenaikan gaji yang dianggarkan dan digunakan perusahaan untuk karyawan.
Laporan ini dibuat untuk memastikan bahwa karyawan sudah menerima hak mereka secara adil, serta menjadi dasar untuk merancang anggaran tahun berikutnya.
Adanya panduan yang jelas tentang bagaimana perusahaan membayar hak karyawannya akan menyederhanakan proses komunikasi informasi.
Contoh laporan kompensasi karyawan:
6. Laporan Pelatihan dan Pengembangan
Laporan ini merangkum seluruh aktivitas pelatihan yang diikuti karyawan Anda dalam periode tertentu dan dampaknya terhadap efektivitas kinerja.
Indikator yang diukur dapat berupa tingkat inisiatif pembelajaran, jumlah keterampilan yang diperoleh dan daftar bidang-bidang yang memerlukan pengembangan lebih lanjut.
Biasanya menggunakan metrik jumlah karyawan yang mengikuti pelatihan, skor kepuasan sebagai peserta, dan perbandingan sebelum-sesudah pelatihan.
Contoh laporan pelatihan dan pengembangan karyawan:
7. Laporan Jumlah Karyawan (Headcount)
Komponen dalam laporan headcount menampilkan data personalia karyawan, kategorisasi berdasarkan jabatan, lokasi atau jenis kontrak, hingga informasi demografi (usia, latar pendidikan, jenis kelamin).
Laporan ini membantu HR dalam perencanaan kebutuhan karyawan untuk periode mendatang. Contoh HR headcount report:
Baca Juga: Tahapan dan Contoh SOP Rekrutmen Karyawan
Otomatisasi HR Report dengan Aplikasi Gadjian
HR report sangat berguna bagi manajer HR untuk mengelola karyawan secara terorganisir. Sayangnya, pembuatan laporan HR manual akan menghabiskan banyak waktu.
Anda akan membutuhkan alat yang mengotomatisasi pembuatan semua jenis laporan secara cepat dan jelas. Saat ini sudah tersedia aplikasi human resource management atau HRIS sebagai solusi terbaik sebab dapat mengotomatisasi pembuatan laporan HR.
Adapun aplikasi HRIS yang direkomendasikan untuk bisnis Anda adalah aplikasi Gadjian. Aplikasi ini menyajikan data dibutuhkan HR untuk pelaporan. Misalnya, Anda dapat mengunduh laporan rekrutmen melalui fitur rekrutmen berbasis ATS sekaligus mengatur kandidat secara cepat.
Dashboard Gadjian berisikan data ter-update pendukung pelaporan karyawan, seperti informasi personalia, jumlah kehadiran, jumlah ketidakhadiran, evaluasi kinerja karyawan, struktur dan skala upah, serta benefit karyawan.
Indikator-indikator penyusun HR report ini dapat Anda akses dengan mudah hanya dalam satu aplikasi saja. Manfaatkan fitur-fitur Gadjian untuk permudah pekerjaan HR dalam pelaporan. Coba gratis sekarang juga.
