Untuk menjawab tantangan ini, HRIS (Human Resource Information System) hadir sebagai solusi dalam mengelola berbagai aspek SDM. Seiring kemajuan teknologi, HRIS tidak hanya mempermudah proses manajemen karyawan, tetapi juga menyediakan insight yang lebih dalam untuk mendukung pengambilan keputusan strategis.
Dalam artikel ini, kami akan membahas secara mendalam tentang apa itu HRIS, fitur-fitur penting HRIS, manfaat sistem HRIS, dan cara memilih fitur HRIS yang tepat.
Mengenal Sistem HRIS dan Manfaatnya bagi Perusahaan
HRIS (Human Resource Information System) adalah software yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola berbagai fungsi sumber daya manusia secara lebih efektif. Sistem ini mencakup berbagai aspek, seperti pengelolaan data karyawan, penggajian, manajemen kinerja, dan administrasi lainnya.
Dengan menggunakan HRIS, perusahaan dapat mengelola data karyawan dengan lebih efisien dan akurat sehingga dapat menghemat waktu serta menurunkan biaya operasional. Sistem ini mengintegrasikan berbagai fungsi HR, seperti payroll, perhitungan PPh 21/26, dan manajemen kinerja ke dalam satu platform yang mudah diakses.
HRIS menawarkan solusi untuk mengelola beragam aspek SDM dalam perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat dan fungsi utama HRIS yang dapat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan kinerja SDM:
- Manajemen Data Karyawan: fitur HRIS menyimpan dan mengelola data karyawan di satu tempat, mulai dari informasi pribadi, riwayat pekerjaan, hingga data kontak. Sistem ini juga mengotomatisasi tugas rutin, seperti pemantauan kehadiran dan pelaporan kinerja sehingga dapat meningkatkan efisiensi operasional
- Rekrutmen dan Seleksi: sistem HRIS dapat mempermudah proses rekrutmen dengan menyediakan platform lowongan pekerjaan, pengelolaan lamaran, penjadwalan wawancara, dan penilaian calon karyawan.
- Penggajian dan Manajemen Kompensasi: HRIS dapat memastikan akurasi penggajian karyawan dengan mengotomatisasi proses penggajian, perhitungan tunjangan, potongan pajak, serta manajemen kompensasi lainnya.
- Manajemen Kinerja: fitur HRIS mendukung evaluasi kinerja karyawan dengan memungkinkan perusahaan untuk menetapkan tujuan, memberikan umpan balik, dan melakukan penilaian kinerja secara terstruktur.
- Pelatihan dan Pengembangan: sistem HRIS memfasilitasi program pelatihan dan pengembangan karyawan, mulai dari pendaftaran hingga pemantauan kemajuan. Sistem ini juga berkontribusi dalam meningkatkan loyalitas karyawan dan mengurangi tingkat turnover.
- Manajemen Absensi dan Cuti: memungkinkan pengelolaan absensi, cuti, jadwal kerja, dan izin secara efisien. Karyawan dapat mengajukan cuti melalui sistem, sementara HRD dapat memantau kehadiran dengan mudah.
- Pengambilan Keputusan: sistem HRIS menyediakan data dan laporan yang diperlukan untuk analisis SDM, seperti demografi karyawan, biaya SDM, dan statistik kinerja.
Baca Juga: Review 5 Aplikasi Rekrutmen Berbasis Web untuk HRD
Ciri Fitur HRIS yang Baik bagi Perusahaan
HRIS yang baik harus memiliki beberapa ciri penting agar bisa memberikan manfaat maksimal bagi perusahaan, di antaranya:
- Timely: Data yang tersedia harus up to date. Sistem HRIS yang baik akan selalu memastikan bahwa data karyawan yang tersedia adalah data terkini, termasuk informasi gaji, kehadiran, dan manajemen kinerja.
- Accurate: Data harus akurat dan dapat diandalkan. HRIS yang baik, seperti Gadjian, selalu memastikan data yang diinput selalu akurat dan dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan tanpa risiko kesalahan.
- Concise: Data harus disajikan secara singkat dan jelas. Tidak hanya lengkap, HRIS yang baik juga menyederhanakan informasi penting sehingga pengguna tidak perlu menyaring banyak informasi untuk menemukan apa yang mereka butuhkan.
- Relevant: Informasi yang tersedia harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sistem HRIS seperti Gadjian menyediakan fitur-fitur yang relevan bagi perusahaan, seperti kehadiran, penggajian, dan manajemen kinerja yang dapat diakses secara real-time.
- Complete: HRIS harus memberikan informasi yang komprehensif. Jika data tidak lengkap, hal ini dapat menyebabkan masalah dalam pengelolaan SDM.
Fitur HRIS yang Wajib Dimiliki Perusahaan dan Contohnya
Aplikasi HRIS adalah solusi penting bagi perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia (SDM). Salah satu aplikasi HRIS gratis terbaik yang menyediakan berbagai fitur lengkap adalah Gadjian.
Berikut ini adalah beberapa fitur yang ditawarkan oleh aplikasi HRIS Gadjian yang bisa mendukung kebutuhan perusahaan dalam mengelola karyawan secara lebih efisien.
1. Manajemen Personalia
Gadjian menawarkan fitur manajemen personalia yang sangat lengkap, termasuk database karyawan yang memungkinkan perusahaan mengelola data personalia secara efisien. Karyawan juga bisa memperbarui data secara mandiri melalui aplikasi sehingga informasi selalu up to date.
Dalam manajemen personalia, Gadjian juga menyediakan fitur multilevel approval untuk pengajuan cuti karyawan. Fitur ini memungkinkan perusahaan menerapkan persetujuan berjenjang sesuai struktur organisasi.
Selain itu, Gadjian menyediakan fitur kelola multi-company yang memungkinkan perusahaan induk dan anak perusahaan dengan NPWP berbeda dikelola dalam satu dashboard.
Aplikasi HRIS Gadjian juga memiliki fitur struktur dan skala upah yang membantu perusahaan menyusun grade jabatan dan kisaran upah secara otomatis. Hal ini mendukung pengelolaan kompensasi yang lebih sistematis.
Yang tak kalah penting, Gadjian menyediakan modul rekrutmen berbasis Applicant Tracking System (ATS) serta menyediakan jobsite untuk memposting lowongan pekerjaan secara gratis.
Baca Juga: Keunggulan Software HRIS Gadjian Dibandingkan Kompetitor
2. Manajemen Operasional HR
Dalam aspek manajemen operasional HR, Gadjian memiliki fitur-fitur seperti pencatatan kehadiran, pembuatan pola kerja shift, serta pengelolaan cuti dan izin. Fitur ini mendukung efisiensi pengelolaan karyawan sehari-hari.
Untuk manajemen aset kantor, Gadjian menyediakan fitur GAGA. Fitur ini dapat membantu HR dan General Affairs (GA) mengelola inventaris, mulai dari pendataan hingga penghitungan depresiasi aset perusahaan.
Selain dapat diakses lewat website, Gadjian juga menyediakan aplikasi HRIS ESS (Employee Self-Service (ESS). Aplikasi ESS GadjianKu yang bisa digunakan dalam ponsel dapat memudahkan karyawan mengakses berbagai kebutuhan administrasi, seperti mengajukan cuti dan melihat slip gaji.
3. Manajemen Kompensasi
Dalam hal manajemen kompensasi, Gadjian menyediakan kalkulator gaji online yang efisien dan akurat. Fitur ini mendukung perhitungan otomatis untuk lembur, tunjangan, bonus, THR, BPJS, dan PPh 21.
Tak perlu khawatir dengan perubahan peraturan terkait pemberian kompensasi karyawan. Sebab, kalkulator ini selalu diperbarui sesuai regulasi ketenagakerjaan dan perpajakan terbaru.
Sebagai aplikasi HRIS gratis terbaik, Gadjian juga menawarkan integrasi dengan Brankas x payroll BCA untuk mempermudah proses pembayaran gaji secara otomatis hanya dengan satu klik.
Selain itu, Gadjian juga menyediakan platform Payuung. Platform ini menawarkan beragam benefit karyawan, seperti pinjaman, asuransi, konseling, hingga voucher.
4. Analisis Kinerja Karyawan
Aplikasi HRIS Gadjian punya fitur penting yang kerap dibutuhkan perusahaan namun jarang tersedia di aplikasi HRIS, yaitu performance review online.
Fitur ini memudahkan HRD melakukan penilaian karyawan yang lebih terstruktur melalui aplikasi, dari membuat template indikator, melakukan pelacakan KPI, memberikan feedback, hingga publikasi hasil penilaian.
Aplikasi KPI karyawan ini juga mengakomodasi berbagai metode assessment karyawan, seperti penilaian oleh diri sendiri, atasan, rekan kerja, dan tim.
Pilihan beragam metode ini memungkinkan HR memperoleh gambaran kinerja yang komprehensif dibandingkan hanya berdasarkan penilaian satu pihak.
5. Fitur Outsourcing
Sebagai aplikasi payroll, Gadjian juga menyediakan layanan outsourcing berupa payroll service, bernama Pegawe, untuk perusahaan yang ingin menyerahkan urusan penggajian karyawan outsourcing. Layanan ini mencakup pengelolaan gaji, PPh 21/26, BPJS, absensi, dan konsultasi terkait SDM.
6. Akses Pelatihan dan Training HRD
Selain itu, Gadjian memiliki Gadjian Academy yang menawarkan pelatihan HR dan bisnis secara gratis kepada pengguna aplikasi. Melalui pelatihan yang diberikan, perusahaan dapat meningkatkan kompetensi tim HRD dan manajemen bisnis mereka.
Cara Memilih Sistem HRIS yang Tepat
Dalam memilih sistem HRIS yang tepat untuk bisnis Anda, ada beberapa faktor penting yang perlu diperhatikan. Berikut panduan yang dapat membantu Anda memilih aplikasi HRIS yang sesuai:
- Pahami Kebutuhan Bisnis Anda: Evaluasi kebutuhan internal perusahaan, seperti jumlah karyawan, struktur organisasi, serta proses dan kebijakan yang ada. Dengan memahami kebutuhan spesifik, Anda bisa menentukan fitur HRIS yang paling sesuai untuk mendukung operasional perusahaan.
- Identifikasi Fitur dan Fungsionalitas: Pastikan HRIS yang Anda pilih memiliki fitur yang relevan, seperti manajemen data karyawan, pengelolaan kehadiran, proses rekrutmen, evaluasi kinerja, serta pelaporan dan analisis. Pilih aplikasi dengan fungsionalitas yang mendukung kebutuhan perusahaan Anda secara optimal.
- Periksa Keamanan Data: Keamanan informasi karyawan dan perusahaan adalah prioritas. Pastikan vendor HRIS menawarkan sistem keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, otentikasi dua faktor, serta kontrol akses berbasis peran untuk melindungi informasi sensitif dari ancaman siber.
- Kemampuan Kustomisasi dan Integrasi: Pilih aplikasi HRIS yang dapat disesuaikan dengan proses internal perusahaan dan kebijakan SDM. Selain itu, aplikasi harus mendukung integrasi dengan sistem lain, seperti akuntansi atau manajemen proyek, agar alur kerja karyawan tetap terkoordinasi dengan baik.
- Ketersediaan Dukungan dan Pelatihan: Pastikan penyedia HRIS memberikan pelatihan kepada tim Anda untuk memaksimalkan penggunaan fitur HRIS. Dukungan teknis yang responsif juga sangat penting untuk memastikan implementasi berjalan lancar tanpa kendala.
Baca Juga: Perhitungan PPh 21 THR dan Bonus 2024 dengan Tarif Efektif
Aplikasi HRIS Gadjian, Solusi Terbaik bagi Perusahaan
Sekarang ini, telah banyak aplikasi payroll indonesia yang menyediakan fitur-fitur unggulan untuk mengefisiensikan bisnis Anda. Salah satu aplikasi HRIS gratis terbaik yang bisa Anda coba adalah Gadjian.
Aplikasi dari Fast 8 Group ini memiliki banyak fitur berkualitas, mulai dari penggajian otomatis, kalkulator PPh 21/26, rekap kehadiran dan jadwal kerja, hingga pembuatan slip gaji online. Gadjian juga dilengkapi dengan pengelolaan rekrutmen online untuk membantu mencari kandidat terbaik serta adanya fitur KPI karyawan untuk menilai kinerja mereka.
Dengan fitur-fitur unggulan seperti manajemen penggajian, pajak penghasilan hingga monitoring kinerja, Gadjian adalah solusi HRIS terbaik yang mampu memenuhi kebutuhan perusahaan Anda. Gadjian menyediakan platform yang lengkap, perhitungan akurat, dan up-to-date untuk membantu perusahaan mengelola tim HR secara lebih optimal.
Jadi tunggu apa lagi? Segera beralih ke Gadjian sekarang juga!
