Mengelola aset perusahaan, termasuk barang inventaris kantor, merupakan aktivitas bisnis yang rumit, terutama jika dilakukan secara manual. Sebab, proses ini memerlukan banyak waktu dan tenaga kerja, serta rentan terhadap kesalahan.
Namun, saat ini perusahaan tidak perlu lagi melakukan manajemen aset secara manual menggunakan Microsoft Excel atau daftar checklist. Kini, terdapat berbagai aplikasi dan software yang dapat digunakan untuk mengelola aset bisnis dengan lebih efisien.
Memilih aplikasi manajemen aset perusahaan yang tepat memang tidak mudah. Oleh karena itu, dalam artikel ini kami akan memberikan beberapa rekomendasi aplikasi asset management terbaik yang dapat digunakan oleh bisnis Anda.
Memahami Apa itu Aset dalam Perusahaan
Aset perusahaan mencakup segala bentuk kekayaan yang dimiliki oleh suatu perusahaan, baik yang berwujud seperti properti, kendaraan, dan peralatan, maupun yang tidak berwujud seperti hak cipta, paten, dan merek dagang.
Aset perusahaan memiliki kaitan erat dengan penerapan akuntansi dalam perusahaan, sehingga definisinya menurut Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) bisa dijadikan acuan.
Menurut IAI, aset perusahaan adalah sumber daya yang dikendalikan oleh perusahaan sebagai hasil dari kejadian masa lalu dan diperkirakan akan memberikan manfaat ekonomi di masa depan, yang diharapkan menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.
Berdasarkan definisi ini, aset perusahaan memiliki tiga karakteristik utama yang membedakannya dari komponen keuangan lainnya:
- Memberikan manfaat ekonomi di masa depan.
- Dikendalikan dan dimiliki oleh perusahaan.
- Merupakan hasil dari transaksi atau peristiwa masa lalu.
Aset memiliki peran penting dalam mendukung operasional bisnis. Sebab, dari aset inilah perusahaan dapat menghasilkan keuntungan dan menjaga kelangsungan bisnisnya. Oleh karena itu, pengelolaan aset yang efektif sangat penting untuk memastikan bahwa aset-aset tersebut digunakan dengan optimal dan tidak mengalami penyusutan nilai yang signifikan.
Baca Juga: Kenali Aset Perusahaan dan Jenisnya
Cara Mengelola Aset dan Inventaris Perusahaan
Mengelola aset perusahaan bisa dilakukan dengan berbagai metode, baik secara manual maupun digital. Pencatatan manual dapat dilakukan dengan menggunakan spreadsheet atau dicatat dalam dokumen fisik seperti buku kertas.
Secara manual, Anda bisa memanfaatkan Excel untuk membuat tabel dengan kolom yang mencakup kode, nama barang, merek dan seri, tahun perolehan, harga perolehan, nilai residu, kondisi barang, masa penggunaan, lama pakai, lokasi barang, dan pengguna terakhir.
Anda juga bisa membuat tabel terpisah untuk mencatat data mutasi barang, dengan kolom yang mencakup pengguna, tanggal penggunaan, kondisi saat dipinjam, dan kondisi saat dikembalikan.
Jika tidak ingin membuat tabel dari awal, Anda bisa mencari contoh daftar aset perusahaan format XLS di internet, kemudian unduh dan isi. Berikut adalah salah satu format daftar inventaris kantor yang bisa Anda gunakan:
Template Daftar Aset dan Inventaris Kantor
Meskipun pencatatan manual masih banyak digunakan hingga saat ini, metode ini cenderung memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia.
Sebagai alternatif, manajemen aset perusahaan juga dapat dilakukan secara digital menggunakan software pengelola barang inventaris kantor. Metode ini lebih efisien karena data diperbarui secara otomatis tanpa perlu dilakukan sendiri oleh admin.
Pentingnya Penggunaan Aplikasi Asset Management
Pengelolaan aset secara digital memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan perangkat lunak khusus, seperti aplikasi manajemen aset. Aplikasi ini berfungsi sebagai alat yang membantu perusahaan dalam melacak dan mengelola peralatan serta barang inventaris kantor.
Software manajemen aset terbaik tidak hanya membantu mengelola berbagai aset dengan lebih baik, tetapi juga menawarkan sejumlah keuntungan. Berikut tujuh manfaat utama yang dapat diperoleh dari penggunaan sistem manajemen aset:
- Meningkatkan efisiensi organisasi: Software manajemen aset mempermudah pelacakan dan pengelolaan aset di berbagai lokasi sehingga meningkatkan efisiensi operasional hingga $260.000 per jam.
- Perawatan aset yang optimal: Aplikasi ini merencanakan dan melaksanakan perawatan aset dengan lebih efektif, mengurangi waktu henti (downtime), biaya, dan waktu perencanaan pemeliharaan sebesar 20-50%.
- Pelacakan data aset yang menyeluruh: Software pelacakan aset mencatat data aset secara detail, memantau kondisi dan lokasi aset secara real-time, serta mengotomatisasi proses manual, seperti riwayat unit dan kondisi alat.
- Manajemen siklus hidup aset: Sistem manajemen aset ini mengelola seluruh siklus hidup aset mulai dari pengadaan hingga demolisi, termasuk analisis return on investment (RoI) untuk aset baru dan yang sudah ada.
- Skalabilitas untuk perusahaan besar: Program manajemen aset mampu menangani volume data yang besar, memastikan semua aset dikelola dengan baik tanpa mengurangi kinerja.
- Monitoring aset yang efektif: Software ini memungkinkan pelacakan dan monitoring kondisi serta lokasi aset secara real-time sehingga memudahkan pengawasan dan pengambilan keputusan.
- Pengukuran KPI dan penghematan biaya: Manajemen aset perusahaan menjadi key performance indicator (KPI) untuk pemeliharaan dan perbaikan, yang memungkinkan perusahaan menghemat hingga 25% dari pengeluaran pemeliharaan tahunan, serta mengurangi biaya modal dan pemeliharaan.
Baca Juga: Cara Membuat dan Contoh Daftar Inventaris Kantor
12 Rekomendasi Aplikasi Asset Management
Memilih sistem manajemen aset yang tepat untuk perusahaan Anda bisa menjadi tugas yang rumit, mengingat berbagai aspek yang perlu dipertimbangkan dalam pengelolaan aset. Oleh karena itu, berikut kami berikan 12 rekomendasi aplikasi asset management terbaik di Indonesia yang bisa menjadi referensi Anda.
1. GAGA dari Gadjian
Gadjian General Affair (GAGA) adalah fitur khusus dalam aplikasi payroll Gadjian yang dirancang untuk memudahkan manajemen aset perusahaan. Sebagai aplikasi berbasis cloud, GAGA memungkinkan pengelolaan aset dan inventaris perusahaan secara fleksibel, kapan saja dan di mana saja. Hal ini sangat berguna bagi pengguna dengan mobilitas tinggi.
Dengan tampilan yang mudah digunakan dan fitur yang lengkap, GAGA memungkinkan perusahaan untuk mencatat dan mengelola aset dan barang inventaris kantor secara efisien dan akurat.
Beberapa fitur-fitur yang ditawarkan oleh aplikasi inventaris kantor berbasis web GAGA dalam pengelolaan aset perusahaan meliputi:
- QR code generator: Memungkinkan pembuatan QR code untuk inventarisasi dan pendataan digital, di mana data disimpan di server cloud tanpa memerlukan database lokal.
- Fitur pengingat: Membantu penjadwalan pemeliharaan dan perawatan berkala, sehingga memastikan tidak ada aset yang terlewat untuk di-maintenance.
- Pelacakan real-time: Mempermudah pemantauan mutasi inventaris dengan data real-time, memungkinkan identifikasi posisi dan kondisi aset terkini, termasuk yang sedang digunakan atau dipinjam oleh karyawan.
- Self-service personalia: Memungkinkan karyawan untuk mengajukan penggantian inventaris atau permintaan pengadaan unit baru secara mandiri sehingga mempercepat pemenuhan kebutuhan peralatan kerja yang mendesak.
- Kalkulasi penyusutan otomatis: Mengotomatisasi perhitungan beban depresiasi aset untuk membantu perusahaan dalam menghitung penyusutan aset secara akurat.
2. Gamatechno
Gamatechno adalah aplikasi asset management yang menawarkan solusi terintegrasi untuk mengelola perencanaan sumber daya perusahaan secara real-time. Dengan menggunakan aplikasi ini, perusahaan dapat memantau seluruh informasi terkait aset bisnis mereka melalui berbagai fitur yang tersedia.
Beberapa fitur manajemen aset yang dapat dimanfaatkan oleh perusahaan melalui Gamatechno antara lain:
- Tracking status dan lokasi aset: Aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk memantau jumlah dan lokasi aset bisnis mereka secara real-time. Selain itu, perusahaan dapat mengawasi perpindahan, pelelangan, pengurangan, dan penambahan fixed asset.
- Kodefikasi otomatis: Fitur ini mengintegrasikan software manajemen aset dengan platform lain dan dilengkapi dengan barcode scanner yang terpasang pada aset, sehingga mempermudah perusahaan dalam melakukan pendataan aset secara otomatis.
- Master data asset: Memungkinkan perusahaan untuk mendata aset yang dimiliki secara lengkap dan terstruktur, termasuk nama aset, tipe aset, vendor, lokasi, serta departemen yang menggunakan aset tersebut.
- Perhitungan depresiasi: Aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur penyusutan yang memungkinkan simulasi dan posting jurnal penyusutan
3. AsetKita
AsetKita adalah aplikasi inventaris kantor berbasis web yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan aset tetap perusahaan melalui sistem ‘Fixed Asset Management & Tracking System’.
Aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk mendokumentasikan aset secara rinci, mencakup setiap perubahan, penambahan, dan pergerakan aset dengan metode pencatatan yang detail.
AsetKita juga menyediakan layanan tambahan seperti konsultasi dan perencanaan, migrasi data aset, desain tag/label, instalasi, dan pelatihan penggunaan aplikasi. Beberapa fitur utama yang ditawarkan oleh AsetKita meliputi:
- Teknologi web: Aplikasi berbasis web ini memungkinkan akses fleksibel ke informasi aset perusahaan hanya melalui browser. Fitur ini mendukung akses data secara bersamaan berkat sentralisasi data.
- Teknologi mobile: Fitur ini memungkinkan pemindaian aset melalui aplikasi di smartphone tanpa memerlukan pemindai tambahan seperti handheld atau wireless scanner. Hal ini memudahkan audit dan inventarisasi aset.
- Teknologi QR code: Setiap aset yang terdaftar dalam AsetKita diberi nomor unik dalam bentuk QR code, memudahkan proses tag labeling. Ukuran tag label dapat disesuaikan sesuai kebutuhan perusahaan.
4. InvGate
InvGate Assets muncul sebagai salah satu sistem manajemen aset perusahaan terkemuka di Indonesia, menawarkan berbagai fitur yang bermanfaat. Dengan fitur yang unggul, InvGate Assets dapat mempermudah analisis dan evaluasi aset sehingga perusahaan membuat keputusan pengelolaan aset yang lebih tepat dan efisien.
Beberapa fitur unggulan dari InvGate Assets meliputi:
- Setup dan navigasi yang mudah: UI yang intuitif dan proses pengaturan yang mudah dipahami memungkinkan bisnis untuk segera beroperasi tanpa memerlukan banyak waktu atau sumber daya tambahan.
- Notifikasi kebutuhan perbaikan aset: Fitur ini memberikan pemberitahuan otomatis ketika aset memerlukan perbaikan sehingga masalah dapat diatasi tepat waktu dan mengurangi risiko kerusakan lebih lanjut.
- Harga terjangkau: InvGate Assets menawarkan solusi manajemen aset yang ramah anggaran, khususnya untuk bisnis berskala kecil sehingga mereka dapat mengakses teknologi canggih tanpa beban biaya yang tinggi.
5. Ivanti IT Asset Management App
Jika Anda memerlukan fleksibilitas dalam pelacakan data kunci, Ivanti IT Asset Management Software adalah pilihan yang patut dipertimbangkan. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur canggih yang meningkatkan manajemen aset dan efisiensi operasional.
Ivanti menyediakan laporan pra-dibuat yang detail dan informatif, yang memungkinkan pengguna untuk membuat laporan aset perusahaan kustom berdasarkan kueri spesifik mereka. Fitur ini membantu dalam pengolahan data yang efisien dan memastikan bahwa informasi yang tersedia akurat dan relevan untuk setiap bisnis.
Beberapa fitur utama dari Ivanti IT Asset Management Software meliputi:
- Akses multi-perangkat: Aplikasi ini dapat diakses melalui berbagai perangkat, memberikan fleksibilitas tinggi bagi pengguna dalam mengelola aset dari mana saja.
- Kustomisasi gratis: Ivanti memungkinkan kustomisasi sesuai kebutuhan bisnis, termasuk untuk ruang kerja bersama (coworking space), sehingga aplikasi dapat disesuaikan dengan berbagai skenario penggunaan.
- Pendampingan technical support: Ivanti menawarkan dukungan teknis selama proses implementasi, membantu perusahaan dalam menyesuaikan dan mengoptimalkan penggunaan software.
6. Total Asset Management Software
Total Asset Management Software adalah solusi manajemen aset perusahaan yang banyak digunakan oleh perusahaan di Indonesia. Sebagai software berbasis cloud, Total Asset Management menawarkan berbagai modul dan fitur yang dapat dikustomisasi dan diintegrasikan dengan aplikasi pihak ketiga atau sistem yang sudah ada di perusahaan.
Berikut adalah beberapa fitur utama dari Total Asset Management Software:
- Analisis usia stok: Memungkinkan perusahaan untuk menganalisis usia stok aset mereka, membantu dalam perencanaan penggantian atau perbaikan.
- Pelacakan RFID dan barcode: Menggunakan teknologi RFID dan barcode untuk melacak lokasi dan status aset secara akurat.
- Manajemen pengajuan stok: Memudahkan perusahaan dalam mengelola permintaan pengadaan dan pengajuan stok barang.
- Pelacakan aset: Fitur untuk memantau kondisi dan lokasi aset, memastikan manajemen aset yang efisien.
7. SAP Asset Management
SAP Asset Management adalah bagian dari solusi SAP ERP yang telah diterapkan di berbagai perusahaan di Indonesia. SAP menyediakan aplikasi ERP yang komprehensif dan dapat disesuaikan, serta menawarkan kemampuan integrasi yang kuat dengan berbagai aplikasi pihak ketiga.
Fitur-fitur utama dari SAP Asset Management mencakup:
- Lifecycle asset management: Mengelola seluruh siklus hidup aset, dari perolehan hingga penghapusan, untuk memastikan pemanfaatan yang optimal.
- Real-time asset monitoring: Memantau kondisi dan status aset secara real-time, memberikan visibilitas yang jelas mengenai performa dan lokasi aset.
- Predictive maintenance: Menggunakan data untuk memprediksi dan mencegah kerusakan aset sebelum terjadi, mengurangi downtime dan biaya perbaikan.
- Mobile asset management: Mengelola aset melalui perangkat mobile, memungkinkan akses dan pengelolaan aset dari lokasi manapun.
8. MMSoft Pulseway Asset Management Software
Untuk perusahaan yang mengutamakan aplikasi dalam pengelolaan aset, Pulseway adalah pilihan yang sangat tepat. Pulseway merupakan software remote monitoring and management (RMM) berbasis cloud yang dirancang khusus untuk memudahkan pemantauan dan pengelolaan aset dari jarak jauh.
Fitur-fitur utama Pulseway meliputi:
- Pemantauan dan pengelolaan aset: Memberikan kemampuan untuk memantau dan mengelola aset digital Anda secara langsung melalui aplikasi seluler, memungkinkan akses dari mana saja.
- Kemudahan akses: Dengan sistem berbasis cloud, Pulseway memastikan bahwa tim IT dapat mengelola aset secara fleksibel, kapan saja dan di mana saja, meningkatkan efisiensi kerja.
- User experience yang baik: Menyediakan antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan sehingga memperbaiki pengalaman pengguna dalam mengelola aset.
9. GoCodes
GoCodes adalah salah satu aplikasi asset management di Indonesia yang memanfaatkan teknologi kode QR untuk pengelolaan aset perusahaan. Aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk melacak, memantau, dan mengelola aset langsung dari perangkat seluler mereka.
Fitur utama dari GoCodes meliputi:
- Pelacakan dan pengelolaan aset: Menggunakan kode QR, perusahaan dapat dengan mudah melacak dan memantau aset secara real-time menggunakan perangkat seluler.
- Kemudahan akses: Meskipun tampak sederhana, aplikasi ini menawarkan solusi yang kuat dan andal untuk pengelolaan aset di dunia mobile, memastikan kontrol penuh atas aset perusahaan.
- Setup mudah: Memudahkan proses pengaturan dan penggunaan aplikasi.
- Keamanan data: Menjamin perlindungan data aset dengan standar keamanan yang baik.
10. Asset Explorer
Asset Explorer adalah aplikasi asset management yang menawarkan berbagai modul yang dapat disesuaikan dan diintegrasikan dengan aplikasi manajemen aset pihak ketiga. Beberapa fitur utama dari sistem manajemen aset Asset Explorer meliputi:
- Pelacakan aset: Memungkinkan perusahaan untuk melacak lokasi dan kondisi aset secara efektif.
- Manajemen audit: Menyediakan alat untuk melakukan audit aset dengan mudah dan akurat.
- Jadwal pemeliharaan: Mengatur jadwal perawatan aset untuk memastikan pemeliharaan yang tepat waktu.
- Perhitungan depresiasi: Menghitung nilai penyusutan aset secara otomatis untuk pengelolaan keuangan yang lebih baik.
11. Sistem Catat Aset (Sisca)
Sisca adalah aplikasi manajemen aset perusahaan yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan perusahaan di Indonesia. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur yang mendukung pengelolaan aset dengan efisien, antara lain:
- Stock tracking: Memantau jumlah dan kondisi stok aset secara real-time.
- Asset registration: Mendaftarkan dan mengelola informasi aset dengan mudah.
- Maintenance alerts: Memberikan notifikasi untuk pemeliharaan aset yang diperlukan agar tidak terlewat.
- Reporting tools: Menyediakan laporan aset perusahaan yang membantu dalam analisis dan pengambilan keputusan terkait aset.
12. Asset Panda
Aplikasi asset management dari Asset Panda menawarkan berbagai modul yang mendukung operasi bisnis dalam berbagai skala, termasuk aplikasi untuk HR, inventaris, dan gudang. Fitur-fitur utama dari sistem manajemen Asset Panda meliputi:
- Mobile asset tracking: Memungkinkan pelacakan aset secara langsung dari perangkat seluler.
- Customizable workflows: Menyediakan kemampuan untuk mengatur alur kerja sesuai kebutuhan spesifik perusahaan.
- Maintenance management: Mengelola jadwal pemeliharaan dan perbaikan aset secara efisien.
- Asset check-in/check-out: Memantau proses peminjaman dan pengembalian aset dengan mudah.
Baca Juga: 7 Rekomendasi Aplikasi HRIS Gratis dan Berbayar di Indonesia
Modul GAGA Gadjian: Solusi Pengelolaan Aset Terbaik
Mengelola aset dengan baik sangat penting untuk memastikan aset digunakan secara optimal dan tidak mengalami penurunan nilai yang signifikan. Untuk itu, penting untuk menggunakan sistem manajemen aset yang efektif.
Jika Anda ingin meningkatkan efisiensi dan produktivitas melalui manajemen aset dan inventaris yang lebih baik, GAGA dari Gadjian adalah aplikasi inventaris kantor berbasis web yang ideal untuk perusahaan Anda. Dengan fitur yang lengkap, GAGA memudahkan perusahaan dalam pencatatan, pemantauan, dan optimalisasi penggunaan aset.
Berbasis teknologi cloud, aplikasi asset management GAGA memungkinkan Anda untuk mengelola daftar aset dan inventaris kantor kapan saja dan dari mana saja. Fitur QR Code Generator yang disediakan memungkinkan identifikasi barang inventaris kantor dengan cepat dan mudah.
Selain itu, GAGA menyediakan data inventaris secara real-time, memudahkan pelacakan aset, dan penyusunan laporan aset perusahaan. Fitur depresiasi juga tersedia untuk membantu Anda memantau penyusutan nilai aset yang mendukung perencanaan keuangan perusahaan.
Segera manfaatkan modul GAGA secara gratis untuk hingga 50 unit inventaris kantor. Untuk jumlah inventaris yang lebih besar, Anda dapat meningkatkan kapasitas dengan biaya yang terjangkau.
