Outsourcing merupakan praktik bisnis yang melibatkan penggunaan layanan atau sumber daya dari pihak eksternal untuk melakukan tugas-tugas tertentu pada suatu perusahaan. Hal ini sudah umum diterapkan bisnis untuk menangani pekerjaan di luar bisnis inti.
Untuk membantu perusahaan dalam mengukur kinerja karyawan outsourcing serta mendukung tercapainya tujuan bisnis yang terukur, maka diperlukan alat bernama Key Performance Indicator (KPI).
Key Performance Indicator (KPI) memainkan peran penting dalam mengelola karyawan outsourcing dengan efektif dan efisien, sebab memungkinkan perusahaan untuk menilai kontribusi dan efektivitas kinerja karyawan outsourcing dalam mencapai tujuan perusahaan.
Berikut diberikan panduan menyusun KPI karyawan outsourcing berserta contohnya, serta kunci sukses membuat KPI yang efektif untuk perusahaan Anda.
Mengapa KPI Penting untuk Karyawan Outsourcing?
Berikut gambaran lebih jelas tentang pentingnya KPI karyawan outourcing bagi perusahaan.
Memantau kinerja karyawan secara objektif
KPI membantu perusahaan monitoring karyawan outsourcing dengan efektif. Misalnya, perusahaan perlu mengukur tingkat kepuasan pelanggan terhadap layanan yang ditawarkan. Melalui KPI, perusahaan dapat mengukur kinerja karyawan outsourcing dalam hal responsivitas, kualitas layanan, dan parameter lainnya.
Baca Juga: Cara Membuat KPI Warehouse untuk Penilaian Kinerja Gudang
Landasan mementukan prioritas yang tepat
Perusahaan perlu menentukan prioritas dalam mengelola sumber daya dan mengatur strategi kerja. Langkah awalnya adalah mengidentifikasi tujuan strategis perusahaan yang bisa dicapai melalui karyawan outsourcing, seperti meningkatkan efisiensi operasional. Maka contoh parameter KPI-nya adalah waktu penyelesaian tugas dan biaya per unit.
Optimalisasi biaya dan efisiensi
KPI memastikan perusahaan sudah memiliki karyawan outsourcing dengan keunggulan kompetitif, mampu mengoptimalkan biaya, dan meningkatkan profitabilitas perusahaan. Contoh parameter yang tepat di antaranya mengukur produktivitas, ketepatan waktu, kualitas dan efisiensi kerja karyawan outsourcing.
Langkah-Langkah Menyusun KPI Karyawan Outsourcing
Menyusun penilaian KPI karyawan outsourcing merupakan salah satu upaya memastikan kinerja karyawan Anda tetap terukur dan sesuai dengan tujuan perusahaan. Berikut langkah-langkah dan tips sukses menyusun KPI outsourcing yang dapat Anda ikuti :
Mengidentifikasi tujuan strategis perusahaan
KPI tidak hanya berperan sebagai alat evaluasi, namun juga menjadi panduan praktis mencapai tujuan strategis perusahaan. Dalam menetapkan KPI, mulailah dari mengidentifikasi tujuan bisnis yang konkret, realistis, terukur, dan dapat dihubungkan dengan KPI individu karyawan Anda.
Beberapa contoh tujuan bisnis di antaranya meningkatkan pangsa pasar, meningkatkan efisiensi operasional, mengembangkan inovasi produk dan layanan baru, serta meningkatkan kepuasan pelanggan.
Dengan menetapkan tujuan bisnis yang jelas, perusahaan dapat menetapkan KPI karyawan yang jelas dan terukur.
Baca Juga: Aturan dan Isi Perjanjian Kerja Outsourcing
Menganalisis kebutuhan karyawan outsourcing
Lakukan analisis mendalam mengenai pekerjaan di perusahaan Anda yang memerlukan tenaga outsourcing. Pastikan sudah mengidentifikasi divisi atau area yang membutuhkan keahlian khusus dan bisa diisi oleh karyawan outsourcing.
Anda juga dapat menganalisis kebutuhan berdasarkan perkiraan biaya, apabila ternyata biaya internal lebih besar daripada memanfaatkan outsourcing.
Memilih KPI dan menentukan metrik yang tepat
Pemilihan KPI disesuaikan dengan karakteristik dan tujuan spesifik setiap divisi. Sebagai contoh, jika KPI adalah penjualan, metriknya bisa berupa penjualan, conversion rate atau rata-rata nilai transaksi.
Berikut daftar metrik KPI yang relevan untuk karyawan outsourcing :
- Kehadiran dan kedisiplinan. Metrik ini mengukur tingkat kehadiran karyawan outsourcing berdasarkan persentasi waktu kerja yang dihadiri sesuai jadwal kerja dan jumlah pelanggaran kedisiplinan dalam satu periode waktu.
- Efisiensi biaya. Metrik KPI yang berkaitan dengan penghematan biaya di antaranya pengurangan biaya tenaga kerja, biaya operasional umum (overhead, bahan baku, pemeliharaan peralatan), dan peningkatan Return on Investment (ROI).
- Kualitas produk dan layanan. Contoh metrik KPI outsourcing yang dapat digunakan adalah nilai kepuasan pelanggan, jumlah masalah yang dilaporkan, waktu dalam merespon permintaan/masalah pelanggan, kepatuhan SOP, kepatuhan terhadap Service Level Agreement (SLA).
- Ketepatan waktu. Metrik ini berhubungan dengan kemampuan karyawan outsourcing memberikan layanan tepat waktu atau sesuai dengan tenggat yang diberikan. Contohnya persentase tugas yang diselesaikan sesuai jadwal dan rataan waktu yang dibutuhkan karyawan untuk merespons masalah tertentu.
- Kepuasan pelanggan. KPI kepuasan pelanggan dapat diperoleh melalui pengukuran tingkat customer satisfaction score (CSS), tingkat retensi pelanggan, jumlah keluhan, waktu tanggapan keluhan, hingga net promotor score (NPS) atau seberapa besar pelanggan merekomendasikan produk Anda ke orang lain.
- Produktivitas. KPI ini mengukur faktor-faktor yang melibatkan karyawan outsourcing dalam hal output kerja seperti output per jam kerja, persentase waktu penyelesaian tugas, rasio produksi terhadap biaya, tingkat kesalahan, hingga persentase peningkatan produktivitas dari periode sebelumnya.
- Inovasi. KPI ini menilai sejauh mana karyawan outsourcing mendorong adanya inovasi berkelanjutan di perusahaan. Contoh metriknya adalah jumlah ide inovatif yang diajukan dan persentase perbaikan yang diimplementasikan berdasarkan saran karyawan outsourcing.
Sangat direkomendasikan untuk membuatl metrik atau parameter KPI dengan kerangka kerja SMART, yaitu singkatan dari specific (spesifik), measurable (terukur), achievable (dapat dicapai), realistic (realistis), dan time-bound (terikat waktu).
Baca Juga: Contoh Format KPI Excel untuk Karyawan
Melakukan konsultasi dengan pihak terkait
Langkah keempat ini dapat dilakukan dengan melibatkan tim internal dan mitra/karyawan outsourcing dalam menyusun KPI. Misalnya, melakukan brainstorming untuk menyusun daftar potensial KPI berdasarkan tujuan perusahaan dan masukan mitra outsourcing.
Diskusikan metrik, cara menghitung KPI karyawan, dan sistem/platform yang digunakan untuk penilaian.
Menyiapkan sistem pengukuran KPI
Agar KPI karyawan outsourcing yang ditetapkan dapat berjalan efektif sesuai harapan perusahaan Anda, tentukanlah tim yang bertanggungjawab mengawasi implementasi KPI, termasuk tenggat waktu untuk mencapai setiap tahapnya.
Jangan lupa untuk memastikan bahwa semua pihak, baik perusahaan dan karyawan outsourcing yang terlibat sudah memahami setiap KPI yang ditetapkan.
Dalam pengimplementasian, Anda juga perlu menentukan sistem yang memungkinkan pengukuran KPI secara teratur.
Ada perusahaan yang menggunakan metode manual seperti survey atau pengisian form penilaian kinerja karyawan, ada juga yang menggunakan aplikasi penilaian kinerja karyawan outsourcing.
Monitor dan mengevaluasi kinerja karyawan berkala
Memantau kinerja karyawan outsourcing secara terus menerus dapat memberikan informasi dini dan lebih cepat perihal adanya ketidaksesuaian kinerja, jadi perusahaan bisa lebih sigap menanganinya serta memastikan penerapan KPI sesuai dengan tujuan.
Tetapkanlah jadwal monitoring yang teratur, misalnya harian, mingguan, bulanan atau sistem per kuartal. Pastikan data penilaian yang dikumpulkan akurat dan valid, kalau bisa dikumpulkan secara otomatis untuk menghindari kesalahan manusiawi (human error).
Terakhir, evaluasi sejauh mana capaian KPI dalam periode waktu yang Anda tentukan.
Membuat penyesuaian dan perbaikan KPI
Setelah Anda mengevaluasi implementasi secara menyeluruh, akan diperoleh informasi apakah KPI yang ditetapkan berhasil mencapai tujuan awalnya. Jika diperlukan, Anda dapat melakukan perubahan atau revisi KPI sesuai dengan perubahan kebutuhan bisnis dan tren eksternal yang mungkin terjadi.
Contoh KPI Karyawan Outsourcing
Untuk memahami KPI karyawan outsourcing, berikut adalah contoh KPI karyawan yang sederhana. Misalnya bekerja sebagai Data Entry Specialist.
Anda bisa memodifikasi bobot masing-masing KPI sesuai kebutuhan, namun jumlahnya harus mencapai 100 persen.
Berdasarkan perhitungan di atas, skor akhir karyawan outsourcing Data Entry Specialist adalah sebesar 94.64%, artinya belum mencapai target yang ditentukan.
Baca Juga: 12 Indikator Penilaian Kinerja Karyawan dan Cara Menerapkannya
Aplikasi Penilaian KPI Karyawan Outsourcing Gadjian
KPI yang terkelola dengan baik membantu perusahaan untuk mendalami kinerja karyawan outsourcing. Di samping itu juga digunakan sebagai acuan untuk pengambilan keputusan strategis di masa depan.
Mengelola KPI karyawan manual memiliki beberapa tantangan, di antaranya pelaporan yang menghabiskan banyak waktu, rentan akan kesalahan data, serta meningkatkan beban kerja administratif, terlebih jika perusahaan Anda berskala besar.
Untuk mengatasinya, gunakan aplikasi penilaian kinerja karyawan outsourcing seperti aplikasi Gadjian. Aplikasi KPI berbasis web Gadjian menawarkan beragam fitur HRIS (manajemen karyawan) dan payroll (penggajian) yang terintegrasi hanya dalam satu aplikasi saja.
Salah satu fiturnya adalah monitor KPI karyawan. Dengan fitur ini, Anda dapat membuat template KPI karyawan sesuai budaya dan kebutuhan perusahaan, memantau proses penilaian kinerja mereka dan mudah digunakan oleh karyawan dari berbagai latar belakang.
Gadjian membantu perusahaan Anda untuk memaksimalkan kinerja karyawan outsourcing dan mencapai tujuan bisnis dengan lebih efektif dan efisien.
