Cuti kerja merupakan hak karyawan yang wajib dipenuhi perusahaan sesuai dengan peraturan cuti karyawan yang tertuang dalam Undang-Undang Cipta Kerja Nomor 6 Tahun 2022. Untuk mendapatkan izin cuti, karyawan harus membuat pengajuan terlebih dahulu.
Pengajuan cuti kerja biasanya diajukan secara manual dengan mengisi formulir fisik atau mengirim email surat pengajuan cuti, tetapi akan menghabiskan banyak waktu untuk menunggu proses persetujuannya. Akibatnya, proses persetujuan cuti karyawan dapat tertunda.
Pengelolaan cuti yang efektif berpengaruh terhadap produktivitas dan kepuasan karyawan di kantor. Berkat kemajuan teknologi, kini sudah tersedia aplikasi pengajuan cuti online yang memudahkan Anda memproses pengajuan dan persetujuan cuti karyawan.
Tanda-Tanda Harus Beralih ke Aplikasi Cuti Online
Apabila Anda masih ragu untuk menggunakan aplikasi cuti online, maka kenali kebutuhan perusahaan Anda melalui lima tanda-tanda berikut :
Pengajuan cuti yang lambat dan rumit
Terdapat proses panjang proses pengajuan cuti, dimulai dari pengisian formulir oleh karyawan dan mengirimkan permohonan kepada HR. Setelah itu, HR melakukan pemeriksaan dokumen serta memastikan karyawan masih memiliki jatah cuti tahunan yang tersisa untuk permohonan cuti yang diajukan. Hal ini sudah memakan banyak waktu untuk proses administrasi.
Kurangnya dokumentasi yang akurat
Tak jarang karyawan mengeluhkan ketidakjelasan status pengajuan cuti mereka akibat informasi yang sering tertukar, misalnya karyawan A sudah mengajukan cuti jauh hari, namun di arsip HR malah tercantum nama karyawan B yang tidak mengajukan cuti.
Bayangkan jika karyawan harus mengajukan cuti sakit mendadak dan datanya tidak terdokumentasi HR, tentu akan merugikan mereka saat penggajian, bukan?
Baca Juga: 3 Jenis Cuti Unik yang Kamu Belum Tahu
Kurangnya transparansi data cuti
Tidak masalah jika hanya satu atau dua karyawan yang mengajukan cuti setiap bulannya. Namun, bagaimana jika skala perusahaan Anda besar dan setiap harinya selalu ada beberapa permohonan cuti? Manajemen database cuti karyawan yang manual akan menimbulkan kesulitan untuk memeriksa sisa jatah cuti karyawan.
Kesulitan dalam mengelola persetujuan (approval) cuti
Pengajuan cuti manual kerap membuat karyawan mengalami kesulitan karena harus menunggu persetujuan beberapa pihak. HR sudah kerepotan dengan sistem pengelolaan cuti yang berantakan, karyawan harus menunggu lebih lama dari yang seharusnya. Karyawan tentu tidak puas dengan profesionalitas HR perusahaan mengelola karyawan.
Tuntutan karyawan dalam kemudahan proses pengajuan cuti
Dengan semua kerumitan cara lama dalam mengajukan cuti, karyawan menuntut perusahaan untuk menyediakan sistem yang membuat mereka lebih fleksibel mengajukan permohonan cuti, terutama melalui perangkat mobile dan bisa melakukan approval jarak jauh sebagai solusi untuk atasan yang tidak selalu ada di kantor.
Sistem yang sama juga diharapkan menyediakan informasi yang dibutuhkan HR berupa fitur pelaporan tren cuti, sisa cuti, dan pola absensi karyawan, sehingga bisa menjadi dasar penilaian produktivitas karyawan.
Rekomendasi Aplikasi Pengajuan Cuti Online Karyawan
Aplikasi cuti online membantu perusahaan untuk mengelola proses verifikasi dan persetujuan dari permohonan cuti karyawan. Di sisi karyawan, akan memudahkan mereka dalam mengajukan permohonan. Aplikasi cuti online dapat menjadi solusi modern terhadap permasalahan manajemen cuti perusahaan.
Apakah Anda sedang mempertimbangkan penggunaan aplikasi pengajuan cuti online untuk perusahaan? Inilah lima rekomendasi aplikasi yang bisa Anda pertimbangkan!
Aplikasi pengajuan cuti online – GadjianKu
Aplikasi pengajuan cuti online Gadjian menawarkan pengelolaan cuti karyawan yang efisien dan transparan. Melalui fitur kelola cuti karyawan, pengajuan permohonan dan pemberian approval.cuti karyawan dapat dilakukan secara online.
Gadjian dikembangkan sebagai sebuah aplikasi ESS (Employee Self Service) yang memberikan keleluasaan untuk karyawan dalam mengelola berbagai keperluan tanpa merepotkan HR, termasuk mengajukan cuti.
Mengapa Anda harus memilih aplikasi ESS GadjianKu?
Pertama, Gadjian memangkas proses yang berbelit.
Contohnya, karyawan tidak perlu lagi meminta formulir cuti ke HR, mengisinya, menyerahkan kepada atasan untuk disetujui lagi dan mengembalikan formulir ke HR. Karyawan cukup mengajukan permohonan melalui aplikasi dan dapat langsung disetujui atasan. HR tidak perlu menyediakan formulir dan membuat rekapan manual. Mudah, kan?
Kedua, Gadjian menampilkan proses persetujuan cuti yang real-time.
Hanya dengan login di aplikasi, karyawan bisa mengetahui saldo cuti tahunan yang tersisa dan status pengajuan cuti (sudah disetujui atau belum), sehingga mereka tak perlu lagi bertanya kepada HR.
Ketiga, Gadjian dapat diakses di mana saja.
Selama tetap terhubung dengan internet, karyawan dapat mengakses aplikasi tanpa perlu bergantung dengan HR di kantor. Jadi, baik karyawan remote, WFA, WFH dan hybrid working bisa mengelola sendiri pengajuan cuti mereka.
Digitalisasi sistem ini memberikan rasa aman dan meningkatkan keterlibatan karyawan dalam pengelolaan data.
Keempat, Gadjian menjamin privasi data pribadi karyawan melalui sistem cloud dan keamanan berlapisnya serta tetap mematuhi regulasi privasi yang berlaku.
Kelima, Gadjian menawarkan fitur-fitur yang mendukung pengintegrasian sistem HR lebih luas, seperti pengelolaan kehadiran, penggajian hingga rekrutmen karyawan. Paket komplit sistem HR hanya dalam satu aplikasi.
Timetastic
Aplikasi timetastic memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti dengan cepat menggunakan aplikasi web dan mobile. Aplikasi ini menawarkan kalender cuti yang terintegrasi real-time sehingga HR dan karyawan dapat melihat dan mengelola jadwal cuti dengan efisien.
Meski pun Timetastic menyediakan fitur dasar yang cukup lengkap, namun belum menyediakan fitur tambahan untuk integrasi sistem HR yang lebih luas.
Di samping itu, pilihan kustomisasi di aplikasi Timetastic masih terbatas, terutama untuk menyesuaikan kebutuhan spesifik perusahaan yang menerapkan aturan persetujuan cuti lebih kompleks.
Baca Juga: Wajib Pakai Surat? Begini Aturan Cuti Sakit Karyawan Swasta
TimeBot – Slack
TimeBot merupakan aplikasi pengelolaan cuti karyawan yang terintegrasi dengan platform komunikasi Slack. Jadi, karyawan dapat langsung mengajukan cuti tanpa harus keluar dari Slack. Aplikasi ini memfasilitasi proses persetujuan cuti dengan memberi notifikasi pengajuan pada HR.
Namun, pengguna TimeBot harus memiliki akses dan kebiasaan menggunakan Slack agar fitur ini bisa dimanfaatkan dengan optimal. Di samping itu juga terbatas dalam kustomisasinya.
OrangeHRM
OrangeHRM merupakan platform manajemen sumber daya manusia yang menyediakan fitur persetujuan cuti online. Aplikasi ini dapat memantau dan mengelola saldo cuti karyawan yang akurat.
Untuk perusahaan yang tidak terbiasa menggunakan sistem HRM terpusat, akan membutuhkan waktu dan upaya untuk implementasi dan konfigurasi awal. Di samping itu, OrangeHRM masih menggunakan absensi manual, jadi hanya pada satu device saja di kantor.
Bamboo HR
Aplikasi Bamboo HR adalah platform HRIS yang berfokus mengelola informasi karyawan dan administrasi HR. Aplikasi ini menyediakan alat untuk pengelolaan pengajuan cuti dan menghitung saldo cuti karyawan.
Keterbatasan dari Bamboo HR di antaranya keterbatasan kustomisasi dibandingkan sistem HRM lainnya serta kompleksitas dalam implementasi awal.
Baca Juga: Prosedur Pengajuan Cuti Karyawan Swasta
Permudah Pengajuan Cuti dengan Aplikasi ESS GadjianKu
Setelah mengetahui tantangan dalam pengajuan cuti karyawan dan perlunya digitalisasi dalam pengelolaannya, maka sudah saatnya Anda mempertimbangkan sistem HRIS yang dapat membantu HR perusahaan untuk kelola cuti lebih efisien dan mudah.
Aplikasi cuti berbasis web Gadjian akan membantu Anda mengoptimalkan manajemen cuti karyawan. Melalui fitur ESS kelola cuti karyawan, karyawan dapat mengajukan cuti dan memungkinkan HR memberikan approval saat itu juga.
Keunggulan menggunakan Gadjian adalah membantu mengurangi pekerjaan administratif manual HR dalam pengelolaan cuti. HR pun dapat fokus pada tugas lain yang lebih strategis dan serahkan urusan manajemen cuti pada Gadjian.
Gadjian mencatat dan mendokumentasikan data cuti karyawan dengan baik. HR akan terhindari dari risiko informasi yang tertukar, kesalahan rekap, dan membuka aksesibilitas informasi yang dibutuhkan karyawan.
Melalui aplikasi ESS GadjianKu, HR dan perusahaan akan terbantu meningkatkan efisiensi operasional dan pengalaman mengelola SDM perusahaan secara keseluruhan.
