Sistem aplikasi penggajian online mencapai popularitasnya seiring dengan perkembangan internet dan cloud. Teknologi ini memungkinkan otomatisasi sebagai cara kerja sistem payroll online yang jauh lebih efisien dan akurat, sehingga kita tidak lagi bergantung pada perhitungan gaji dengan rumus Excel.
Aplikasi penggajian online tersedia dalam dua layanan, yaitu gratis dan berbayar. Penggunaan aplikasi penggajian online gratis memang menawarkan keuntungan dari segi penghematan biaya, artinya kita tidak perlu membayar biaya langganan software.
Contoh aplikasi penggajian gratis
Ada beberapa aplikasi HRIS gratis untuk penggajian karyawan yang benar-benar tidak menarik biaya apa pun. Berikut ini contoh yang populer:
1. Aplikasi Gadjian
Salah satu aplikasi HRIS terkemuka di Indonesia adalah Gadjian. Software aplikasi HRIS ini menawarkan fitur uji coba gratis atau free trial selama 14 hari, yang memungkinkan HR untuk menggunakan dan mencoba fitur-fiturnya sebelum berlangganan.
Keunggulan Gadjian dibandingkan aplikasi sejenis adalah fitur kalkulator perhitungan gaji, THR hingga pajak penghasilan PPh 21/26 yang akurat, otomatis dan dipastikan selalu up-to-date dengan hukum ketenagakerjaan Republik Indonesia.
Untuk ulasan lengkapnya silakan scroll ke bawah!
2. Payroll4Free
Payroll4Free merupakan salah satu solusi payroll gratis yang menawarkan fitur lengkap untuk bisnis skala kecil dengan jumlah karyawan tidak lebih dari 25 orang. Fitur-fiturnya tersedia gratis tanpa biaya tersembunyi meski terbatas hanya untuk penggunaan dasar.
Meski demikian, fungsi yang tersedia cukup komprehensif, seperti perhitungan dan pembayaran gaji, pengaturan cuti, perhitungan pajak, portal karyawan, dan dukungan layanan pelanggan (CS).
Sayangnya, sistem payroll online ini memiliki tampilan antarmuka yang terkesan kuno dan kurang modern. Lalu, karena aplikasi ini sepenuhnya gratis, yang paling mengganggu pengalaman pengguna adalah munculnya iklan di aplikasi.
Baca Juga: Panduan Sistem Payroll Gaji Tanpa Telat untuk Kinerja HRD
3. TimeTrex Community Edition
Ini merupakan software penggajian yang gratis sepenuhnya dengan beberapa fitur dasar seperti manajemen payroll, manajemen cuti, rekrutmen, jadwal kerja, dan absensi. Karena merupakan aplikasi open-source yang berbasis komunitas, penggunaannya aplikasinya pun dapat disesuaikan dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan.
TimeTrex Community Edition didukung oleh komunitas pengguna yang aktif di 50 negara, yang terus berkontribusi dalam pengembangan aplikasi ini. Instalasi dan pemeliharaan software membutuhkan pengetahuan teknis, sehingga tidak cocok untuk pengguna awam. Selain itu, karena tidak ada dukungan pelanggan resmi untuk aplikasi ini, pengguna harus aktif dalam forum komunitas untuk berdiskusi dan mencari solusi.
4. Open Miracle Payroll
Open Miracle adalah perangkat lunak akuntansi open-source yang menyediakan fitur-fitur dasar untuk akuntansi dan penggajian. Seperti perangkat lunak open-source lainnya, Open Miracle dapat digunakan secara gratis, sehingga lebih cocok untuk bisnis skala kecil dengan anggaran terbatas.
Namun, karena kompleksitas aplikasi serta kebutuhan pemeliharaan, Open Miracle lebih cocok untuk perusahaan yang memiliki dukungan sumber daya IT.
Selain kurangnya dokumentasi pada aplikasi, Open Miracle tidak memiliki layanan resmi untuk pengguna sehingga sepenuhnya mengandalkan komunitas pengembang aplikasi dalam memecahkan masalah. Keterbatasan fitur dan integrasi mungkin juga menjadi masalah lainnya bagi sebagian pengguna.
Nah, jika kamu membutuhkan fitur canggih atau tak mau repot dengan masalah teknis, maka lebih baik mempertimbangkan payroll berbayar yang menawarkan paket lengkap dan dukungan pelanggan.
5. HR.my
HR.my adalah aplikasi HR dan payroll berbasis cloud yang menawarkan sejumlah fitur untuk membantu pelaku bisnis mengelola karyawan dan penggajian. Aplikasi ini dapat digunakan secara gratis tanpa biaya apa pun karena didanai crowdfunding.
HR.my menyediakan fitur untuk manajemen data karyawan, catatan absensi, dan pelacakan kinerja. Aplikasi penggajian ini juga memiliki penghitungan otomatis gaji, tunjangan, potongan, dan pajak.
Tampilan antarmuka HR.my cukup ramah pengguna dan memiliki dukungan global multi-bahasa serta mata uang. Selain dapat digunakan untuk perusahaan dengan jumlah karyawan tak terbatas, HR.my juga menawarkan pembaruan software secara otomatis di server cloud.
Meski demikian, aplikasi gratis selalu memiliki kelemahan. Ketiadaan dukungan pelanggan, ketergantungan pada komunitas, keterbatasan fitur, keterbatasan integrasi, dan risiko keamanan data perlu menjadi catatan penting untuk pengguna.
Selain di atas, ada juga aplikasi penggajian online yang tidak sepenuhnya gratis. Artinya ada layanan gratis dengan fitur terbatas dan ada layanan berbayar dengan fitur penuh. Contohnya adalah aplikasi Wave Payroll, Zenefits, Zoho, dan Gusto.
Biasanya aplikasi ini hanya menyediakan layanan gratis untuk bisnis kecil dengan jumlah karyawan terbatas atau hanya untuk fitur-fitur dasar. Pengguna harus berlangganan jika ingin menikmati fitur lengkap.
Kelemahan aplikasi penggajian gratis
Sistem payroll online gratis secara umum memiliki kekurangan dan keterbatasan. Jadi, kamu perlu mempertimbangkan apakah beberapa aspek yang disebutkan di bawah ini menjadi masalah. Jika ya, maka kamu perlu berpikir ulang dan sebaiknya memilih aplikasi berbayar.
1. Keamanan dan privasi data
Secara umum, aplikasi penggajian gratis mungkin tidak memiliki standar keamanan tinggi jika dibandingkan aplikasi berbayar, sehingga risiko buruknya adalah kebocoran data karyawan dan informasi sensitif perusahaan pengguna.
Rata-rata, aplikasi gratis tidak terikat pada regulasi ketat tentang privasi data dan juga tidak memberikan jaminan perlindungan. Bahkan, beberapa situs web mereka tidak dilengkapi dengan enkripsi yang memadai, sehingga statusnya ‘not secure’ saat diakses.
Jadi, software penggajian gratis tidak bisa memastikan bahwa seluruh data kamu akan baik-baik saja.
Baca Juga: Review 5 Aplikasi Rekrutmen Berbasis Web untuk HRD
2. Fitur dan kuota terbatas
Kebanyakan aplikasi gaji gratis memang hanya menawarkan fitur dasar untuk pengguna dan mengunci semua fitur canggih mereka di layanan berbayar, seperti otomatisasi perhitungan pajak karyawan. Selain itu, kuota karyawan yang men-download aplikasi tersebut juga kerap dibatasi, misalnya aplikasi hanya mendukung pengelolaan karyawan hingga 10 atau 25 orang.
Pembatasan fitur dan kuota karyawan ini tentu kurang cocok bagi perusahaan dengan skala bisnis besar yang memiliki jumlah karyawan besar dan membutuhkan banyak fitur payroll untuk mengefisienkan waktu kerja.
3. Minim dukungan pelanggan
Aplikasi gaji gratis sering kali hanya menyediakan dukungan pelanggan yang minim atau malah tidak ada sama sekali. Misalnya perangkat lunak open-source bahkan tidak menyediakan sumber daya bantuan.
Pengguna yang downnload aplikasi gaji gratis harus rajin mencari pemecahan di forum pengguna ketika mengalami kesulitan teknis. Ini mungkin menjadi masalah serius bagi perusahaan yang menginginkan kepraktisan.
4. Gangguan iklan dan up-selling
Bagi banyak orang, iklan yang muncul terus-menerus pada aplikasi gratis mungkin menyebalkan. Tetapi begitulah cara aplikasi gratis memperoleh penghasilan karena mereka tidak menjual layanan ke pengguna. Selain gangguan iklan, pengguna biasanya juga akan diinterupsi oleh penawaran untuk upgrade ke layanan premium berbayar dengan segala kelebihannya.
5. Keterbatasan integrasi
Aplikasi gratis sering kali punya keterbatasan soal integrasi dengan perangkat lunak lain yang mungkin dibutuhkan pengguna, misalnya software akuntansi, aplikasi disbursement, dan lainnya. Masalah ini biasanya disebabkan oleh keterbatasan application programming interface (API) yang menyulitkan komunikasi antar-perangkat lunak.
6. Masalah pemeliharaan dan pembaruan
Jika kamu tidak memiliki dukungan sumber daya IT di perusahaan, menggunakan aplikasi payroll gratis mungkin akan menimbulkan masalah. Sebab, kamu harus siap dengan segala persoalan teknis terkait pemeliharaan dan pembaruan, serta memastikan tidak ada celah keamanan yang bisa membahayakan data perusahaan.
7. Skalabilitas rendah
Berikutnya, kelemahan aplikasi penggajian gratis adalah tingkat skalabilitas yang rendah, sehingga tidak bisa menyesuaikan dengan pertumbuhan bisnis perusahaan yang membutuhkan sistem payroll yang kompleks.
Kamu bisa saja memulai startup dengan aplikasi gaji gratis yang terbatas untuk 10 orang, tetapi ketika bisnismu berkembang pesat, kamu terpaksa mengganti aplikasi. Bukan hanya proses migrasi data yang sulit, penggantian ini juga memakan waktu dan butuh adaptasi.
8. Masalah kepatuhan terhadap regulasi
Kebanyakan aplikasi penggajian online gratis dikembangkan di luar Indonesia, sehingga secara default tidak memiliki kepatuhan terhadap regulasi domestik. Karena itu, cara menghitung gaji kerap berbeda dengan peraturan ketenagakerjaan di Indonesia, misalnya perhitungan lembur dan perhitungan pajak penghasilan karyawan tidak mengikuti ketentuan yang berlaku di Indonesia.
Baca Juga: Tingkatkan Keamanan Data Karyawan dengan Aplikasi HRIS
Aplikasi premium dengan demo gratis
Kami menyarankan penggunaan software payroll Indonesia yang dikembangkan sesuai ketentuan peraturan ketenagakerjaan di Indonesia. Sebaiknya pilih aplikasi berbayar yang memberikan demo gratis.
Selain sistem di aplikasi penggajian premium lebih akurat sesuai aturan domestik, kamu tidak akan mengalami masalah keterbatasan fitur, keamanan data, skalabilitas, integrasi, pemeliharaan dan pembaruan, kepatuhan terhadap regulasi, serta masalah teknis di aplikasi. Payroll online berbayar biasanya memberikan dukungan penuh bagi pengguna.
Aplikasi penggajian online terbaik untuk mendukung bisnis kamu agar lebih efisien adalah Gadjian.
HRIS & payroll software Gadjian
Gadjian adalah aplikasi HR & payroll Indonesia dari Fast 8 yang cukup komprehensif dengan banyak fitur menarik, dari perhitungan dan pembayaran gaji, lembur, THR, BPJS, pengelolaan cuti, pengaturan jadwal kerja shift, rekrutmen, pengelolaan inventaris, hingga manajemen kinerja karyawan.
Software ini mendukung sistem penggajian karyawan bulanan, mingguan, harian, baik untuk karyawan tetap, karyawan tidak tetap, maupun tenaga ahli.
Salah satu fitur mewah dan banyak dicari pengguna di aplikasi ini adalah kalkulator PPh 21 Gadjian yang dapat menghitung pajak PPh 21/26 karyawan secara otomatis. Pajak merupakan bagian payroll paling rumit dan aturannya kerap berubah-ubah sehingga otomatisasi hitung PPh menjadi kebutuhan hampir semua HR di Indonesia.
Gadjian juga terintegrasi dengan banyak aplikasi, yakni Brankas-BCA, Flip, Fingerprints, Jurnal, Payuung, dan aplikasi absensi online Hadirr. Selain itu, Gadjian memberikan layanan pelanggan yang mudah dijangkau serta pelatihan HRD gratis lewat Gadjian Academy.
Paling baru adalah integrasi dengan platform fintech Brankas yang menghadirkan payroll BCA di aplikasi Gadjian untuk disbursement gaji karyawan yang cepat dan efisien. Keuntungan payroll BCA Gadjian adalah:
- Disbursement tanpa perlu top-up dan langsung dari rekening giro perusahaan yang terhubung di Brankas.
- Transfer langsung ke lebih dari 170 bank tujuan lewat BI Fast secara real-time.
- Pengiriman gaji akan menggunakan nama bisnis/usaha sehingga mudah dikenali karyawan.
- Biaya operasional rendah, hanya Rp3.500 untuk transfer beda bank dan Rp2.500 untuk bank yang sama.
Gadjian dirancang sesuai dengan ketentuan ketenagakerjaan, pengupahan, dan perpajakan di Indonesia, dan selalu diperbarui ketika terjadi perubahan aturan. Sehingga, software ini menerapkan SOP penggajian karyawan mengikuti aturan hukum Indonesia, seperti dalam perhitungan upah, lembur, THR, BPJS, sampai pemotongan pajak karyawan.
Gadjian bisa digunakan oleh skala bisnis kecil hingga perusahaan besar yang beroperasi di wilayah Indonesia. Aplikasi penggajian online berbasis web ini memiliki tampilan antarmuka yang menarik, modern, intuitif, dan mudah digunakan siapa saja.
Keamanan dan perlindungan data pengguna terjamin dan dibekali backup server yang bisa diakses 24/7. Gadjian menggunakan penyimpanan awan dari Amazon Web Services (AWS), perusahaan raksasa global yang memiliki reputasi dalam pengembangan teknologi cloud.
Kamu bisa mendaftar coba gratis dengan download akun demo selama 14 hari jika ingin tahu bagaimana Gadjian menyelesaikan tugas-tugas administratif secara otomatis. Atau kamu bisa menghubungi tim kami dan memberi tahu apa yang kamu butuhkan untuk membantu tugas HRD.
