Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu aset paling berharga bagi setiap perusahaan. Namun, mengelola SDM memiliki tantangan tersendiri, mulai dari merekrut dan memilih karyawan berkualitas, mengembangkan dan mempertahankan karyawan, perubahan organisasi, hingga kepatuhan terhadap peraturan perusahaan dan hukum ketenagakerjaan.
Sebagai pihak yang bertanggung jawab mengelola SDM dalam perusahaan, seorang HR (Human Resources) tentu harus mencari solusi untuk mengatasi tantangan-tantangan tersebut. Salah satu cara terbaik adalah dengan menggunakan HR tools atau aplikasi HR.
HR tools adalah perangkat lunak, aplikasi, atau platform yang dirancang khusus untuk mendukung dan mengotomatisasi berbagai tugas dan proses HR. Dengan HR software perusahaan, pekerjaan HR menjadi lebih efisien dan mengurangi beban administratif.
Pentingnya HR Tools untuk Efisiensi Pekerjaan HR
Penggunaan tools HR atau aplikasi HR tidak hanya sebagai upaya adaptasi di era digital, tetapi memberikan berbagai manfaat yang signifikan bagi departemen HR dan bisnis secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa manfaat dari fitur aplikasi HRD online dalam mengefisiensikan pekerjaan.
- Mengoptimalkan pengelolaan data karyawan: Dengan HR software perusahaan, tugas-tugas pengumpulan dan pemrosesan data karyawan dilakukan dengan otomatis dan cepat. Hal ini memungkinkan tim HR untuk menghemat waktu serta menghindari kesalahan manusiawi.
- Meningkatkan akurasi penggajian: Tools HR mempermudah perhitungan tunjangan, bonus, dan potongan gaji karyawan. Selain itu, menghindari perusahaan dari kesalahan fatal terkait perhitungan gaji.
- Meningkatkan produktivitas HR: Aplikasi HR memiliki kemampuan otomatisasi tugas-tugas rutin, mengurangi beban administrasi, dan memungkinkan fokus pada strategi pengembangan SDM. Dengan begitu, produktivitas kerja HR pun jadi meningkat.
- Meningkatkan kualitas layanan HR: Fitur aplikasi HRD online dapat memastikan proses rekrutmen yang efektif, memperkuat komunikasi dengan karyawan, dan meningkatkan kepuasan mereka.
Baca Juga: 6 Tips Memilih Software Employee Database Terbaik
8 Tools HR dari Indonesia yang Wajib Digunakan HRD
Sebelum menerapkan aplikasi HR pada bisnis Anda, penting untuk memahami tools apa saja yang penting digunakan. Secara umum, ada 8 HR tools yang wajib digunakan oleh perusahaan untuk mengatasi tantangan manajemen karyawan. Berikut adalah di antaranya:
Panduan SOP Peraturan Perusahaan
Peraturan Perusahaan (PP) adalah aturan tertulis yang disusun oleh pengusaha, disetujui oleh karyawan, dan disahkan oleh pemerintah untuk mengatur hubungan kerja antara pengusaha dan karyawan.
Buku panduan peraturan perusahaan menjadi salah satu alat yang wajib dimiliki oleh HR untuk menjamin kelancaran aktivitas karyawan dalam perusahaan. Perusahaan harus terus memperbarui materi SOP sesuai dengan perkembangan zaman agar cara kerja tetap relevan dan efisien.
Buku panduan SOP (Standard Operating Procedures) membantu karyawan bekerja dengan baik dan efektif sesuai dengan peran mereka. SOP juga mengurangi risiko atau kesalahan kerja yang diakibatkan oleh kesalahan manusia (human error).
Pelajari cara Menyusun Aturan Perusahaan untuk Karyawan!
Aplikasi HRIS
HRIS (Human Resource Information System) adalah aplikasi yang digunakan oleh departemen SDM dalam suatu organisasi untuk mengelola dan mengotomatisasi proses pengelolaan SDM. Contohnya seperti pengelolaan data karyawan, penggajian, manajemen absensi, pelatihan, pengembangan karir, serta pelaporan HR.
Aplikasi HRIS terbaik di Indonesia yang sudah terbukti membantu lebih dari puluhan ribu karyawan dari berbagai perusahaan nasional dan multinasional adalah Gadjian. Gadjian memiliki fitur utama yang sangat lengkap, mulai dari penggajian/payroll otomatis, hitung dan lapor pajak penghasilan, hingga pengelolaan absensi.
Aplikasi Personalia
Pada umumnya, aplikasi personalia memiliki fitur yang dirancang untuk mempermudah pengelolaan data karyawan, administrasi kepegawaian, penggajian, manajemen kinerja, dan aspek lain yang terkait dengan manajemen SDM.
Salah satu aplikasi personalia terbaik adalah aplikasi GadjianKu dari Gadjian. GadjianKu adalah mobile app yang merupakan pengembangan dari sistem HRIS berbasis web Gadjian. Dengan begitu, karyawan bisa kapan saja dan di mana saja mengakses tanpa perlu menggunakan browser.
Baca Juga: Alasan Pentingnya Mengoptimalkan Manajemen Personalia di Perusahaan
Modul Rekrutmen Karyawan
Modul rekrutmen karyawan menyediakan berbagai fitur dan fungsi untuk mendukung seluruh tahapan proses rekrutmen. Mulai dari pembuatan dan pemasangan lowongan kerja, penyebaran pengumuman lowongan ke platform online atau media lainnya, hingga pengelolaan dan penilaian pelamar.
Salah satu modul yang layak Anda coba adalah modul GATS dari aplikasi Gadjian. Modul ini sudah terpasang software payroll Gadjian dan langsung dapat Anda gunakan secara gratis untuk mengelola 50 kandidat pertama selama setahun.
Silabus Training Karyawan
Perekrutan karyawan baru tidak hanya perihal pengelolaan lamaran kerja dan modul rekrutmen saja. Anda juga perlu memperhatikan proses pelatihan atau training karyawan baru.
Untuk menunjang proses tersebut, HR memerlukan silabus training karyawan, yakni dokumen yang merinci materi, tujuan, metode pengajaran, jadwal, hingga evaluasi yang terkait dengan pelatihan karyawan. Dengan modul yang terstruktur, HR dapat memastikan kepatuhan pelatihan dan memantau kemajuan pembelajaran.
Ketahui jenis dan cara melakukan Training untuk Karyawan Baru!
Aplikasi Monitor dan Rekap Absensi Online
Aplikasi absensi online merupakan tools HR yang memungkinkan Anda memantau dan merekam absensi karyawan secara real-time. Dengan aplikasi ini, HR dapat menggantikan sistem absensi tradisional yang memerlukan pencatatan manual.
Salah satu aplikasi absensi online terbaik adalah aplikasi Hadirr. Melalui aplikasi ini, Anda dapat menemukan beberapa keunggulan dalam pengelolaan absensi karyawan, seperti sistem absensi terintegrasi, absensi dengan verifikasi wajah, dan fitur pemantauan kinerja.
Aplikasi Monitor KPI & Analisis Kinerja Karyawan
Aplikasi monitoring KPI karyawan memungkinkan pengukuran dan pemantauan progres karyawan terhadap KPI secara otomatis. Dengan begitu, manajer dapat melihat secara real-time sejauh mana karyawan mencapai target dan memperoleh wawasan tentang apa saja yang perlu ditingkatkan.
Untuk mendapatkan aplikasi monitoring KPI karyawan, Anda bisa menggunakan tools HR dari aplikasi Gadjian & Hadirr. Dasar perhitungan KPI bisa dilihat di fitur analisis kerja karyawan yang mencakup data kompensasi, demografi karyawan, dan data produktivitas.
Modul Manajemen Aset Kantor
Modul manajemen aset dirancang untuk melacak, mengelola, dan memantau semua aset kantor, mulai dari peralatan, perangkat keras, perangkat lunak, furniture, hingga inventaris kantor lainnya.
Untuk mengelola database inventaris kantor dengan mudah, Anda bisa menggunakan modul GAGA dari Gadjian. Modul ini akan memberikan banyak manfaat dalam pengelolaan aset dari mana dan kapan saja, identifikasi inventaris kantor hanya dengan QR code, hingga jadwal perbaikan inventaris yang teratur.
Baca Juga: 6 Tugas General Affair dalam Manajemen Aset Kantor
Mengenal Gadjian: HR Tools Terbaik untuk Payroll dan PPh 21/26
Gadjian adalah aplikasi HRIS dan payroll terbaik yang menjadi jawaban atas berbagai masalah yang dihadapi departemen SDM di perusahaan. Terutama bagi perusahaan-perusahaan yang masih mengadopsi cara manual dalam menganalisis berbagai data.
Gadjian dilengkapi berbagai fitur unggulan, seperti penggajian, manajemen cuti, manajemen kinerja, dan pengelolaan rekrutmen. Fitur aplikasi HRD online ini terbukti dapat meringankan manajemen SDM.
Melalui Gadjian, Anda akan mendapat kemudahan dalam mengelola penggajian. Sebab, Gadjian dapat membantu Anda menghitung gaji mingguan, bulanan, lembur, THR, perhitungan PPh 21/26 hingga bonus dan insentif secara otomatis dan akurat.
Tak hanya itu, Gadjian juga memiliki integrasi yang kuat dengan perangkat keras lainnya, seperti aplikasi absensi online Hadirr untuk memperkuat ekosistem perusahaan.
Hadirr: Pilihan Aplikasi Absensi Online Terbaik Berbasis GPS & Selfie
Hadirr adalah aplikasi HR cloud terbaik di Indonesia dengan berbagai fitur hebat yang dimiliki. Mulai dari sistem absensi yang canggih, manajemen absensi yang lengkap, hingga pemantauan kinerja.
Hadirr menyediakan sistem absensi berbasis GPS dan validasi pengenalan wajah karyawan. Melalui fitur ini, karyawan dapat mencatatkan kehadiran mereka dari berbagai lokasi dengan selfie. Data kehadiran pun disajikan secara real-time pada dashboard admin.
Fitur manajemen absensi Hadirr pun lengkap. Anda dapat memonitor dan merekap kehadiran secara otomatis dengan sistem perizinan yang terintegrasi. Data kehadiran yang direkap secara otomatis ini pun dapat langsung diproses ke sistem payroll Gadjian.
Aplikasi HR Hadirr juga memungkinkan pemantauan efektif dengan menyediakan data kinerja karyawan berdasarkan jadwal shift kerja dan timesheet online. Data ini dapat memberikan insight untuk evaluasi dan pengembangan karyawan.
Fitur-fitur lengkap mengenai HRIS dan payroll yang saling berkaitan membuat pekerjaan mengolah data yang tampak rumit menjadi lebih mudah bersama Gadjian dan Hadirr. Tinggalkan cara lama dan beralihlah menggunakan teknologi HRIS terbaik di Indonesia! Coba gratis sekarang!
