Dalam mengelola bisnis atau menjalankan perusahaan, salah satu aspek krusial yang harus diperhatikan adalah sistem penggajian karyawan, atau dikenal juga dengan sistem payroll.
Pengelolaan payroll gaji secara manual masih dilakukan oleh beberapa perusahaan karena alasan historis dan skala bisnis yang kecil, namun perlu disadari bahwa metode ini memiliki beberapa kelemahan yang dapat berakibat fatal untuk perusahaan.
Adapun kelemahan terbesarnya adalah risiko human error dalam perhitungan. Kesalahan perhitungan mengakibatkan pembayaran gaji tidak sesuai dengan yang seharusnya. Bisa jadi menimbulkan pembengkakan anggaran gaji bagi perusahaan. Bisa juga memicu ketidakpuasan karyawan jika gaji yang diterima kurang.
Untuk mengurangi kesalahan perhitungan dan mempercepat proses pengelolaan gaji , banyak perusahaan beralih menggunakan sistem penggajian otomatis.
Pengertian Sistem Payroll
Sistem gaji payroll adalah sebuah program yang mengintegrasikan teknologi dan administrasi penggajian karyawan. Sistem ini mampu mengotomatisasi perhitungan gaji karyawan setiap bulannya.
Cara menghitung payroll karyawan sangat kompleks, meliputi perhitungan gaji karyawan berdasarkan jumlah jam kerja atau gaji bulanan, pengurangan pajak, potongan untuk asuransi kesehatan atau dana pensiun, dan pembayaran tunjangan lainnya seperti bonus atau komisi.
Melalui sistem penggajian, perusahaan dapat membayar gaji karyawan dengan akurat dan tepat waktu. Artinya perusahaan akan terhindar dari risiko salah hitung dan denda keterlambatan gaji akibat banyaknya komponen yang harus dihitung. Padahal, perhitungan gaji sudah menjadi rutinitas bulanan HRD.
Baca Juga: Sistem Penggajian dan Pengupahan Sesuai UU Terbaru
Secara keseluruhan, Anda bisa mengintegrasikan sistem penggajian dengan sistem pembayaran gaji melalui bank untuk meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan karyawan. Integrasi keduanya mendatangkan banyak manfaat untuk perusahaan.
Manfaat Menggunakan Sistem Payroll
Secara keseluruhan, sistem payroll memudahkan penggajian. Lebih dari itu, sistem ini memiliki kemampuan lengkap yang memungkinkan Anda mengelola sistem kehadiran, sistem manajemen sumber daya manusia, sekaligus sistem keuangan perusahaan.
Berikut manfaat menggunakan sistem payroll untuk perusahaan :
Penghematan waktu
Pengelolaan gaji akan memghabiskan banyak waktu (berjam-jam, bahkan hari) apabila Anda memiliki jumlah karyawan yang banyak dan struktur gaji yang kompleks. Sistem pembayaran atau penggajian ini menghitung otomatis dan instan. Anda sudah tidak perlu lagi turun tangan menghitung sendiri dengan cara manual melalui Excel.
Ketahui Contoh Penyusunan Struktur dan Skala Upah terbaru!
Setelah perhitungan selesai, Anda tinggal menjadwalkan pembayaran gaji otomatis sesuai kebijakan perusahaan. Proses ini akan menghemat waktu kerja Anda dibandingkan cara manual sebelumnya.
Eliminasi kesalahan manusia (human error)
Sistem payroll meminimalisir kesalahan HR dalam perhitungan gaji dan tunjangan karyawan yang sering terjadi saat cara manual. Sebab, sistem ini dirancang menggunakan algoritma yang telah diprogram untuk menghitung otomatis secara konsisten dan tanpa kesalahan.
Integrasi dengan sistem kehadiran HR
Sistem payroll seringkali terintegrasi dengan sistem kehadiran perusahaan. Jadi, data kehadiran karyawan, termasuk cuti dan lembur akan diimpor ke sistem penggajian dan secara otomatis akan merefleksikan perhitungan gaji karyawan pada saat memasuki periode payroll.
Penghematan biaya
Penggunaan sistem payroll tidak hanya menunjang produktivitas karyawan, khususnya HR, namun juga memungkinkan penghematan biaya bagi perusahaan untuk jangka panjang.
Beberapa sumber penghematannya antara lain mereduksi biaya administrasi manual, menghindari biaya akibat keterlambatan gaji atau kesalahan pemotongan pajak, serta menghemat biaya tenaga kerja karena HR bisa fokus ke tugas-tugas yang lebih strategis.
3 Cara Kerja Sistem Payroll
Bagaimanakah cara kerja sistem payroll? Berikut tahapan-tahapan umum tentang cara kerjanya.
Tahap Pre-Payroll
Tahapan ini berkaitan dengan persiapan sebelum penggajian, mulai dari mengumpulkan data karyawan dan detil gajinya, lalu didaftarkan ke dalam sistem.
Informasi dasar karyawan berupa nama lengkap, alamat, nomor identitas pajak dan rekening bank.
Setelah itu, HR akan memeriksa kehadiran karyawan selama periode payroll, termasuk jika ada lembur. Data yang dikumpulkan akan disesuaikan dengan detil gaji mereka.
Proses ini dapat dipercepat apabila memiliki sistem HRIS yang terintegrasi.
Pelajari 7 Rekomendasi Aplikasi HRIS Gratis dan Berbayar terbaik di Indonesia!
Tahap Payroll
Pada tahap ini, proses perhitungan gaji dilakukan sesuai parameter.
Sistem payroll akan menghitung berbagai komponen upah sesuai PP 36 Tahun 20211, seperti gaji pokok, tunjangan, lembur, dan komponen lainnya. Sudah termasuk pemotongan otomatis untuk pajak dan potongan lain yang disepakati.
Setelah memastikan data gaji karyawan sudah benar, sistem payroll otomatis akan mentransfer gaji langsung ke rekening karyawan.
Tahap Post-Payroll
Setelah pembayaran gaji, ada satu tahap lagi yang harus dilakukan HR, yakni pelaporan pajak. Caranya dengan mengirim laporan PPh 21 karyawan ke Dirjen Pajak. Di samping itu, karyawan nanti akan mendapatkan slip gaji karyawan otomatis sebagai bukti.
Penggunaan Aplikasi Payroll Online Gadjian sebagai Pilihan Ideal
Setelah mengetahui apa itu sistem payroll dan cara kerjanya, sekarang waktunya memilih contoh payroll software yang tepat, ideal dan terlengkap untuk memudahkan pekerjaan Anda.
Aplikasi payroll online Gadjian adalah pilihan yang tepat. Beberapa keunggulan aplikasi Gadjian yang dapat Anda nikmati di antaranya:
Jaminan keamanan data dan privasi
Keamanan data sensitif berupa informasi pribadi dan detil gaji karyawan merupakan prioritas utama Gadjian.
Gadjian berupaya mengoptimalkan perlindungan data pengguna menggunakan enkripsi Security Socket Layer (SSL) 256-bit, teknologi keamanan yang digunakan bank-bank. Data sensitif karyawan tidak bisa diakses kecuali oleh karyawan itu sendiri.
Gadjian juga dilengkapi infrastruktur penyimpanan data yang dijamin oleh Amazon Web Service (AWS), cloud unggulan kelas dunia. Data Anda di-backup ke beberapa server dengan lokasi yang berbeda-beda setiap jam. Jadi, tidak perlu ragu lagi soal privasi Anda.
Pengiriman slip gaji otomatis
Karyawan dapat mengakses slip gaji secara mandiri dan langsung aplikasi Gadjian, jadi bisa diakses di manapun karyawan berada.
Slip gaji online Gadjian bisa diakses pada tanggal yang sama dengan penggajian, sehingga dapat langsung memeriksa kesesuaian jumlah uang yang diterima dan rincian perhitungan di slip.
Baca Juga: Contoh Rincian Slip Gaji Karyawan Swasta
Sistem hitung yang akurat dan tepat waktu
Gadjian memiliki fitur kalkulator hitung online. Kalkulator ini secara akurat menghitung gaji, tunjangan, THR, lembur, pajak PPh 21/26, BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan. Jadi, langsung terhitung gaji bersih.
Admin tidak turut campur tangan dalam perhitungan, sebab sistem yang menghitungnya otomatis. Gadjian menekan risiko salah input data dan salah hitung gaji karyawan Anda.
Ramah pengguna
UI dan UX Gadjian sudah dirancang ramah pengguna. Aplikasi ini bisa mudah dimengerti oleh karyawan berbagai rentang usia, bahkan jika Anda belum pernah menggunakannya sekali pun.
Fleksibilitas dalam mengakses cloud Gadjian juga memudahkan Anda menghitung gaji karyawan saat berada di kafe serta mengelola cuti karyawan dari rumah saja (work from home).
Fitur Terbaru Gadjian : Payroll BCA dari Brankas
Saat ini, aplikasi payroll & HR Gadjian semakin mempermudah pembayaran gaji karyawan melalui fitur payroll BCA yang bekerja sama dengan Brankas, sebuah platform fintech yang membantu bisnis untuk mengelola transaksi harian.
Fitur ini dirancang untuk mempermudah pengiriman gaji secara instan dengan bank, sehingga memungkinkan disbursement gaji karyawan lebih cepat, efisien, dan aman.
Keuntungan yang akan perusahaan dan bisnis dapatkan dengan pembayaran gaji Gadjian x BCA adalah :
- Tanpa top-up: disbursement gaji karyawan dilakukan langsung dari rekening giro perusahaan yang ditautkan ke Brankas, sehingga Anda tidak perlu top-up dana khusus untuk pembayaran gaji.
- Transfer real-time: Anda bisa melakukan transfer langsung ke lebih dari 170 bank tujuan melalui BI fast.
- Menggunakan nama bisnis: transfer pembayaran gaji disbursement akan menggunakan nama bisnis Anda sebagai pengirim, sehingga mudah dikenali oleh karyawan penerima.
- Hemat biaya operasional: transfer antar-bank hanya memakan biaya Rp3.500 dan intra-bank hanya Rp2.500.
Baca Juga: Tarif Pajak PTKP 2024 dan Contoh Penggunaannya
Waktunya Beralih Menggunakan Aplikasi Payroll Gadjian
Tingkatkan pengalaman nyaman Anda dalam mengelola penggajian karyawan dengan aplikasi payroll Gadjian.
Fitur payroll online yang ada di Gadjian berperan membantu perusahaan meningkatkan efisiensi waktu, akurasi, dan keamanan data karyawan, serta memudahkan pengiriman slip gaji online.
Dengan menggunakan aplikasi payroll Gadjian, Anda juga dapat memastikan bahwa perhitungan dan pembayaran gaji karyawan dilakukan secara akurat dan tepat waktu, termasuk perhitungan PPh 21/26.
Gunakan Gadjian sekarang, daftarkan perusahaan Anda dan rasakan kemudahan dalam mengelola gaji tanpa pusing lagi.
Sumber
