Bagi setiap perusahaan yang mengoperasikan gudang untuk mengelola arus barang inventaris, membuat KPI Warehouse sangat penting. KPI ini menjadi alat ukur kinerja untuk membantu mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, melacak kemajuan, dan menetapkan standar dalam proses pergudangan.
Nah, bagaimana cara membuat KPI Warehouse yang efektif? Silakan baca artikel ini sampai selesai.
KPI Warehouse: definisi dan manfaat
Key Performance Indicators (KPI) Warehouse atau KPI Gudang adalah serangkaian metrik yang digunakan untuk mengukur kinerja operasional dan efisiensi dalam pengelolaan gudang. Sederhananya, KPI Warehouse adalah KPI yang dibuat spesifik untuk mengukur kinerja gudang.
Jika dibuat dengan tepat, KPI ini dapat memberikan gambaran jelas tentang seberapa baik sebuah gudang beroperasi, dilihat dari sejumlah aspek seperti manajemen inventaris, penerimaan barang, penempatan barang, manajemen pesanan, keamanan, dan keselamatan kerja.
Dalam cara membuat KPI Warehouse dapat mencakup beragam parameter, mulai dari akurasi inventaris, perputaran inventaris, waktu siklus pesanan, hingga tingkat kecelakaan. Setiap parameter yang akan diterapkan perlu disesuaikan dengan tujuan bisnis dan kebutuhan operasional.
Manfaat KPI Warehouse antara lain:
a. Mengukur kinerja operasional gudang: KPI dapat mengukur seberapa efektif dan efisien operasional gudang. Manajer gudang dapat memantau setiap aspek operasi secara detail, mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman akhir.
b. Identifikasi area yang membutuhkan perbaikan: KPI memungkinkan manajer gudang mengidentifikasi hambatan operasional dan area yang memerlukan perbaikan atau peningkatan. Contohnya, jika waktu siklus penerimaan barang terlalu lama, manajer bisa mengambil langkah perbaikan segera.
c. Melacak kemajuan: KPI membantu memantau kinerja berkelanjutan dan membandingkan data dari periode ke periode. Sehingga, manajemen perusahaan bisa melacak kemajuan dalam pencapaian target jangka pendek dan jangka panjang.
d. Pengambilan keputusan berbasis data: KPI menyajikan data kuantitatif untuk membantu manajer gudang membuat keputusan yang lebih baik, lebih akurat, dan lebih efektif.
e. Menghemat biaya operasional: Metrik KPI terkait biaya penyimpanan inventaris dan biaya per pesanan dapat membantu manajer gudang mengendalikan biaya operasional dan menghindari pemborosan.
f. Meningkatkan kualitas layanan: Metrik KPI terkait kepuasan pelanggan dan tingkat keluhan membantu manajer gudang memberikan layanan berkualitas untuk mempertahankan pelanggan dan meningkatkan reputasi perusahaan.
g. Meningkatkan keamanan dan keselamatan: Metrik KPI terkait keselamatan, seperti jumlah kecelakaan dan kepatuhan terhadap prosedur keselamatan, mendorong operasional gudang berjalan sesuai dengan regulasi dan standar keamanan, sehingga akan mengurangi insiden.
h. Mengoptimalkan stok gudang: Metrik KPI terkait akurasi inventaris dan perputaran inventaris membantu dalam pengelolaan stok yang lebih baik serta memastikan ketersediaan untuk memenuhi permintaan tanpa kelebihan stok yang bisa menyebabkan biaya tambahan.
Baca Juga: Rekomendasi 3 Contoh Form Penilaian Kinerja Karyawan
Cara membuat KPI Warehouse
Berikut ini panduan membuat KPI gudang yang efektif. Kita bisa menyesuaikan metrik berdasarkan tujuan dan kebutuhan pengukuran di perusahaan kita masing-masing.
1. Identifikasi tujuan
Langkah pertama adalah memahami dulu tujuan bisnis perusahaan kita. Apa yang ingin dicapai dalam pengelolaan gudang? Apakah kita ingin:
- Mengurangi biaya operasional, pemborosan, dan kerugian;
- Meningkatkan efisiensi proses;
- Meminimalkan kesalahan dalam pengelolaan inventaris; atau
- Meningkatkan kepuasan pelanggan.
Dengan memahami tujuan ini, akan lebih mudah bagi kita menentukan area mana yang perlu dipantau dan diukur.
Pelajari Tahapan dan Contoh KPI Perusahaan dari HR Konsultan (Webinar Gadjian Academy)!
2. Tentukan area utama KPI
Gudang memiliki berbagai aspek dan area yang dapat diukur dengan metrik KPI. Karena itu, kita perlu menentukan bagian mana yang akan kita ukur kinerjanya atau ingin kita pantau kemajuannya. Beberapa yang kerap menjadi fokus adalah:
- Manajemen inventaris
- Penerimaan dan penyimpanan barang
- Manajemen pesanan
- Kualitas pelayanan
- Keamanan dan keselamatan
3. Pilih KPI yang relevan
Setelah mengidentifikasi area utama, kita pilih metrik KPI yang paling relevan dengan tujuan bisnis. Berikut ini contohnya:
4. Tentukan metode pengukuran
Setelah memilih KPI, kita tentukan metode pengukuran yang akan digunakan. Agar efektif, metode ini harus konsisten dan bisa diandalkan untuk memperoleh data yang akurat. Contohnya, untuk mengukur akurasi inventaris, kita akan membandingkan data inventaris kantor tercatat dengan penghitungan fisik inventaris secara berkala.
5. Tetapkan benchmark dan target
Selanjutnya, tetapkan tolok ukur (benchmark) dan target untuk setiap KPI. Kita bisa menggunakan data historis gudang kita atau standar industri sebagai benchmark. Target harus realistis dan dapat dicapai, namun tetap memberikan tantangan. Contohnya, jika akurasi pengambilan barang saat ini 94%, target kita adalah 97%.
6. Terapkan KPI dan pantau
Setelah KPI diterapkan, pantau kinerja gudang secara rutin. Gunakan data KPI untuk mengidentifikasi tren, menemukan area yang memerlukan perbaikan, dan membuat keputusan berdasarkan data. Kita bisa memantau KPI dengan menggunakan perangkat lunak. Namun, yang terpenting, pastikan semua karyawan memahami pentingnya KPI dan cara pengukurannya.
7. Evaluasi dan penyesuaian
KPI harus dievaluasi secara berkala untuk memastikan mereka tetap relevan dan efektif. Jika ada perubahan tujuan bisnis atau proses operasional, sesuaikan KPI dengan kebutuhan. Evaluasi kinerja dan penyesuaian harus berkelanjutan agar dapat mendorong peningkatan dan pencapaian sasaran yang diinginkan.
Baca Juga: 8 Kunci Sukses Menyusun KPI Karyawan di Setiap Departemen
Menghitung skor KPI Warehouse
Selanjutnya, kita akan membuat contoh bagaimana cara menghitung KPI Warehouse dengan menggunakan formula seperti berikut ini:
Kita bisa menetapkan skor minimal sebagai target dan ukuran keberhasilan. Sebelumnya, lakukan analisis yang cermat dan mempertimbangkan berbagai faktor untuk memastikan bahwa target tersebut cukup ambisius namun dapat dicapai.
Contoh laporan KPI Warehouse
Berikut ini contoh laporan KPI gudang beserta skor pencapaian kinerja:
| Manajemen Inventaris | |||||
| No | KPI | Deskripsi | Skor | Target | Status |
| 1 | Akurasi Inventaris | Kesesuaian antara inventaris tercatat dan fisik | 98% | 95% | Tercapai |
| 2 | Perputaran Inventaris | Frekuensi di mana inventaris terjual dalam periode waktu tertentu | 500 | 400 | Tercapai |
| 3 | Biaya Penyimpanan Inventaris | Biaya keseluruhan yang terkait dengan penyimpanan dan pemeliharaan inventaris | Rp50 juta | Rp40 juta | Belum Tercapai |
| Penerimaan dan Penempatan | |||||
| No | KPI | Deskripsi | Skor | Target | Status |
| 4 | Efisiensi Penerimaan | Produktivitas dalam menerima barang-barang baru | 23 unit/jam | 20 unit/jam | Tercapai |
| 5 | Akurasi Penempatan | Tingkat keberhasilan dalam menempatkan barang-barang yang diterima pada lokasi penyimpanan yang tepat | 97% | 95% | Tercapai |
| 6 | Waktu Siklus Penerimaan | Waktu yang diperlukan dari saat barang diterima hingga tersedia untuk diproses lebih lanjut | 3 jam | 4 jam | Tercapai |
| Manajemen Pesanan | |||||
| No | KPI | Deskripsi | Skor | Target | Status |
| 7 | Akurasi Pengambilan | Tingkat keberhasilan dalam mengambil barang sesuai dengan pesanan pelanggan | 98% | 97% | Tercapai |
| 8 | Waktu Siklus Pesanan | Waktu yang diperlukan untuk memproses pesanan dari awal hingga pengiriman | 5 jam | 6 jam | Tercapai |
| 9 | Ketepatan Waktu Pengiriman | Persentase pesanan yang dikirim sesuai dengan jadwal yang ditetapkan | 95% | 94% | Tercapai |
| 10 | Biaya per Pesanan | Biaya untuk memenuhi satu pesanan pelanggan | Rp5.000 | Rp6.000 | Tercapai |
| 11 | Tingkat Pengembalian | Persentase produk yang dikembalikan oleh pelanggan | 2% | 3% | Tercapai |
| Kualitas Layanan | |||||
| No | KPI | Deskripsi | Skor | Target | Status |
| 12 | Tingkat Kepuasan Pelanggan | Kepuasan pelanggan terhadap layanan gudang | 4.5 (dari 5) | 4.3 (dari 5) | Tercapai |
| 13 | Tingkat Keluhan Pelanggan | Jumlah dan jenis keluhan yang diterima dari pelanggan | 10 keluhan | 15 keluhan | Tercapai |
| Keamanan dan Keselamatan | |||||
| No | KPI | Deskripsi | Skor | Target | Status |
| 14 | Jumlah Kecelakaan per Tahun | Jumlah kecelakaan atau insiden yang terjadi di gudang | 2 | 0 | Belum Tercapai |
| 15 | Waktu Tanpa Insiden | Waktu yang telah berlalu sejak kecelakaan terakhir terjadi | 150 hari | 180 hari | Belum Tercapai |
| 16 | Kepatuhan terhadap Standar Keselamatan | Tingkat kepatuhan terhadap prosedur dan protokol keselamatan | 97% | 100% | Belum Tercapai |
Nah, berdasarkan laporan KPI gudang di atas, bisa diketahui sasaran yang sudah tercapai serta apa saja yang belum tercapai dan butuh perbaikan. Dengan memantau KPI secara rutin, kinerja gudang dapat terus kita tingkatkan efisiensinya.
Baca Juga: 12 Indikator Penilaian Kinerja Karyawan dan Cara Menerapkannya
Aplikasi penilaian kinerja karyawan
Selain untuk mengukur performa organisasi dan tim, KPI juga digunakan untuk mengukur kinerja individu karyawan. Prinsip KPI karyawan sama seperti di atas, di mana setiap individu diberikan target yang dapat diukur secara kuantitatif, kemudian HR mengevaluasi pencapaian tiap karyawan.
Kamu bisa menggunakan Gadjian, aplikasi KPI berbasis web yang super praktis, mudah, dan efisien. Dengan performance review online ini, kamu bisa melakukan penilaian karyawan secara objektif dan terstruktur dari membuat template KPI, memberi umpan balik, hingga publikasi hasil penilaian.
Di sini, kamu bisa membuat template metrik dan indikator penilaian berdasarkan kebutuhan, tujuan perusahaan, dan budaya organisasi. Kamu juga bisa menerapkan KPI dengan penilaian diri sendiri, penilaian oleh atasan, penilaian oleh rekan kerja, dan penilaian oleh tim, untuk memperoleh hasil yang lebih komprehensif dan detail.
Pantau sistem penilaian karyawan digital ini dari mana saja setiap saat. Dengan data real-time, pemberian umpan balik untuk area yang membutuhkan perbaikan bisa dilakukan kapan saja, tanpa perlu menunggu evaluasi akhir. Hasil penilaian KPI yang detail membantu kamu menentukan strategi pengembangan karyawan yang tepat.
Gadjian adalah HRIS & payroll software terbaik yang banyak digunakan oleh perusahaan yang menginginkan efisiensi dalam pengelolaan penggajian dan administrasi karyawan. Software as a service ini dirancang sesuai dengan aturan ketenagakerjaan, pengupahan, dan perpajakan Indonesia, sehingga memiliki akurasi tinggi dan sangat cocok untuk perusahaan Indonesia.
Fitur utamanya adalah kalkulator gaji online dan PPh 21/26 untuk menghitung semua komponen gaji dan menyusun slip gaji online. Semua jenis komponen yang ketentuannya diatur detail oleh pemerintah, seperti lembur, THR, BPJS, dan pajak penghasilan, bisa dihitung otomatis dengan Gadjian.
Ketika pemerintah mengubah atau merevisi peraturan, penyedia aplikasi payroll cloud ini akan langsung melakukan pemutakhiran sistem hitung untuk memastikan perhitungan Gadjian akurat sesuai dengan ketentuan terbaru.
