Memilih software employee database juga tidak boleh sembarangan. Pasalnya, Anda perlu menemukan aplikasi HR yang cocok dengan kebutuhan perusahaan. Lalu, bagaimana cara memilih aplikasi database karyawan yang tepat? Yuk, simak informasi berikut ini!
Manfaat Software Employee Database bagi Perusahaan
Software employee database adalah aplikasi yang memungkinkan perusahaan untuk menyimpan, mengelola, dan melacak semua data karyawan. Penggunaan aplikasi database karyawan tentu dapat memberikan segudang manfaat bagi HR dalam pengelolaan data. Berikut adalah di antaranya:
1. Penyimpanan Data Terpusat
Software database employee memungkinkan penyimpanan data karyawan dalam satu lokasi terpusat. Hal ini memudahkan akses dan pengelolaan data, mengurangi risiko kehilangan data, serta memastikan konsistensi dan integritas informasi.
2. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas
Dengan data karyawan yang terorganisir secara baik dan mudah diakses, proses administrasi HR dapat dilakukan lebih cepat dan efisien. Hal ini dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari informasi atau mengelola data secara manual, sehingga HR dapat fokus pada tugas-tugas strategis lainnya.
3. Pengelolaan Data yang Lebih Akurat
Dengan pengelolaan data otomatis, risiko kesalahan input data atau duplikasi informasi dapat diminimalisir. Aplikasi employee database umumnya dilengkapi dengan fitur validasi data yang dapat memastikan bahwa data yang dimasukkan sesuai dengan format yang ditentukan.
Baca Juga: Tingkatkan Keamanan Data Karyawan dengan Aplikasi HRIS
4. Akses Data secara Mandiri
Software ini umumnya berbasis employee self service (ESS). Hal ini berguna untuk mengurangi beban kerja dan kesalahan HRD. Caranya adalah dengan memberdayakan karyawan untuk mengakses dan mengedit data mereka pribadi. Namun, HRD tetap perlu menyetujui informasi tersebut demi keamanan.
5. Menyesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan
Setiap perusahaan pasti memiliki keunikan tersendiri, termasuk soal kebutuhan data karyawan mereka. Biasanya, program dalam software dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Contoh data karyawan dapat mencakup data umum hingga informasi ukuran t-shirt, golongan darah, hingga alokasi peralatan kantor sekalipun.
6. Menjaga Keamanan Data Karyawan
Software database employee biasanya dilengkapi dengan fitur keamanan data karyawan yang canggih, seperti enkripsi data, kontrol akses berbasis peran, dan audit trail. Hal ini tentu membantu melindungi data karyawan dari akses tidak sah dan kebocoran informasi.
Fitur-fitur Penting dalam Software Employee Database
Berikut beberapa fitur penting yang bisa menjadi pertimbangan Anda dalam memilih aplikasi software employee database tersebut:
1. Penyimpanan Data Pribadi dan Data Karir Karyawan
Dalam mengelola database karyawan, software database yang baik tentu harus memiliki fitur menyimpan data pribadi & data karir karyawan.
Fitur ini dapat berguna untuk menyimpan data karyawan Anda mulai dari data pribadi, data karir, detail penggajian, rekaman absensi, CV, dan dokumen-dokumen karyawan lainnya secara online.
2. Perekaman Kehadiran Karyawan secara Real-Time
Absensi atau kehadiran merupakan salah satu aspek penting dalam mengelola database karyawan. Oleh karena itu, software ini juga harus dengan fitur absensi digital.
Fitur ini dapat memungkinkan karyawannya untuk merekam kehadiran karyawan secara real time. Nantinya, data kehadiran tersebut akan tercatat sesuai waktu kehadiran dan lokasi yang akurat, tanpa perlu khawatir karyawan bertindak curang.
3. Pemantauan Kinerja Karyawan
Fitur yang wajib ada di aplikasi database karyawan yang selanjutnya adalah fitur pemantauan kinerja karyawan. Dengan fitur ini dapat memantau perkembangan hasil kerja karyawan Anda.
Dengan pemantauan dan analisis kinerja ini, Anda bisa mengetahui di area mana kinerja karyawan harus diperbaiki atau ditingkatkan dan apakah karyawan membutuhkan keterampilan baru.
4. Pengelolaan Cuti, Sakit, dan Izin Karyawan
Dalam menentukan kinerja karyawan, ada banyak data yang bisa Anda jadikan acuan. Beberapa contoh data karyawan tersebut adalah data cuti, sakit, dan izin.
Untuk mengelola data ini dengan baik, Anda perlu memiliki fitur pengelolaan cuti, sakit, dan izin dalam aplikasi manajemen database karyawan. Dengan fitur ini, Anda tidak perlu repot lagi dalam membuat pengajuan dan persetujuan atas segala keperluan izin, cuti, dan sakit karyawan Anda.
5. Aplikasi Penggajian Karyawan
Fitur manajemen penggajian karyawan juga menjadi salah satu fitur penting yang harus ada di aplikasi database karyawan. Secara umum, aplikasi penggajian karyawan harus dapat memudahkan Anda dalam pembuatan slip gaji dan perhitungan gaji sesuai data absensi.
Selain itu, Anda juga perlu fitur pelengkap lainnya, seperti pemotongan BPJS dan penghitungan PPh 21/26 sebagai komponen penting dalam penggajian.
6. Akses Download Database Karyawan
Dalam mengelola database karyawan, ada masanya di mana Anda mungkin ingin mengunduh data tersebut setelah semua tercatat. Melalui software ini, Anda bisa melakukan unduh melalui fitur download database karyawan. Fitur akses download ini sangat penting untuk digunakan jika Anda hendak membuat laporan.
Baca Juga: Catat! 5 Rekomendasi Aplikasi Database Karyawan Terpopuler
Tips Memilih Software Employee Database dengan Tepat
Beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam memilih aplikasi database karyawan yang sesuai.
1. Kemudahan Penggunaan
Kompleksitas merupakan salah satu faktor terpenting dalam memilih software employee database. Sebab, jika penyediaan fungsionalitas dari fitur basis data sulit digunakan, maka pengguna mungkin memerlukan pelatihan untuk menggunakan aplikasi. Hal ini tentu sangat tidak efisien, bagi dari segi waktu dan biaya.
Oleh karena itu, pastikan aplikasi database karyawan memiliki user interface yang intuitif dan mudah digunakan oleh staf HR dan karyawan lainnya.
2. Biaya dan Model Pembayaran
Biaya untuk berlangganan aplikasi database berbasis cloud sangat bervariasi. Oleh karena itu, Anda bisa melakukan analisis dan evaluasi biaya awal untuk implementasi serta biaya berlangganan bulanan atau tahunan.
3. Integrasi dengan Sistem Lain
Pastikan software dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan oleh perusahaan, seperti aplikasi penggajian karyawan, manajemen proyek, atau ERP. Cek apakah software database karyawan tersebut menyediakan API yang memungkinkan integrasi yang lebih fleksibel dengan aplikasi lain.
4. Produk Lokal
Memilih aplikasi database karyawan dari penyedia lokal merupakan salah satu cara terbaik yang bisa Anda lakukan. Sebab, hal ini dapat memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan lebih baik tanpa ada halangan bahasa.
Selain itu, penyedia software dari dalam negeri biasanya sudah menyesuaikan produk dengan regulasi pemerintah.
5. Demo atau Uji Coba Gratis
Pilih software yang menyediakan uji coba gratis. Benefit ini bisa Anda gunakan untuk menguji fitur dan fungsionalitasnya. Namun, jika penyedia tidak memiliki fitur uji coba gratis, Anda bisa meminta demo langsung untuk melihat bagaimana sistem bekerja dan apakah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
6. Ulasan dan Rekomendasi
Tips terakhir adalah cari ulasan dari pengguna lain yang telah menggunakan software tersebut. Cara ini bisa memberikan wawasan tentang kelebihan dan kekurangan aplikasi yang mungkin tidak bisa Anda lihat dari luar.
Selain itu, Anda juga bisa meminta rekomendasi dari HR atau IT profesional sebelum mengambil keputusan yang tepat.
Baca Juga: 5 Fakta Sistem Keamanan Data Absensi Karyawan
Mengelola Database Karyawan Otomatis di Gadjian App
Salah satu aplikasi terbaik yang dapat digunakan adalah Gadjian dan Hadirr. Kedua aplikasi HRD ini menyediakan solusi software data karyawan berbasis web dan cloud yang dapat digunakan secara mobile melalui ponsel masing-masing. Lebih lanjut, data yang dikelola kedua aplikasi ini pun saling terintegrasi.
Aplikasi Gadjian memiliki fitur-fitur manajemen data payroll dan rekrutmen karyawan. Aplikasi penggajian karyawan ini dapat mengelola perhitungan gaji karyawan secara online dengan kalkulator penggajian, penghitungan iuran BPJS, kalkulasi pajak 21/26, memberi akses slip gaji, serta menyimpan dokumen rekrutmen karyawan.
Sementara itu, aplikasi Hadirr menawarkan fitur-fitur manajemen kehadiran dan kinerja karyawan. Anda dapat memperoleh berbagai kemudahan, mulai dari memantau status kehadiran semua karyawan, mengatur shift kerja, mengelola klaim penggantian biaya (reimbursement), hingga mengelola timesheet karyawan.
Menggunakan Gadjian dan Hadirr membantu HR membangun basis data karyawan yang akurat, aman dan praktis. Hal ini tentu dapat mendukung perusahaan untuk lebih maju dan berkembang sesuai tujuan.
Tertarik untuk mengetahui bagaimana software Gadjian dan Hadirr dapat mengefisiensikan pekerjaan manajemen dan administrasi bisnis Anda? Coba sekarang dan nikmati manfaatnya!
