Laporan gaji adalah dokumen yang berisi informasi dan rekapitulasi perhitungan gaji seluruh karyawan perusahaan pada periode tertentu yang dibuat oleh departemen HRD atau Finance. Seperti halnya slip gaji, laporan gaji juga dibuat secara rinci dengan memasukkan komponen gaji karyawan.
Jika slip gaji dibuat untuk menghitung gaji bersih (take home pay) yang diterima karyawan, maka laporan gaji dibuat untuk menghitung biaya gaji yang dikeluarkan oleh perusahaan. Keduanya akan menghasilkan jumlah yang berbeda, karena ada jenis pembayaran perusahaan untuk pihak ketiga yang tidak diterima karyawan sebagai pendapatan langsung.
Contohnya adalah tunjangan pajak, tunjangan BPJS, atau asuransi. Semua itu harus tetap dicatat sebagai biaya gaji karena termasuk pengeluaran perusahaan untuk imbalan karyawan yang berhubungan dengan pekerjaan.
Laporan gaji dibuat sebagai catatan keuangan yang berguna untuk pembukuan dan pembuatan jurnal beban gaji. Tujuannya adalah pengelolaan keuangan perusahaan yang lebih transparan sehingga memudahkan monitoring pelaksanaan anggaran agar berjalan sesuai perencanaan.
Selain itu, laporan gaji karyawan juga bermanfaat untuk memudahkan pelaporan SPT masa (bulanan), karena di dalamnya memuat informasi jumlah pemotongan PPh 21 atas penghasilan seluruh karyawan dalam masa pajak tertentu.
Baca Juga: 5 Faktor Besar-Kecilnya Gaji Karyawan Perusahaan
Cara membuat laporan gaji karyawan
Format contoh laporan gaji karyawan paling umum adalah tabel yang terdiri atas kolom dan baris, yang dapat dibuat dengan program spreadsheet. Contohnya adalah laporan gaji Excel. Sederhananya, kita seperti memindahkan semua komponen slip gaji ke dalam tabel laporan gaji.
Berikut ini cara membuat tabel laporan gaji dengan perhitungan manual. Buka Excel, WPS Sheets, Google Sheet, atau yang lainnya, dan buat kolom untuk:
1. Identitas karyawan
Dari kiri, siapkan beberapa kolom untuk identitas karyawan, yaitu kolom nama, nomor induk karyawan, departemen, dan jabatan. Kemudian, masukkan data identitas karyawan tersebut satu per satu sesuai kolomnya.
2. Pendapatan karyawan
Buat beberapa kolom pendapatan karyawan sesuai jumlah komponen yang muncul di slip gaji, misalnya gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, uang lembur, tunjangan BPJS, THR, bonus, dan pendapatan lain-lain jika ada. Lalu isikan sesuai data slip gaji tiap karyawan.
3. Total pendapatan (gaji) bruto
Buat kolom untuk jumlah pendapatan bruto, yaitu hasil penjumlahan semua komponen pendapatan karyawan. Kolom ini juga menggambarkan biaya gaji yang telah dikeluarkan perusahaan dalam periode bersangkutan.
4. Potongan gaji karyawan
Buat kolom untuk komponen potongan gaji sesuai dengan yang terdapat di slip gaji, misalnya premi BPJS, pajak PPh 21/26, kasbon, potongan lain-lain jika ada. Isi sesuai dengan data slip gaji karyawan.
5. Gaji bersih karyawan
Buat kolom gaji bersih yang diterima karyawan, lalu hitung dengan cara mengurangkan potongan-potongan terhadap jumlah pendapatan bruto.
Contoh laporan gaji karyawan
Sebagai contoh, kita akan membuat contoh laporan gaji karyawan Excel dengan metode perhitungan PPh 21 gross dan tarif pajak PP 58 Tahun 20231 di sebuah perusahaan media online seperti di bawah ini.
Laporan Gaji Karyawan Periode Januari 2024
| No | Nama | NIK | Jabatan | PTKP | Gaji Pokok | Tunjangan Tetap | Tunjangan BPJS | Gaji Bruto | Iuran BPJS | PPh 21 Gross | Gaji Bersih (THP) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Yanuar | 123 | Pemimpin Redaksi | K/2 | 20.000.000 | 3.000.000 | 2.096.046 | 25.096.046 | 2.886.469 | 2.258.644 | 19.950.933 |
| 2 | Febri | 124 | Redaktur Pelaksana | K/2 | 15.500.000 | 2.500.000 | 1.684.046 | 19.684.046 | 2.324.469 | 1.574.724 | 15.784.853 |
| 3 | Martino | 125 | Editor | K/2 | 13.000.000 | 2.000.000 | 1.436.846 | 16.436.846 | 1.987.269 | 1.150.579 | 13.298.998 |
| 4 | Aprilia | 126 | Reporter /Writer | TK/0 | 10.000.000 | 1.000.000 | 1.107.246 | 12.107.246 | 1.537.669 | 484.290 | 10.085.287 |
| 5 | Meida | 127 | Desainer Grafis | TK/0 | 9.000.000 | 1.000.000 | 1.024.000 | 11.024.000 | 1.424.000 | 330.720 | 9.269.280 |
| 6 | Juniar | 128 | Manajer HR/Finance | K/1 | 13.000.000 | 2.000.000 | 1.436.846 | 16.436.846 | 1.987.269 | 1.150.579 | 13.298.998 |
| 7 | Julian | 129 | Staf HR | TK/0 | 9.000.000 | 1.000.000 | 1.024.000 | 11.024.000 | 1.424.000 | 330.720 | 9.269.280 |
| 8 | Agustin | 130 | Staf Finance | TK/0 | 9.000.000 | 1.000.000 | 1.024.000 | 11.024.000 | 1.424.000 | 330.720 | 9.269.280 |
| 9 | Septian | 131 | Manajer Marketing | K/2 | 13.000.000 | 2.000.000 | 1.436.846 | 16.436.846 | 1.987.269 | 1.150.579 | 13.298.998 |
| 10 | Octivia | 132 | Staf Marketing | TK/0 | 9.000.000 | 1.000.000 | 1.024.000 | 11.024.000 | 1.424.000 | 330.720 | 9.269.280 |
| 11 | Novanto | 133 | Full-stack developer | K/1 | 14.000.000 | 1.000.000 | 1.436.846 | 16.436.846 | 1.987.269 | 1.150.579 | 13.298.998 |
| 12 | Desy | 134 | Desainer UI/UX | TK/0 | 11.000.000 | 1.000.000 | 1.189.646 | 13.189.646 | 1.650.069 | 659.482 | 10.880.095 |
| Jumlah | 145.500.000 | 18.500.000 | 15.920.368 | 179.920.368 | 22.043.752 | 10.902.336 | 146.974.280 | ||||
Pada bulan Januari 2024, perusahaan mengeluarkan total biaya gaji sebesar Rp179.920.368 untuk gaji pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan BPJS.
Baca Juga: Contoh Menghitung Gaji Prorata Secara Proporsional
Pada bulan berikutnya, perusahaan mempekerjakan dua orang karyawan baru, sehingga beban gaji bertambah. Laporan gajinya seperti berikut:
Laporan Gaji Karyawan Periode Februari 2024
| No | Nama | NIK | Jabatan | PTKP | Gaji Pokok | Tunjangan Tetap | Tunjangan BPJS | Gaji Bruto | Iuran BPJS | PPh 21 Gross | Gaji Bersih (THP) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Yanuar | 123 | Pemimpin Redaksi | K/2 | 20.000.000 | 3.000.000 | 2.096.046 | 25.096.046 | 2.886.469 | 2.258.644 | 19.950.933 |
| 2 | Febri | 124 | Redaktur Pelaksana | K/2 | 15.500.000 | 2.500.000 | 1.684.046 | 19.684.046 | 2.324.469 | 1.574.724 | 15.784.853 |
| 3 | Martino | 125 | Editor | K/2 | 13.000.000 | 2.000.000 | 1.436.846 | 16.436.846 | 1.987.269 | 1.150.579 | 13.298.998 |
| 4 | Aprilia | 126 | Reporter /Writer | TK/0 | 10.000.000 | 1.000.000 | 1.107.246 | 12.107.246 | 1.537.669 | 484.290 | 10.085.287 |
| 5 | Meida | 127 | Desainer Grafis | TK/0 | 9.000.000 | 1.000.000 | 1.024.000 | 11.024.000 | 1.424.000 | 330.720 | 9.269.280 |
| 6 | Juniar | 128 | Manajer HR/Finance | K/1 | 13.000.000 | 2.000.000 | 1.436.846 | 16.436.846 | 1.987.269 | 1.150.579 | 13.298.998 |
| 7 | Julian | 129 | Staf HR | TK/0 | 9.000.000 | 1.000.000 | 1.024.000 | 11.024.000 | 1.424.000 | 330.720 | 9.269.280 |
| 8 | Agustin | 130 | Staf Finance | TK/0 | 9.000.000 | 1.000.000 | 1.024.000 | 11.024.000 | 1.424.000 | 330.720 | 9.269.280 |
| 9 | Septian | 131 | Manajer Marketing | K/2 | 13.000.000 | 2.000.000 | 1.436.846 | 16.436.846 | 1.987.269 | 1.150.579 | 13.298.998 |
| 10 | Octivia | 132 | Staf Marketing | TK/0 | 9.000.000 | 1.000.000 | 1.024.000 | 11.024.000 | 1.424.000 | 330.720 | 9.269.280 |
| 11 | Novanto | 133 | Full-stack developer | K/1 | 14.000.000 | 1.000.000 | 1.436.846 | 16.436.846 | 1.987.269 | 1.150.579 | 13.298.998 |
| 12 | Desy | 134 | Desainer UI/UX | TK/0 | 11.000.000 | 1.000.000 | 1.189.646 | 13.189.646 | 1.650.069 | 659.482 | 10.880.095 |
| 13 | Aria | 135 | Manajer IT | K/1 | 13.000.000 | 2.000.000 | 1.436.846 | 16.436.846 | 1.987.269 | 1.150.579 | 13.298.998 |
| 14 | Febiola | 136 | Data analyst | TK/0 | 10.000.000 | 1.000.000 | 1.107.246 | 12.107.246 | 1.537.669 | 484.290 | 10.085.287 |
| Jumlah | 168.500.000 | 21.500.000 | 18.464.460 | 208.464.460 | 25.568.690 | 12.537.205 | 170.358.565 | ||||
Pada bulan Maret, perusahaan membayarkan THR kepada karyawan yang beragama Islam, dan membuat laporan gaji karyawan seperti berikut:
Laporan Gaji Karyawan Periode Maret 2024
| No | Nama | NIK | Jabatan | PTKP | Gaji Pokok | Tunjangan Tetap | Tunjangan BPJS | THR | Gaji Bruto | Iuran BPJS | PPh 21 Gross | Gaji Bersih (THP) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 001 | Yanuar | 123 | Pemimpin Redaksi | K/2 | 20.000.000 | 3.000.000 | 2.096.046 | 20.000.000 | 45.096.046 | 2.886.469 | 7.215.367 | 34.994.210 |
| 002 | Febri | 124 | Redaktur Pelaksana | K/2 | 15.500.000 | 2.500.000 | 1.684.046 | 15.500.000 | 35.184.046 | 2.324.469 | 4.925.766 | 27.933.811 |
| 003 | Martino | 125 | Editor | K/2 | 13.000.000 | 2.000.000 | 1.436.846 | 0 | 16.436.846 | 1.987.269 | 1.150.579 | 13.298.998 |
| 004 | Aprilia | 126 | Reporter /Writer | TK/0 | 10.000.000 | 1.000.000 | 1.107.246 | 10.000.000 | 22.107.246 | 1.537.669 | 1.989.652 | 18.579.925 |
| 005 | Meida | 127 | Desainer Grafis | TK/0 | 9.000.000 | 1.000.000 | 1.024.000 | 9.000.000 | 20.024.000 | 1.424.000 | 1.802.160 | 16.797.840 |
| 006 | Juniar | 128 | Manajer HR/Finance | K/1 | 13.000.000 | 2.000.000 | 1.436.846 | 13.000.000 | 29.436.846 | 1.987.269 | 3.532.422 | 23.917.155 |
| 007 | Julian | 129 | Staf HR | TK/0 | 9.000.000 | 1.000.000 | 1.024.000 | 0 | 11.024.000 | 1.424.000 | 330.720 | 9.269.280 |
| 008 | Agustin | 130 | Staf Finance | TK/0 | 9.000.000 | 1.000.000 | 1.024.000 | 0 | 11.024.000 | 1.424.000 | 330.720 | 9.269.280 |
| 009 | Septian | 131 | Manajer Marketing | K/2 | 13.000.000 | 2.000.000 | 1.436.846 | 13.000.000 | 29.436.846 | 1.987.269 | 3.532.422 | 23.917.155 |
| 010 | Octivia | 132 | Staf Marketing | TK/0 | 9.000.000 | 1.000.000 | 1.024.000 | 0 | 11.024.000 | 1.424.000 | 330.720 | 9.269.280 |
| 011 | Novanto | 133 | Full-stack developer | K/1 | 14.000.000 | 1.000.000 | 1.436.846 | 14.000.000 | 30.436.846 | 1.987.269 | 3.652.422 | 24.797.155 |
| 012 | Desy | 134 | Desainer UI/UX | TK/0 | 11.000.000 | 1.000.000 | 1.189.646 | 11.000.000 | 24.189.646 | 1.650.069 | 2.418.965 | 20.120.612 |
| 013 | Aria | 135 | Manajer IT | K/1 | 13.000.000 | 2.000.000 | 1.436.846 | 0 | 16.436.846 | 1.987.269 | 1.150.579 | 13.298.998 |
| 014 | Febiola | 136 | Data analyst | TK/0 | 10.000.000 | 1.000.000 | 1.107.246 | 0 | 12.107.246 | 1.537.669 | 484.290 | 10.085.287 |
| Jumlah | 168.500.000 | 21.500.000 | 18.464.460 | 105.500.000 | 313.964.460 | 25.568.690 | 32.846.783 | 255.548.987 | ||||
Dari contoh laporan data gaji karyawan triwulan pertama (Januari – Maret 2024), kita bisa membuat grafik biaya gaji karyawan yang telah dikeluarkan perusahaan. Pada Februari, terjadi kenaikan beban gaji akibat penambahan karyawan baru. Sedangkan pada Maret, beban gaji naik lagi karena tambahan untuk pembayaran THR Idulfitri karyawan.
Hasilnya seperti di bawah ini:
Baca Juga: Contoh Rincian Slip Gaji Karyawan Swasta
Kelola penggajian dengan aplikasi payroll
Gadjian, software HRIS terbaik di Indonesia, adalah solusi pintar bagi HR/Finance untuk mengelola penggajian karyawan secara efisien. Aplikasi payroll berbasis web ini tidak hanya memangkas waktu kerja, tetapi juga meningkatkan akurasi perhitungan, dan menekan risiko kesalahan.
Dengan kalkulator untuk menghitung gaji bersih, admin tak perlu repot menghitung manual slip gaji dengan rumus Excel. Gadjian dapat menyusun dan menghitung otomatis semua komponen slip gaji, mulai dari gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, BPJS, lembur, THR, bonus, dan potongan pajak PPh 21/26, kemudian mengurangkan potongan atas pendapatan sehingga diperoleh gaji bersih yang diterima karyawan.
Jika menggunakan Excel, kamu harus menghitung uang lembur, BPJS, THR keagamaan, dan PPh 21 secara terpisah karena komponen ini punya rumus hitung tertentu yang diatur oleh ketentuan pemerintah. Tetapi, dengan Gadjian, semua akan terhitung otomatis dan langsung muncul di slip gaji online.
Gadjian juga punya fitur pembukuan gaji, sehingga kamu tak perlu repot membuat dan menghitung laporan gaji secara manual seperti contoh Excel di atas. Fitur ini memudahkan kamu membuat jurnal beban gaji dan kasbon otomatis yang dapat diimpor ke software akuntansi Jurnal, lebih cepat dan praktis.
Untuk pembayaran gaji, Gadjian menghadirkan fitur baru payroll BCA bekerja sama dengan Brankas, platform fintech yang menyediakan kemudahan dan fleksibilitas dalam pengelolaan transaksi harian untuk dunia bisnis. Fitur ini memungkinkan disbursement gaji karyawan lebih cepat, efisien, dan aman.
Beberapa keuntungan pembayaran gaji Gadjian x BCA antara lain:
- Tanpa top-up: disbursement gaji karyawan dilakukan langsung dari rekening giro perusahaan yang ditautkan ke Brankas, sehingga kamu tidak perlu top-up dana khusus untuk pembayaran gaji.
- Transfer real-time: kamu bisa melakukan transfer langsung ke lebih dari 170 bank tujuan melalui BI fast.
- Menggunakan nama bisnis: transfer pembayaran gaji disbursement akan menggunakan nama bisnis kamu sebagai pengirim, sehingga mudah dikenali oleh karyawan penerima.
- Hemat biaya operasional: transfer antar-bank hanya memakan biaya Rp3.500 dan intra-bank hanya Rp2.500.
Coba Gadjian sekarang dan rasakan pengalaman mengelola penggajian lebih mudah dan bebas pusing. Daftarkan perusahaan kamu, login dengan akun, dan mulai kelola payroll dari mana pun dan kapan pun.
Sumber
