Jika perusahaan kamu mempekerjakan sekurang-kurangnya 10 orang karyawan, maka kamu wajib membuat peraturan perusahaan. Kewajiban itu tercantum di UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003, Pasal 108.
Peraturan perusahaan (PP) adalah aturan tertulis yang dibuat pengusaha, disetujui karyawan, dan disahkan oleh pemerintah untuk mengatur hubungan kerja antara pengusaha dan karyawan.
Aturan perusahaan untuk karyawan ini mencakup berbagai aspek ketenagakerjaan seperti hak dan kewajiban kedua pihak, tata tertib, syarat kerja, dan ketentuan lain terkait pelaksanaan hubungan kerja.
Fungsi penyusunan peraturan perusahaan
Fungsi peraturan perusahaan antara lain:
1. Meminimalkan konflik dan perselisihan
PP berfungsi memberikan kepastian hukum kepada pengusaha dan karyawan. Dengan aturan yang jelas dan spesifik, perusahaan dapat mencegah terjadinya konflik dan perselisihan akibat ketidakjelasan hak dan kewajiban masing-masing pihak.
2. Melindungi hak dan kewajiban kedua pihak
PP dirancang untuk melindungi hak dan kewajiban karyawan maupun pengusaha, yang mencakup berbagai aspek seperti gaji, jam kerja, cuti, keselamatan kerja, dan disiplin kerja. Melalui aturan perusahaan untuk karyawan yang tertulis, hak-hak pekerja terlindungi, sementara kewajiban mereka juga lebih jelas.
Pelajari Beda Hak Karyawan PHK PKWTT dan PKWT di Undang-Undang!
3. Menciptakan lingkungan kerja yang kondusif
PP membantu menciptakan suasana kerja yang tertib dan harmonis. Lingkungan yang kondusif tanpa gangguan akan berdampak pada rasa nyaman dalam bekerja dan peningkatan produktivitas karyawan.
4. Alat pengawasan dan pengendalian
PP juga berfungsi sebagai alat untuk mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab karyawan. Pihak manajemen dapat memastikan bahwa pekerja menjalankan tugas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dalam PP.
5. Memenuhi kewajiban hukum
Pembuatan PP adalah bentuk kepatuhan perusahaan terhadap aturan hukum ketenagakerjaan, sekaligus menghindari sanksi perundang-undangan. Mengabaikan kewajiban ini merupakan tindak pidana pelanggaran.
Menurut UU Ketenagakerjaan, sanksi tidak membuat peraturan perusahaan adalah denda paling sedikit Rp5 juta dan paling banyak Rp50 juta.
Baca Juga: Peraturan Jam Kerja Shift Sesuai Undang-Undang
Ketentuan dan prosedur peraturan perusahaan
Dalam menyusun PP, kita wajib berpedoman pada ketentuan UU Ketenagakerjaan dan Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No 28 Tahun 2014. Berikut ini poin-poin aturan kerja menurut Disnaker:
1. Subjek pembuat peraturan perusahaan
PP disusun oleh pengusaha dan menjadi tanggung jawab pengusaha, dengan memperhatikan saran dan pertimbangan dari wakil pekerja atau wakil serikat pekerja di perusahaan bersangkutan.
Prosedur pembuatan PP oleh pengusaha mengikuti tahapan di bawah ini:
- Pengusaha harus menyampaikan naskah rancangan PP kepada wakil pekerja/serikat pekerja untuk mendapatkan saran dan pertimbangan.
- Saran dan pertimbangan dari wakil pekerja/serikat pekerja harus sudah diterima pengusaha dalam waktu 7 hari kerja sejak tanggal diterimanya naskah oleh wakil pekerja/serikat pekerja.
- Apabila wakil pekerja/serikat pekerja telah menyampaikan saran dan pertimbangan, maka pengusaha memperhatikan saran dan pertimbangan tersebut.
- Apabila dalam 7 hari kerja wakil pekerja/serikat pekerja tidak memberikan saran dan pertimbangan, maka pengusaha dapat mengajukan pengesahan PP ke Menteri atau pejabat yang ditunjuk disertai bukti berupa surat permintaan saran dan pertimbangan dari pengusaha kepada pekerja/serikat pekerja.
2. Lingkup peraturan perusahaan
Hanya boleh ada satu PP dalam satu perusahaan, cabang, unit kerja, dan perwakilan perusahaan. Aturan kerja dalam perusahaan tersebut berlaku untuk seluruh pekerja baik PKWT maupun PKWTT di perusahaan bersangkutan.
Namun, cabang, unit kerja, atau perwakilan perusahaan boleh membuat PP turunan yang memuat ketentuan khusus disesuaikan kondisi masing-masing. Jika beberapa perusahaan bergabung dalam 1 grup, maka PP dibuat oleh masing-masing perusahaan. Kewajiban membuat PP tidak berlaku bagi perusahaan yang telah memiliki perjanjian kerja bersama.
3. Isi peraturan perusahaan
PP sekurang-kurangnya memuat:
- Hak dan kewajiban pengusaha
- Hak dan kewajiban pekerja
- Syarat kerja
- Tata tertib perusahaan
- Jangka waktu berlakunya peraturan perusahaan
Perlu dicatat bahwa ketentuan di dalam PP tidak boleh bertentangan dengan ketentuan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku. Contohnya, PP tidak boleh menetapkan jam kerja harian melebihi waktu kerja yang diatur UU, atau PP tidak boleh menetapkan jumlah cuti tahunan kurang dari yang ditetapkan UU.
Simak Contoh Tata Tertib Karyawan Perusahaan!
4. Masa berlaku peraturan perusahaan
PP berlaku paling lama 2 tahun dan wajib diperbarui setelah habis masa berlakunya. Selama berlaku, apabila serikat pekerja di perusahaan menghendaki perundingan pembuatan perjanjian kerja bersama (PKB), maka pengusaha wajib melayaninya. Namun, apabila perundingan pembuatan PKB tidak mencapai kesepakatan, maka peraturan perusahaan tetap berlaku.
5. Pengesahan peraturan perusahaan
PP wajib disahkan oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk, yakni Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) bidang ketenagakerjaan kabupaten atau kota, Kepala SKPD provinsi, atau Direktur Jenderal di kementerian, tergantung cakupan wilayah operasi.
Pengusaha mengajukan permohonan pengesahan PP dilengkapi dengan naskah peraturan yang ditandatangani pengusaha dan lampiran bukti permintaan saran dan pertimbangan serikat pekerja/wakil pekerja.
Pejabat SKPD melakukan penelitian kelengkapan dokumen dan materi PP paling lama 6 hari kerja. Apabila tidak memenuhi syarat, maka pejabat bersangkutan memberitahukan secara tertulis kepada pengusaha untuk memperbaiki naskah.
Perbaikan PP oleh pengusaha disampaikan kembali ke SKPD paling lama 14 hari kerja setelah pemberitahuan tertulis. Apabila PP memenuhi persyaratan, pejabat bersangkutan wajib mengesahkan PP dengan menerbitkan surat keputusan.
Baca Juga: Pembagian Kerja Shift Pagi, Siang, Malam Sesuai Peraturan Pemerintah
6. Perubahan dan pembaruan peraturan perusahaan
Perubahan PP sebelum berakhirnya jangka waktu hanya dapat dilakukan atas dasar kesepakatan antara pegusaha dan wakil pekerja/serikat pekerja. Perubahan PP harus mendapatkan pengesahan dari Menteri atau Kepala SKPD. Apabila tidak mendapatkan pengesahan dari pemerintah, maka perubahan PP dianggap tidak ada.
Pembaruan PP wajib diajukan oleh pengusaha paling lama 30 hari kerja sebelum berakhirnya masa berlaku kepada Menteri atau Kepala SKPD untuk mendapat pengesahan. Pengajuan pembaruan PP juga wajib mencantumkan naskah dan bukti permintaan saran dan pertimbangan wakil pekerja/serikat pekerja.
Contoh peraturan perusahaan
Berikut ini contoh PP yang bisa kamu gunakan sebagai template dalam menyusun aturan perusahaan untuk karyawan.
Baca Juga: Daftar Aplikasi HRD Gratis Berbasis Web di Indonesia
Aplikasi HRD untuk mengelola karyawan
Untuk mendukung pelaksanaan PP, kamu bisa menggunakan aplikasi HRD terbaik di Indonesia, Gadjian dan Hadirr. Gadjian adalah aplikasi payroll online yang memiliki banyak fitur dan fungsi, antara lain:
1. Perhitungan slip gaji dan komponennya
Fitur kalkulator gaji online dapat menghitung semua jenis kompensasi karyawan, dari gaji pokok, tunjangan, lembur, BPJS, THR, dan pajak penghasilan PPh 21/26 karyawan secara otomatis.
2. Pembayaran gaji
Sistem payroll berbasis web ini menyediakan metode disbursement gaji karyawan secara cepat dan aman. Tersedia pilihan Mandiri Cash Management, Brankas-BCA, dan Flip untuk pembayaran gaji karyawan dengan sekali “klik” di aplikasi Gadjian.
3. Kelola cuti, izin, dan sakit
Gadjian juga merupakan aplikasi cuti online, di mana pengajuan oleh karyawan dan persetujuan cuti, izin, dan sakit oleh atasan dapat dilakukan lewat aplikasi, sehingga lebih mudah, praktis, dan cepat. Saldo cuti tahunan akan terhitung otomatis di aplikasi tanpa perlu rekap manual.
4. Rekap data absensi
Gadjian menyediakan catatan dan rekap status kehadiran karyawan, seperti Hadir, Mangkir, Cuti, dan Unpaid Leave, yang terhubung langsung dengan fitur penggajian, sehingga memudahkan perhitungan upah atau tunjangan yang berkaitan dengan variabel kehadiran, misalnya uang makan, upah harian, dan sebagainya.
5. Atur pola kerja
Gadjian dilengkapi fitur pembuat jadwal kerja untuk perusahaan yang menetapkan jam kerja beragam. Tak masalah jika kamu menerapkan pola kerja shift harian, aplikasi HR cloud ini bisa membantu menyusun jadwal grup maupun individu.
6. Penilaian kinerja karyawan
Gadjian juga punya fitur performance review untuk mengelola KPI karyawan secara online, dari membuat template, memberikan umpan balik, hingga publikasi penilaian. Hasil evaluasi karyawan menjadi lebih objektif, adil, dan transparan.
Sebagai pelengkap Gadjian, kamu juga bisa menggunakan aplikasi absensi online Hadirr. Fitur utamanya adalah:
7. Pencatatan kehadiran online
Hadirr adalah aplikasi pencatat kehadiran berteknologi face recognition dan anti-fake GPS untuk memantau laporan presensi karyawan di banyak titik yang disepakati. Lapor kehadiran dilakukan dengan swafoto menggunakan smartphone karyawan, dan data absensi akan terekam otomatis.
8. Pencatatan jam lembur
Hadirr adalah aplikasi lembur yang praktis. Selain perintah dan persetujuan lembur yang bisa dilakukan di aplikasi, jam lembur karyawan juga bisa dicatat dan direkap otomatis. Data tersebut diimpor ke Gadjian untuk perhitungan upah lembur.
9. Timesheet online
Hadirr bisa digunakan sebagai aplikasi untuk memonitor produktivitas harian karyawan, misalnya menghitung jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah tugas. Selain itu aplikasi ini juga memungkinkan kolaborasi antar-anggota tim sekalipun mereka bekerja dari lokasi berbeda, serta menghitung upah per jam dan upah per project secara akurat.
10. Penyusunan shift karyawan
Hadiri juga memiliki fitur shift kerja karyawan untuk membuat jadwal shift lebih mudah. Cukup sekali pengaturan di awal dan selebihnya Hadirr yang akan mengatur jadwal shift berikutnya secara otomatis.
Di luar yang disebutkan di atas, masih ada sejumlah fitur Gadjian dan Hadirr untuk mempermudah pekerjaan HR. Jika ingin tahu lebih banyak, jangan ragu untuk mencoba gratis kedua aplikasi keren dari Fast 8 ini.
Sumber
UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. JDIH Kemnaker.
Permenaker No. 28 Tahun 2014 tentang Tata Cara Pembuatan dan Pengesahan PP serta Pembuatan dan Pendaftaran PKB. JDIH Kemnaker.
