Setiap membayarkan gaji karyawan, kita wajib memberikan slip gaji (payslip) yang berisi informasi tentang perhitungan upah secara rinci. Slip gaji harus diberikan sekalipun perhitungan dan besaran gaji yang diterima karyawan sama setiap bulan.
Pada awalnya, slip gaji dicetak di atas kertas dan dibagikan dalam amplop tertutup. Namun, sejak era internet, slip kertas berganti format menjadi slip digital yang lebih praktis dan lebih terjaga kerahasiaannya.
Nah, sebelum membahas rincian slip gaji karyawan swasta, perlu kita ketahui dulu definisi slip gaji, fungsi, manfaat, serta aturan ketenagakerjaan tentangnya.
Tentang slip gaji
Slip gaji adalah dokumen bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah, termasuk komponen pendapatan yang menambah upah dan komponen pemotong yang mengurangi upah, serta perhitungannya hingga didapat jumlah upah bersih (take home pay) yang diterima karyawan.
Tujuan pemberian bukti pembayaran upah pada saat penggajian adalah sebagai bentuk transparansi perhitungan gaji, di mana karyawan bisa mengetahui hak-hak apa saja yang diterimanya dan jenis potongan apa saja yang dikurangkan dari penghasilannya.
Jadi, fungsi slip gaji adalah menjelaskan perhitungan gaji karyawan pada periode gaji atau bulan bersangkutan.
Lalu, apa sanksi tidak memberikan slip gaji karyawan bagi pengusaha?
PP No 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, Pasal 53 ayat 2, menyebutkan bahwa pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan.
Jika ketentuan ini dilanggar atau diabaikan, di mana pengusaha tidak memberikan slip gaji kepada karyawannya, maka sesuai Pasal 79 ayat 1, dikenai sanksi administratif secara bertahap berupa teguran tertulis, pembatasan kegiatan usaha, penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi, dan pembekuan kegiatan usaha.
Baca Juga: Sistem Penggajian dan Pengupahan Sesuai UU Terbaru
Selain untuk mengetahui rincian upah, manfaat payslip bagi karyawan adalah sebagai bukti atas pekerjaan dan penghasilan, yang dapat digunakan untuk banyak kepentingan, seperti pengajuan kredit atau pinjaman pihak ketiga dan negosiasi gaji apabila karyawan pindah kerja.
Sebaliknya, manfaat slip gaji karyawan bagi perusahaan adalah memudahkan pencatatan jurnal beban gaji dan pembukuan. Payslip bukan hanya hanya tentang perhitungan upah, tetapi juga menyangkut iuran BPJS dan pajak PPh 21 yang harus dilaporkan oleh perusahaan.
Pelajari cara menghitung tarif iuran BPJS Kesehatan karyawan perusahaan!
Di bawah ini contoh slip gaji sederhana:
Bagian-bagian slip gaji
Sip gaji cetak maupun digital kurang lebih memuat informasi yang sama, dari identitas sampai tanggal pembuatan.
a. Identitas pembayar upah
Slip gaji harus mencantumkan nama perusahaan sebagai pemberi kerja dan pembayar upah, bisa disertai dengan alamat perusahaan dan logo. Salah satu tujuannya adalah untuk memudahkan verifikasi apabila slip gaji digunakan untuk kepentingan yang melibatkan pihak ketiga, misalnya pengajuan pinjaman bank.
b. Identitas penerima penghasilan
Karena sifatnya pribadi dan rahasia, payslip juga wajib mencantumkan identitas karyawan secara jelas. Perhitungan dan pembayaran gaji hanya berlaku untuk karyawan dengan identitas tercantum, tidak berlaku untuk karyawan lain sekalipun golongan jabatannya sama.
Identitas karyawan yang dicantumkan antara lain nama, NIK, departemen, jabatan, status karyawan, masa kerja, dan PTKP.
c. Periode pembayaran gaji
Informasi selanjutnya yang tak boleh terlupa adalah periode pembayaran gaji, misalnya mingguan atau bulanan, yang dapat ditulis dari tanggal ke tanggal. Selain menunjukkan validitas bahwa perhitungan gaji hanya berlaku untuk tanggal/bulan tercantum, periode gaji dapat membantu verifikasi oleh pihak ketiga. Misalnya, slip gaji terakhir bisa dibuktikan dengan tanggal periode yang tercantum.
d. Rincian perhitungan gaji
Bagian inti slip gaji adalah rincian perhitungan slip gaji, yang di dalamnya terdiri atas sejumlah komponen yang fungsinya memperbesar dan memperkecil penghasilan karyawan. Semakin sedikit komponen, slip gaji juga semakin sederhana.
Rincian payslip yang utama adalah perhitungan jumlah pendapatan, jumlah potongan, dan gaji bersih yang diterima karyawan. Sebelum dijumlahkan, masing-masing komponen juga harus jelas perhitungannya.
Misalnya, untuk jenis pendapatan yang besarannya tidak tetap atau tergantung output, harus dituliskan unit, rate, dan hasilnya.
e. Tanggal dan identitas pembuat slip gaji
Slip gaji juga harus mencantumkan tanggal dibuat, disertai nama, jabatan, dan tanda tangan penyusun slip gaji. Jika perlu, bisa ditambahkan stempel perusahaan, meskipun hal ini bukan sebuah keharusan.
f. Keterangan “private & confidential”
Sebagai tambahan, keterangan “private & confidential” juga perlu dicantumkan, untuk menjelaskan bahwa payslip bersifat pribadi dan rahasia, di mana seluruh informasi di dalamnya hanya diketahui oleh pembuat (pemberi kerja) dan karyawan bersangkutan.
Berikut ini contoh slip gaji Excel:
Komponen slip gaji
Komponen slip gaji dikelompokkan menjadi dua yaitu komponen pendapatan dan komponen potongan. Dalam model payslip dua kolom, komponen pendapatan berada di sebelah kiri dan komponen potongan ada di sebelah kanan.
Sedangkan untuk model slip gaji satu kolom, komponen pendapatan berada di atas dan komponen potongan di bawahnya.
1. Pendapatan
Komponen pendapatan mencakup semua jenis pembayaran yang diterima karyawan, yang sifatnya teratur maupun tidak teratur, yang dapat mencakup:
- Gaji pokok: komponen utama pendapatan bulanan yang besarannya tetap dan teratur.
Upah harian: komponen utama pendapatan harian, yang jika dibayarkan mingguan atau bulanan jumlahnya menjadi tidak tetap karena dipengaruhi kehadiran, dengan perhitungan: hari (unit) x upah harian (rate).
- Tunjangan tetap: komponen penambah gaji pokok yang besarannya tetap dan teratur setiap bulan, misalnya tunjangan jabatan.
- Tunjangan tidak tetap: komponen penambah gaji pokok yang besarannya tidak tetap atau dipengaruhi kehadiran, dengan perhitungan: hari (unit) x tunjangan (rate), misalnya uang makan harian.
- Tunjangan BPJS: dihitung sesuai dengan ketentuan pemerintah tentang jaminan sosial ketenagakerjaan dan jaminan kesehatan.
- Tunjangan PPh 21: tunjangan pajak penghasilan gross-up dari perusahaan sebesar PPh 21 yang akan dipotong.
- Upah lembur: upah di luar jam kerja yang dihitung berdasarkan upah sejam sesuai ketentuan PP No 35/2021.
- THR keagamaan: tunjangan yang wajib dibayarkan sekali dalam setahun dengan ketentuan 1 bulan upah untuk karyawan dengan masa kerja 12 bulan atau lebih, dan prorata jika masa kerja karyawan lebih dari 1 bulan dan kurang dari 12 bulan.
- Bonus, insentif, komisi: perhitungannya ditetapkan sesuai kebijakan perusahaan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
Pelajari jenis-jenis tunjangan karyawan di perusahaan!
Penjumlahan semua komponen di atas menghasilkan gaji bruto, yaitu total gaji yang dibayarkan perusahaan sebelum dipotong apa pun.
Baca Juga: Contoh Slip Gaji di Excel, Word dan Aplikasi Gadjian
2. Potongan
Komponen potongan adalah semua jenis pengurang gaji yang besarannya teratur maupun tidak teratur, meliputi:
- Iuran BPJS: premi jaminan sosial ketenagakerjaan dan jaminan kesehatan yang wajib dibayar karyawan sebagai peserta BPJS dengan besaran tetap.
- PPh 21 bulanan: pajak penghasilan bulanan dengan perhitungan: tarif efektif x penghasilan bruto.
- Kasbon: pemotongan gaji sebesar upah yang sudah diambil karyawan di muka.
- Pinjaman karyawan: pemotongan gaji untuk cicilan utang karyawan ke perusahaan.
- Denda: pemotongan gaji karena karyawan melakukan pelanggaran yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
3. Gaji bersih (take home pay)
Rincian slip gaji bertujuan untuk menjelaskan secara detil bagaimana nominal gaji bersih diperoleh. Gaji bersih adalah penghasilan yang diterima karyawan, yaitu penghasilan yang dibayarkan perusahaan dikurangi total potongan.
Berikut ini contoh rincian slip gaji:
Hitung slip gaji otomatis dengan aplikasi payroll
Dalam sistem penggajian dan pengupahan yang kompleks dan melibatkan banyak komponen untuk jenis karyawan yang beragam, sebaiknya kamu menggunakan Gadjian, aplikasi payroll online terbaik di Indonesia.
Selain menyingkat waktu kerja, otomatisasi hitung slip gaji berbasis web ini meminimalkan risiko error, sehingga hasilnya lebih akurat ketimbang perhitungan gaji Excel.
Menyusun slip gaji dengan Gadjian cukup mudah, kamu hanya perlu membuat pengaturan di aplikasi, dan selanjutnya kalkulator gaji online akan menghitung otomatis rincian slip gaji setiap bulan.
- Atur komponen pendapatan karyawan di menu Pengaturan > Gaji & LTHR. Di aplikasi sudah tersedia 3 komponen utama pendapatan, yakni gaji pokok, uang lembur, dan THR.
- Kamu bisa menambahkan lainnya sesuai tipe pendapatan yang tersedia, apakah jumlah tetap, tergantung kehadiran, tergantung output, atau manual. Lalu, pilih tipe A1 pendapatan yang akan dikenai pajak PPh 21.
- Masukkan komponen potongan payslip selain PPh 21, BPJS, dan unpaid leave yang secara default sudah ada di aplikasi. Pilihan jenisnya, apakah termasuk potongan manual, jumlah tetap, prorate, dan tergantung output.
- Masuk ke Pengaturan > Penggajian dan klik +Nama Slip Gaji untuk membuat slip gaji baru. Beri nama slip, periode, tanggal awal periode, dan hari absensi terakhir yang masuk perhitungan gaji. Masukkan komponen pendapatan dan potongan.
- Untuk menerapkan slip gaji, masukkan slip gaji ke menu Personalia agar dapat diakses oleh karyawan bersangkutan.
Payslip yang dibuat di Gadjian dapat diterapkan untuk pembayaran upah harian, gaji mingguan, gaji bulanan.
Berikut ini contoh slip gaji terbaru 2024 dengan perhitungan PPh 21 tarif efektif yang dibuat dengan aplikasi Gadjian.
Baca Juga: Perhitungan PPh 21 THR dan Bonus 2024 dengan Tarif Efektif
1. Slip gaji karyawan lepas harian yang dibayarkan bulanan
2. Slip gaji karyawan lepas harian yang dibayarkan mingguan
3. Slip gaji karyawan PKWT
4. Slip gaji karyawan PKWTT
5. Slip gaji tenaga ahli
Gadjian adalah paket lengkap perhitungan slip gaji online. Aplikasi ini sudah mencakup kalkulator pajak untuk menghitung otomatis PPh 21/26 karyawan sesuai dengan ketentuan perpajakan terbaru, yakni menggunakan tarif TER PP 58/2023 untuk pajak bulanan dan tarif Pasal 17 ayat 1 UU PPh untuk pajak tahunan.
Selain itu, Gadjian juga dilengkapi kalkulator BPJS untuk menghitung premi jaminan sosial ketenagakerjaan (JKK, JKM, JHT, JP) serta jaminan kesehatan. Hasil hitung muncul berupa tunjangan BPJS dari perusahaan di kolom pendapatan dan iuran BPJS di kolom potongan.
Gadjian juga punya kalkulator lembur untuk menghitung upah lembur karyawan berdasarkan upah sejam sebagaimana ketentuan pemerintah. Jadi, kamu tak perlu repot menghitung setiap komponen secara manual dan terpisah. Semuanya bisa diselesaikan dengan satu aplikasi penggajian.
