Sudah tahu perbedaan surat kenaikan gaji dan proposal kenaikan gaji dan cara membuatnya? Jika belum, silakan simak artikel di bawah ini.
Kenaikan gaji karyawan merupakan salah satu amanat UU Ketenagakerjaan. Dalam Pasal 92A yang disisipkan oleh UU Cipta Kerja No 6 Tahun 2023, disebutkan bahwa pengusaha melakukan peninjauan upah secara berkala dengan memperhatikan kemampuan perusahaan dan produktivitas.
Peninjauan upah yang paling umum di perusahaan adalah penyesuaian gaji karyawan terhadap kenaikan upah minimum setiap tahun. Ini wajib dilakukan apabila gaji terendah di perusahaan berada di bawah ketentuan upah minimum terbaru yang ditetapkan oleh gubernur setempat.
Selain penyesuaian terhadap upah minimum, setiap perusahaan juga memberikan kenaikan gaji berkala yang ketentuannya diatur dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama. Kenaikan gaji ini lebih sebagai bentuk reward karyawan atas pencapaian kinerja individu karyawan.
Manfaat kenaikan gaji berkala
Kenaikan gaji berkala memang akan memperbesar beban perusahaan. Namun jika dilakukan dengan perhitungan tepat serta mempertimbangkan kemampuan perusahaan dan produktivitas, maka kenaikan gaji berkala akan memiliki dampak positif bagi organisasi.
Setidaknya ada tiga manfaat kenaikan gaji karyawan bagi perusahaan, yakni:
1. Memotivasi karyawan dan meningkatkan produktivitas
Imbalan yang paling diinginkan oleh karyawan atas kinerja dan pencapaian mereka adalah memperoleh kenaikan gaji. Mereka akan bekerja optimal jika ada harapan gaji mereka naik tahun depan. Itu sebabnya, kebijakan rewarding karyawan ini dapat memotivasi karyawan untuk meningkatkan produktivitas mereka.
Baca Juga: Cara Menjaga Loyalitas Karyawan pada Perusahaan
2. Mempertahankan karyawan terbaik
Salah satu cara jitu untuk mempertahankan karyawan yang memiliki kontribusi penting di perusahaan adalah memberikan kenaikan gaji, terlebih jika karyawan tersebut memiliki jenis keterampilan spesifik yang langka di pasar tenaga kerja. Atau, jika tidak, perusahaan harus siap jika setiap saat ia loncat ke perusahaan kompetitor yang menawarkan kompensasi yang lebih baik.
3. Membangun employer branding
Fungsi kenaikan gaji berkala lainnya adalah membantu membangun employer branding perusahaan sebagai tempat kerja terbaik. Di mata calon karyawan atau pelamar kerja, perusahaan yang memiliki kebijakan kenaikan gaji yang jelas dan sistem kompensasi yang adil akan lebih menarik minat mereka, sehingga peluang perusahaan untuk mendapatkan kandidat terbaik juga lebih besar.
Surat kenaikan gaji
Surat kenaikan gaji lazim diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang mendapat kenaikan gaji berdasarkan penilaian. Di beberapa organisasi, surat ini bisa berbentuk Surat Keputusan (SK) pimpinan perusahaan, meski pada praktiknya lebih banyak yang dibuat oleh HRD.
Surat kenaikan gaji adalah pemberitahuan tertulis dari perusahaan yang menyatakan bahwa karyawan bersangkutan mendapatkan kenaikan gaji sesuai yang tercantum di dalamnya dengan mempertimbangkan performance review dan nilai KPI karyawan.
Tidak ada format baku surat kenaikan gaji sesuai UU Ketenagakerjaan dan aturan pengupahan. Namun sesuai dengan praktik umum di perusahaan, surat kenaikan gaji setidaknya mengandung beberapa komponen berikut ini:
- Kop surat yang menggambarkan identitas perusahaan
- Identitas karyawan, antara lain nama, NIK, bagian, jabatan, dan seterusnya
- Dasar dan alasan memberikan kenaikan gaji
- Besaran persentase kenaikan gaji
- Periode mulai berlakunya gaji baru
- Tanda tangan pihak perusahaan atau HR
Berikut ini contoh surat kenaikan gaji karyawan:
Baca Juga: 3 Cara Menghitung Kenaikan Gaji Karyawan
Proposal kenaikan gaji
Inisiatif kenaikan gaji karyawan tidak selalu datang dari perusahaan, terutama jika perusahaan bersangkutan tidak memiliki kebijakan peninjauan upah berkala. Nah, dalam hal ini, karyawan juga berhak mengajukan permintaan kenaikan gaji, melalui surat proposal kenaikan gaji.
Jika surat kenaikan gaji dibuat oleh perusahaan untuk karyawan, maka sebaliknya proposal kenaikan gaji dibuat oleh karyawan untuk perusahaan. Surat kenaikan gaji memastikan karyawan memperoleh kenaikan gaji, sedangkan proposal kenaikan gaji belum tentu berakhir dengan kenaikan gaji karena bisa disetujui atau bisa juga tidak disetujui oleh perusahaan.
Karyawan bisa mengajukan proposal kenaikan gaji apabila merasa bahwa gaji yang diterima tidak sebanding dengan tanggung jawab yang besar atau jabatan yang baru. Selain itu, proposal kenaikan gaji juga bisa dibuat oleh serikat pekerja yang menuntut kenaikan gaji terkait dengan kenaikan upah minimum.
HR bisa membuat template proposal kenaikan gaji dan tinggal di isi oleh karyawan yang ingin mengajukan permohonan naik gaji. Berikut ini bagian yang harus ada dalam proposal kenaikan gaji:
- Pihak yang dituju, misalnya pemimpin perusahaan, direktur, atau direktur HRD
- Identitas karyawan, meliputi nama lengkap, NIK, departemen, jabatan, dan masa kerja atau tanggal bergabung di perusahaan
- Persentase kenaikan gaji yang diinginkan
- Alasan pengajuan kenaikan gaji
Contoh formulir proposal kenaikan gaji yang bisa dibuat dan disediakan HR untuk karyawan seperti berikut ini:
Kenaikan gaji berbasis kinerja
Sistem kenaikan gaji yang paling adil adalah yang berbasis kinerja karyawan. Selain dapat diukur melalui indikator, kenaikan gaji yang ditetapkan berdasarkan kinerja akan memberikan kepuasan kepada karyawan dan mencegah kecemburuan. Sebab, karyawan akan memperoleh imbalan sesuai dengan hasil kinerja mereka.
Penilaian kinerja yang paling sering digunakan sebagai dasar kenaikan gaji adalah matriks Key Performance Indicator (KPI). Cara mengukur KPI yang umum adalah dengan memberikan bobot nilai terhadap sejumlah indikator yang menggambarkan tugas dan tanggung jawab karyawan dalam pekerjaan dan melihat sejauh apa capaian karyawan dalam menyelesaikan tugas tersebut.
Bobot nilai total adalah 100% yang merupakan target rata-rata yang harus dicapai karyawan bersangkutan. Jika nilai akhir karyawan kurang dari 100% maka berarti kinerjanya di bawah rata-rata atau tidak memenuhi target, biasanya diberikan label NI (needs improvement).
Sedangkan jika melebihi 100% maka kinerjanya di atas rata-rata atau memenuhi target dengan label ME (meets expectation) atau EE (exceeds expectation) dan berhak atas kenaikan gaji.
Persentase kenaikan gaji ditetapkan berdasarkan nilai akhir tersebut. Semakin besar nilai KPI karyawan, maka semakin besar pula kenaikan gajinya. Contohnya seperti berikut ini:
- Nilai KPI 121% atau lebih diberi kenaikan gaji 10% sampai 12%
- Nilai KPI 101% sampai 120% diberi kenaikan gaji 7% sampai 9%
- Nilai KPI 100% diberi kenaikan gaji 6% atau sesuai inflasi
- Nilai KPI di bawah 100% tidak naik gaji.
Baca Juga: Tahapan dan Contoh KPI Perusahaan dari HR Konsultan
Aplikasi KPI online
Mengelola penilaian KPI karyawan kini lebih mudah dan efisien menggunakan aplikasi KPI berbasis web Gadjian. Software performance review ini memungkinkan kamu melakukan penilaian karyawan secara terstruktur dan objektif dalam satu aplikasi, dari pembuatan template KPI, pemberian umpan balik, hingga publikasi penilaian secara otomatis.
Dengan Gadjian, kamu bisa membuat template penilaian berdasarkan kebutuhan perusahaan atau budaya organisasi. Misalnya, kamu bisa membuat siklus penilaian KPI dengan menggabungkan penilaian diri sendiri, penilaian oleh atasan, penilaian oleh rekan kerja, dan penilaian oleh tim.
Otomatisasi sistem penilaian ini memberikan data real-time yang bisa kamu pantau dari mana saja dan kapan saja melalui aplikasi. Ini akan memudahkan pemberian umpan balik untuk perbaikan terhadap kinerja karyawan tanpa harus menunggu evaluasi periodik di akhir tahun. Sehingga, kamu juga bisa membantu karyawan agar mereka mencapai target dan nilai akhir yang diharapkan.
Ingin memberikan apresiasi tambahan kepada karyawan berkinerja terbaik selain kenaikan gaji? Gadjian juga terhubung dengan platform benefit karyawan Payuung, yang menyediakan beragam reward untuk memotivasi karyawan dengan harga terjangkau namun dengan manfaat optimal, dari voucher gaya hidup, kesehatan, hingga work-life balance.
Gadjian juga merupakan aplikasi slip gaji karyawan terbaik di Indonesia. Kalkulator gaji online di aplikasi ini merupakan fitur utama untuk menghitung semua komponen pendapatan dan potongan slip gaji secara akurat, termasuk pajak PPh 21 karyawan.
Apabila kamu memberikan kenaikan gaji pokok karyawan, maka kamu cukup mengubah data gaji pokok karyawan di aplikasi, dan seterusnya kalkulator Gadjian akan menghitung slip gajinya secara otomatis setiap bulan.
Sumber
UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. JDIH Kemnaker.
