Tingkat turnover yang tinggi dapat menjadi hambatan bagi pertumbuhan dan stabilitas organisasi. Dalam era bisnis yang kompetitif, mempertahankan talenta karyawan menjadi kunci keberhasilan perusahaan.
Apa Itu Retensi Karyawan?
Program retensi karyawan adalah serangkaian kebijakan dan strategi yang bertujuan mencegah karyawan mengundurkan diri.
Tingkat turnover karyawan yang tinggi dapat berisiko bagi perusahaan seperti penurunan produktivitas, kehilangan aset pengetahuan, dan biaya tambahan untuk rekrutmen.
Menurut laporan SHRM Benchmarking Human Capital Report, tingkat turnover karyawan tahunan sebesar 30% dianggap wajar. Namun, jika tingkat turnover melebihi angka tersebut secara konsisten, diperlukan program retensi karyawan.
Program ini tidak hanya mempertahankan karyawan terbaik, tetapi juga mengembangkan potensi karyawan yang sudah ada di dalam organisasi, menjaga stabilitas tenaga kerja, dan mendukung kelangsungan operasional perusahaan.
Alasan Karyawan Resign dan Mengapa Retensi Karyawan Penting
Retensi karyawan bukan hanya tentang menjaga angka turnover rendah tetapi juga menciptakan budaya kerja yang positif. Sebelum membahas strategi retensi, penting untuk memahami faktor-faktor yang mendorong karyawan untuk resign.
- Mendapatkan tawaran lebih baik
Salah satu alasan yang masuk akal untuk mengajukan resign adalah ketika mendapatkan tawaran yang lebih menggiurkan, seperti gaji yang lebih besar atau tunjangan yang menarik.
- Melanjutkan pendidikan
Melanjutkan jenjang pendidikan menjadi alasan resign yang baik, sebagai komitmen untuk mencapai karier yang lebih tinggi.
- Toxic environment
Terjebak dalam lingkungan kerja yang tidak sehat dapat menjadi alasan yang masuk akal untuk resign, untuk menjaga kesejahteraan mental dan fisik.
- Pembagian waktu
Jam kerja yang buruk dan merugikan keseimbangan kehidupan dapat menjadi alasan resign, dengan fokus pada kesehatan dan kehidupan sosial.
- Tidak berkembang
Ketidakpuasan dan kebosanan dalam pekerjaan saat ini bisa menjadi alasan resign, terutama jika tidak ada perkembangan atau peluang pembelajaran.
- Perubahan karier
Keinginan untuk mengubah arah karier menjadi alasan yang baik untuk resign, mengejar hal baru yang sesuai minat dan passion
- Gaji tidak sesuai
Masalah gaji yang tidak sebanding dengan tanggung jawab dapat menjadi alasan yang masuk akal untuk mencari pekerjaan baru.
- Pindah domisili
Keputusan untuk pindah tempat tinggal menjadi alasan resign yang wajar, terutama jika kantor tidak mendukung kerja jarak jauh.
- Perubahan struktur perusahaan
Perubahan dalam struktur perusahaan yang tidak dijelaskan dengan baik dapat menjadi alasan resign yang dapat diterima.
- Alasan kesehatan
Masalah kesehatan pribadi atau anggota keluarga dapat menjadi hambatan untuk bekerja dengan maksimal, menjadi alasan yang masuk akal untuk resign.
- Komitmen pribadi
Komitmen dalam kehidupan pribadi, seperti menikah atau menjadi orang tua full-time, dapat menjadi alasan yang dimengerti untuk mengajukan resign.
- Tidak puas dengan tanggung jawab saat ini
Merasa tidak puas dengan tanggung jawab dan tugas saat ini dapat menjadi alasan yang bisa dipakai untuk mencari tantangan baru.
- Mendirikan usaha sendiri
Keinginan untuk mendirikan usaha sendiri menunjukkan inisiatif dan ambisi, menjadi alasan resign yang dihormati.
- Pindah lokasi kantor
Perubahan lokasi kantor yang tidak sesuai dengan preferensi dapat menjadi alasan resign, terutama jika tidak ada opsi untuk bekerja jarak jauh.
- Perubahan jabatan atau peran
Perubahan dalam job description atau peran yang tidak sesuai dengan keahlian dapat menjadi alasan resign, terutama jika tidak sesuai dengan tujuan karier awal.
Baca Juga: Banyak yang Resign? Simak Penyebab Turnover Karyawan Tinggi
Strategi Retensi Karyawan
Membangun program retensi karyawan yang melibatkan insentif, bonus, dan penghargaan atas pencapaian karyawan dapat memberikan motivasi tambahan bagi karyawan untuk berkontribusi secara maksimal.
Selain itu, menerapkan kebijakan yang mendukung keseimbangan kerja-hidup, memberikan fleksibilitas kerja, dan secara proaktif mengidentifikasi serta mengatasi masalah yang dapat menyebabkan tingkat turnover yang tinggi juga menjadi bagian integral dari strategi retensi.
Penting untuk melibatkan karyawan secara menyeluruh dalam Employee Retention Program (ERP). Implementasi ERP perlu dilakukan secara imersif. program tersebut tidak hanya bersifat seremonial, tetapi juga berlaku secara cair dan dapat dirasakan oleh karyawan.
Pendekatan ini menciptakan suasana perubahan positif dan inisiatif retensi dapat terjadi dengan alami, menciptakan dampak yang berkelanjutan bagi kesejahteraan dan kepuasan karyawan.
Diuraikan dalam laporan Michael Page dan Mercer mengenai tren bakat di Indonesia pada tahun 2023, fokus utama karyawan saat ini melibatkan:
- Gaji dan kompensasi
- Lingkungan kerja (keterbukaan, fleksibilitas, organisasi yang sehat, dan inklusivitas)
- Jaminan kesejahteraan dan kesehatan
- Kesempatan pengembangan karir dan skill
Berikut beberapa contoh program retensi karyawan berdasarkan keempat fokus tersebut.
Kompensasi dan benefit
Program retensi karyawan dapat mencakup berbagai manfaat yang mendukung kepuasan dan kesejahteraan karyawan. Salah satunya adalah mengintegrasikan benefit ke dalam gaji, sehingga meningkatkan nilai pemasukan karyawan.
Employee benefits, seperti pemeriksaan kesehatan gratis atau akses pendanaan, juga dapat diselenggarakan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan. Selain manfaat materi, terdapat pula fasilitas non-produktif yang dapat dianggap sebagai bentuk benefit.
Membentuk komunitas olahraga, komunitas hobi, atau mengadakan kegiatan lomba adalah cara untuk memberikan keuntungan tambahan kepada karyawan. Memberikan kebebasan untuk mengadakan event di luar pekerjaan dapat pula meningkatkan kebahagiaan.
Pelajari cara menentukan anggaran benefit karyawan!
Retensi karyawan adalah investasi
Menekankan kepada manajemen bahwa mempertahankan karyawan bukan hanya tanggung jawab HR, tetapi juga investasi jangka panjang bagi kesuksesan perusahaan. Hal ini dapat mendorong peningkatan dukungan dan komitmen dari seluruh tim manajemen.
Jangan lupa, keberhasilan program retensi karyawan sangat bergantung pada pengetahuan HR tentang tren pasar kinerja. Apa saja yang dibutuhkan industri saat ini dan apa saja yang mereka butuhkan.
Akan tetapi, perlu diingat, meski retensi bukan berlaku untuk semua karyawan, bukan berarti HR tidak memiliki kebijakan untuk “membuang” karyawan.
Memudahkan pekerjaan HR
Mendorong HR untuk menggunakan HRIS agar memudahkan pekerjannya. Pemanfaatan teknologi juga bisa membuka layanan employee self-service dan meningkatkan transparansi komunikasi antar karyawan dan manajemen.
Menggunakan teknologi untuk menyederhanakan tugas-tugas administratif HR, seperti manajemen absensi dan penggajian, sehingga tim HR dapat lebih fokus pada inisiatif strategis untuk meningkatkan retensi karyawan dan lebih aktif menjalin komunikasi dengan karyawan.
Ketahui beberapa kelebihan aplikasi ESS (employee self-service) untuk efisiensi pekerjaan HR!
Mendorong keterlibatan manajer dan anggota baru
Kris Dunn menjelaskan perekrut harus berdiskusi dengan manajer sebelum mulai mencari kandidat. Tanyakan kepadanya tentang kompetensi dan/atau keterampilan yang harus dimiliki oleh karyawan, apa saja tugas-tugasnya, bagaimana pengalaman kerjanya, dan lainnya.
Jika manajer telah mendapatkan tambahan karyawan, maka HR bisa mendorongnya untuk melibatkan anggota baru, agar dia dapat menjalankan perannya dengan baik.
Fokus pada pengembangan dan keamanan
Dalam menyusun program retensi karyawan, yang menjadi fokus utama adalah karyawan, bukan perusahaan. Penting bagi HR untuk memastikan bahwa setiap program yang dijalankan sepenuhnya berorientasi pada kesejahteraan dan perkembangan karyawan.
Program dapat mencakup berbagai inisiatif, seperti menyelenggarakan workshop, seminar, atau bootcamp, dan memberikan kesempatan belajar di luar negeri.
Selain itu, memberikan peluang pengembangan yang jelas dan terstruktur, termasuk pelatihan dan program pengembangan karir, menjadi salah satu aspek kunci dalam strategi retensi.
Aspek ini tidak boleh diabaikan, mengingat keamanan psikologis karyawan, seperti yang dijelaskan oleh Harvard Business School yang dikutip oleh Inc.com, berkontribusi pada pembelajaran dan kinerja yang lebih baik.
Baca Juga: Pentingnya Program Pengembangan Karir Karyawan
Langkah Penerapan dan Fokus pada Pengembangan Karyawan
Program pengembangan karyawan yang terstruktur dapat meningkatkan keterlibatan dan kepuasan, yang pada gilirannya dapat mengurangi tingkat turnover. Menerapkan Employee Retention Program (ERP) memerlukan langkah-langkah strategis yang terencana.
Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menciptakan dan mengimplementasikan ERP yang berhasil:
1. Analisis tingkat turnover
Mulailah dengan menghitung rasio turnover karyawan dan identifikasi akar penyebabnya. Evaluasi setiap tahun atau periode kerja untuk mengetahui tren. Keterlibatan karyawan melalui feedback juga menjadi penting, memahami kebutuhan dan aspirasi mereka.
2. Perencanaan berdasarkan sumber daya dan kebutuhan
Setelah mendapatkan pemahaman, buatlah perencanaan yang sesuai dengan sumber daya dan kebutuhan perusahaan. Pertimbangkan bentuk perusahaan, jumlah karyawan, lingkungan, dan anggaran. Pastikan ERP dapat diadaptasi dengan konteks spesifik perusahaan.
3. Implementasi dengan pemantauan aktif
Implementasikan ERP dengan memperhatikan semua aspek, mulai dari biaya hingga keterlibatan karyawan. Pemantauan aktif dibutuhkan untuk memastikan program sesuai sasaran. Perhatikan pelaksanaan kegiatan dan pengeluaran untuk menjaga keseimbangan.
4. Review dan feedback rutin
Lakukan review berkala dan minta feedback dari karyawan. Berikan perhatian khusus pada aspek fisik, emosional, dan kinerja karyawan. Pendekatan human-centric sesuai dengan rekomendasi dari Gartner dan fokus pada 3 hal utama karyawan: fisik, emosional, dan kinerja.
5. Penerapan prinsip trial and error
Kesalahan bukanlah kegagalan, tetapi peluang untuk memperbaiki. Saat satu program tidak berhasil, jangan ragu untuk mencoba program lainnya. Lakukan pendekatan trial and error untuk menemukan metode yang paling cocok dan efektif bagi perusahaan.
Dengan melibatkan karyawan, menganalisis secara cermat, dan melakukan penyesuaian berdasarkan feedback, perusahaan dapat menciptakan Employee Retention Program yang tidak hanya mempertahankan karyawan terbaik tetapi juga meningkatkan kepuasan dan kesejahteraan mereka secara keseluruhan.
Pengukuran Keberhasilan Program Retensi
Penting untuk mengukur keberhasilan program retensi dengan memantau tingkat turnover, tingkat kepuasan karyawan, dan produktivitas keseluruhan tim.
Setiap program, termasuk Employee Retention Program (ERP), memiliki matriks pengukuran untuk mengevaluasi keberhasilannya. Terdapat lima poin kunci yang digunakan untuk mengukur efektivitas program retensi.
Pertama, tingkat turnover karyawan menjadi indikator utama; semakin rendah tingkat turnover, semakin berhasil implementasi program retensi.
Kedua, tingkat retensi karyawan menjadi penanda prestasi sebaliknya dari turnover; semakin tinggi tingkat retensi, semakin baik program yang diterapkan.
Ketiga, time-to-fill period, yaitu waktu transisi dari posisi kosong ke pengisian oleh karyawan baru, juga menjadi faktor penting; evaluasi perlu dilakukan jika periode ini berlangsung lama.
Keempat, matriks kinerja digunakan untuk mengukur hubungan antara retensi karyawan dan kinerja; semakin baik kinerja karyawan, semakin sukses program retensi.
Kelima, survei kepuasan karyawan yang dilakukan secara rutin setiap tiga bulan atau bahkan bulanan menjadi sinyal penting untuk menyesuaikan strategi program retensi jika hasilnya negatif.
Dalam era industri digitalisasi HR yang dinamis, penggunaan teknologi seperti Human Resource Information System (HRIS) menjadi kunci untuk menjalankan program retensi secara efektif.
Pemahaman terhadap tingkat turnover saat ini menjadi dasar untuk mempertimbangkan dan merancang strategi retensi yang tepat, dan HRIS hadir sebagai alat yang esensial untuk mengoptimalkan proses tersebut.
Baca Juga: 7 Rekomendasi Aplikasi HRIS Gratis dan Berbayar di Indonesia
Implementasi HRIS dalam Strategi Retensi
Sebagai langkah inovatif, perusahaan dapat memanfaatkan HRIS seperti GadjianKu. Aplikasi GadjianKu tidak hanya memudahkan pengelolaan database karyawan, absensi, dan penggajian, tetapi juga memberikan insight yang diperlukan untuk mengembangkan strategi retensi.
Dengan fitur-fitur seperti employee self-service portal, analisis kinerja karyawan, dan manajemen cuti yang terintegrasi, GadjianKu dapat menjadi alat yang penting bagi HR dalam menjalankan strategi retensi.
Melalui implementasi HRIS seperti GadjianKu, perusahaan dapat mengoptimalkan upaya mereka untuk menciptakan lingkungan kerja yang mendukung pertumbuhan dan retensi karyawan.
Karyawan cukup mengajukan cuti/izin/sakit, cek informasi shift kerja/hari libur, slip gaji online dan data absensi melalui satu genggaman aplikasi GadjianKu.
Coba fitur-fitur terbaik Gadjian yang mudah digunakan oleh karyawan maupun HRD, gratis sekarang juga!
