Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, penting bagi perusahaan untuk memiliki alat efektif dalam mengukur dan meningkatkan kinerja karyawan. Salah satu alat yang dapat memberikan gambaran holistik tentang pencapaian tujuan perusahaan adalah KPI. Maka dari itu dibutuhkan pemahaman lanjutan dalam menyusun KPI karyawan agar mampu melakukan penilaian atas kinerja karyawan.
Key performance indicators atau KPI memang sering sudah didengar oleh siapapun yang memasuki ranah profesional. Namun yang perlu diketahui dan diberikan edukasi oleh manajemen kepada para karyawan adalah KPI bukan hanya sekadar angka-angka statistik, tetapi juga cerminan dari sejauh mana suatu organisasi mencapai tujuannya.
Dengan cara menyusun KPI yang benar & efektif, perusahaan dapat mengukur kinerja karyawan, juga memberikan pandangan menyeluruh tentang pencapaian tujuan perusahaan. Selain itu, perusahaan juga dapat melakukan identifikasi area-area yang perlu perbaikan dan perlu dilakukan tinjauan efektivitasnya.
Dengan begitu, perusahaan akan menerima dampak positif KPI, yaitu pertumbuhan bisnis yang ideal dan optimal. Karena perusahaan yang berhasil menyusun KPI karyawan dapat menganalisis secara mendalam kinerja setiap karyawan dan berakhir dengan munculnya inovasi dan produktivitas terbaik dari tiap individu.
Definisi KPI (Key Performance Indicators)
KPI dapat diartikan sebagai indikator-indikator yang memberikan gambaran angka terkait dengan capaian tujuan suatu organisasi. Fungsi utama KPI adalah memungkinkan pemantauan yang terus-menerus terhadap performa organisasi, memberikan landasan untuk evaluasi, dan menjadi dasar bagi penyusunan strategi yang dibutuhkan untuk meningkatkan pencapaian tujuan.
Selain itu, KPI juga memiliki peran sentral. KPI membantu organisasi untuk merumuskan tujuan bisnis yang jelas dan terukur. Artinya, KPI tidak hanya memberikan angka-angka, tetapi juga membantu mengarahkan upaya karyawan agar sesuai dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
KPI juga memberikan wawasan yang lebih mendalam tentang kontribusi individual karyawan terhadap kesuksesan perusahaan. Ini berarti KPI bukan hanya alat evaluasi kinerja secara keseluruhan, melainkan juga sarana untuk memahami peran setiap karyawan dalam pencapaian tujuan organisasi.
Baca Juga: 12 Indikator Penilaian Kinerja Karyawan dan Cara Menerapkannya
Cara Menyusun KPI Karyawan yang Benar dari Beberapa Divisi
Sebagai langkah awal dalam menyusun KPI karyawan dari beberapa divisi, penting untuk mengidentifikasi divisi-divisi yang memiliki peran krusial dalam dinamika organisasi.
1. Identifikasi Divisi yang Relevan
Divisi seperti Sales, Marketing, HRD, dan Finance seringkali dianggap sebagai divisi krusial. Sehingga dibutuhkan pemahaman yang mendalam terhadap fungsi masing-masing divisi, hal ini akan menjadi pondasi yang kokoh untuk menyusun KPI karyawan yang relevan dengan divisinya masing masing.
2. Penetapan Tujuan Bisnis
Setelah berhasil mengidentifikasi divisi-divisi kunci dalam organisasi, langkah selanjutnya dalam cara menyusun KPI yang benar adalah penetapan tujuan bisnis yang jelas dan terukur.
Dalam menetapkan KPI, pertama-tama, perlu mendefinisikan kriteria yang terukur dan realistis untuk memastikan keobjektifan dalam penilaian kinerja. Artinya, KPI haruslah parameter yang dapat diukur secara konkret, seperti peningkatan penjualan, efisiensi pengelolaan sumber daya manusia, atau tingkat konversi dalam tim penjualan.
Namun, tidak hanya itu, kriteria atau indikator ini juga harus realistis, disesuaikan dengan sumber daya yang tersedia dan kondisi pasar saat ini. Hal ini penting agar KPI tidak hanya menjadi alat evaluasi, tetapi juga menjadi panduan praktis untuk mencapai tujuan bisnis.
Setelah itu, barulah kita dapat menghubungkan tujuan bisnis perusahaan dengan KPI individu karyawan. Misalnya, jika tujuan bisnis adalah meningkatkan kebutuhan di market, KPI individu untuk tim penjualan dapat mencakup pencapaian target penjualan individu atau jumlah/rate konversi yang berhasil.
Dengan demikian, penetapan tujuan bisnis yang terukur dan terkait dengan KPI individu bukan hanya menjadi langkah formal, tetapi sebuah fondasi penting dalam menyusun sistem evaluasi kinerja yang efektif dan selaras dengan visi serta misi organisasi.
Baca Juga: Cara Membuat KPI Karyawan dan Contoh Perhitungannya
3. Penentuan Metrik KPI yang Tepat
Setelah mengidentifikasi divisi-divisi kunci dan menetapkan tujuan bisnis yang terukur, langkah berikutnya dalam menyusun KPI karyawan adalah menentukan metrik KPI yang tepat. Setiap divisi memiliki karakteristik uniknya, dan oleh karena itu, pemilihan metrik KPI haruslah relevan dengan tujuan spesifik setiap divisi.
Sebagai contoh, untuk tim penjualan, metrik seperti penjualan, conversion rate, atau nilai rata-rata transaksi dapat digunakan sebagai cara menghitung KPI karyawan yang tepat. Sementara itu, untuk divisi HRD, metrik seperti tingkat retensi karyawan, waktu rekrutmen, atau tingkat kepuasan karyawan mungkin lebih relevan.
Jadi dapat diperhatikan, cara menyusun KPI yang benar dan efektif adalah menyesuaikan metrik dengan karakteristik divisi untuk memastikan bahwa setiap divisi memiliki cara menghitung KPI karyawan yang unik dan dinilai sesuai dengan aspek-aspek yang paling relevan dengan tujuan dan fungsinya.
4. Involvement Karyawan dalam Proses Penyusunan KPI
Pada langkah keempat menyusun KPI karyawan ini, seringkali langkah ini dianggap hanya aspek administratif semata, padahal ini adalah sebuah strategi yang dapat meningkatkan penerimaan karyawan serta membangun kesadaran akan tujuan bersama di seluruh organisasi.
Langkah ini dibutuhkan komunikasi yang efektif untuk memahami pandangan dan harapan karyawan terkait KPI. Dengan adanya komunikasi ini, memungkinkan karyawan untuk menyuarakan pendapat mereka tentang bagaimana KPI dapat mencerminkan pencapaian yang adil dan berkelanjutan.
Selain itu, mengidentifikasi motivasi dan tantangan yang mungkin dihadapi karyawan dalam mencapai KPI membantu menghasilkan sistem evaluasi yang lebih berarti dan mendukung.
Melibatkan karyawan dalam penyusunan KPI menciptakan iklim kerja yang terbuka, di mana setiap individu merasa dihargai dan terlibat dalam perjalanan kesuksesan organisasi.
Baca Juga: Cara Membuat Template KPI Karyawan Excel untuk Penilaian Kinerja
5. Penyusunan Rencana Aksi/Action Plan & Implementasi
Setelah KPI ditetapkan, fokus selanjutnya adalah menyusun rencana aksi yang dapat diimplementasikan dengan mulus untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tahapan implementasi KPI dalam perusahaan menjadi langkah kunci dalam memastikan kesuksesan perencanaan ini.
Tahapan implementasi mencakup merinci langkah-langkah dari perencanaan hingga pelaksanaan KPI. Pastikan seluruh individu memiliki pemahaman yang konsisten di semua tingkatan organisasi, memastikan setiap anggota tim memahami peran mereka dalam mencapai KPI yang telah ditetapkan.
Dengan rencana aksi yang terstruktur, perusahaan dapat mengarahkan upaya mereka secara terorganisir menuju pencapaian KPI dan tujuan bisnis yang telah ditetapkan.
6. Pengukuran dan Evaluasi Kinerja
Setelah fase implementasi KPI, tahap pengukuran dan evaluasi kinerja menjadi sangat penting untuk memastikan bahwa KPI memberikan hasil yang diharapkan dan berkontribusi pada pencapaian tujuan bisnis.
Tentukan dahulu metode pengukuran kinerja yang paling efektif. Pemilihan metode ini harus mencakup penjelasan yang jelas tentang cara mengukur kinerja dan cara menghitung KPI karyawan dengan membandingkan berbagai metode yang sesuai dengan karakteristik masing-masing KPI.
Selanjutnya, penting untuk menggunakan alat/teknologi pengukuran kinerja yang efektif. Salah satu yang banyak digunakan adalah aplikasi penilaian kinerja karyawan. Pemilihan aplikasi yang sesuai dengan tipe KPI yang digunakan juga menjadi faktor kunci dalam memastikan evaluasi kinerja yang akurat dan relevan.
Dengan demikian, tahap pengukuran dan evaluasi kinerja menjadi langkah kritis dalam siklus KPI untuk memastikan adanya pembelajaran berkelanjutan dan penyesuaian yang diperlukan untuk mencapai tujuan bisnis.
7. Penyesuaian dan Perbaikan KPI
Last but not least, proses penyesuaian dan perbaikan KPI harus bersifat responsif terhadap perubahan internal dan eksternal agar tetap relevan dan efektif.
Proses pemantauan kinerja secara terus-menerus menjadi kunci untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian. Ini melibatkan menjelaskan bagaimana perusahaan akan secara aktif memantau kinerja KPI yang telah ditetapkan, membandingkannya dengan tujuan yang ditetapkan, dan menciptakan sistem identifikasi dini untuk ketidaksesuaian.
Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat merespons dengan cepat terhadap perubahan kondisi dan memastikan bahwa KPI tetap menjadi panduan yang efektif dalam pencapaian tujuan bisnis.
8. Studi Kasus Sukses
Terakhir, menceritakan pengalaman perusahaan-perusahaan yang telah berhasil mengimplementasikan KPI dapat memberikan inspirasi dan panduan nyata bagi organisasi lain.
Pertama, langkah-langkah konkret yang diambil oleh perusahaan yang sukses perlu disoroti. Ini mencakup merinci tindakan khusus yang diambil, seperti perubahan budaya perusahaan, investasi dalam teknologi seperti penerapan aplikasi penilaian kinerja karyawan, atau peningkatan strategi manajemen.
Selanjutnya, penting untuk menggambarkan hasil positif yang dirasakan oleh perusahaan setelah mengimplementasikan KPI. Ini dapat berupa peningkatan efisiensi operasional, peningkatan produktivitas karyawan, atau bahkan peningkatan signifikan dalam performa keuangan.
Dengan demikian, narasi ini bukan hanya memberikan inspirasi, tetapi juga memberikan dasar yang kuat dari penerapan KPI di lingkungan organisasi.
Baca Juga: Rekomendasi 3 Contoh Form Penilaian Kinerja Karyawan
Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Terbaik: Gadjian
Setelah membaca 8 langkah di atas, dapat disimpulkan bahwa menyusun KPI karyawan dengan bijak bukanlah sekadar kebutuhan instan, tetapi investasi jangka panjang bagi pertumbuhan dan stabilitas perusahaan.
KPI yang terkelola dengan baik tidak hanya memberikan pemahaman mendalam tentang kinerja saat ini, tetapi juga menjadi panduan berharga untuk pengambilan keputusan strategis di masa depan. Penting untuk menekankan bahwa waktu dan sumber daya yang diinvestasikan dalam penyusunan KPI akan memberikan hasil yang sebanding dengan manfaat jangka panjangnya.
Memanfaatkan aplikasi penilaian kinerja karyawan dari Gadjian dapat menjadi langkah praktis untuk mempermudah proses manajemen kinerja. Fitur-fitur ini tidak hanya menyederhanakan pelacakan dan evaluasi kinerja karyawan, tetapi juga memberikan data yang lebih akurat dan relevan untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dari hasil analisis kinerja karyawan yang dikeluarkan oleh Gadjian.
Anda dapat mencoba fitur aplikasi penilaian kinerja karyawan dan analisis kinerja karyawan dari Gadjian secara GRATIS dengan klik tombol di bawah.
