Kita tidak akan menemukan perbedaan komponen upah dan gaji jika menurut pada peraturan undang-undang hukum ketenagakerjaan di Indonesia. Selain dalam UU, Peraturan Pemerintah, maupun Peraturan Menteri, menggunakan terminologi ‘upah’ untuk menyebut imbalan pekerjaan, misalnya upah minimum dan upah lembur. Dalam hal ini, upah buruh/pekerja punya pengertian yang sama dengan ‘gaji’ karyawan.
Sementara itu, dalam sistem kompensasi di perusahaan, upah (wage) sering dibedakan dari gaji (salary), yang mana gaji dianggap lebih formal dari upah. Contohnya, kata ‘gaji’ sering dicantumkan dalam perjanjian kerja kedua pihak, seperti gaji bulanan, gaji prorata, dan gaji pokok.
Dalam artikel ini akan dibahas mengenai perbedaan upah dan gaji, perbedaan komponen upah dan gaji menurut undang-undang, cara membuat daftar gaji dan cara mengelola penggajian yang efisien.
Perbedaan upah dan gaji
Gaji merupakan imbalan uang yang dibayarkan kepada pegawai tetap atau karyawan kontrak atas pelaksanaan tanggung jawab jabatan, bersifat teratur dan tetap, dan untuk periode waktu tertentu. Sedangkan upah merupakan imbalan uang yang dibayarkan kepada pekerja lepas, harian, dan musiman, atas waktu yang dihabiskan untuk menjalankan pekerjaan atau atas hasil pekerjaan.
Jika gaji kerap dihubungkan dengan pegawai kerah putih, maka upah identik dengan pekerja kerah biru. Penetapan gaji lebih rumit karena mempertimbangkan keahlian dan kompetensi, pendidikan, pengalaman, dan bobot jabatan. Sedangkan penetapan upah lebih sederhana, biasanya berdasarkan tingkat kesulitan pekerjaan.
Dalam sistem compensation and benefit, gaji sering disamakan dengan remunerasi yang dapat mencakup lebih dari satu jenis pendapatan, termasuk tunjangan dan pembayaran yang diterima karyawan. Sebaliknya, upah bisa berupa komponen tunggal, yakni upah tanpa tunjangan, misalnya upah harian dan upah borongan.
Baca Juga: Contoh Menghitung Gaji Prorata Secara Proporsional
Komponen upah menurut Undang-Undang
Sistem pengupahan terbaru di PP No 36 Tahun 2021, Pasal 6, mengelompokkan jenis penghasilan karyawan menjadi dua, yaitu pendapatan upah dan pendapatan non-upah. Pendapatan non-upah dapat terdiri atas komponen tunjangan hari raya (THR) keagamaan, insentif, bonus, uang pengganti fasilitas kerja, dan uang servis pada usaha tertentu.
Pelajari Perhitungan PPh 21 THR dan Bonus 2024 dengan tarif efektif!
Sementara itu, pendapatan upah dapat terdiri atas tiga komponen, yaitu:
- upah pokok, yaitu imbalan dasar yang dibayarkan kepada karyawan menurut golongan jabatan dan jenis pekerjaan, yang besarnya ditetapkan berdasarkan kesepakatan.
- tunjangan tetap, yaitu suatu pembayaran teratur berkaitan dengan pekerjaan yang diberikan secara tetap untuk karyawan dan keluarganya serta dibayarkan dalam satuan waktu yang sama dengan pembayaran upah pokok. Contoh jenis tunjangan tetap adalah tunjangan jabatan, tunjangan daerah, dan tunjangan perumahan.
- tunjangan tidak tetap, yaitu suatu pembayaran secara langsung atau tidak langsung yang diberikan secara tidak tetap untuk karyawan dan keluarganya, serta dibayarkan menurut satuan waktu yang tidak sama dengan waktu pembayaran upah pokok. Contoh tunjangan tidak tetap adalah tunjangan makan dan tunjangan transport yang diberikan atas dasar kehadiran.
Berdasarkan ketiga komponen upah tersebut, Pasal 7 PP Pengupahan menyebutkan empat komposisi upah karyawan, yaitu:
Upah tanpa tunjangan
Upah ini merupakan komponen tunggal yang tidak disertai komponen tunjangan, dan umumnya dibayarkan untuk pekerja harian, pekerja lepas, atau pekerja dengan upah satuan hasil atau upah borongan.
Misalnya, pekerja harian lepas dibayar dengan upah harian Rp100.000 tanpa tambahan tunjangan. Jika dalam sebulan ia masuk kerja 15 hari, maka upahnya sebesar Rp1.500.000.
Upah pokok dan tunjangan tetap
Apabila upah karyawan terdiri atas dua komponen, yakni upah pokok dan tunjangan tetap, maka komposisi upah pokok paling sedikit 75% dari jumlah upah pokok dan tunjangan tetap.
| Komponen upah | ||
| Upah pokok | + | Tunjangan tetap |
| ≥ 75% | ≤ 25% | |
Sebagai contoh, apabila karyawan pabrik manufaktur menerima upah pokok sebulan Rp3.000.000, maka tunjangan tetap yang dapat dibayarkan oleh perusahaan maksimal Rp1.000.000, sehingga upah keseluruhan adalah Rp4.000.000.
Upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap
Apabila upah karyawan terdiri atas tiga komponen, yaitu upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap, maka komposisinya tetap sama seperti poin kedua, yaitu upah pokok sekurang-kurangnya 75% dari jumlah upah pokok dan tunjangan tetap. Artinya, penambahan tunjangan tidak tetap tak mengubah persentase upah pokok.
| Komponen upah | ||||
| Upah pokok | + | Tunjangan tetap | + | Tunjangan tidak tetap |
| ≥ 75% | ≤ 25% | |||
Contohnya, jika karyawan menerima upah pokok Rp3.600.000, maka tunjangan tetap maksimal adalah Rp1.200.000, sedangkan tunjangan tidak tetap dihitung berdasarkan jumlah kehadiran karyawan.
Upah pokok dan tunjangan tidak tetap
Karena tunjangan tidak tetap merupakan variabel yang berubah-ubah, maka komposisinya tidak diatur dalam peraturan pengupahan. Dalam hal ini, komposisi upah pokok adalah 100%.
| Komponen upah | ||
| Upah pokok | + | Tunjangan tidak tetap |
| 100% | ||
Misalnya, karyawan pabrik menerima upah pokok Rp3.000.000 dan uang makan sehari Rp15.000. Jika dalam sebulan ia masuk kerja 25 hari, maka upah yang ia terima adalah: Rp3.000.000 + Rp375.000 = Rp3.375.000.
Baca Juga: Template Kalkulator PPh 21 TER Bulanan Excel
Komponen gaji karyawan
Nah, setelah mengetahui komponen upah, sekarang kita bahas komponen gaji karyawan. Apa perbedaannya?
Komponen upah, menurut UU, adalah unsur pendapatan yang menyusun upah, yaitu upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap. Sedangkan komponen gaji adalah semua unsur yang ada dalam slip gaji karyawan, termasuk pendapatan non-upah dan potongan.
Komponen gaji karyawan menurut undang-undang mencakup:
- Gaji pokok, yaitu imbalan dasar atas pekerjaan yang besarnya disepakati dalam perjanjian kerja. Kisaran gaji pokok setiap golongan jabatan disusun ke dalam struktur dan skala upah sebagai pedoman penggajian di perusahaan.
- Uang lembur, yaitu pembayaran atas kerja lembur karyawan, yang mana ketentuan dan cara menghitungnya diatur dalam PP No 35 Tahun 2021.
- Tunjangan, yaitu tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap yang dibayarkan kepada karyawan sehubungan dengan pekerjaan dan jabatan.
- BPJS, yaitu tunjangan jaminan sosial BPJS Ketenagakerjaan dan tunjangan jaminan kesehatan BPJS Kesehatan yang dibayarkan perusahaan dengan persentase sesuai dengan ketentuan.
- Bonus dan insentif, yaitu apresiasi atau penghargaan (reward) dalam bentuk uang yang dibayarkan sesuai dengan peraturan perusahaan, misalnya insentif kinerja sales atas target penjualan dan bonus akhir tahun.
- THR, yaitu tunjangan hari raya keagamaan yang dibayarkan perusahaan sekali dalam setahun dengan ketentuan sebesar 1 kali gaji untuk karyawan yang telah bekerja 12 bulan.
- Potongan, yaitu jenis komponen pengurang gaji karyawan, antara lain premi BPJS, pinjaman, kasbon, denda, dan potongan pajak penghasilan PPh Pasal 21.
| Komponen gaji | |
| A. Pendapatan upah | C. Potongan |
| Gaji Pokok | Premi BPJS |
| Upah Lembur | Pinjaman & Kasbon |
| Tunjangan | Denda |
| BPJS | PPh 21 bulanan/masa terakhir |
| B. Pendapatan non upah | |
| Bonus & insentif | |
| THR |
Contoh komponen gaji di payslip online karyawan tetap permanen dengan aturan PPh 21 terbaru:
Baca Juga: Komponen Penambah dan Pengurang PPh 21 Sesuai Aturan Tarif Efektif
Cara membuat daftar gaji karyawan
Daftar gaji dapat dibuat secara manual menggunakan spreadsheet, dan selanjutnya data tersebut digunakan sebagai database penggajian karyawan. Cara membuatnya seperti berikut:
- Buka Excel dan buat kolom untuk data identitas karyawan, yaitu kolom nama karyawan, NIK, departemen, jabatan, status karyawan, dan masa kerja.
- Tambahkan kolom untuk data pendapatan karyawan, yaitu gaji pokok, tunjangan, lembur, tunjangan BPJS, dan pendapatan lain jika ada.
- Buat kolom untuk jenis potongan karyawan, yaitu pinjaman, premi BPJS, dan pajak PPh 21 jika menggunakan metode gross atau gross-up.
- Masukkan data setiap karyawan secara manual ke dalam tabel tersebut.
- Buat kolom gaji bersih (take home pay), yang merupakan hasil perhitungan jumlah pendapatan dikurangi jumlah potongan.
Daftar gaji karyawan tersebut menjadi dasar penyusunan slip gaji. Caranya, buat kolom slip gaji di Excel, kemudian masukkan data komponen gaji yang telah disusun menurut undang-undang untuk masing-masing karyawan.
Baca Juga: Contoh HR Analytics dan Aplikasi Pendukung
Cara mengelola penggajian yang efisien
Kelemahan payroll Excel adalah proses manual yang menghabiskan waktu dan tinggi risiko human error. Sebagai penggantinya, kamu bisa menggunakan aplikasi hitung gaji Gadjian yang super praktis dan efisien.
Database gaji dibuat secara online di aplikasi cloud ini. Kamu hanya perlu melakukan pengaturan awal dengan memasukkan data karyawan, seperti gaji pokok, tanggal mulai bekerja, tunjangan, perhitungan lembur, PTKP, dan lainnya.
Software payroll berbasis web Gadjian memiliki kalkulator gaji yang akan menghitung otomatis semua komponen gaji pada saat penggajian, dan hasil kalkulasi akan muncul di slip gaji online. Kamu tidak perlu pusing menghitung gaji karyawan dengan rumus di kolom Excel. Otomatisasi proses hitung ini dapat menghemat waktu kerja dan meminimalkan risiko kesalahan.
Kelebihan Gadjian adalah bisa menghitung semua komponen gaji sesuai ketentuan perundang-undangan, dari gaji, upah lembur, tunjangan, BPJS, THR, hingga pajak PPh Pasal 21 yang rumit sekalipun. Sistem hitung aplikasi selalu diperbarui sesuai dengan perubahan peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan.
Selain itu, dengan aplikasi penggajian online ini, kamu bisa menghitung gaji untuk berbagai macam pekerja di perusahaan, seperti karyawan tetap, karyawan percobaan, karyawan kontrak, karyawan harian, pekerja lepas, dan tenaga ahli atau konsultan.
Hingga saat ini, Gadjian masih menjadi aplikasi payroll online terbaik yang menjadi pilihan para HR di Indonesia. Dengan biaya berlangganan yang terjangkau, aplikasi dari Fast-8 ini dapat menghemat waktu kerja hingga 95% dan memotong biaya kelola penggajian dan administrasi karyawan hingga Rp20 juta setahun.
