Aset terbesar perusahaan adalah karyawan. Tanpa karyawan, perusahaan tidak akan dapat mencapai tujuan perusahaan. Untuk mencapai tujuannya, HR perlu mengelola berbagai macam manusia dengan kepribadian dan kemampuan yang berbeda-beda. Salah satu tantangan dalam pengelolaan karyawan adalah memastikan pencatatan absensi karyawan dengan jenis sistem absensi yang efektif.
Kehadiran karyawan adalah hal critical di perusahaan. The Balance, salah satu media ternama di Amerika menuliskan bahwa sistem kehadiran yang buruk akan mengurangi engagement karyawan pada perusahaan dan meningkatkan biaya lembur yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Maka dari itu, pemilihan sistem kehadiran yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan sangatlah penting dalam mengelola absensi karyawan. Berikut daftar lengkap jenis sistem absensi karyawan terkini yang ada di Indonesia:
1. Sistem Absensi Digital
Sistem absensi digital menggunakan password yang diberikan kepada setiap karyawan. Karyawan harus memasukkan password tersebut pada alat absensi digital yang telah dipasang perusahaan di kantor, saat datang kerja maupun pulang kerja sebagai bukti hadir.
Kelebihan dari sistem absensi digital adalah tidak perlu menggunakan kertas. Tentunya hal tersebut akan memberikan data kehadiran karyawan yang lebih baik daripada mesin absen kantor model ceklok.
Kekurangan dari jenis sistem absensi digital yaitu membutuhkan waktu yang cukup lama, karena seorang karyawan harus memasukkan datanya terlebih dahulu agar dapat melakukan absensi, barulah kemudian memasukkan password. Kecurangan mungkin saja terjadi karena karyawan dapat menitipkan absen dengan memberitahukan password-nya kepada rekan kerjanya.
Baca Juga: Aturan Pemotongan Gaji Berdasarkan Absensi
2. Sistem Kehadiran Sidik Jari
Anda pasti sudah sangat familiar dengan sistem absensi sidik jari (fingerprint). Hanya perlu merekam sidik jari karyawan, kemudian karyawan dapat absen dengan menempelkan jari yang telah direkam pada mesin absensi fingerprint saat tiba di kantor maupun saat pulang.
Anda tidak perlu khawatir, penyimpanan data sistem absensi ini cukup besar, bisa mencapai puluhan ribu karyawan. Pencatatan data kehadiran karyawan pun lebih akurat dan pemakaian sistem ini sangat praktis.
Kendala yang mungkin akan Anda hadapi jika menggunakan jenis sistem absensi ini yaitu pada proses pendeteksian atau pendataan sidik jari karyawan. Terdapat banyak kejadian error karena mesin ini cukup sensitif pada keadaan sidik jari yang dideteksi. Terlebih jika kondisi jari yang akan dideteksi sedang dalam keadaan kotor, berkeringat, ataupun basah.
Kondisi mesin juga akan terpengaruh jika terlalu sering mengalami error. Biaya maintenance yang perlu dikeluarkan perusahaan untuk menjaga kestabilan kualitas mesin fingerprint pun cukup besar. Padahal perusahaan sudah membayar biaya installment pada awal pemasangan mesin.
3. Sistem Absensi Berbasis Web
Sistem absensi berjalan linier dengan kemajuan teknologi. Dari mulai sistem absensi manual, hingga sistem absensi berbasis web yang memanfaatkan internet untuk memudahkan karyawan absen. Keuntungan menggunakan sistem e-absensi yaitu karyawan dapat mengakses atau melakukan absen dimana saja. Karyawan hanya perlu memasukkan username dan password yang diberikan perusahaan.
Perusahaan yang memiliki banyak cabang di berbagai daerah, atau mempekerjakan banyak remote employee, dapat menggunakan absensi online. Tentunya, HR akan lebih mudah dalam mengelola absensi karyawan karena sistem terkoneksi dengan internet sehingga dapat terintegrasi kapanpun dan dimanapun.
Tetapi, jika karyawan tidak memiliki koneksi internet atau internet sedang terputus, mereka tidak bisa mencatatkan kehadiran saat itu. Pada akhirnya mereka harus melakukan absen secara manual dan disampaikan ke HR perusahaan.
Baca Juga: Cara Baru Absensi Tanpa Form Absensi Karyawan XLS
4. Sistem Kehadiran Magnetic Card
Jika Anda menginap di hotel, Anda akan diberikan sebuah kartu oleh resepsionis yang berguna sebagai pengganti kunci kamar. Sama seperti kunci hotel, sistem absensi magnetic card menggunakan media kartu magnetik untuk absensi. Cukup dengan menggesek kartu magnetik pada slot mesin, kehadiran karyawan akan langsung terdeteksi oleh mesin.
Secara tidak langsung, pemakaian sistem absensi magnetic card atau swipe card akan lebih praktis untuk karyawan. Tidak hanya lebih praktis, dari sisi biaya juga cukup terjangkau.
Namun sayangnya, pendataan kehadiran jenis sistem ini hampir serupa dengan mesin absensi manual (menggunakan kertas) dan sistem absensi digital. Kecurangan seperti penyalahgunaan kartu untuk menitip absen kepada rekan kerja sangat mungkin terjadi.
Kapasitas yang dimiliki oleh mesin absensi magnetic card juga cenderung terbatas karena kartu yang harus diproduksi oleh perusahaan perlu disesuaikan dengan jumlah karyawan.
5. Sistem Absensi Biometrik
Sistem absensi biometrik adalah sistem absensi terkini dan tercanggih saat ini. Mencakup semua yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam mengelola absensi karyawan.
Penggunaan aplikasi absensi yang lebih praktis dan cepat; pencatatan kehadiran karyawan yang lebih akurat; sulit bagi karyawan untuk melakukan kecurangan absen; harga yang cenderung terjangkau jika dibandingkan dengan sistem absensi pada era teknologi sekarang ini; serta penyimpanan data yang besar bahkan tidak terbatas.
Menjawab permasalahan perusahaan akan pentingnya sistem absensi karyawan yang mampu meng-cover kebutuhan perusahaan. Salah satu sistem absensi biometrik yang dapat dijadikan pilihan bagi perusahaan adalah Hadirr, aplikasi absensi android & iOS untuk memonitor kehadiran karyawan.
Uniknya, Hadirr merupakan aplikasi absen karyawan yang menggunakan absen selfie wajah untuk mencatat kehadiran. Selain itu, Hadirr juga bisa digunakan untuk memantau jadwal kerja (timesheet) karyawan dan mengelola reimbursement karyawan.
Baca Juga: Fakta-Fakta Sistem Keamanan Data Absensi Online
Apapun software absen yang perusahaan Anda gunakan, masih ada tantangan lainnya yaitu penggunaan HRIS yang tepat pula. Pemilihan jenis sistem absensi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan barulah langkah pertama. Selanjutnya, penting bagi HR untuk mempertimbangkan penggunaan payroll software yang benar.
Ketika software absensi tersinkronisasi dengan baik dengan HRIS, pekerjaan HR dalam mengatur urusan yang berhubungan dengan kompensasi untuk karyawan akan menjadi lebih mudah. Sebaliknya, kesalahan dalam memilih sistem absensi karyawan dan juga HRIS akan menambah beban tugas HR dan merugikan keuangan perusahaan.
Pencatatan data kehadiran yang tidak akurat akan berakibat pada pembayaran upah lembur dan gaji yang didapat oleh karyawan. Hal ini tidak hanya membahayakan anggaran perusahaan, tetapi juga mengurangi motivasi karyawan dalam bekerja.
Gadjian terintegrasi dengan absensi android Hadirr, sehingga Anda tidak perlu lagi menghitung lembur secara manual untuk menentukan besaran gaji yang didapat oleh karyawan. Absen kantor semudah selfie, karyawan tinggal melakukan absen wajah seperti membuat foto, data jam kerja akan tercatat di Gadjian. Saat mereka lembur pun, datanya akan langsung ter-update pada slip gaji karyawan di Gadjian.
Pakai Hadirr dan Gadjian, HR bisa lebih fokus untuk membuat program yang dapat meningkatkan produktivitas karyawan.
