Slip gaji karyawan (payslip) adalah dokumen penting yang diberikan oleh perusahaan ketika membayarkan gaji atau upah karyawan. Dokumen ini sekaligus menjadi hak dan kewajiban bagi karyawan dan perusahaan.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk membuat slip gaji dengan struktur yang baik dan benar sesuai regulasi yang berlaku.
Setiap perusahaan memiliki model slip gaji yang berbeda-beda. Ada yang masih menggunakan bentuk cetak konvensional yang dibuat manual dengan Word dan Excel, namun kini sudah semakin banyak perusahaan yang memanfaatkan slip gaji elektronik (e-payslip) atau yang lebih dikenal dengan slip gaji online.
Jika Anda memerlukan contoh format slip gaji yang mudah diunduh, Anda dapat menemukannya di artikel ini.
Mengenal Jenis Potongan dalam Slip Gaji Karyawan
Dalam sistem penggajian perusahaan, gaji karyawan tidak selalu sesuai dengan kesepakatan awal karena nominal yang disepakati merupakan gaji kotor.
Ada beberapa potongan yang akan dikenakan, sehingga jumlah gaji yang diterima karyawan dalam bentuk gaji bersih (take home pay).
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, terdapat 4 jenis potongan yang ada dalam slip gaji karyawan di antaranya :
Baca Juga: 9 Fasilitas yang Diharapkan Karyawan Selain Gaji, HR Wajib Tahu!
Lebih lengkapnya dijelaskan dalam uraian berikut ini.
1. Denda
Seorang pengusaha dapat mengurangi gaji karyawan untuk membayar denda yang diakibatkan oleh kesalahan atau pelanggaran peraturan perusahaan dan perjanjian kerja. Sebagai contoh, karyawan yang terlambat atau meninggalkan pekerjaan lebih awal dapat dikenai denda yang kemudian dipotong dari gajinya.
2. Ganti Rugi
Dalam kasus ketika seorang karyawan melakukan kesalahan yang berakibat pada kerugian perusahaan, perusahaan dapat memberlakukan potongan gaji sebagai ganti rugi. Contohnya, ketika seorang karyawan menghilangkan barang atau inventaris kantor. Ketentuannya harus diatur dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja.
3. Uang Muka Upah (Kasbon)
Terkadang, karyawan membutuhkan uang tunai dalam waktu singkat namun tanggal pembayaran gaji masih jauh. Banyak perusahaan yang menyediakan fasilitas kasbon dengan ketentuan karyawan dapat meminjam sebagian gaji di awal, lalu akan dipotong sebesar jumlah kasbon yang telah diterima di awal pada tanggal penggajian berikutnya.
Simak juga beberapa Alasan Pengajuan Kasbon Oleh Karyawan!
4. Sewa Rumah atau Barang Milik Perusahaan
Perusahaan yang menyewakan rumah atau barang kepada karyawan dapat meminta pembayaran dengan memotong gaji karyawan, selama hal tersebut telah disetujui bersama. Sebagai contoh, beberapa perusahaan memberikan fasilitas sewa mobil dengan biaya yang lebih terjangkau kepada karyawan mereka dibandingkan dengan rental mobil lainnya.
5. Cicilan Utang dan Pinjaman
Banyak perusahaan yang menyediakan fasilitas pinjaman karyawan tetap seperti kredit kendaraan, uang muka kepemilikan rumah, renovasi, atau kredit barang lainnya. Karyawan membayar kembali pinjaman melalui potongan gaji dalam beberapa bulan. Namun, proses ini dilakukan dengan kesepakatan tertulis antara pemberi kerja dan karyawan.
6. Potongan Upah untuk Pihak Ketiga
Tindakan pemotongan hanya dapat dilakukan atas persetujuan tertulis dari karyawan yang bersangkutan. Sebagai contoh, seorang karyawan dapat memberikan wewenang kepada bagian keuangan perusahaan untuk memotong sebagian gajinya setiap bulan sebagai angsuran KPR bank, premi asuransi, tabungan pendidikan anak, dan kebutuhan lainnya.
7. Kelebihan Pembayaran Upah
Perusahaan yang menggunakan sistem penggajian manual sering kali mengalami kesalahan pembayaran upah. Karyawan menerima pembayaran yang lebih besar dari seharusnya, Akibatnya, pada bulan berikutnya, gaji mereka dipotong untuk mengimbangi selisih kelebihan bayar tanpa meminta persetujuan terlebih dahulu dari karyawan.
8. Pajak Penghasilan PPh 21
Pajak penghasilan PPh 21 dibebankan kepada karyawan dengan penghasilan tahunannya lebih dari Rp54 juta atau sebesar Rp4,5 juta setiap bulan. Besaran potongannya berbeda-beda sesuai besaran gaji karyawan.
Tidak semua karyawan dikenakan pemotongan PPh 21. Berdasarkan peraturan perpajakan, karyawan yang menerima penghasilan kurang dari Rp4.500.000 per bulan tidak wajib membayar pajak penghasilan. Namun, tetap wajib dicantumkan dalam slip gaji mereka sebasar Rp0.
Pelajari Perhitungan Tarif Pajak PPh 21 TER dan Progresif!
9. Iuran Jaminan Sosial
Perusahaan memotong gaji karyawan untuk membayar iuran BPJS. Sesuai aturan, besaran potongan BPJS Kesehatan adalah 5% upah, di mana 4% dibayar oleh perusahaan dan 1% dibayar oleh karyawan.
Sementara itu, besaran iuran BPJS Ketenagakerjaan dibedakan dengan jenis programnya. Ada Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKM) dan Jaminan Pensiun (JP).
Misalnya, besaran iuran BPJS Ketenagakerjaan untuk Jaminan Hari Tua (JHT) adalah 5,7% dari upah karyawan. Namun, karyawan hanya membayar 2% saja, sementara 3,7% sisanya dibayarkan oleh perusahaan.
Baca Juga: Menghitung Tarif Iuran BPJS Kesehatan Karyawan
Contoh Template Slip Gaji Word, Excel dan Aplikasi Slip Gaji Online
Slip gaji karyawan diberikan setiap bulannya, sehingga periode datanya mencakup hari kerja dalam satu bulan. Formatnya disesuaikan dengan kebutuhan setiap perusahaan, namun format yang umum digunakan terdiri atas komponen berikut :
- Logo identitas atau nama perusahaan
- Pernyataan kerahasiaan dokumen
- Informasi periode pembayaran gaji karyawan
- Data karyawan
- Rincian gaji karyawan (pendapatan dan potongan)
- Tanggal penerbitan lembar perhitungan gaji
Di bawah ini adalah contoh template umum yang umum digunakan perusahaan :
Catatan: Sesuaikan template slip gaji di bawah ini dengan Contoh Rincian Slip Gaji Karyawan Swasta terbaru berdasarkan aturan tarif PPh 21 2024!
1. Contoh Slip Gaji Karyawan Word
Cara membuat slip gaji karyawan Word sangat mudah karena Anda hanya perlu membuat tabel di halaman untuk memuat semua komponen slip gaji.
Anda bisa download contoh template-nya menggunakan Microsoft Word di bawah ini.
2. Contoh Slip Gaji Karyawan Excel
Cara membuat slip gaji dengan Microsoft Excel atau spreadsheet mengandalkan rumus VLOOKUP atau dengan mengimpor format yang di Word saja. Pembuat slip gaji Excel biasanya ideal untuk perhitungan gaji yang tidak rumit dan tidak banyak komponennya.
Anda bisa download contoh slip gaji Excel karyawan di bawah ini.
Contoh Slip Gaji di Excel.xlsx
3. Contoh Slip Gaji Online Karyawan
Slip gaji Word dan Excel cukup populer pada jamannya, namun perlu diketahui bahwa penggunaan slip gaji manual ini memiliki kelemahan.
Di antaranya yaitu data karyawan kurang terintegrasi, menghabiskan waktu dan biaya untuk setiap perhitungan gaji, perhitungan yang tidak komprehensif karena harus disesuaikan manual dengan aturan pemerintah yang dinamis, tidak transparan, dan berisiko human error.
Aplikasi slip gaji online karyawan menawarkan solusi otomatisasi perhitungan gaji (payroll) dan pencetakan slip gaji online tanpa menghabiskan banyak waktu! Di bawah ini contoh slip gaji online dari aplikasi GadjianKu.
Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Pokok dan Gaji Kotor di Excel
Hitung dan Bayar Gaji Karyawan Tanpa Repot
Pembuatan slip gaji Word dan Excel memang mudah. Perhitungannya tidak akan terlalu rumit jika karyawan yang dimiliki hanya sedikit. Namun, bayangkan jika perhitungan gaji yang akan Anda lakukan untuk banyak karyawan. Tentu saja akan kerepotan saat menghitung komponen potongannya, bukan?
Sudah saatnya perusahaan Anda beralih menggunakan aplikasi HRIS ESS (Human Resource Information System, Employee Self Service) seperti GadjianKu yang memungkinkan setiap karyawan menggunakan aplikasi untuk berbagai keperluan tanpa merepotkan HR, seperti mengunduh slip gaji online.
Gadjian menawarkan fitur hitung slip gaji karyawan yang akurat, minim kesalahan dan up to date sesuai peraturan terbaru. Aplikasi ini juga menghitung komponen potongan gaji karyawan secara otomatis, misalnya kalkulator PPh 21 dan pembayaran BPJS.
Nantinya, Anda hanya tinggal memeriksa hasil perhitungan akhir gaji karyawan karena semuanya sudah ditangani oleh Gadjian. Seru banget, kan? Dengan Gadjian, pengelolaan gaji karyawan menjadi lebih efisien.
