Absensi menjadi salah satu hal yang berpengaruh dalam penggajian. Jika diamati lebih jauh, absensi juga mempengaruhi evalusi kinerja karyawan. Tapi tahukah Anda, dampak dari penerapan sistem absensi yang buruk dalam perusahaan?
- Job evaluation atau performance evaluation pada setiap periode akan menjadi bias
- Dapat meningkatkan fixed cost perusahaan untuk membayar gaji karyawan
Lalu seperti apa sistem absensi yang buruk?
Sistem absensi yang buruk adalah sistem absensi yang dapat dimanipulasi oleh karyawan, termasuk kerjasama antar karyawan. Lebih buruk lagi jika tidak adanya keterangan detil waktu karyawan tiba dikantor dan pulang, atau melakukan lembur. Serta tidak adanya bukti pasti dan real bahwa karyawan tersebut telah melakukan absen.
Hal-hal tersebut banyak terjadi di perusahaan yang masih menggunakan sistem absensi tradisional. Sehingga, seringkali terjadi kesalahan dan ketidakakuratan data absensi karyawan yang dapat merugikan perusahaan. Selain itu, dalam menjalankan bisnis tentunya prinsip efektif dan efisien dalam manajemen haruslah selalu dilakukan untuk dapat meningkatkan pertumbuhan perusahaan.
Baca Juga: Cara Menghitung Tingkat Absensi Karyawan Perusahaan
Sistem absensi tradisional
Sampai sekarang ini masih ada 3 sistem absensi tradisional yang digunakan di Indonesia, yaitu:
1. Mesin Ceklok
Masih ingat apa itu mesin ‘ceklok’? Untuk kaum millennials mungkin tidak terlalu familiar dengan mesin absensi satu ini. Cara kerja mesin ceklok adalah dengan memasukkan kertas yang sudah dibuat dengan template khusus ke dalam mesin tersebut. Selanjutnya mesin akan mencatat waktu kedatangan maupun waktu pulang karyawan pada kertas yang telah dimasukkan. Sudah pasti sangat tidak mendukung prinsip manajemen yaitu efektif dan efisien. Mengapa?
Dalam hal efisiensi, mesin ini mengharuskan perusahaan menyediakan banyak kertas khusus untuk setiap karyawan perusahaan per bulannya. Sedangkan dalam hal efektifitas, mesin ini sangat tidak efektif karena kecurangan absensi yang dilakukan karyawan akan sangat mungkin dilakukan. Karyawan dapat menitipkan kertas tersebut kepada rekan kerjanya, yang biasa disebut dengan “tipsen” atau titip absen.
2. Manual (dengan buku tulis)
Pencatatan absensi manual menggunakan buku tulis menjadi hal yang paling mudah dilakukan bagi perusahaan. Terutama untuk UKM dengan jumlah karyawan yang masih belum terlalu banyak. Selain mudah untuk dilakukan, sistem absensi manual seperti ini juga hemat biaya, karena membeli buku tulis dan pulpen dengan biaya Rp 10.000 sudah dapat meng-cover absensi karyawan untuk satu semester. Tapi, apakah sistem absensi ini sudah menerapkan prinsip efektif dan efisien manajemen?
Nyatanya, efektifitas dari sistem absensi ini hampir sama dengan mesin ‘ceklok’. Karyawan dapat berbuat curang dengan titip absen atau memanipulasi data di buku tulis. Dan tidak menutup kemungkinan bahwa buku tulis absen itu dapat hilang begitu saja. Pencatatan absen secara manual memang hemat biaya, tapi apa jadinya jika catatan tersebut hilang dan dimanipulasi oleh karyawan? Pembengkakan biaya perusahaan hasil dari ketidakefektifan sistem absensi manual bukan?
3. Fingerprint
Hingga saat ini sistem absensi menggunakan mesin fingerprint masih menjadi favorit banyak perusahaan di Indonesia. Pasalnya, mesin fingerprint mudah untuk diaplikasikan. Hanya dengan men-setting mesin di kantor, rekam sidik jari karyawan, dan mesin tersebut dapat memberikan data absensi karyawan. Bagaimana dengan efektifitas dan efisiensi mesin fingerprint?
Bicara efisiensi erat kaitannya dengan biaya dan waktu. Dari sisi biaya mungkin memang tidak terlalu efisien dibandingkan dengan sistem absensi manual, namun mesin fingerprint memberikan data absensi karyawan yang lebih akurat. Dilihat dari waktu, pemasangan mesin fingerprint masih dapat ditoleransi, tapi bagaimana jika menghitung biaya maintenance yang perlu dikeluarkan setiap bulan atau periode?
Dan jika berbicara mengenai efektifitas, mesin fingerprint masih dapat terjadi kecurangan seperti pemalsuan sidik jari dengan menggunakan solatip dan lain sebagainya. Biaya besar yang perusahaan keluarkan untuk membeli mesin fingerprint menjadi tidak efisien dan efektif.
Baca Juga: Rumus Menghitung Absensi Karyawan dengan Mudah
Era teknologi saat ini tidak hanya menghasilkan internet cepat atau robot. Tapi juga memberikan sebuah inovasi dalam hal pencatatan absensi karyawan dan menggeser sistem absensi tradisional yang tidak efektif dan efisien. Seperti munculnya aplikasi absensi Hadirr yang muncul pertengahan tahun ini sebagai sebuah terobosan inovasi pengembangan teknologi untuk perusahaan.
Menggunakan sistem terkini yang membuat data absensi semakin akurat dan meminimalisir kecurangan. Tidak hanya itu, aplikasi absensi Hadirr juga tidak memerlukan lagi biaya maintenance atau ruang besar untuk meletakkan mesin. Mari kita bahas sistem absensi Hadirr App.
Aplikasi absensi Hadirr menggunakan teknologi GPS (Global Positioning System) dan Biometrik sebagai sistem operasional aplikasi. Teknologi berbasis GPS memungkinkan perusahaan mencatat banyak titik kehadiran bagi karyawan, dimanapun di dunia. Sedangkan teknologi berbasis Biometrik menggunakan face recognition sebagai komplementer dari sistem GPS, dan membuat aplikasi absensi Hadirr lebih akurat dan mencegah karyawan melakukan kecurangan.
Tidak sekedar absensi karyawan, aplikasi Hadirr memiliki beberapa fitur yang semakin memberikan kenyamanan perusahaan dalam mengelola karyawan. Apa saja fiturnya:
- Mencatat kehadiran karyawan di beberapa lokasi yang tersebar
Monitor kehadiran karyawan di manapun dan kapanpun dengan menentukan spot lokasi bagi karyawan untuk melakukan absensi. - Memantau kinerja karyawan dengan mobilitas tinggi
Menyediakan real-time report langsung dari perangkat karyawan sehingga membantu pengukuran kinerja karyawan yang memiliki mobilitas tinggi dengan lebih objektif. - Mengelola reimbursement dengan mudah
HR dan divisi keuangan serta karyawan dapat mengelola reimbursement dalam satu tempat: solusi untuk menggugah bukti pengeluaran atau tanda terima, persetujuan, dan update status pembayaran.
Baca Juga: Sering Salah Hitung Tunjangan Makan Karyawan? Saatnya Kamu Beralih ke Absensi Online
Bagaimana cara kerja absensi selfie?
Karyawan hanya perlu melakukan absensi dengan ‘selfie’ melalui perangkat handphone yang dimilikinya. Foto ‘selfie’ tersebut tidak dapat dimanipulasi, karena saat pertama kali mengaktifkan aplikasi Hadirr karyawan harus meng-upload foto dan sistem akan mempelajari wajah karyawan tersebut yang kemudian akan di verifikasi oleh HR perusahaan.
HR adalah orang yang dapat menyetujui foto apakah sesuai dengan karyawan tersebut atau tidak. Selain itu, karyawan hanya dapat absensi ‘selfie’ saat berada di titik (spot) yang telah ditentukan oleh admin portal atau HR sebagai titik absen. Tentunya hal tersebut mencegah karyawan melakukan kecurangan dengan melakukan absen di rumah atau di perjalanan.
Wah seru dan mudah bukan? Absensi hanya dengan ‘selfie’! 🙂
Berikut beberapa testimoni dari pengguna aplikasi absensi Hadirr:
“Pakai Hadirr itu sangat membantu saya dalam melakukan absensi dan transparan” – Ica, HR Manager Salon & Spa
“Dengan menggunakan Hadirr, pencatatan absensi menjadi lebih mudah. Karena menggunakan teknologi canggih sehingga memotong beberapa tahapan absensi yang biasanya dilakukan secara manual. Selain itu, pengajuan reimbursement juga menjadi lebih praktis. Dilihat dari sisi manajemen, Hadirr menguntungkan karena bisa mengurangi kecurangan dalam melakukan absensi” – Wisnu, Finance Manager Perusahaan Otomotif
“Reimburse jadi mudah dan aplikasi sangat mudah digunakan atau user friendly” – Naya, Owner Restoran
