Hiring is easy, but termination can be difficult. Jika ingin mempekerjakan karyawan, kamu hanya perlu menyodorkan surat perjanjian kerja untuk ditandatangani. Tetapi, jika ingin memberhentikan karyawan, prosesnya lebih sulit karena harus dilakukan melalui prosedur PHK menurut UU.
Ada tiga hal penting yang harus dipenuhi dalam PHK karyawan, yaitu keabsahan, mekanisme, dan kompensasi. Pemberhentian karyawan harus sah menurut syarat UU, dilakukan sesuai prosedur, dan dibayarkan kompensasinya sesuai hak karyawan.
PHK sah dan PHK tidak sah
PHK dianggap sah apabila didasari alasan yang diperbolehkan dalam UU No 6 Tahun 2023, dan sebaliknya PHK dianggap tidak sah apabila dilakukan karena alasan yang dilarang UU. PHK yang tidak sah dengan sendirinya batal demi hukum dan pengusaha wajib mempekerjakan kembali karyawan bersangkutan.
Berikut ini daftar alasan PHK yang sah dan tidak sah menurut UU Cipta Kerja:
| No | Alasan PHK sah(Pasal 81 Angka 45) | Alasan PHK tidak sah(Pasal 81 Angka 43) |
| 1 | Penggabungan, peleburan, pengambilalihan, atau pemisahan perusahaan, dan karyawan atau pengusaha tidak bersedia melanjutkan hubungan kerja | Karyawan tidak bekerja karena sakit menurut keterangan dokter dan tidak melampaui 12 bulan |
| 2 | Perusahaan melakukan efisiensi disebabkan mengalami kerugian | Karyawan menjalankan kewajiban terhadap negara sesuai aturan UU |
| 3 | Perusahaan tutup disebabkan kerugian terus menerus selama 2 tahun | Karyawan menjalankan ibadah yang diperintahkan agamanya |
| 4 | Perusahaan tutup disebabkan keadaan memaksa (force majeure) | Karyawan menikah |
| 5 | Perusahaan dalam keadaan penundaan kewajiban pembayaran utang | Karyawan hamil, melahirkan, keguguran, atau menyusui bayinya |
| 6 | Perusahaan pailit | Karyawan mempunyai pertalian darah atau ikatan perkawinan dengan karyawan lain dalam satu perusahaan |
| 7 | Permohonan PHK yang diajukan oleh karyawan dengan alasan pengusaha: menganiaya, menghina secara kasar atau mengancam karyawan; menyuruh karyawan melakukan perbuatan yang bertentangan dengan UU; tidak membayar upah tepat pada waktu 3 bulan berturut-turut atau lebih; tidak melakukan kewajiban yang dijanjikan; memerintahkan karyawan melakukan pekerjaan di luar yang diperjanjikan; memberikan pekerjaan yang membahayakan jiwa, keselamatan, kesehatan, dan kesusilaan karyawan dan pekerjaan tersebut tidak dicantumkan pada perjanjian kerja | Karyawan menjadi anggota atau pengurus serikat pekerja dan melakukan kegiatannya di luar jam kerja atau pada jam kerja atas kesepakatan dengan pengusaha |
| 8 | Putusan pengadilan yang menyatakan pengusaha tidak melakukan perbuatan no 7, dan pengusaha dapat melakukan PHK | Karyawan mengadukan pengusaha ke pihak berwajib atas perbuatan tindak pidana kejahatan |
| 9 | Karyawan mengundurkan diri atas kemauan sendiri | Perbedaan paham, agama, aliran politik, suku, warna kulit, golongan, jenis kelamin, kondisi fisik, atau status perkawinan |
| 10 | Karyawan mangkir selama 5 hari kerja atau lebih berturut-turut tanpa keterangan tertulis dilengkapi bukti yang sah, dan telah dipanggil 2 kali secara patut dan tertulis | Karyawan cacat tetap atau sakit karena kecelakaan kerja yang menurut dokter belum dapat dipastikan waktu penyembuhannya |
| 11 | Karyawan melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, dan telah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga | |
| 12 | Karyawan tidak dapat melakukan pekerjaan selama 6 bulan akibat ditahan pihak berwajib karena diduga melakukan tindak pidana | |
| 13 | Karyawan sakit berkepanjangan atau cacat akibat kecelakaan kerja dan tidak dapat bekerja melampaui 12 bulan | |
| 14 | Karyawan memasuki usia pensiun | |
| 15 | Karyawan meninggal dunia | |
| 16 | Alasan lain yang ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama |
Prosedur PHK karyawan menurut UU bergantung pada bagaimana berakhirnya hubungan kerja, apakah hubungan kerja berakhir dengan sendirinya, atau karyawan berhenti atas kemauan sendiri, atau karyawan diberhentikan oleh pengusaha.
Baca juga: Begini Contoh Surat SP Karyawan, HR Harus Tahu
PHK yang terjadi dengan sendirinya
Apabila karyawan meninggal dunia, memasuki usia pensiun, atau berakhirnya jangka waktu PKWT atau selesainya pekerjaan yang diperjanjikan dalam PKWT, maka hubungan kerja berakhir dengan sendirinya. Dalam hal ini, tidak diperlukan prosedur pemberhentian karyawan, namun pengusaha wajib membayar kompensasi berikut:
- Karyawan tetap yang meninggal dunia atau memasuki usia pensiun berhak atas uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja (UPMK)
- Karyawan kontrak yang jangka waktu PKWT atau pekerjaannya selesai berhak atas uang kompensasi
PHK sukarela oleh karyawan
Prosedur PHK sukarela menurut UU ini dapat terjadi karena karyawan tetap mengajukan pengunduran diri (resign) atas kemauan sendiri, atau karyawan kontrak mengajukan pengunduran diri sebelum jangka waktu PKWT berakhir.
1. Karyawan tetap
Karyawan tetap yang mengajukan pengunduran diri wajib memenuhi syarat di UU Cipta Kerja yaitu, mengajukan permohonan tertulis selambat-lambatnya 30 hari sebelum tanggal berhenti bekerja, tidak terikat dalam ikatan dinas, dan tetap menjalankan kewajibannya sampai tanggal resign.
Berakhirnya hubungan kerja tidak membutuhkan prosedur PHK. Perusahaan cukup memberikan surat pengalaman kerja dan kompensasi berupa uang pisah yang besarnya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
2. Karyawan kontrak
Pengunduran diri karyawan kontrak tidak diatur UU, tetapi dapat disebutkan dalam perjanjian kerja PKWT, termasuk syarat-syaratnya, misalnya pemberitahuan secara tertulis dan seterusnya. Dalam hal ini, tidak diperlukan prosedur PHK, namun pengusaha diwajibkan membayar uang kompensasi dengan ketentuan sesuai PP No 35 Tahun 2021.
Baca juga: “Quiet Firing”dari Sisi Karyawan dan Perusahaan
PHK oleh perusahaan
PHK ini terjadi apabila karyawan tetap diberhentikan oleh pengusaha karena alasan yang disebutkan pada tabel di atas, selain alasan karyawan pensiun, meninggal dunia, atau mengundurkan diri. UU melarang PHK sepihak oleh perusahaan tanpa pemberitahuan dan perundingan.
Pemberhentian karyawan oleh pengusaha harus dilakukan melalui mekanisme dan penyelesaian PHK sesuai perundang-undangan. Mekanisme dan tahapan PHK itu diatur dalam PP No 35 Tahun 2021 yang merupakan aturan turunan Cipta Kerja.
Berikut ini urutan prosedur PHK menurut UU yaitu:
a. Pemberitahuan maksud dan alasan PHK
Tahap pertama dari proses pemberhentian karyawan tetap adalah pemberitahuan tertulis secara sah dan patut paling lama 14 hari kerja sebelum PHK kepada karyawan bersangkutan. Pemberitahuan itu dibuat dalam bentuk surat pemutusan hubungan kerja, yang antara lain memuat maksud dan alasan PHK karyawan.
Alasan PHK harus disebutkan secara jelas, misalnya karyawan melakukan pelanggaran perjanjian kerja atau pelanggaran yang sifatnya mendesak, karyawan mangkir, perusahaan melakukan efisiensi, perusahaan pailit, atau perusahaan tutup karena mengalami kerugian terus-menerus.
b. Pelaporan PHK ke Dinas Ketenagakerjaan
Apabila karyawan telah menerima surat pemberitahuan PHK dari pengusaha dan tidak menolak diberhentikan dari pekerjaannya, maka dapat dibuat surat kesepakatan PHK antara kedua pihak yang mengatur berakhirnya hubungan kerja, termasuk hak-hak karyawan yang akan dibayarkan perusahaan. PHK ini cukup dilaporkan ke Dinas Ketenagakerjaan setempat.
c. Penyampaian surat penolakan PHK
Sebaliknya, apabila karyawan yang menerima surat PHK menyatakan keberatan atau menolak, maka karyawan harus membuat pernyataan tertulis dalam bentuk surat penolakan disertai alasannya paling lama 7 hari kerja setelah menerima surat pemberitahuan PHK dari perusahaan.
d. Perundingan bipartit
Dalam hal perusahaan memberikan surat PHK dan karyawan membalas dengan surat penolakan PHK, maka perbedaan pendapat diselesaikan melalui musyawarah antara pengusaha dengan karyawan atau dengan serikat pekerja.
Tujuan musyawarah ini untuk mencapai mufakat. Jika akhirnya karyawan setuju untuk menerima PHK dan hak-haknya, maka dapat dibuat surat kesepakatan. PHK telah sah dan pengusaha melaporkan ke Dinas Ketenagakerjaan.
e. Perundingan tripartit
Apabila musyawarah antara pengusaha dan karyawan tidak mencapai mufakat, maka dilakukan perundingan tiga pihak dengan melibatkan pemerintah, dalam hal ini Dinas Ketenagakerjaan, sebagai penengah. Tujuan perundingan tripartit ini tetap sama, yaitu mengupayakan kesepakatan.
Jika karyawan menerima PHK dan hak kompensasi dari perusahaan, maka hasil kesepakatan dibuat tertulis dan ditandatangani para pihak. PHK telah sah, dan pengusaha menyampaikan laporan ke Dinas Ketenagakerjaan.
f. Penyelesaian di pengadilan hubungan industrial
Dalam hal perundingan tripartit gagal mencapai kesepakatan, maka karyawan dapat mengajukan gugatan perkara tersebut ke lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial, dalam hal ini pengadilan hubungan industrial (PHI).
Putusan hakim PHI yang berkekuatan hukum tetap dan mengikat para pihak inilah yang menjadi dasar pengakhiran hubungan kerja, termasuk dalam pembayaran kompensasi PHK.
Contoh amar putusan hakim yang menetapkan PHK:
- Mengabulkan permohonan Penggugat untuk sebagian;
- Menyatakan hubungan kerja antara Penggugat dan Tergugat sebagai karyawan tetap pada perusahaan milik Tergugat putus terhitung sejak tanggal 4 Mei 2022.
- Menghukum Tergugat membayar hak-hak Penggugat secara tunai akibat dari pemutusan hubungan kerja tersebut sebesar Rp57.134.000, dengan perincian berikut:
- uang pesangon 1 x 9 (bulan) x Rp3.710.000 = Rp33.390.000;
- uang penghargaan masa kerja 1 x 5 (bulan) x Rp3.710.000 = Rp18.550.000;
- uang penggantian hak cuti Rp1.484.000; dan
- THR yang belum dibayar Rp3.710.000;
- Menolak gugatan Penggugat untuk selain dan selebihnya;
- Membebankan biaya perkara yang timbul dari perkara ini kepada Negara sebesar Rp406.000.”
Contoh amar putusan PHI yang membatalkan PHK:
- Mengabulkan permohonan Penggugat untuk sebagian;
- Menyatakan pemutusan hubungan kerja yang dilakukan oleh Tergugat tidak sah dan batal demi hukum;
- Menyatakan hubungan kerja antara Penggugat dan Tergugat belum pernah putus;
- Menghukum Tergugat untuk memanggil dan mempekerjakan para Penggugat pada jabatan semula selambat-lambatnya 14 hari sejak putusan berkekuatan hukum tetap;
- Menghukum Tergugat untuk membayar uang proses para Penggugat selama 6 bulan upah masing-masing Rp23.027.000;
- Menolak gugatan para Penggugat selain dan selebihnya;
- Membebankan biaya perkara kepada Negara sejumlah Rp400.000.
- Pembayaran pesangon
Tahap terakhir dari prosedur PHK karyawan menurut UU adalah pembayaran uang pesangon karyawan tetap. Apabila PHK disepakati melalui musyawarah tanpa melalui pengadilan, maka uang pesangon dan UPMK dihitung oleh HR perusahaan menurut ketentuan perundang-undangan.
Jika PHK ditetapkan oleh pengadilan, maka besarnya hak pesangon PHK karyawan mengikuti amar putusan hakim, sebagaimana contoh di atas.
Baca juga: Apa yang Dimaksud dengan PMTK dalam PHK?
PHK karyawan kontrak
Mekanisme PHK yang diatur UU diperuntukkan bagi karyawan tetap. Sedangkan untuk karyawan kontrak, proses dan ketentuan PHK dapat diatur dan disepakati dalam perjanjian kerja, misalnya soal pemberitahuan tertulis pemutusan kontrak karyawan sebelum jangka waktu PKWT berakhir beserta alasannya.
Pemerintah hanya mengatur kewajiban pengusaha atas pesangon karyawan kontrak berupa uang kompensasi di PP No 35/2021 Pasal 17. Besarnya uang kompensasi PKWT dihitung berdasarkan jangka waktu PKWT yang telah dijalani oleh karyawan, dengan rumus: (masa kerja/12) x upah sebulan.
Mengelola PHK dan pemutusan kontrak berbasis data
Dalam situasi perusahaan ingin melakukan efisiensi dan terpaksa harus mengurangi jumlah karyawan, maka cara terbaik adalah melakukan PHK berdasarkan data kinerja karyawan. Kamu dapat menggunakan aplikasi HRIS terbaik Gadjian yang memiliki fitur analisis performa karyawan.
Fitur ini menyajikan data performa personalia, produktivitas, tingkat absensi, masa kerja, remunerasi, hingga data demografi. Semua data di aplikasi bersifat real-time sehingga bisa menjadi dasar pengambilan keputusan seketika.
Berdasarkan data tersebut, kamu bisa mengetahui karyawan yang kinerjanya di bawah rata-rata namun memiliki gaji di atas rata-rata atau karyawan yang sudah mulai tidak produktif dan menjadi beban perusahaan, yang kemudian akan dimasukkan ke dalam daftar pengurangan tenaga kerja.
Fitur ini juga berguna untuk mengelola karyawan kontrak. Kamu bisa memantau performa mereka selama jangka waktu PKWT dan mengevaluasi apakah yang bersangkutan layak diperpanjang kontraknya, diberhentikan, atau diangkat menjadi karyawan tetap.
Gadjian juga punya fitur reminder kontrak yang memberikan peringatan otomatis menjelang berakhirnya masa berlaku PKWT. Fitur ini sangat berguna bagi perusahaan yang memiliki karyawan kontrak dengan periode PKWT berbeda-beda.
Untuk pembayaran pesangon karyawan tetap dan uang kompensasi karyawan kontrak, kamu bisa menggunakan data masa kerja dan remunerasi karyawan di fitur analisis kinerja. Perhitungan pesangon atau uang kompensasi dapat dilakukan bersamaan dengan pembayaran gaji terakhir karyawan.
Gadjian adalah aplikasi payroll karyawan yang powerful untuk menghitung slip gaji karyawan dan semua komponennya, dari gaji, tunjangan, lembur, THR, BPJS, bonus, beserta PPh 21 karyawan. Software penggajian berbasis web ini dapat menghitung gaji karyawan tetap, karyawan kontrak, karyawan lepas harian, dan tenaga ahli.
Dengan kalkulator gaji online Gadjian, perhitungan payroll tiap bulan berjalan otomatis, efisien, dan bebas pusing. Kamu juga bisa membayar gaji seluruh karyawan sekaligus hanya dengan satu kali ‘klik’, melalui Flip atau Mandiri Cash Management yang terintegrasi dengan Gadjian.
