Prosedur pengunduran diri karyawan di setiap perusahaan bisa berbeda-beda. Namun, yang paling umum di antaranya adalah pemberitahuan resign satu bulan sebelumnya, penyelesaian tanggung jawab pekerjaan, serta pengembalian semua inventaris kantor yang digunakan karyawan bersangkutan.
Pemberitahuan resign satu bulan di depan biasa disebut one month notice. Ketentuan ini sering dicantumkan dalam peraturan perusahaan secara tertulis maupun tidak tertulis, atau disepakati dalam perjanjian kerja.
Aturan one month notice dimaksudkan untuk memberi waktu bagi perusahaan mengatur pergantian posisi jabatan dan pemindahan tanggung jawab, termasuk mencari karyawan baru pengganti, sekaligus memberi kesempatan kepada karyawan untuk melakukan transisi penyelesaian pekerjaan dan meninggalkan kewajiban mereka secara etis.
One month notice dalam Undang-Undang
Aturan one month notice sendiri terdapat di UU No 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja, Pasal 81 Angka 45 tentang penyisipan Pasal 154A UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003, ayat (1) huruf i, yang kemudian ditegaskan kembali di PP No 35 Tahun 2021, Pasal 36 ayat (1) huruf i bahwa:
Pemutusan hubungan kerja dapat terjadi karena alasan pekerja/buruh mengundurkan diri atas kemauan sendiri dan harus memenuhi syarat:
1. Mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri;
2. Tidak terikat dalam ikatan dinas; dan
3. Tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri.
Bagaimana jika karyawan mengundurkan diri dengan pemberitahuan kurang dari 30 hari atau mendadak, apakah ada sanksi?
Baca Juga: Metode Perhitungan PPh 21 Karyawan Resign
Merujuk pada UU, tidak ada sanksi one month notice bagi karyawan. Sebab, ketentuan ini bukan termasuk aturan yang sifatnya pidana atau administratif, tetapi lebih ke soal etika kerja.
Meski begitu, one month notice sebagai syarat pengunduran diri karyawan berkaitan dengan pembayaran kompensasi oleh perusahaan berupa uang pisah yang besarannya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja sama. Ketentuan ini terdapat dalam PP No 35 Tahun 2021 Pasal 50.
Pekerja/buruh yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri dan memenuhi syarat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 huruf i berhak atas:
1. Uang penggantian hak sesuai ketetuan Pasal 40 ayat (4); dan
2. Uang pisah yang besarannya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
Berdasarkan ketentuan UU dan PP di atas, karyawan yang resign tanpa pemberitahuan 30 hari sebelumnya dianggap tidak memenuhi syarat pengunduran diri, sehingga karyawan tidak berhak atas kompensasi uang pisah dari perusahaan.
One month notice dalam peraturan perusahaan
Beberapa perusahaan memiliki peraturan resign yang sedikit lebih ketat soal pemberitahuan pengunduran diri karyawan, misalnya surat resign harus disampaikan ke HRD dan atasan paling lambat 2 bulan sebelumnya.
Apakah ini bertentangan dengan ketentuan UU?
Jika mencermati ketentuan Pasal 154A UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 di atas, disebutkan kata “selambat-lambatnya 30 hari” yang berarti bahwa ketentuan tersebut merupakan batas minimal atau jangka waktu paling lambat.
Perusahaan diperbolehkan untuk menetapkan ketentuan lain, yakni jangka waktu pemberitahuan resign tertulis lebih dari 30 hari, tetapi tidak boleh kurang dari 30 hari. Misalnya, perusahaan boleh mengatur syarat resign melalui pemberitahuan paling telat 60 hari sebelum tanggal berhenti bekerja.
Namun, ketentuan itu harus dicantumkan dalam peraturan perusahaan, perjanjian kerja, atau perjanjian kerja bersama. Jika perusahaan tidak mengatur syarat tersebut, maka berlaku aturan one month notice seperti yang ditetapkan UU.
One month notice juga berlaku bagi karyawan kontrak PKWT. Apabila karyawan kontrak ingin resign, maka ia wajib memberitahukan kepada perusahaan minimal 30 hari sebelum.
Ketentuan one month notice karyawan kontrak dapat diatur dalam perjanjian kerja. Pihak perusahaan boleh mencantumkan konsekuensi apabila syarat resign itu tidak dipenuhi, misalnya karyawan resign tidak memperoleh uang kompensasi, tidak mendapat surat paklaring, atau sanksi lainnya.
Baca Juga: Ketentuan Uang Kompensasi Karyawan Kontrak Resign
Tujuan one month notice bagi perusahaan
One month notice sebenarnya ditujukan untuk mencegah dampak dari kekosongan jabatan dan tanggung jawab secara tiba-tiba. Selain itu, praktik etis ini juga dapat memberikan catatan positif bagi karyawan.
Berikut ini tujuan one month notice:
- Pengisian jabatan lebih terencana: perusahaan memiliki waktu untuk mencari pengganti, misalnya merekrut karyawan baru atau melakukan promosi internal karyawan untuk jabatan yang ditinggalkan karyawan resign.
- Keberlanjutan operasional: untuk beberapa jabatan penting, resign mendadak akan berpengaruh pada terganggunya operasional yang mungkin berdampak besar bagi bisnis perusahaan.
- Transisi pekerjaan yang lebih baik: karyawan resign dapat mendelegasikan tugas-tugasnya, termasuk transfer pengetahuan dan keterampilan kepada rekan kerja atau karyawan baru yang akan menggantikan.
- Membangun citra karyawan: aturan one month notice menunjukkan etika karyawan dan meninggalkan kesan baik, sehingga perusahaan dapat memberikan catatan pengalaman kerja yang positif.
Cara menghitung one month notice
Ketentuan one month notice adalah 30 hari dihitung dari mulai tanggal surat pemberitahuan pengunduran diri diterima HR/atasan sampai dengan hari mulai berhenti bekerja di perusahaan.
Contohnya, jika karyawan berencana mengundurkan diri per 1 Oktober 2023, maka surat pemberitahuan resign sudah harus disampaikan ke atasan dan HRD paling lambat 1 September 2023. Jika surat pemberitahuan disampaikan setelah 1 September 2023, maka syarat resign one month notice tidak terpenuhi.
Nah, apabila tanggal resign tidak sama dengan periode cut off penggajian, maka gaji karyawan dibayarkan dengan perhitungan proporsional atau prorata. Misalnya, jika cut off penggajian tanggal 15 ke 15 bulan berikutnya, maka karyawan yang resign tanggal 1 memperoleh gaji tidak penuh sebulan.
Baca Juga: Cara Menghitung Cut Off Gaji dalam Penggajian Karyawan
Kelola pengunduran diri karyawan dengan aplikasi HRIS
Tidak pernah ada yang tahu apakah setiap karyawan akan bertahan di perusahaan sampai pensiun. Karena itu, kamu perlu menggunakan aplikasi HRD online Gadjian untuk mengelola resign karyawan secara tepat dan efisien tanpa menghabiskan waktu kerja kamu.
1. Menghitung gaji prorata dan uang pisah
Cara paling efisien hitung gaji prorata adalah menggunakan Gadjian. Kelebihan software penggajian berbasis web ini adalah otomatisasi sistem perhitungan gaji, tunjangan, lembur, THR, BPJS, dan PPh 21 karyawan, sehingga selain prosesnya cepat, hasilnya juga sangat akurat.
Untuk perhitungan gaji prorata karyawan resign atau karyawan pengganti yang masuk di tengah-tengah periode cut off, kamu cukup melakukan pengaturan di aplikasi, dengan memilih metode perhitungan menggunakan pembagi berdasarkan hari kalender, hari kerja, atau input manual dengan pembagi tetap.
Kalkulator gaji prorata akan menghitung otomatis tanpa rumus Excel. Uang pisah karyawan berdasarkan gaji pokok dan tunjangan tetap juga bisa dihitung sekaligus, termasuk potongan pajaknya.
2. Mengelola inventaris
Gadjian dilengkapi dengan modul manajemen aset kantor GAGA untuk membantu HR/GA perusahaan mengelola inventaris perusahaan secara rapi dan terdokumentasi. Dengan fitur ini, kamu dapat mendata aset, melacak mutasi dan lokasi, menghitung penyusutan nilai, dan menjadwalkan pemeliharaan dan perbaikan.
Kamu bisa mengecek inventaris kantor apa saja yang masih digunakan atau dipinjam karyawan yang akan resign, sekaligus memastikan kondisi aset dalam keadaan baik. Dengan cara ini, perusahaan akan terhindar dari kerugian akibat kehilangan atau kerusakan aset.
GAGA tersedia gratis di aplikasi Gadjian untuk mengelola 50 inventaris pertama. Kamu bisa menambah kapasitas kelola aset lebih besar dengan harga terjangkau.
3. Merekrut karyawan pengganti
Sistem payroll cloud ini juga memiliki modul rekrutmen karyawan Gadjian Applicant Tracking System (GATS). Dengan menggunakan sistem pelacakan pelamar ini, seleksi karyawan dapat dilakukan lebih efektif dan efisien.
GATS meningkatkan kualitas hasil rekrutmen melalui proses yang cepat. Modul ini membantu menemukan kandidat yang paling sesuai dengan kriteria dan persyaratan yang dibutuhkan perusahaan untuk mengisi kekosongan jabatan dalam waktu singkat di antara ratusan lamaran kerja dan CV yang masuk.
Modul ini memudahkan kamu mengatur tahapan rekrutmen, mengelola database kandidat, menyeleksi kandidat berdasarkan kata kunci, memantau seluruh tahapan rekrutmen secara online, serta memungkinkan kolaborasi tim perekrut. Seluruh proses dan alur rekrutmen akan terlacak dan terdokumentasi dengan baik.
Pengguna aplikasi HRIS online Gadjian langsung dapat menggunakan modul rekrutmen ini gratis selama setahun untuk mengelola 50 kandidat pertama.
Sumber
UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. JDIH Kemnaker.
UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja. JDIH Kemnaker.
PP No. 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja, dan PHK. JDIH Kemnaker.
