Cara Mudah Membuat Daftar Inventaris Kantor Excel dengan Template dan Manual

Cara Mudah Membuat Daftar Inventaris Kantor Excel dengan Template dan Manual – Berdasarkan Pasal 12 PP No. 36 Tahun 2021, perusahaan dapat menyediakan fasilitas kerja bagi pekerja dalam jabatan atau pekerjaan tertentu atau bagi seluruh pekerja. Pengadaan fasilitas atau alat-alat penunjang ini kemudian dikelompokkan dalam sebuah daftar barang bernama inventaris kantor.

Daftar inventaris kantor adalah katalog lengkap yang mencatat semua aset dan barang yang dimiliki oleh perusahaan, mulai dari peralatan kantor hingga perlengkapan dan perangkat teknologi. Pentingnya pengelolaan daftar inventaris ini tidak bisa diabaikan karena berdampak langsung pada berbagai aspek bisnis. 

Berikut akan dijelaskan manfaat mengelola daftar inventaris kantor serta beberapa cara membuat list aset perusahaan menggunakan Excel dan juga aplikasi manajemen aset. 

Contoh Daftar Inventaris Kantor

Sebelum mengetahui cara membuat list aset perusahaan, pahami dulu bahwa terdapat dua jenis inventaris kantor yang umum, yakni:

1. Inventaris Kekayaan Tetap (Fixed Assets Inventory)

Inventaris ini mencakup semua barang modal atau aset fisik yang dimiliki oleh perusahaan dan memiliki masa manfaat yang lebih lama dari satu tahun. Contoh inventaris kekayaan tetap kantor meliputi:

1. Meja dan kursi
2. Komputer dan laptop
3. Printer dan scanner
4. Peralatan teknis khusus
5. Kabinet arsip dan lemari
6. Proyektor dan layar
7. Peralatan kebersihan
8. Alat penghancur kertas
9. Inventaris Persediaan (Inventory of Supplies)

Inventaris persediaan berkaitan dengan semua barang atau perlengkapan kantor yang digunakan dalam operasional sehari-hari tetapi memiliki masa manfaat yang lebih singkat atau terbatas. Inventaris persediaan sering digunakan dan perlu diperbaharui secara berkala. Contoh inventaris persediaan kantor meliputi:

1. Alat tulis dan kertas
2. Tinta printer
3. Toner printer
4. Kertas foto
5. Amplop
6. Penghapus
7. Staples dan stapler
8. Penggaris
9. Baterai
10. Pengikat kabel

Baca Juga: Kelola Daftar Inventaris Kantor Pakai Software HRD

Manfaat Membuat Daftar Inventaris

Membuat daftar inventaris kantor memiliki berbagai manfaat yang penting untuk efisiensi dan produktivitas bisnis. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari membuat daftar inventaris kantor:

1. Memudahkan perhitungan aset perusahaan

Daftar inventaris kantor membantu Anda mencatat semua aset dan barang yang dimiliki perusahaan, seperti perangkat keras (komputer, printer, meja), perangkat lunak, peralatan, dan perabotan kantor. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengetahui jumlah dan jenis barang yang dimiliki perusahaan.

2. Pelacakan dan Pengelolaan Inventaris

Dengan daftar inventaris yang teratur, Anda dapat melacak lokasi, kondisi, dan status penggunaan setiap barang. Informasi ini membantu dalam pengelolaan inventaris, sehingga Anda dapat lebih mudah menghindari kehilangan atau kerusakan barang.

3. Perencanaan Anggaran dan mencegah pemborosan

Dengan mengetahui aset dan barang apa saja yang dimiliki perusahaan, Anda dapat merencanakan anggaran secara lebih efektif. Daftar inventaris membantu Anda memahami biaya perawatan, perluasan, atau penggantian barang yang sudah ada, serta membantu dalam mengalokasikan anggaran untuk kebutuhan kantor.

4. Pemeliharaan dan perbaikan

Dengan daftar inventaris yang teratur, Anda dapat menjadwalkan pemeliharaan dan perbaikan untuk barang-barang kantor yang membutuhkan perhatian khusus. Ini membantu memastikan semua barang tetap berfungsi dengan baik dan dalam kondisi yang baik.

Cara Membuat Daftar Inventaris dengan Excel Manual

Berikut contoh daftar aset perusahaan excel dengan langkah membuatnya:

1. Buka Excel dan buat lembar baru

2. Tentukan Header Kolom

• Tentukan header kolom untuk daftar inventaris Anda. Misalnya, Anda dapat memiliki kolom untuk “Kode Barang”, Nama Barang”, “Jenis Inventaris”, “Jumlah”, “Harga”, “Lokasi”, dan “Kondisi”.

3.  Masukkan data inventaris

4. Gunakan fungsi filter (opsional)

• Anda juga dapat menggunakan fitur filter di Excel untuk menyaring data. Dengan begitu, Anda dapat melihat hanya bagian dari inventaris yang sesuai dengan kriteria tertentu.

5. Buat tabel terpisah untuk mencatat data mutasi barang, yang berisi kolom pengguna, tanggal penggunaan, kondisi saat dipinjam, dan kondisi saat pengembalian.

Baca Juga: Cara Hemat Biaya Perusahaan dengan Aplikasi Inventaris Kantor

Cara Membuat Daftar Inventaris Kantor Excel dengan Template

1. Buka Excel dan masukkan di kolom pencarian ‘Inventory List’

2. Pilih template yang sesuai dengan keinginan Anda dan klik ‘Create’

3. Isi data inventaris, sesuaikan kolom dengan kebutuhan yang Anda perlukan

Cara Membuat Daftar Inventaris Kantor dengan Aplikasi

Cara lain yang dapat menghemat waktu Anda dalam mengelola aset yakni menggunakan aplikasi inventaris barang kantor. Tinggalkan cara rumit dalam membuat dan menghias tabel, Anda hanya perlu memasukkan data ke form yang sudah disediakan aplikasi. 

Berikut ini contoh daftar inventaris digital yang dibuat dengan aplikasi Gadjian General Affair (GAGA).

1. Siapkan daftar inventaris peralatan kantor yang ingin Anda data
2. Kemudian lakukan penomoran aset kantor menggunakan kode. Dengan GAGA, Anda dapat membuat kode QR untuk setiap barang inventaris.

3. Jika kantor memiliki lebih dari 1 barang dengan jenis, merek, tipe, dan seri yang sama persis, maka setiap item diberi kode yang berbeda.
4. Kelompokkan barang berdasarkan kategori, lokasi, kondisi, dan status barang saat ini.
5. Masukkan juga data harga perolehan awal, nilai residu, masa manfaat, dan lama penggunaan.

Berikut ini contoh daftar inventaris kantor versi GAGA:

Kelebihan Modul GAGA

Dari contoh dan langkah di atas, menggunakan aplikasi dalam membuat list aset perusahaan lebih detail dan praktis bukan? 

GAGA adalah modul yang membantu tim HR dalam mengelola daftar inventaris perusahaan dengan mudah dan rapi. Melalui aplikasi manajemen aset dan pengadaan inventaris Gadjian, Anda tidak perlu lagi spreadsheet maupun dokumen fisik.

Berikut ada beberapa kelebihan lain yang Anda dapatkan dari aplikasi manajemen aset dari Gadjian, GAGA:

1. Fleksibel Dengan teknologi berbasis cloud, Anda bisa mengatur inventaris perusahaan di mana dan kapan saja.
2. Riwayat inventaris lengkap. Anda cukup monitor via dashboard dan detail penggunaan terupdate secara real-time.
3. QR code generator GRATIS. Identifikasi inventaris jadi lebih cepat, mudah, dan praktis.
4. Hitung nilai depresiasi aset. Bukan hanya template untuk data barang saja, ada pula perhitungan nilai depresiasi aset yang membantu Tim Finance dalam perencanaan keuangan kantor.
5. Jadwal perbaikan inventaris teratur. Kualitas inventaris kantor dapat terjaga dengan baik lewat penjadwalan dan pengingat maintenance aset rutin.
6. Lebih hemat Modul GAGA menghadirkan penawaran terbatas dengan gratis untuk 50 item aset kantor pertama! Selain itu, dengan cloud, Anda dapat menghemat penggunaan kertas dan printer dalam membuat daftar inventaris kantor.

Selain itu, bukan hanya sebagai aplikasi manajemen aset kantor, Gadjian juga merupakan aplikasi HRIS & payroll dengan fitur terlengkap. Anda dapat terbantu dalam hal:

1. Mengelola data karyawan
2. Mencatat absensi karyawan
3. Analisis kinerja karyawan
4. Mengelola shift kerja
5. Menghitung penggajian dan THR Karyawan
6. Mengelola pencatatan dan perhitungan cuti
7. Menghitung PPh 21 & pembetulan PPh 21
8. Menghitung BPJS karyawan

Bagaimana? Lengkap bukan?

Sumber

PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. JDIH Kemnaker.