Pernah menggunakan ChatGPT untuk membantu menyelesaikan pekerjaan di kantor? Jika belum, kamu perlu mencoba aplikasi yang revolusioner ini.
ChatGPT merupakan machine learning yang dikembangkan dan dilatih oleh OpenAI, sebuah perusahaan yang fokus pada riset kecerdasan buatan sejak 2015. Mesin pembelajar artificial intelligence (AI) ini dirancang untuk menanggapi pertanyaan-pertanyaan kompleks melalui chat berbasis teks.
Jadi, ChatGPT adalah model aplikasi interaktif yang dapat memberikan jawaban terstruktur dan unik untuk beragam topik dalam percakapan alami dengan pengguna, termasuk pertanyaan seputar tugas-tugas HR perusahaan.
Sebetulnya, penggunaan teknologi AI pada HR bukanlah hal baru. Contohnya, dalam rekrutmen modern, HR kerap menggunakan Applicant Tracking System (ATS) untuk memilah ratusan profil kandidat berdasarkan kata kunci yang diberikan.
Berbeda dengan ATS yang fungsinya terbatas pada rekrutmen, ChatGPT adalah chat bot AI yang bisa dimanfaatkan untuk membantu banyak tugas HR, dari rekrutmen, onboarding, pelatihan dan pengembangan karyawan, sampai dengan evaluasi karyawan. Melalui prompt berupa perintah atau pertanyaan yang spesifik, ChatGPT HR akan memberikan jawaban yang kamu minta.
Contoh, kamu sedang mencari seorang Senior Q-grader untuk perusahaan eksportir biji kopi. ChatGPT bisa membuat iklan yang menarik dan tepat sasaran. Berikan perintah seperti di bawah ini:
Buatkan iklan lowongan pekerjaan “Senior Q-grader” untuk perusahaan eksportir biji kopi Arabika dari seluruh Nusantara, mencakup job description dan kualifikasinya. Upayakan singkat, padat, jelas, dan menarik!
Berikut ini jawaban ChatGPT.
Baca Juga: Contoh Program Kerja HRD yang Efektif Tingkatkan Kinerja Karyawan
Template ChatGPT untuk Membantu Tugas HR
Apabila kamu kurang puas, ulangi perintah dengan menambahkan kriteria yang lebih spesifik.
Ada banyak template prompt ChatGPT yang biasa digunakan HR. Kamu bisa memodifikasi atau bahkan membuatnya sendiri.
Berikut ini contohnya:
- Membuat kata kunci job description
Selain membuat iklan lowongan pekerjaan dan membuat job description pekerjaan, ChatGPT juga bisa menentukan kata kunci yang akan dipakai untuk menyortir curriculum vitae kandidat yang jumlahnya ratusan.
Contoh prompt:
Beri saya daftar kata kunci untuk pekerjaan Data Analyst di perusahaan fintech, untuk lulusan Matematika atau Ilmu Komputer, berpengalaman, dan menguasai SQL, Python, R!
- Membuat daftar pertanyaan interview
Ada kalanya perekrut membutuhkan bantuan membuat daftar pertanyaan yang tepat untuk kandidat pada saat wawancara. ChatGPT punya kemampuan membuat pertanyaan berdasarkan data profil kandidat yang kamu berikan.
Contoh prompt:
Saya akan mewawancarai kandidat (sertakan tautan profil LinkedIn atau berikan data resume atau CV kandidat) untuk posisi Full-stack Developer untuk startup yang bergerak dalam pengembangan software HR. Buatkan daftar pertanyaan, setidaknya 10 pertanyaan yang tepat dan efektif untuk wawancara!
- Membuat email penolakan
Sulit menyusun kalimat untuk membuat email penolakan pelamar yang tidak memenuhi persyaratan? Kamu bisa meminta bantuan ChatGPT untuk membuatkan email yang tepat.
Contoh prompt:
Saya ingin membuat email penolakan kepada pelamar yang tidak memenuhi kualifikasi. Buatkan saya 3 email yang dipersonalisasi berdasarkan profil (sertakan tautan profil pelamar), dengan bahasa yang mengapresiasi, agar memberikan pengalaman positif bagi pelamar!
- Membuat offer letter
ChatGPT juga bisa membantu HR membuat surat penawaran kerja (offer letter) kepada kandidat terpilih. Berikan detilnya, dan aplikasi AI ini akan menyusun surat penawaran kerja yang unik.
Contoh prompt:
Buatkan offer letter kontrak kerja untuk karyawan (sebutkan nama dan penilaian hasil seleksi) dengan jangka waktu 1 tahun untuk posisi Sales Manager yang membawahi 25 tenaga penjualan. Tekankan bahwa status permanen karyawan bisa dipertimbangkan apabila kinerja selama 1 tahun dinyatakan melebihi ekspektasi!
- Merancang program onboarding
Cobalah menggunakan ChatGPT untuk merumuskan program onboarding karyawan. Agar tidak general, berikan tujuan onboarding secara spesifik, visi organisasi, kultur perusahaan, dan dukungan sumber daya yang dimiliki perusahaan.
Contoh prompt:
Saya memiliki karyawan baru sebagai “Media social specialist” di perusahaan manufaktur yang memproduksi apparel untuk pasar anak muda usia 17 sampai 30 tahun. Saya ingin peran ini mampu membantu mengoptimalkan digital marketing di perusahaan. Buatkan program onboarding untuk karyawan tersebut secara detail, beserta urutan waktunya!
- Menghitung tingkat turnover karyawan
Apabila kamu bingung cara menghitung turnover karyawan, ChatGPT bisa membantu kamu. Berikan datanya, dan bot AI ini akan menjelaskan perhitungannya.
Contoh prompt:
Saya memiliki 378 karyawan pada 1 Januari 2022. Sebanyak 39 orang resign secara sukarela selama tahun 2022, sementara 27 karyawan baru masuk perusahaan di saat yang sama. Hitunglah tingkat turnover karyawan pada tahun 2022!
Baca Juga: Contoh Data Karyawan untuk HRD
- Survei pelatihan dan pengembangan karyawan
Kamu ingin melakukan survei mengenai kebutuhan karyawan tentang keterampilan baru yang ingin dikuasai untuk membantu mereka memperbaiki kinerja dan meningkatkan produktivitas? ChatGPT bisa membuatkan pertanyaan survei.
Contoh prompt:
Saya ingin memberikan pelatihan karyawan, tetapi saya tidak tahu pasti keterampilan apa yang dibutuhkan karyawan saat ini, apa karier masa depannya, tanggung jawab baru apa yang ingin dijalankan, dan apa yang paling mereka butuhkan untuk meningkatkan kinerja. Buatkan saya daftar pertanyaan survei yang tepat yang memungkinkan feedback yang jujur dari karyawan.
- Menangani feedback karyawan
Beberapa perusahaan kerap melakukan survei anonim yang meminta feedback karyawan terkait banyak hal. Nah, ChatGPT sebagai AI bahasa dapat membantu meringkas dan menyimpulkan feedback karyawan yang jumlahnya puluhan atau ratusan.
Contoh prompt:
Buatkan ringkasan atas feedback karyawan berikut ini (sertakan data dalam bentuk teks) dalam bentuk poin-poin agar lebih mudah dipahami, dan buat kesimpulan feedback apa yang paling banyak diberikan karyawan.
- Membuat pengumuman tertulis
ChatGPT dilatih untuk memahami bahasa yang kompleks, itu sebabnya mesin bot ini cukup bagus untuk pekerjaan yang berkaitan dengan teks. Jadi, kamu bisa membuat pengumuman perusahaan dengan bahasa yang efektif menggunakan teknologi AI ini.
Contoh prompt:
Tuliskan pengumuman mengenai penundaan pembayaran bonus karyawan akhir tahun, yang disebabkan perusahaan mengalami kesulitan keuangan. Bonus direncanakan cair pada bulan ketiga tahun berikutnya. Tulis dengan bahasa seefektif mungkin agar tidak menimbulkan salah paham dan salah pengertian karyawan!
Nah, itu tadi contoh template ChatGPT HR. Kamu bisa mencobanya dengan membuat perintah sendiri sesuai kebutuhan.
Baca Juga: 5 Kelebihan Aplikasi ESS untuk Efisiensi Kerja HRD
Bukan Chat GPT! Tugas HRD Lebih Mudah dengan Software HRIS Gadjian
Perlu dicatat bahwa, sebagai mesin AI, ChatGPT juga punya kelemahan. Pengguna tetap harus berhati-hati dalam memanfaatkannya.
Pertama, ChatGPT versi 3.5 dilatih untuk mempelajari data dan fakta yang terjadi sampai tahun 2021. Jadi, bot ini tidak bisa menjawab pertanyaan yang berhubungan dengan fakta yang terjadi setelah 2021.
Kedua, respons ChatGPT bisa sangat general dan tidak selalu tepat untuk kasus-kasus yang membutuhkan jawaban spesifik.
Ketiga, ChatGPT tidak selalu akurat, terutama untuk hal-hal yang berkaitan dengan perhitungan gaji atau pajak yang sangat dipengaruhi oleh peraturan pemerintah yang kerap berubah.
Jadi, untuk menghitung gaji, pajak, dan lainnya, kamu sebaiknya menggunakan aplikasi HRD dan payroll Gadjian. Software penggajian berbasis web ini sangat andal dan teruji akurasinya dalam menghitung dan menyusun slip gaji karyawan, termasuk potongan pajaknya.
Karena merupakan aplikasi cloud, sistem hitung Gadjian selalu up-to-date terhadap setiap perubahan peraturan pemerintah. Dengan kalkulator otomatis yang bisa menyelesaikan perhitungan gaji, tunjangan, lembur, BPJS, dan pajak dalam waktu singkat, Gadjian masih tetap menjadi payroll system terbaik Indonesia.
Sebagai tambahan, Gadjian juga memiliki modul rekrutmen karyawan GATS yang merupakan sistem pelacakan pelamar (ATS) berbasis AI. Modul ini tidak hanya memudahkan proses rekrutmen karyawan, tetapi juga tak kalah penting dapat meningkatkan kualitas hasil perekrutan.
GATS membantu memonitor proses rekrutmen dan mengelola database kandidat secara terpusat, memungkinkan kolaborasi antar-perekrut, dan mengatur tahapan rekrutmen secara online. Modul yang tersemat di Gadjian ini bisa digunakan gratis selama setahun untuk 50 kandidat pertama.
Nah, jika kamu punya masalah dalam mengelola absensi karyawan, aplikasi Hadirr bisa menjadi solusinya. Aplikasi absensi online berbasis selfie ini memudahkan pemantauan kehadiran karyawan di banyak titik yang disepakati.
Karyawan cukup melaporkan kehadiran melalui swafoto di smartphone, lalu teknologi face recognition dan anti-fake GPS akan melakukan verifikasi dan pencocokan, laporan kehadiran otomatis akan tercatat di aplikasi.
Hadirr juga bisa mencatat jam lembur karyawan, memantau jadwal dan produktivitas karyawan melalui fitur timesheet, mengatur jadwal shift karyawan, dan memantau kunjungan klien. Hadirr terintegrasi dengan Gadjian, sehingga data jam lembur bisa langsung diimpor ke Gadjian tanpa perlu rekap manual.
