Contoh Performance Improvement Plan dan Cara Membuatnya- Dalam dunia bisnis yang sangat kompetitif saat ini, tingkat kinerja karyawan yang tinggi sangat penting bagi pertumbuhan organisasi dan pencapaian tujuan. Namun, persoalannya, kualitas kinerja karyawan tidak selalu sesuai harapan.Tidak jarang karyawan gagal memenuhi standar kinerja yang ditetapkan.
Apabila kegagalan karyawan terjadi berulang, maka diperlukan tindakan perbaikan dengan segera agar tidak memengaruhi kinerja tim dan organisasi keseluruhan. Salah satu instrumen perbaikan kinerja karyawan yang banyak digunakan oleh perusahaan adalah performance improvement plan (PIP) .
Apa itu PIP?
PIP atau rencana peningkatan kinerja adalah alat manajemen di dalam organisasi bisnis untuk membantu karyawan yang menghadapi masalah kinerja berkelanjutan. PIP menyediakan kerangka kerja terstruktur untuk mengidentifikasi masalah kinerja, menetapkan tujuan, dan menyusun tindakan yang diperlukan.
Prinsip utama dalam PIP adalah memberikan kesempatan kepada karyawan untuk meningkatkan atau mempertahankan kinerja mereka melalui sejumlah tindakan yang diberikan oleh atasan, misalnya supervisor atau manajer.
PIP memberikan langkah-langkah spesifik dan terukur untuk mengatasi kekurangan atau memperbaiki kesalahan, dan memecahkan masalah yang menjadi hambatan. Dengan cara ini, karyawan mendapat umpan balik konstruktif dan dapat memahami ekspektasi atasan dan organisasi.
Manfaat PIP
Penggunaan PIP yang tepat akan bermanfaat bagi perusahaan maupun karyawan, antara lain:
- Meningkatkan kinerja karyawan sehingga berdampak langsung pada kenaikan produktivitas dan efisiensi organisasi.
- Mengoptimalkan sumber daya. PIP membantu mengenali masalah, mendeteksi pekerjaan yang membutuhkan perbaikan, dan mengalokasikan sumber daya dengan langkah yang tepat dan efektif.
- Meningkatkan kualitas SDM dengan mengembangkan keterampilan dan pengetahuan. Karena itu, PIP dapat digunakan pula untuk menyiapkan karyawan yang akan dipromosikan ke jabatan baru.
- Memotivasi karyawan. PIP memberikan kesempatan kedua kepada karyawan, dukungan, umpan balik, dan bantuan sumber daya, yang pada akhirnya akan meningkatkan kepuasan karyawan dalam bekerja.
Baca Juga: Cara Membuat Template KPI Karyawan Excel untuk Penilaian Kinerja
Contoh Performance Improvement Plan
PIP sebaiknya dibuat terstruktur dan spesifik, dari masalah kinerja, tujuan, sampai tindakan untuk memecahkan masalah. Berikut ini contohnya:
1. PIP kinerja karyawan bagian penjualan (sales)
| Rencana Peningkatan Kinerja Karyawan | |
| Karyawan | Natasha |
| Jabatan | Sales Representative |
| Masalah kinerja | Tidak mencapai target penjualan bulananKurang proaktif dalam mencari peluang penjualan baruRendahnya tingkat kepuasan pelanggan |
| Tujuan PIP | Mencapai target penjualan bulanan sebesar 90% dalam periode 3 bulanMeningkatkan aktivitas dalam mencari peluang baru dengan menambah jumlah prospek baru sebesar 50% dalam 3 bulanMeningkatkan kepuasan pelanggan dengan menaikkan ulasan positif minimal 30% dalam 3 bulan |
| Tindakan perbaikan: | |
| Pelatihan penjualan | Anda akan menjalani pelatihan tambahan untuk meningkatkan keterampilan komunikasi, teknik negosiasi dan pengetahuan produk yang lebih mendalam. |
| Mencari prospek lebih aktif | Meningkatkan pencarian prospek melalui panggilan telepon, pesan pribadi, email, dan bertemu langsung dengan calon pelanggan potensial. |
| Peningkatan layanan pelanggan | Memperhatikan kebutuhan pelanggan, mengatasi masalah pelanggan, dan memberi respons cepat. |
| Dukungan dan sumber daya: | |
| Pembinaan dan mentoring | Seorang mentor berpengalaman akan memberikan bimbingan dan dukungan dalam mengembangkan strategi penjualan yang efektif. |
| Perencanaan penjualan | Anda akan menerima bimbingan tentang perencaan proses penjualan yang terstruktur, termasuk membuat daftar prospek potensial, menjadwalkan kunjungan pelanggan, dan perencanaan lain. |
| Umpan balik berkala | Manajer akan melakukan monitoring dan memberikan umpan balik terhadap peningkatan capaian Anda secara berkala, memberikan saran dan dorongan untuk terus berkembang. |
| Jangka waktu | 60 hari, dari 1 Juli 2023 hingga 29 Agustus 2023 |
| Evaluasi akhir | Setelah periode PIP berakhir, manajer akan mengevaluasi peningkatan kinerja Anda berdasarkan tujuan dan target yang ditetapkan. PIP dianggap berhasil jika Anda memenuhi capaian tersebut. Jika tidak, manajer akan mengambil langkah lebih lanjut atau tindakan lain yang diperlukan. |
| SupervisorSales Manager | KaryawanSales Representative |
2. PIP untuk software developer
| Rencana Peningkatan Kinerja Karyawan | |
| Karyawan | Mahatma |
| Jabatan | Software Developer |
| Masalah kinerja yang diidentifikasi | Penyelesaian proyek lebih lama dan melebihi tenggat waktuKualitas kode yang perlu ditingkatkan (banyaknya bug di aplikasi)Partisipasi dan kolaborasi dalam tim cukup rendah |
| Tujuan PIP | Meningkatkan kepatuhan terhadap tenggat waktu pengiriman proyek 80% dalam 3 bulanMeningkatkan kualitas kode dan mengurangi jumlah bug dan kesalahan hingga 50% dalam 3 bulanMeningkatkan partisipasi dan kolaborasi dalam tim |
| Tindakan perbaikan | |
| Pelatihan tambahan | Karyawan akan mengikuti pelatihan tambahan dalam manajemen waktu dan penyelesaian tugas programming yang efisien |
| Review kode | Karyawan akan berpartisipasi dalam sesi peer review kode secara rutin untuk meningkatkan kualitas kode dan mengurangi bug |
| Kolaborasi tim | Karyawan akan terlibat aktif dalam sesi sharing rutin dengan tim, berkomunikasi secara intensif, dan berpartisipasi mengambil keputusan dalam proyek |
| Periode PIP | 90 hari mulai dari tanggal 1 Juli 2023 sampai 28 September 2023 |
| Umpan balik dan evaluasi | |
| Meeting mingguan | Kami akan mengadakan pertemuan mingguan untuk memantau kemajuan Anda, membahas kendala, dan memberikan umpan balik yang diperlukan |
| Evaluasi tengah periode | Setelah 45 hari monitoring, kami akan mengevaluasi kemajuan dan melakukan penyesuaian apabila dibutuhkan |
| Evaluasi akhir | Pada akhir periode PIP, kami akan menilai pencapaian tujuan Anda dan mengevaluasi apakah perbaikan kinerja berhasil atau tidak, sekaligus menentukan langkah selanjutnya |
| Dukungan sumber daya | Akses ke materi pelatihan dan sumber daya terkaitPeer mentoring sesama rekan pengembang untuk memberikan bimbingan dan dukungan |
| Supervisor(Manager) | Karyawan(Software Developer) |
Baca Juga: Mengenal Performance Management System
Cara Membuat Performance Improvement Plan
Perlu diketahui bahwa Performance Improvement Plan tidak diterapkan dalam setiap situasi. Kesalahan dan kegagalan yang hanya terjadi sekali dan bisa diperbaiki dengan upaya sederhana mungkin hanya butuh umpan balik dari atasan, tanpa perlu PIP.
PIP baru diterapkan apabila kegagalan karyawan terjadi berulang dan berkelanjutan, serta tidak menunjukkan tanda-tanda peningkatan kinerja, atau pada saat karyawan sendiri merasa frustrasi dengan capaian kinerja mereka.
Berikut ini langkah membuat Performance Improvement Plan efektif untuk perbaikan kinerja karyawan:
1. Mengidentifikasi masalah spesifik
Langkah pertama dan paling penting adalah mengidentifikasi masalah kinerja karyawan yang tidak memenuhi ekspektasi. Manajer harus mengenali secara jelas area mana yang perlu perbaikan berdasarkan data objektif dan terukur, seperti hasil evaluasi kinerja, hasil pekerjaan, atau laporan kualitas kerja karyawan.
Contohnya adalah angka penjualan rendah, kualitas produk rendah, keterlambatan penyelesaian pekerjaan, dan sebagainya.
2. Berkomunikasi secara efektif
Manajer juga perlu berkomunikasi dengan karyawan bersangkutan untuk mencari tahu penyebab masalah yang dihadapi dan alasan yang membuat kinerjanya selalu di bawah target. Sebaliknya, manajer juga perlu menjelaskan alasan mengapa PIP perlu diterapkan, apa saja yang harus dilakukan karyawan, dan rencana lanjutan apabila tidak tercapai perbaikan kinerja.
3. Menetapkan tujuan yang jelas dan terukur
Setelah masalah dikenali, langkah berikutnya adalah menetapkan tujuan yang akan dicapai selama periode PIP. Tujuan haruslah dibuat jelas, realistis, dan dapat diukur secara objektif, misalnya menggunakan angka atau persentase. Contohnya, meningkatkan angka penjualan hingga 25% dalam 2 bulan atau mendapatkan ulasan positif dari minimal 50% pengguna.
4. Menyusun tindakan konkrit untuk perbaikan
Berdasarkan tujuan tersebut, manajer kemudian menetapkan sejumlah tindakan perbaikan kinerja. Contoh tindakan konkrit adalah pelatihan intensif, mentoring, dan bimbingan. Perlu dicatat bahwa tindakan ini haruslah relevan dan dapat membantu mengatasi masalah karyawan.
5. Menetapkan periode PIP
Langkah berikutnya adalah menentukan jangka waktu pencapaian tujuan PIP secara wajar. Artinya, karyawan punya cukup waktu untuk melakukan perbaikan kinerja. Secara umum, periode PIP ditetapkan dari 30 hari hingga 90 hari, disesuaikan dengan jenis tindakan dan penyelesaian target.
Nah, agar PIP efektif maka dibutuhkan sejumlah tindakan manajer untuk membantu karyawan memperbaiki kinerja, antara lain:
- Umpan balik: Manajer perlu memberikan umpan balik konstruktif dan positif selama periode PIP, misalnya berupa saran dan rekomendasi terhadap kemajuan yang telah dicapai karyawan.
- Dukungan sumber daya: Manajer juga perlu menyediakan dukungan sumber daya untuk membantu karyawan memperbaiki kinerja, seperti pelatihan, bimbingan, mentoring, dan sumber daya lain yang relevan.
- Monitoring dan evaluasi: Manajer melakukan monitoring dan penilaian di tengah dan akhir periode apakah PIP berjalan sesuai dengan harapan atau tidak. Apabila karyawan tidak berhasil memperbaiki kinerjanya, maka manajer dapat mengambil tindakan lebih lanjut.
Baca Juga: Contoh Evaluasi Kinerja Karyawan dan Manfaatnya
Pantau Kinerja Karyawan dengan Aplikasi HRIS
Untuk memudahkan monitoring kinerja karyawan, kamu bisa menggunakan aplikasi HRD Gadjian dan Hadirr dari Fast 8.
Selain sebagai payroll online untuk mengelola penggajian karyawan, Gadjian juga merupakan aplikasi kinerja karyawan berbasis web. Fitur analisis data Gadjian menyediakan data yang berhubungan dengan kinerja, seperti data produktivitas, kompensasi, dan demografi karyawan.
Misalnya, kamu bisa melihat hari kerja yang hilang per personalia dan tingkat absensi karyawan, seperti izin, sakit, dan cuti. Karena data di aplikasi bersifat real-time, kamu tidak perlu repot membuat rekap.
Sedangkan Hadirr merupakan aplikasi absensi online yang dilengkapi fitur timesheet online untuk memantau produktivitas harian karyawan. Kamu bisa mengetahui lama waktu yang dihabiskan karyawan untuk mengerjakan satu tugas atau proyek.
Fitur ini juga memungkinkan kolaborasi tim sekalipun masing-masing bekerja dari lokasi berbeda, sehingga berbagi tugas menjadi lebih mudah tanpa kendala. Dengan begitu, kamu juga lebih mudah memantau kemajuan PIP karyawan.
Untuk karyawan yang dibayar upah per jam atau upah per proyek, Hadirr juga bisa melakukan perhitungan kompensasi karyawan secara akurat dan adil. Kamu tidak perlu lagi menggunakan rumus perhitungan gaji Excel.
