Contoh surat referensi kerja menjadi informasi yang banyak dicari oleh perusahaan ketika salah satu karyawan mereka mengajukan resign atau mengundurkan diri. Pasalnya, surat referensi kerja ini akan digunakan oleh mantan karyawan tersebut untuk melamar ke tempat baru yang mau dituju.
Surat referensi kerja adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada mantan karyawan sebagai referensi atau rekomendasi tentang pengalaman kerja mereka di perusahaan. Mulai dari kinerja, keahlian, kemampuan hingga karakteristik profesional mantan karyawan.
Lantas, apakah surat referensi kerja itu sama dengan paklaring? Simak penjelasannya di bawah ini, lengkap dengan beberapa contoh surat referensi kerja yang baik.
Apa Perbedaan Surat Referensi Kerja dengan Paklaring?
Pada dasarnya, surat referensi kerja dan paklaring sama-sama menjadi dokumen penting yang akan dibawa seseorang ketika resign dari suatu perusahaan. Kendati begitu, keduanya memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda. Simak rangkuman perbedaan surat referensi kerja dan paklaring berikut ini:
Definisi
- Surat referensi kerja adalah dokumen yang dikeluarkan oleh mantan atasan atau pihak yang bertanggung jawab di perusahaan sebelumnya untuk memberikan informasi tentang kemampuan dan sikap kerja seseorang kepada calon pemberi kerja.
- Paklaring adalah surat keterangan yang harus dikeluarkan perusahaan untuk menjelaskan bahwa seseorang pernah bekerja pada perusahaan tersebut di posisi dan jangka waktu tertentu.
Fungsi
Secara umum, fungsi surat referensi kerja dan paklaring tidak jauh berbeda. Kedua surat ini digunakan untuk lampiran dalam lamaran kerja, surat pengajuan kartu kredit, atau bisa juga surat pengajuan kredit bank seperti KTA, KKB, KPR, dan lain sebagainya.
Namun, paklaring memiliki fungsi khusus yakni dibutuhkan untuk mencairkan BPJS dan Jaminan Hari Tua (JHT) karyawan.
Syarat
Perbedaan surat referensi kerja dan paklaring berikutnya terkait syarat yang harus dipenuhi karyawan. Pembuatan surat referensi kerja membutuhkan syarat-syarat berikut:
- Kawaryan harus memiliki masa kerja minimum sesuai dengan kebijakan perusahaan masing-masing. Umumnya, berkisar antara 6 hingga 1 tahun.
- Selain memenuhi masa kerja, karyawan juga diharapkan telah menunjukkan kinerja yang memadai selama bekerja.
- Mengajukan resign secara baik-baik guna meninggalkan kesan positif hingga akhirnya proses pembuatan surat referensi kerja jadi lebih optimal.
Sedangkan, untuk paklaring syarat yang harus diperhatikan adalah:
- Durasi bekerja tidak kurang dari satu tahun.
- Mengajukan resign dengan baik-baik.
- Penuhi segala tugas dan kewajiban sebelum resign.
- Menjalin relasi baik dengan karyawan di perusahaan.
Baca Juga: 3 Contoh Surat Promosi Karyawan
Apakah Surat Referensi Kerja Wajib Dikeluarkan Perusahaan?
Sudah dijelaskan sebelumnya bahwa surat referensi kerja dibutuhkan karyawan untuk dokumen saat recruitment. Jadi, surat referensi kerja menjadi dokumen wajib yang harus diberikan perusahaan kepada mantan karyawannya. Hal ini mengacu pada aturan dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata atau KUHP Perdata pasal 1602.
Salah satu poin yang disebutkan adalah “Si majikan diwajibkan pada waktu berakhirnya perhubungan kerja, atas permintaan si buruh, memberikan kepadanya sepucuk surat pernyataan yang ditandatangani olehnya.” Atas aturan tersebut, jika perusahaan melanggar maka ada hukuman yang berlaku.
Apabila perusahaan tidak memberikan surat referensi karyawan kepada karyawannya yang resign atau di-PHK maka akan diberikan saksi berupa teguran hingga dicabut izin usahanya.
Format Surat Referensi Kerja
Berikut format umum surat referensi kerja:
- Kepala surat: Surat referensi kerja didahului dengan kop surat yang terdiri dari: nama perusahaan, alamat perusahaan dan kontak perusahaan. Di bawahnya baru informasi perihal dan nomor surat.
- Isi surat: Isi surat referensi kerja berupa Identitas diri pimpinan selaku pemberi pernyataan (nama, jabatan). Lalu jelaskan maksud tujuan surat yakni merekomendasikan karyawan yang bersangkutan. Jelaskan juga bagaimana kinerja, pengalaman dan kontribusi karyawan yang bersangkutan selama di perusahaan.
- Penutup surat: Bagian penutup berisi tanda tangan pimpinan perusahaan dan tanda tangan pimpinan HRD (umumnya dilengkapi dengan cap untuk membuktikan keabsahan).
Baca Juga: Contoh Surat Demosi Karyawan Serta Kasusnya
Tips Cara Membuat Surat Referensi Kerja
Berikut hal-hal yang perlu Anda perhatikan untuk membuat sebuah surat referensi kerja:
- Kumpulkan informasi yang relevan
Sebelum menulis surat referensi, kumpulkan informasi yang relevan tentang karyawan yang akan diberikan surat tersebut. Carilah informasi tentang prestasi kerja mereka, tanggung jawab, project yang berhasil, dan kualitas pribadi yang membedakan mereka.
- Gunakan bahasa yang jelas dan positif
Dalam menulis surat referensi gunakan bahasa yang jelas, positif dan profesional. Jelaskan secara singkat dan lugas mengenai pengalaman kerja karyawan yang bersangkutan serta bagaimana kualitas dan keterampilan mereka relevan dengan pekerjaan yang mereka lamar.
- Berikan contoh konkret dan hasil yang dicapai
Untuk membuat surat referensi lebih kuat, berikan contoh konkret tentang kinerja dan pencapaian karyawan yang bersangkutan selama bekerja dengan Anda. Sebutkan project yang telah mereka selesaikan dengan baik, dampak positif yang mereka berikan pada tim atau perusahaan, serta penghargaan atau pengakuan yang mereka terima.
- Berikan rekomendasi kuat
Di bagian penutup surat referensi, bagikan rekomendasi yang kuat dan jelas tentang karyawan yang bersangkutan. Tekankan keahlian khusus mereka, ketekunan, integritas, kemampuan bekerja dalam tim, atau poin lain yang Anda nilai tinggi.
Baca Juga: Cara Membuat Surat Pemberitahuan Tidak Lolos Seleksi Kerja
Contoh Surat Referensi Kerja
Untuk memberi gambaran langsung, berikut ada beberapa contoh surat referensi kerja yang bisa Anda gunakan jika harus memberi rekomendasi ke mantan karyawan yang membutuhkannya.
1. Surat referensi kerja untuk posisi sales
2. Surat Referensi Kerja untuk Posisi Tech
3. Surat referensi kerja untuk posisi HRD
Software HRD Gadjian Berbasis Web
Untuk mempermudah segala urusan administrasi karyawan Anda, gunakan aplikasi berbasis web, Gadjian. Gadjian adalah software HRD & payroll yang sudah digunakan lebih dari 3000 karyawan di seluruh perusahaan Indonesia.
Dengan fitur-fitur unggulan yang ditawarkan, Anda bisa menyimpan data karyawan dalam satu tempat. Mulai dari data pribadi, data karier, detail penggajian, rekaman absensi hingga jatah cuti. CV dan dokumen-dokumen karyawan lainnya pun bisa disimpan di sini.
Dalam kebutuhan surat referensi kerja, Gadjian memiliki fitur analisis kinerja karyawan real-time, yang menyediakan data produktivitas, tingkat absensi, dan kompensasi karyawan. Dari fitur tersebut, Anda bisa melihat bagaimana kinerja karyawan yang akan Anda nilai. Jadi, tunggu apalagi? Coba Gadjian sekarang!
