Manajemen personalia yang menjadi bagian dari proses perekrutan SDM memegang peranan penting dalam sebuah bisnis. Tak hanya itu, bagian ini memperhatikan serta menilai kinerja karyawan di perusahaan.
Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki manajemen personalia yang baik agar bisa mewujudkan tujuan perusahaan. Artikel ini akan menjelaskan tentang alasan penting mengapa perusahaan Anda harus mengoptimalkan manajamen personalia. Berikut penjelasannya.
Pentingnya Membangun Manajemen Personalia di Perusahaan
Konsultan manajemen asal Inggris, Edward Francis Leopold Brech, mendefinisikan personnel management sebagai manajemen penting terutama yang berhubungan dengan SDM untuk membantu mewujudkan tujuan perusahaan atau organisasi.
Pada praktiknya, manajemen personalia memang memegang peranan penting bagi perusahaan, antara lain untuk:
Menjaga keseimbangan antara kebutuhan perusahaan dan karyawan
Bagian personalia di perusahaan Anda merupakan tim yang melakukan tugas-tugas administratif untuk membantu HRD. Divisi ini akan memastikan calon tenaga kerja seimbang antara jumlah yang perusahaan butuhkan dan sesuai dengan spesifikasi masing-masing. Di lain sisi, personalia juga mengurus hal-hal yang berkaitan dengan kesejahteraan serta kebutuhan kerja karyawan.
Meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan
Demi meningkatkan retensi karyawan, tentu Anda sebagai pemilik bisnis dan tim HRD akan memberikan kompensasi yang berguna bagi karyawan. Melalui personalia, karyawan akan diberikan kesempatan untuk berkembang melalui kursus/training dan reward yang dapat mendorong kinerja serta produktivitas.
Mengurangi risiko dan konflik dalam lingkungan kerja
Membantu staf bekerja lebih produktif merupakan salah satu tujuan utama pengadaan personnel management. Hal ini berarti berupaya mengurangi risiko dan konflik yang mungkin terjadi di lingkungan kerja, misalnya dengan mengadakan aktivitas sosial yang bertujuan meng-engage antarstaf. Memberikan kompensasi yang adil sesuai pencapaian juga berpotensi mengurangi konflik di lingkungan kerja yang bisa timbul di antara rekan kerja.
Menciptakan kepuasan kerja dan loyalitas karyawan
Strategi manajemen sumber daya alam yang terencana memungkinkan Anda memenuhi kebutuhan karyawan untuk bekerja optimal dan mendapatkan kepuasan kerja. Saat karyawan merasa dihargai dalam pekerjaannya, ini tak hanya akan meningkatkan omzet perusahaan tapi juga produktivitas dan loyalitas kerja.
Baca Juga: Contoh Program Kerja HRD yang Efektif Tingkatkan Kinerja Karyawan
Tujuan dan Fungsi Manajemen Personalia
Fungsi manajemen personalia mencakup berbagai aspek yang berhubungan dengan pengelolaan SDM di perusahaan. Berikut ini penjelasannya.
- Perekrutan dan seleksi karyawan yang berkualitas. Pengadaan SDM sesuai dengan jumlah, jenis, dan keahlian yang dibutuhkan demi mencapai tujuan perusahaan.
- Pengembangan karyawan melalui pelatihan dan pengembangan. Berguna untuk meningkatkan keterampilan karyawan sesuai spesifikasi pekerjaannya.
- Evaluasi kinerja dan penghargaan karyawan. Pemberian reward secara adil dan layak kepada karyawan yang berhak mendapatkannya, yakni dinilai dari kinerja karyawan tersebut untuk membantu goals perusahaan.
- Manajemen kompensasi dan tunjangan karyawan. Memastikan karyawan mendapatkan tunjangan kesejahteraan melalui jaminan kesehatan dan kompensasi lainnya.
- Penyelesaian konflik dan manajemen perubahan di lingkungan kerja. Manajer personalia memastikan segala bentuk konflik antarstaf atau anggota tim di perusahaan terselesaikan dengan baik.
Baca Juga: Contoh Laporan HRD dan Cara Membuatnya
Elemen Manajemen Personalia
Fungsi manajemen bagian sumber daya manusia di sebuah perusahaan terdiri dari 5 elemen, yang menjadi indikator keberhasilan mencapai tujuan.
1. Perencanaan sumber daya manusia jangka pendek dan jangka panjang
Pada elemen perencanaan (planning), personalia akan menjalankan rencana program untuk mencapai tujuan perusahaan, meliputi penentuan divisi dan jumlah karyawan yang sesuai kebutuhan perusahaan.
2. Organisasi struktur personalia yang efektif
Jika planning sudah ditentukan manajer personalia akan membentuk organisasi yang terdiri dari beragam jabatan. Kerja sama antarjabatan ini dimaksudkan sebagai upaya untuk mewujudkan tujuan perusahaan dengan cara mengorganisasikan tenaga kerja yang tepat dan bisa bekerja efektif.
3. Pengembangan kebijakan dan prosedur personalia yang jelas
Di samping menciptakan lingkungan kerja positif untuk mempertahankan dan merekrut karyawan, kebijakan dan prosedur personalia juga harus jelas. Prosedur manajemen yang terstruktur dapat mencegah disorganisasi dan mendorong efisiensi dana untuk biaya tenaga kerja serta mengelola SDM.
4. Pengelolaan informasi karyawan secara terintegrasi
Informasi karyawan yang meliputi kualifikasi, kinerja, kompensasi, dan sebagainya sebaiknya disimpan di database yang mudah diakses. Jika sebelumnya perusahaan Anda menggunakan lebih dari satu software untuk mengelola semua informasi personalia, ini saatnya beralih ke software personalia perusahaan yang terintegrasi agar lebih mudah memantau data personalia tiap karyawan.
5. Komunikasi yang efektif dengan karyawan
Komunikasi dengan karyawan merupakan salah satu upaya mengoptimalkan manajemen personalia. Adapun tujuannya untuk mendorong komunikasi terbuka antara anggota tim dan supervisor mereka agar saling memahami apa yang dibutuhkan. Agar lebih efektif, komunikasi juga dapat dilakukan dengan karyawan remote secara online.
Baca Juga: Review 5 Aplikasi Rekrutmen Berbasis Web untuk HRD
Kelola Manajemen Personalia Melalui Aplikasi Terbaik Gadjian
Penggunaan aplikasi personalia terbaik kini menjadi solusi yang diminati para HR dan business owner. Selain memudahkan mengelola administrasi karyawan, aplikasi yang berbasis cloud mengeliminasi kendala ruang penyimpanan data karyawan. Apalagi, dunia kerja di era digital ini didominasi oleh kalangan milenial dan Gen Z yang melek teknologi dan cenderung lebih suka online.
Aplikasi GadjianKu dari Gadjian menghadirkan cara menyusun personalia di perusahaan yang lebih praktis, mudah, dan bisa diakses kapan saja. GadjianKu sendiri adalah pengembangan dari sistem HRIS berbasis web Gadjian yang terlebih dulu digunakan banyak perusahaan untuk mengelola administrasi karyawan.
Keuntungan menggunakan GadjianKu
Sebagai salah satu aplikasi personalia terbaik, Gadjian memiliki beragam keuntungan, seperti:
- Data pengguna tersimpan di server cloud yang aman. Lalu-lintas data terenkripsi serta akses akun terlindungi email dan password yang akan menambah keamanan jika smartphone hilang. Backup server berlangsung 24 jam setiap hari agar Anda bisa mengakses data klien kapan saja.
- Ukuran aplikasi ringan dan user-friendly. Aplikasi GadjianKu tidak akan memakan banyak storage di hp dan ringan saat dioperasikan. Jadi, Anda dan karyawan tidak membutuhkan spek ponsel yang sangat canggih untuk membuka GadjianKu. Selain itu, tampilan UI-nya segar dan mudah dioperasikan siapa saja.
- Efisien. Karyawan di perusahaan Anda tidak perlu lagi bertemu face to face dengan admin HR untuk mengurus cuti, izin, atau minta slip gaji. Kelebihan ini tentu akan membantu HR untuk menangani tugas yang lebih penting.
- Fitur sesuai kebutuhan karyawan. GadjianKu menyediakan beberapa fitur penting yang dibutuhkan karyawan Anda sehari-hari, yaitu:
- Riwayat slip gaji dari bulan ke bulan. Lebih aman dan mencegah risiko hilang atau tercecer.
- Pengajuan cuti dan izin online. Hanya dari aplikasi, karyawan bisa memproses pengajuan cuti/izin. Manajer HR bisa menyetujui pengajuan ini secara online dan data sisa cuti tahunan tercatat real-time.
- Absensi online. GadjianKu memiliki data absensi yang bisa dimonitor sendiri oleh karyawan dan HR manager. Melalui fitur ini juga, HR bisa mengecek apakah nilai tunjangan sudah sesuai dengan kehadiran.
- Perubahan data karyawan. Karyawan pindah rumah atau punya tanggungan baru? Ia bisa mengajukan perubahan data personal melalui menu Ubah Data. HR akan menyetujui perubahan ini.
- Fitur sosial. Fitur ini memungkinkan karyawan terhubung satu sama lain, misalnya untuk mengucapkan happy birthday atau lekas sembuh kepada rekan kerja.
Selain keuntungan di atas, GadjianKu juga tersedia gratis bagi pengguna yang sudah berlangganan Gadjian. Download aplikasi GadjianKu dari Play Store atau App Store dan gunakan. Update tersedia secara berkala untuk memperbaiki bugs dan terus memberikan pengalaman terbaik saat menggunakan aplikasi.
Belum langganan Gadjian? Coba demonya secara gratis selama 14 hari untuk rasakan praktisnya mengelola penggajian dan personalia hanya dari satu aplikasi.
