Alasan HR Menolak Kandidat Karyawan Meskipun Hasil Wawancara Bagus – Wawancara merupakan tahap lanjut dalam proses rekrutmen karyawan di sebagian besar perusahaan setelah screening CV pelamar.
Tahap ini merupakan tahap krusial mengingat HR atau user akan menentukan kecocokan/ketidakcocokan pada kandidat. Namun, bukan itu saja yang menentukan seorang kandidat akan ditolak atau diterima sebagai karyawan.
Baca Juga: Review 5 Aplikasi Rekrutmen Berbasis Web untuk HRD
Background Checking, Alasan HR Menolak Kandidat Karyawan Potensial
Dalam sebuah percakapan dengan seorang rekruter di perusahaan kami, seorang direktur pernah menanyakan kenapa seorang kandidat ditolak, padahal hasil interview-nya bagus. Rekruter tersebut menjawab, “Blacklisted, Pak.” Direktur tersebut kembali bertanya, “Apa alasannya?” dan rekruter tersebut menjawab, “Kasus penipuan di perusahaan sebelumnya.”
Mungkin sebagian dari Anda berpikir dan bertanya-tanya, apakah ada pemeriksaan catatan atau latar belakang kandidat sebelum direkrut?
Jawabannya adalah ya. Di perusahaan-perusahaan besar, terutama perusahaan asing yang memiliki prosedur rekrutmen yang terstruktur dengan baik, salah satu proses yang dilakukan adalah pemeriksaan latar belakang.
Pemeriksaan latar belakang ini berfungsi untuk menelusuri riwayat kandidat dan melihat apakah ada masalah atau tidak, serta untuk meminimalkan risiko ketika kandidat tersebut bergabung dengan perusahaan baru.
Apakah semua perusahaan melakukan pemeriksaan latar belakang? Hal ini tergantung pada Standard Operational Procedure (SOP) perusahaan tersebut. Namun, untuk perusahaan-perusahaan global sekelas, biasanya mereka telah memasukkan proses pemeriksaan latar belakang ke dalam prosedur rekrutmen mereka.
Biasanya, perusahaan multinasional (MNC) menggunakan vendor pihak ketiga untuk melakukan pemeriksaan latar belakang terhadap kandidat-kandidat yang akan direkrut. Beberapa hal yang diperiksa antara lain adalah:
- Keabsahan dokumen (ijazah, KTP, dll.)
- Pemeriksaan data OFAC (The Office of Foreign Assets Control, lembaga intelijen keuangan dan penegakan hukum Amerika Serikat). Data OFAC digunakan untuk melihat apakah kandidat memiliki masalah dan masuk daftar hitam oleh lembaga AS tersebut. Pemeriksaan OFAC khusus dilakukan untuk posisi manajerial ke atas.
- SLIK OJK untuk melihat apakah kandidat memiliki masalah keuangan atau tidak.
- Referensi dari perusahaan sebelumnya.
- Media sosial.
Tentu saja, semua data dan dokumen ini dianggap rahasia dan dikelola dengan baik.
Selain itu, dalam dunia rekrutmen, HR atau rekruter bisa jadi tergabung dalam kelompok Sumber Daya Manusia (HR) dari beberapa perusahaan lain, dan biasanya mereka dapat saling memanfaatkan untuk melakukan pemeriksaan terhadap kandidat.
Pemeriksaan latar belakang ini sangat penting sebagai salah satu persyaratan untuk menilai apakah kandidat jujur atau tidak, serta menilai potensi risiko.
Perusahaan-perusahaan besar biasanya memiliki mitigasi risiko yang tinggi terkait dengan rekrutmen. Jadi, jika salah satu poin dalam pemeriksaan latar belakang tidak terpenuhi, maka sebaik apa pun kandidat tersebut, perusahaan akan menolaknya.
Contohnya, ada kandidat yang nyaris direkrut, namun ternyata, ia memiliki banyak tagihan pinjaman online yang belum dilunasi sehingga seluruh kantor dihantui oleh penagih utang. Bahkan, ada beberapa penagih utang yang datang langsung ke kantor untuk menagih. Hal ini tentu saja membuat suasana kerja menjadi tidak nyaman dan mengganggu produktivitas.
Tidak hanya itu. Kasus lain yang pernah terjadi adalah seorang kandidat yang baru direkrut kemudian terjerat kasus hukum berdasarkan Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) karena cuitan yang tidak pantas di media sosial. Akhirnya, ia dilaporkan ke polisi. Hal ini tentu merugikan perusahaan karena dapat berdampak pada citra perusahaan.
Baca Juga: 3 Sebab Karyawan Ghosting dan Cara Mencegahnya
3 Poin Penting Ketika Mengirim E-Mail Menolak Kandidat Karyawan
Apabila perusahaan Anda menemui kejadian seperti yang diilustrasikan pada intro di atas, kemungkinan terbesar adalah kandidat tersebut akan ditolak. Hasilnya, Anda atau HR manager akan mengirimkan email penolakan. Namun, ada beberapa poin yang harus Anda tekankan saat menolak kandidat karyawan melalui email.
1. Penolakan langsung (direct rejection)
Kalimat rejection kebanyakan ditulis secara ambigu agar tidak terkesan kasar. Walaupun demikian, HR perusahaan bisa menggunakan kalimat direct rejection yang to the point tapi tetap terasa sopan.
Contoh kalimat yang bisa digunakan untuk menyatakan penolakan antara lain:
- After thorough consideration with the hiring team, we have decided not to continue your process to the next step.
- Dengan berat hati, kami tidak akan memproses lamaran Anda ke tahap selanjutnya.
- Kami informasikan bahwa Anda tidak lolos pada proses rekrutmen ini.
2. Berterima kasih (gratitude)
Mengungkapkan rasa terima kasih atas waktu yang telah diluangkan kandidat untuk melamar serta mengikuti proses rekrutmen di perusahaan Anda dapat memberikan pengalaman positif kepada kandidat. Selain itu, juga membantu meningkatkan imej positif perusahaan Anda pada pencari kerja kedepan.
Adapun contoh kalimat yang bisa Anda gunakan ialah:
- Terima kasih atas ketertarikan Anda melamar posisi ini.
- Thank you for your interest in our company and applying for this position.
- Dear [nama kandidat], terima kasih sudah meluangkan waktu untuk melamar di perusahaan kami dan bersedia mengikuti proses rekrutmen.
3. Kalimat penyemangat (encouragement)
Pernyataan menolak kandidat karyawan juga bisa Anda buat dalam bentuk encouragement. Jika kandidat tersebut potensial di masa depan, tak ada salahnya mendorong kandidat itu untuk melamar posisi-posisi baru di perusahaan Anda.
Jika memungkinkan, ada baiknya juga meninggalkan feedback pada setiap pelamar yang sudah Anda ajak interview atau tes rekrutmen. Umpan balik yang perusahaan berikan bisa menjadi masukan berarti bagi kandidat dalam pencarian kerjanya kedepan.
Anda juga dapat mereferensikan kandidat tersebut ke posisi lain jika merasa ia cocok untuk posisi lain. Namun, jika kandidat tidak akan pernah cocok dengan perusahaan, Anda dapat mengirim email penolakan kandidat dengan kalimat penyemangat yang mendorong mood positif, contohnya:
- We encourage you to apply for other openings at our company in the future.
- Melihat kemampuan yang Anda miliki, kami merekomendasikan Anda untuk melamar posisi Marketing. Kami akan dengan senang hati mereferensikan Anda ke pihak terkait.
- We encourage you to see other vacancies at [company website] and send your resume for any further positions that match your interest and qualification.
Tiga poin penting tersebut dapat Anda rangkai ke dalam email penolakan kepada kandidat. Agar terkesan personal, jangan lupa gunakan nama depan pelamar dan titel posisi yang ia lamar. Berikut contohnya.
Baca Juga: 12 Strategi Rekrutmen yang Efektif Dapatkan Karyawan Potensial
Kelola Proses Rekrutmen Karyawan Lebih Mudah dengan GATS
Untuk mengelola proses rekrutmen di perusahaan agar setara dengan perusahaan sekelas multinasional, maka penting bagi HRD untuk menggunakan aplikasi rekrutmen online yang akan memudahkan pengelolaan data dan tahap-tahap rekrutmen.
Gunakan aplikasi rekrutmen berbasis web Gadjian Applicant Tracking System (GATS) agar perusahaan Anda dapat mengelola proses rekrutmen dengan baik. Nikmati trial GATS secara gratis selama setahun pertama untuk 50 data kandidat.
GATS membantu tim HR Anda mengelola proses rekrutmen melalui data yang tersimpan secara terpusat, seperti CV dan form pre-interview.
Tidak perlu lagi mengeluarkan biaya lebih untuk pengadaan form aplikasi kandidat karyawan. Anda dan tim cukup mengakses fitur GATS untuk memproses data kandidat. Yuk gunakan GATS gadjian sekarang.
