Rekrutmen bertujuan untuk mendapatkan kandidat yang tepat bagi perusahaan. Oleh sebab itu, diperlukan strategi dan teknik yang efektif melalui SOP rekrutmen karyawan. Apa saja yang perlu kamu ketahui seputar SOP dalam strategi rekrutmen? Simak pembahasannya berikut ini.
Pentingnya SOP Rekrutmen Karyawan dalam Pencarian Kandidat
Sebelum membahas lebih detail tentang SOP, kamu perlu tahu mengapa HR atau pengusaha perlu menerapkan SOP dalam proses rekrutmen.
Standard Operating Procedure (SOP) rekrutmen berperan penting dalam menjaga profesionalisme, konsistensi, dan kesesuaian dalam proses rekrutmen perusahaan. Sebab, di dalamnya memuat pedoman, peraturan, atau tahapan baku yang berlaku untuk perusahaan.
SOP rekrutmen dirancang untuk mengatur tata cara pelaksanaan setiap tahap rekrutmen, memastikan bahwa semua calon pelamar dinilai dengan cara yang sama, dan menjaga kesesuaian dengan kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku.
Adapun pembuatan SOP menjadi tanggung jawab divisi General Affair yang bertugas mengelola kebutuhan divisi dalam sebuah perusahaan. SOP yang berlaku di tiap perusahaan tidak sama mengingat adanya ketentuan yang berbeda-beda. Yang terpenting, tim mengetahui cara menyusun prosedur proses rekrutmen dan SDM yang tepat dan sesuai kebutuhan.
Kamu akan membutuhkan beberapa ahli yang kompeten di bidangnya. Proses penyusunan dilakukan dengan cara diskusi untuk mendapatkan data, seperti durasi proses kerja, divisi/departemen yang terlibat, dan sebagainya.
Proses rekrutmen akan dilakukan jika ada pengajuan permintaan karyawan baru dari penanggung jawab divisi. Bagian personalia atau tim HRD kemudian akan me-review pengajuan tersebut, melaporkannya ke direktur/kepala departemen, dan menunggu approval.
Pengajuan karyawan baru yang sudah disetujui akan dilanjutkan dengan tahapan rekrutmen.
Baca Juga: 12 Strategi Rekrutmen yang Efektif Dapatkan Karyawan Potensial
Tahap-Tahap dalam Proses Perekrutan Karyawan
SOP atau tahap-tahap rekrutmen dapat bervariasi tergantung pada kebijakan dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan tersebut. Secara umum, berikut adalah beberapa tahap yang umum dalam SOP rekrutmen.
1. Identifikasi kebutuhan/jenis pekerjaan
Perusahaan harus tahu pasti tentang posisi yang diminta dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk posisi itu. Misalnya, cakupan tugas dan tanggung jawab pekerjaan, output pekerjaan, dan keterampilan minimal yang wajib dimiliki untuk menjalankan role tersebut. Prioritaskan posisi dengan beban kerja banyak yang belum bisa ditangani karyawan internal.
2. Manfaatkan internal hiring
Selama posisi kosong, perusahaan dapat memanfaatkan SDM internal untuk menghemat biaya dan waktu dalam proses rekrutmen. Strategi ini dikenal juga sebagai internal hiring atau metode tertutup.
3. Penyampaian Lowongan Pekerjaan
Perusahaan akan mengumumkan lowongan pekerjaan melalui berbagai saluran, seperti situs web perusahaan, portal lowongan kerja, media sosial, atau rekrutmen internal. Di tahap ini, deskripsi pekerjaan, kualifikasi yang dibutuhkan, dan persyaratan lainnya akan dijelaskan. Agar info lowongan kerja menarik, tim HRD dapat mencantumkan beberapa informasi penting seputar posisi yang dicari dan budaya kerja perusahaan.
4. Seleksi Administratif
Pada tahap ini, para pelamar akan diminta untuk mengirimkan CV (Curriculum Vitae) atau resume mereka beserta dokumen pendukung lainnya, seperti surat lamaran dan salinan sertifikat pendidikan atau pengalaman kerja. Tim HR (Sumber Daya Manusia) akan melakukan seleksi awal berdasarkan kualifikasi yang tercantum dalam dokumen tersebut.
5. Tes Kompetensi
Calon pelamar yang lolos seleksi administratif kemungkinan akan diundang untuk mengikuti tes kompetensi. Tes ini dirancang untuk mengukur kemampuan dan pengetahuan yang relevan dengan pekerjaan yang ditawarkan, seperti tes kemampuan verbal, tes logika, atau tes psikometri.
6. Wawancara
Pelamar yang berhasil melewati tahap tes kompetensi biasanya akan diundang untuk wawancara. Wawancara ini dapat dilakukan dalam berbagai format, seperti wawancara individu dengan HR atau manajer departemen terkait.
Tujuan wawancara adalah untuk mengevaluasi keterampilan interpersonal, motivasi, kepribadian, dan kesesuaian calon pelamar dengan budaya perusahaan.
7. Tes Keterampilan
Beberapa perusahaan mungkin juga mengadakan tes keterampilan khusus yang relevan dengan pekerjaan yang ditawarkan. Misalnya, tes penjualan untuk posisi di departemen penjualan atau tes analitis untuk posisi di departemen pemasaran.
Tes ini dirancang untuk menilai kemampuan praktis calon pelamar dalam menghadapi tugas-tugas pekerjaan yang mungkin akan mereka hadapi.
8. Verifikasi Referensi
Setelah calon pelamar berhasil melalui tahap-tahap sebelumnya, perusahaan dapat melakukan verifikasi referensi, seperti menghubungi mantan atasan atau rekan kerja calon pelamar untuk mendapatkan informasi tambahan tentang rekam jejak kerja mereka.
9. Penawaran Pekerjaan
Jika calon pelamar dinyatakan memenuhi semua tahap rekrutmen, perusahaan FMCG dapat mengajukan penawaran pekerjaan. Penawaran ini akan mencakup rincian tentang posisi, gaji, manfaat, dan persyaratan lainnya. Jika pelamar menerima penawaran, mereka akan menjalani proses onboarding untuk memulai pekerjaan mereka.
Tahap-tahap ini dapat bervariasi dan sebagian perusahaan mungkin memiliki langkah tambahan atau menghilangkan beberapa tahap di atas tergantung pada kebijakan.
Baca Juga: Keunggulan Sistem ATS Rekrutmen HRD
Contoh SOP Rekrutmen Karyawan Baru
Setiap perusahaan dapat membuat SOP sesuai ketentuan yang dimiliki. Berikut ini contoh SOP perusahaan untuk merekrut karyawan baru:
Kelola Proses Rekrutmen Sesuai Kebutuhan dengan Fitur Applicant Tracking Systems
Selain menerapkan tahapan rekrutmen tersebut, kamu dapat memanfaatkan aplikasi Applicant Tracking Systems (ATS) saat mengelola proses rekrutmen dari awal hingga akhir.
Dengan aplikasi ATS, tahap job posting, sourcing, mengumpulkan profil calon kandidat dari semua platform, hingga memanggil kandidat interview jadi lebih mudah. Di beberapa perusahaan, aplikasi ATS berbasis artificial intelligence bahkan sudah mengambil alih metode rekrutmen konvensional yang diproses manual.
Aplikasi rekrutmen karyawan atau ATS memiliki keunggulan:
- Screening resume dan shortlisting kandidat lebih cepat karena bisa dicocokkan berdasarkan kata kunci tertentu
- Menghasilkan kualitas rekrutmen lebih baik dan mengurangi bias akibat keputusan subjektif
- Biaya rekrutmen lebih efisien sehingga meminimalkan risiko salah rekrut
- Menciptakan citra perusahaan yang positif karena pengalaman rekrutmen yang mengesankan
Baca Juga: Cara Merekrut Karyawan yang Tepat untuk Usaha Kecil
Agar perusahaan memiliki dokumentasi SOP rekrutmen yang rapi serta dapat mengelola proses rekrutmen dengan baik, penggunaan aplikasi rekrutmen karyawan seperti Gadjian dapat sangat membantu.
Gadjian merupakan modul kelola proses rekrutmen karyawan paling lengkap, yang juga menyediakan beragam fitur HRIS.
Dengan fitur Gadjian Applicant Tracking System (GATS), HRD dapat mengelola proses rekrutmen dengan lebih cepat dan rapi sehingga meningkatkan layanan rekrutmen terhadap departemen-departemen lain. HR manager dan tim rekrutmen dapat berkolaborasi untuk mengetahui kandidat yang memenuhi kualifikasi dan yang tidak memenuhi syarat.
Fitur GATS tersedia gratis selama 1 tahun bagi pengguna Gadjian untuk mengelola maksimal 50 data kandidat. Jika memerlukan kapasitas lebih besar, kamu bisa langsung berlangganan dengan harga mulai dari Rp50 ribu per bulan untuk kapasitas hingga 500 data kandidat. Database rekrutmen tersimpan di server cloud dan siap diakses kapan pun kamu perlu.
