Dalam setiap rekrutmen, perusahaan melakukan seleksi untuk memilih kandidat yang paling memenuhi syarat berdasarkan posisi yang dibutuhkan. Pelamar yang tidak memenuhi kualifikasi akan tersingkirkan.
Sebagai seorang HR profesional, tentunya akan lebih baik membuat dan mengirimkan surat pemberitahuan tidak lolos seleksi kerja untuk menginformasikan pelamar bahwa mereka tidak dipertimbangkan lagi dalam proses seleksi dan dapat melanjutkan pencarian kerja mereka.
Pasal 5 UU Ketenagakerjaan menyebutkan bahwa setiap tenaga kerja memiliki kesempatan yang sama tanpa diskriminasi untuk memperoleh pekerjaan. Oleh karena itu, proses seleksi kerja, termasuk pemberitahuan hasil seleksi, harus dilakukan secara profesional.
Apabila Anda bekerja di bidang sumber daya manusia atau rekrutmen, mempelajari cara membuat surat tidak lolos seleksi yang sopan dan efektif akan membantu Anda membuat proses rekrutmen yang lebih baik.
Pentingnya Surat Pemberitahuan Tidak Lolos Seleksi Kerja
Surat pemberitahuan tidak lolos seleksi kerja atau rejection letter adalah salah satu jenis surat resmi yang dibuat oleh perusahaan untuk memberi tahu bahwa surat lamaran kerja yang diajukan pelamar ditolak.
Tidak semua perusahaan mengirimkan surat penolakan lamaran kerja. Ada yang memilih melakukan penolakan pasif dengan diam tanpa pemberitahuan yang jelas. Kandidat yang dibiarkan dalam keadaan ini tentu memiliki perasaan negatif terhadap perusahaan.
Adapun beberapa fungsi dari surat penolakan lamaran kerja adalah :
- Memperjelas status lamaran kerja, sehingga pelamar dapat melanjutkan pencarian kerja mereka pada perusahaan lainnya.
- Mempertahankan hubungan positif dengan pelamar kerja, bahkan jika mereka tidak terpilih sebagai kandidat yang ideal. Kesan positif yang dirasakan pelamar dapat menjaga citra perusahaan di mata pelamar dan masyarakat.
- Sebagai motivasi dan bahan evaluasi bagi pelamar untuk meningkatkan skill yang dimiliki dan terus semangat mencari pekerjaan.
- Kesempatan untuk meminta umpan balik kepada pelamar mengenai saran untuk proses perekrutan kedepannya.
Baca Juga: Wajib Pakai Surat? Begini aturan cuti sakit dan izin karyawan
Poin Penting dalam Membuat Surat Penolakan
Sebagai HRD profesional, penting sekali memahami pembuatan surat pemberitahuan tidak lolos seleksi kerja dengan baik. Sangat dianjurkan melakukannya dengan bahasa yang positif dan sopan untuk menghargai waktu dan usaha yang telah diberikan oleh pelamar.
Berikut hal penting yang harus Anda perhatikan dalam membuat kalimat penolakan lamaran pekerjaan :
1. Harus ada kop surat, alamat dan tanggal pembuatan surat
Surat penolakan lamaran kerja merupakan jenis surat resmi, sehingga harus ada kop suratnya. Tujuannya agar surat memberikan kesan formal dan tidak dianggap surat palsu. Setelah itu, tuliskan alamat perusahaan (sebagai tempat pengiriman lamaran) dan juga tanggal.
2. Ucapan terima kasih dan apresiasi
Setiap kandidat pasti meluangkan waktu untuk melengkapi aplikasi saat melamar pekerjaan dan mengikuti tahap-tahapan seleksi. Oleh karena itu, pastikan surat penolakan dibuka dengan kalimat yang menunjukkan rasa terima kasih dan juga apresiasi atas minat yang ditunjukkan oleh pelamar untuk mengikuti seleksi.
Anda dapat mengawali surat dengan frasa seperti berikut “Kami menghargai waktu yang Anda luangkan” atau “Terima kasih atas minat Anda dalam melamar posisi di perusahaan kami“.
3. Jelaskan alasan ditolak atau tidak lolos seleksi
Inti penolakan lamaran kerja ada di paragraf kedua. Gunakan kalimat yang jelas, sopan, dan baik dalam bagian ini saat menyampaikan bahwa pelamar belum terpilih untuk posisi yang dilamar.
Contoh frasa yang bisa digunakan seperti :
- “Dengan segala kerendahan hati, kami memberitahukan bahwa kami tidak dapat melanjutkan aplikasi Anda.”
- “Kami menyesal memberitahukan bahwa Anda belum terpilih dalam seleksi ini“
- “Dengan berat hati kami katakan bahwa kami tidak akan melanjutkan pencalonan Anda.”.
Kemudian, jangan hanya menulis kalimat penolakan saja, tuliskan juga alasan mengapa surat lamaran kerja pelamar ditolak. Tujuannya supaya pelamar mengetahui penyebab kegagalannya dan menunjukkan bahwa seleksi yang dilakukan berjalan secara benar, teliti, dan objektif.
Anda juga dapat memberitahu kepada pelamar jika ada keputusan yang sulit diambil karena banyaknya pelamar berkualitas. Misalnya, “Standar secara keseluruhan sangat tinggi dan kami memiliki jumlah pelamar yang cukup banyak, sehingga kami harus membuat keputusan yang sulit“.
Baca Juga: 12 Strategi Rekrutmen yang Efektif Dapatkan Karyawan Potensial
4. Berikan umpan balik konstruktif
Untuk menutup surat penolakan, Anda dapat menyampaikan apresiasi disertai umpan balik konstruktif. Hal ini akan mendorong kandidat untuk meningkatkan kualitas lamaran mereka di peluang lainnya, apalagi jika pelamar tersebut cukup mengesankan, namun tidak cocok dengan posisi yang dilamar. Misalnya, “Lamaran Anda sangat mengesankan, tetapi …”
Boleh juga dengan menuliskan, “Kami akan menyimpan data Anda untuk pertimbangan di masa mendatang” atau “Data Anda akan tetap kami pertimbangkan untuk posisi lain yang mungkin sesuai” dapat digunakan untuk memberikan harapan kepada pelamar.
5. Alasan memilih kandidat lain
Jika Anda tidak memiliki umpan balik konstruktif, Anda bisa juga menyampaikan alasan memilih kandidat lain. Yang perlu diperhatikan, hindari kesan adanya favoritisme ataupun bias dalam penilaian. Contoh kalimat yang bisa disampaikan seperti, “Kami sedang melanjutkan proses dengan kandidat lain yang lebih sesuai” atau “Kami akan mengambil arah yang berbeda untuk posisi ini“.
6. Nama dan jabatan Anda
Akhiri surat penolakan dengan jabatan Anda di perusahaan beserta tanda tangan. Pertimbangkan untuk menambah alamat email dan nomor telepon profesional, ini memberi cara tambahan bagi pelamar untuk menghubungi Anda pada peluang berikutnya.
Baca Juga: 3 Contoh Surat Promosi Karyawan
Contoh Surat Pemberitahuan Tidak Lolos
Inilah contoh surat penolakan secara halus yang dapat Anda jadikan template di surat atau email bagi kandidat pelamar yang tidak lolos seleksi :
Contoh di atas dapat Anda sesuaikan lagi dengan tahapan di mana pelamar dinyatakan tidak lolos, misalnya setelah memasukkan resume, wawancara, atau tahapan lainnya.
Baca Juga: Tahapan dan Contoh SOP Rekrutmen Karyawan
Kelola Proses Rekrutmen Makin Mudah dengan Gadjian
Menolak pelamar kerja adalah tugas yang membutuhkan kehati-hatian dan kejujuran. Selalu berikan umpan balik yang sopan, hargai waktu yang telah diberikan oleh pelamar, dan berikan harapan atau solusi lain jika memungkinkan. Dengan cara ini, Anda dapat menjaga reputasi perusahaan dan membangun hubungan yang baik dengan para pelamar.
Untuk mengelola proses rekrutmen di perusahaan Anda dengan profesional dan mudah, Anda dapat menggunakan aplikasi rekrutmen karyawan online seperti Gadjian. Aplikasi ini memiliki fitur modul Applicant Tracking Tracking System (GATS) di mana Anda bisa mengatur tahapan rekrutmen dan mengelola database kandidat secara online dan terpusat hanya dalam satu aplikasi saja.
Dengan menggunakan modul rekrutmen dari Gadjian, Anda dapat meningkatkan kesan profesional bagi perusahaan sehingga reputasi perusahaan pun akan meningkat. Disamping itu, Gadjian akan membantu Anda mendapatkan kandidat-kandidat terbaik untuk bekerja di perusahaan.
Sumber
UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. JDIH Kemnaker.
